このページのまとめ
- エントリーシートに同封する送付状には送付する書類の種類と枚数を知らせる役割がある
- 送付状の項目は、「日付」「宛名」「差出人」「タイトル」「本文」「記書き」
- 送付状に長々と自己PRを書いたり、希望の条件を書いたりするのは避ける
エントリーシートや履歴書などの応募書類を郵送する時、「送付状」を同封した方が良いことを知っていますか？送付状というと聞き慣れない方が多いかもしれませんが、実はビジネスの世界では一般的です。就活でも送付状があると印象が良くなるので、ぜひ作成することをおすすめします。
このコラムでは、エントリーシートとともに同封する送付状に書く事項や注意点などをご紹介。郵送時の確認事項も解説するので、ぜひ参考にしてみてください。
エントリーシートについて詳しく知りたい方は、「エントリーシートの書き方は?基本のマナーから選考突破のポイントがすべてわかる!」も参考にしてください。
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送付状とは？
送付状とは、エントリーシートなどの書類を郵送する際に同封する書類です。「添え状」「カバーレター」とも呼ばれています。記載する内容は、郵送する書類の種類と枚数です。送付状は誰宛に何を送ったかを知らせる役割があります。
ビジネスの世界では書類を郵送する時は送付状をつけるのがマナーとされており、就活で企業に応募書類を送る際も同様です。
余分の書類を作成するのは面倒と感じるかもしれませんが、送付状があると相手の書類確認を楽にできますし、「マナーが守れる人」というプラスの印象になります。送付状は本選考のエントリーシートだけでなく、インターンシップで応募書類を送る際にも必要なので、忘れないようにしましょう。
なお、送付状は郵送などで直接相手に手渡せない際に同封する書類であるため、応募書類を持参する場合は必要ありません。
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送付状の書き方
エントリーシートに添える送付状はは手書きではなく、パソコンを使って作成するのが一般的です。用紙サイズはA4とし、以下のような項目を盛り込みましょう。
日付
投函日の日付を書類の右最上部に記載します。
宛名
日付より1行分下げ、左側に記載します。「△△株式会社 ××部御中」などと書きましょう。株式会社を（株）と略さないよう気をつけてください。
会社や部署に宛てる時の敬称は「御中」、個人に宛てる時の敬称は「様」です。個人名がわからければ「採用ご担当者様」と書いても良いでしょう。
差出人
宛先より下げた右側の位置に、大学名と学部・学科名、氏名、住所、電話番号、メールアドレスを記載します。
タイトル
中央部分に「応募書類の送付につきまして」といったタイトルを記載します。
本文
本文は頭語と時候の挨拶から始めます。頭語とは、「拝啓」「前略」「早々」などの挨拶のこと。「前略」や「草々」には「時候の挨拶を省いて取り急ぎ」という意味があるので送付状での使用は避け、「拝啓」を使用しましょう。
頭語の後は時候の挨拶と、書類を送付する旨を書きます。意欲を伝えたい人は、簡単な志望動機を記入しても良いでしょう。
それから最後は、結びの言葉である「結語」を書きます。頭語と結語には決まった組み合わせがありますが、拝啓に対しては「敬具」を使うのが一般的です。
本文の例は以下をご覧ください。
例
拝啓 貴社におかれましては益々ご盛栄のこととお慶び申し上げます。この度貴社に応募させていただきたく、以下の書類をお送りいたしました。ご検討のうえ、面接の機会をいただけますと幸いに存じます。
ご査収のほど、何卒よろしくお願いいたします。
敬具
記書き
記書きとは、本文中で示した書類について詳しく記載すること。中央に「記」と書き、その下に次のように箇条書きで、送付書類の内容を記載しましょう。
例
・エントリーシート 1枚
・履歴書 1枚
以上
全て書き終えたら、書類の右下に「以上」と記載します。
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送付状でやってはいけない3つのこと
送付状はビジネスマナーを守って送ることが大切です。以下のようなことは避けましょう。
1.長々と自己PRをする
送付状はあくまで同封する書類について伝えるものです。志望動機や自己PRを簡潔に書くのは構いませんが、長々とした文章にするのは避けましょう。
志望動機や自己PRは、本体エントリーシートや履歴書に書くものなので、送付状での過度なアピールはかえってマイナス印象になってしまいます。
2.希望の条件を書く
送付状に年収や勤務時間、勤務地など、希望の条件を書くのはマナー違反。就活では、基本的には自分から希望条件を主張しない方が良いとされます。
ただ、家族の介護のため勤務時間に制約があるなど、伝えておいた方が良い事柄がある人もいるでしょう。そんな時は、履歴書やエントリーシートの「本人希望欄」に記載するようにしてください。
3.色や柄のある用紙を使う
色や柄が入った用紙や縁取りのある便箋は送付状には使いません。パソコンで作成する場合は無地のコピー用紙、手書きで書く時は罫線のみが入った便箋を使いましょう。
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送付状を郵送する際に確認すべきことは？
ここでは、エントリーシートとともに送付状を郵送する際に確認すべきポイントについてご説明します。添え状はしっかりできているのに、ほかが台無しとならないよう郵送時のチェックも必ず行いましょう。
封筒は角2サイズを使用
エントリーシート等は大体A4サイズであることが多いので郵送する際は、角2サイズの封筒を用意しましょう。また、公的文書を郵送する場合は白色の封筒が適しています。
書類はクリアファイルに入れる
エントリーシートや履歴書を送る際は、A4サイズの白色封筒を用紙しましょう。応募書類は折れや雨濡れを防ぐため、クリアファイルに入れたうえで封入します。クリアファイルは折れや汚れのない新品で、無色のものを使いましょう。
書類を入れる順番に気をつける
書類を入れる順番は、封筒の表側を上にして、送付状→エントリーシート→履歴書→その他の書類の順。書類の上下や裏表の向きにも気をつけてください。
封筒の表面に「応募書類在中」と記入
封筒の表面には赤字で「応募書類在中」と記載すると、企業に届いた時に重要な書類であるとひと目で分かってもらえます。
封筒の表面は正式名称で記入
封筒に記載する宛名は失礼がないよう正式名称で記入しましょう。住所の都道府県やビル名も省略せずに記入します。
封筒の裏面に〆の封字を記入
封筒の裏面の自分の住所も省略せずに書き、封筒を閉じたらフラップの境目部分に「〆」の封字を入れましょう。
極力普通郵便で送る
エントリーシートは、普通郵便で送るようにしましょう。提出期限まで間がない場合は速達を使いますが、「慌てて送ってきた」という印象を持たれる恐れも。余裕をもって送ることが大切です。また、簡易書留は企業側に受領印を押す手間がかかるので避けましょう。
普通切手を使用し、金額は不足なく
就活では派手な柄や記念切手は避け、普通切手を使うのが無難。切手に過不足があると、差し戻されたり企業側に不足金額分が請求されたりするため、正確な料金を貼るようにしてください。
角2サイズの封筒（50グラム以内）を郵送する際には、120円切手が必要になるので切手を用意しましょう。
「不足がないように多めに貼っておく」という人もいますが、企業によっては「コスト意識が低い」と思われる恐れも。料金の計算が心配な場合、郵便局の窓口を利用すると確実にミスを防げます。
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本記事の執筆者
梶川沙綺（かじかわさき）
新卒でレバレジーズ株式会社に入社。年間1000名以上の就活生の支援を行い、入社3年目で神戸支社の立ち上げに携わる。現在は本社でサービスの向上にも関わりながらキャリアコンサルタント国家資格取得に向けてスキルアップ奮闘中。
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