このページのまとめ
- OB訪問の後、面接後に感謝を伝えたい時はお礼メールを送ろう
- お礼メールには印象に残ったことや抱負を盛り込もう
- お礼メールに返信がきたらできるだけ早く返事を送ろう
- 自分から送ったメールは自分で終わらせると失礼がない
OB訪問や面接後にお礼メールを送る人がいると思いますが、お礼メールに返信がきた時はどう対応すれば良いのでしょうか？
今回のコラムでは、お礼メールの書き方や、「返信の返信」への対応法を解説。
企業に失礼がないよう、しっかりとメールのマナーを学びましょう。
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お礼メールは必要？
就活でお礼メールを送るタイミングは、OB訪問や面接、インターンの後など。このうち個人として時間を割いてもらったOB訪問後のお礼は必須ですが、面接やインターン後のメールは送らないとマナー違反というわけではありません。
ただ、「面接をしてもらったのだからお礼を言いたい」という人は、もちろんお礼メールを送ってOK。面接やインターン中に個人的にお世話になったと感じたことがあれば、お礼の気持ちを伝えると良いでしょう。お礼メールが合否に直結する可能性は低いですが、丁寧にお礼を伝えるのはマイナスにはなりませんし、礼儀正しい印象になります。
リクルーター面談などで一緒に食事をしたり、何度も相談に乗ってもらったりした社員がいれば、お礼メールで感謝を伝えてみてはいかがですか？
お礼メールの書き方に迷ったら、以下の例文を参考にしてください。
お礼メールの例文
件名：OB訪問のお礼（○○大学 田中）
○○株式会社
○○部
鈴木次郎様
お世話になっております。先ほどOB訪問でお時間をいただきました、○○大学の田中と申します。
本日はお忙しい中お時間をつくっていただき、さらに食事までご馳走になり、誠にありがとうございました。
鈴木様のお話を聞く中で、○○業界の動向や仕事のリアルな苦労を知ることができ、自分の適性について改めて考える機会になりました。また、鈴木様の就活時の体験から、志望動機を練り上げる大切さも実感しました。
これから就活が本格化していきますが、本日いただいたアドバイスを活かして自分に合った企業を探していきたいと思っております。
このたびはお時間をつくっていただいたこと、重ねてお礼申し上げます。ご多忙中かと思いますので、返信には及びません。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
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○○大学○○学部
田中太郎
電話：000-0000-0000
メール：tarou.tanaka＠××.com
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件名は「OB訪問のお礼」「面接のお礼」というように、内容がひと目でわかる簡潔な表現にするのがポイント。メールの冒頭で大学名と氏名を名乗り、具体的な内容に入りましょう。
OB訪問や面接のお礼では、その日印象に残ったことや自分が感じたことを盛り込むと、あなたの人柄が伝わります。テンプレートの文章では気持ちが伝わらないので、独自性のある文面になるよう工夫してください。採用担当者は日々多くのメールを受け取っているので、ほかの学生と同じような文面では印象に残らないでしょう。
それから、お礼メールはその日のうちに送るのが鉄則です。その日中に遅れなかった場合は、翌日の午前中には送るようにしましょう。メールは電話と違ってそれほど時間を気にする必要はありませんが、あまり深夜になると「生活が不規則な人なのかな？」と思われる可能性があります。
送信時間に迷ったら、できれば営業時間内とし、そうでない場合も深夜や早朝は避けると良いでしょう。
就活のお礼メールについては「就活でどんな時にお礼メールは必要？例文でシーン別に解説」も参考にしてください。
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お礼メールに返信がきた時の対応は？
お礼メールに「返信不要」と記載しても、企業や担当者によっては返信をくれる場合があります。この時、企業からのメールに返信が必要がどうか悩む人が多いですが、迷ったら返信するようにしてください。
担当者は忙しい業務の間にメールを読み、返信不要のメールにわざわざ返信してくれています。そう考えると、やはり自分も返信メールを書くことで、相手の誠意に答えられるというもの。ビジネスの世界では自分から出したメールは自分で終わらせる（自分→相手→自分）という考え方もあり、メールは一往復半で終わるのが理想とされています。
返信をする時は以下のようなポイントに気をつけてください。
なるべく早く返信する
ビジネスメールは24時間以内に返信するのがマナー。返信は早ければ早いほど良いので、企業からのメールに気づいたらすぐに返信を作成しましょう。就活中は専用のアドレスをつくり、こまめにチェックするとメールの見落としや返信が遅れるのを防げます。
本文や件名は書き換えない
企業が何のメールかすぐに判断できるように、件名は「Re:」を含めてそのままにし、本文の引用も消さないようにしてください。
見た目が複雑でわかりにくい時は、引用文の署名のみ削除するなど工夫すると良いでしょう。
本文は簡潔に書く
お礼はすでに伝えてあるので、返信メールの本文は簡潔な内容でOK。基本的にビジネスメールの文面は、端的でわかりやすいものにしましょう。
何を書いたら良いかわからないという人は、次の項目で例文をご紹介するので参考にしてください。
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例文を参考にメールを作成しよう
企業からの返信に返信する際の例文を掲載します。なお、例文では本文の引用を省いています。
件名：Re:OB訪問のお礼（○○大学 田中）
○○株式会社
○○部
鈴木次郎様
お世話になっております。○○大学の田中です。
お忙しい中返信をいただきありがとうございます。
今後もご相談させていただく機会があるかと存じますが、
その際はご指導のほどよろしくお願いいたします。
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○○大学○○学部
田中太郎
電話：000-0000-0000
メール：tarou.tanaka＠××.com
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就活メールの返信マナーについては「就活メールの返信マナーは？遅れた場合の対応や送信時の注意点を解説」も参考にしてください。
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本記事の監修者
淺田真奈(あさだまな)
大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間１位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。
