郵便で応募書類を送るときの封筒サイズ・料金は？送付マナーを確認しよう！

履歴書やESといった応募書類を出すときに、「郵便局で出すの？」「封筒サイズは？」とあれこれ悩んでしまう就活生も多いのではないでしょうか。書類を郵送する際は、マナーをきちんと守ることが重要です。マナーを守れていないと、採用担当者にマイナス印象を与える恐れがあり、注意しなくてはなりません。このコラムでは、応募書類の郵送マナーについてまとていますので、これから書類を送付予定の就活生は必見です。

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郵便で応募書類を送るときの封筒サイズ・色・料金は？

まず初めに、就活の送付マナーで疑問に感じることの多い、封筒のサイズ・色、郵便料金についてそれぞれ解説します。

封筒のサイズは角形2号がおすすめ

封筒のサイズは、履歴書やESを折らずに入れられる、角形2号を選びましょう。封筒が小さいと書類を折り畳む必要が出てきますが、企業がファイリングやコピーをする際に手間取る可能性があるため避けたほうが無難です。また、郵送中に濡れたり折れたりするのを防ぐために、応募書類をクリアファイルに入れるのがマナー。角型2号なら、A4サイズのクリアファイルもしっかり収まります。

茶封筒より白色封筒が良い

封筒は茶色と白色が一般的ですが、就活では白い封筒を使いましょう。白色封筒は、茶封筒よりも素材がしっかりしているうえ、郵送物の中で目立ちます。茶封筒は請求書や事務的な文章を送る際に使われることが多く、ほかの郵送物と混じってしまう可能性も否めません。もちろん、茶封筒を使ったからといって不採用になるわけではありませんが、白色封筒を選んだほうがより丁寧な印象を与えられるでしょう。

郵送料金の目安は120円

角型2号の封筒にクリアファイルと履歴書、ESを入れた場合の郵送料金の目安は120円と考えておけば良いでしょう。書類の枚数や封筒の材質によっては、140円掛かる場合もあります。不安な人は、自分で切手を貼らずに郵便窓口で料金を算出してもらうと安心です。

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郵送するときの封筒【表面】の書き方

応募書類を郵送するときの、封筒の書き方をご紹介します。「宛名書きが苦手」「間違っていないか不安」という人は、この項と次項をセットで確認しましょう。

宛先

郵便番号は封筒の右上に書きます。住所は都道府県名から書き、建物名はすべて省略せずに記載しましょう。◯◯丁目や◯◯番地は「－」でつなぐのではなく、「◯丁目◯番◯号」と書くのが丁寧です。住所が長いときは、ビル名やマンション名の行を変えてかまいません。行の終わりをそろえると、見た目もきれいに収まります。なお、封筒には郵便番号枠があるものとないものがありますが、どちらでもOKです。枠がない封筒は、郵便番号の書き忘れがないよう気をつけてください。

宛名

「◯◯株式会社 人事部 採用担当 ◯◯様」のように、会社名と部署・部門名、担当者名を書きましょう。会社名は、（株）と略さず正式名称で記載するようにしてください。担当者名が分からない場合は「◯◯株式会社 人事部 採用ご担当者様」や「◯◯株式会社 人事部 採用担当御中」としてOKです。会社や部署に宛てる際の敬称は「御中」、個人に宛てる際の敬称は「様」と覚えましょう。

履歴書在中

応募書類を郵送するときは、封筒の左下に赤文字で「履歴書在中」もしくは「応募書類在中」と書き、その周りを定規で四角く囲みましょう。そうすると、企業側はひと目で応募書類が入った封筒と分かるため、担当者の手元に届くのが遅れたり開封時に中身を破ってしまったりするのを防げます。

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郵送するときの封筒【裏面】の書き方

続けて、封筒の裏面の書き方を見ていきましょう。

差出人住所・氏名

封筒中央の線より左側に、自分の住所と氏名を書きます。宛先と同様に、自分の住所も省略せず、都道府県名から書き出しましょう。

日付

裏面の左上に投函した年月日を書いておくと、企業側の確認が遅れても期日に間に合っている証拠になります。日付は縦書き、漢数字で記入しましょう。

封字「〆」

封筒にすべての応募書類を入れたら、のりづけして封をします。その際、セロハンテープやホッチキスを使うのは避けてください。封をした後は、のりしろの境目に封字「〆」のマークを書きます。封筒が第三者に開封されていないことを示すマークなので、忘れずに書きましょう。なお、「〆」は「×」ではないので、書き方に気をつけてください。

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郵便に出す前に！送付マナーのチェックリスト

最後に、郵便に出す前に確認しておきたい、送付マナーのチェック項目をリストアップしました。企業に良い印象を与えるためにも、以下の点には注意しましょう。

応募書類に不備はないか

履歴書やESを見直し、誤字脱字や記入漏れがないか確認しましょう。応募書類に不備があると、「注意力が足りない」「仕事も雑そう」といったマイナス印象を与えてしまいます。たとえば、西暦と元号はどちらを使ってもかまいませんが、書類全体で統一しましょう。また、応募書類が複数ある場合は、すべての書類を通して同じ日付になっているかを確認してください。なお、日付欄には投函した年月日を記載します。証明写真の貼り付けや押印も忘れないようにしてください。

送付状を用意したか

ビジネスマナーでは、郵便物に送付状を添付するのが基本です。送付状には、書類を送った目的と同封する書類の一覧を記載し、「誰が何のために送ってきた郵便物なのか」をひと目で知らせる役割があります。送付状の作成方法は、Web上のテンプレートを利用するのがおすすめ。パソコンで作成し、A4サイズの用紙プリントアウトすればOKです。

書類は順番どおりに重ねたか

書類は、封筒の表面を上にして「送付状→履歴書→エントリーシート→そのほかの書類」の順番で重ねて封入します。先述したように、郵送時の濡れや折れを防ぐため、クリアファイルに入れるのも忘れないでください。

会社名や担当者名に間違いがないか

会社名や担当者名を間違えるのは失礼にあたります。特に、「渡辺・渡部」や「斉藤・齋藤」といった人名は間違えやすいので、よく見直しましょう。

適切な料金・枚数の切手を貼ったか

切手は封筒の左上に、過不足のないよう貼りつけます。不足があると、返送されたり相手側に請求されたりする恐れがあるためです。また、切手は小額の切手を何枚も貼らず、最低限の枚数だけ貼るようにしてください。派手な柄の切手や記念切手はビジネスシーンにはふさわしくないので、普通切手を使いましょう。判断に迷う場合は、窓口で直接出すのがおすすめです。

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提出期限に間に合わなそうなときは？

応募書類は余裕を持って投函するのが一番ですが、期限が差し迫り提出日に間に合わない可能性のあるときは、速達を利用するのが安心です。速達であれば、遠方の会社でない限り、翌日中には応募先企業に届けられるでしょう。

ただし、速達を利用するのは緊急性の高いときのみにしてください。速達は、交通事情や天候などの条件によっては遅れる可能性もあり、絶対の保証があるわけではありません。「慌てて出した」「計画性がない」と思われるリスクもあるため、速達は最後の手段と心得ましょう。

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