このページのまとめ
- 企業への電話は就業時間内に、静かな場所でかける
- 相手が見えなくても姿勢を正して笑顔で話す
- 大学名と氏名を述べた後、用件を簡潔に伝える
- 日付や時間は復唱して確認する
- 相手が不在の時は自分からかけ直す
説明会の予約や面接日程の調整など、就活では企業と電話でやり取りする機会がたびたびあります。
学生のうちは社会人と話すことがあまりなく、電話に苦手意識を持つ就活生は多いでしょう。
そこで今回のコラムでは、最低限覚えておけば大丈夫なマナーと基本的な電話の流れ、状況別の対応法をお教えします！
「電話で緊張する」という方はぜひ目を通してみてください。
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これだけは気をつけたい電話のマナー
電話に対する苦手意識を払拭するには、基本のマナーを頭に入れておくのが一番。配慮が感じられる電話が減点されることはないので、まずは以下の点に気をつけてください。
電話をする時間
周囲がうるさいとお互いの声が聞こえづらく、何度も聞き返すことになってしまいます。街中や駅といった人通りが多い場所は避け、外出先であればビルやホテルのロビーなどで電話するのが良いでしょう。家の中であっても、テレビの音量や家族の話し声には気をつけてください。
やむを得ずざわついた場所で電話する時は、通話口に手をあて周囲の音を遮るようにしてください。
電話をかける場所
電話は企業の就業時間内にするのがマナー。就業時間がわからない時は、10時～18時の間にかけましょう。
ただし、始業直後と退勤間際は忙しい時間なので避けるようにします。また、昼休みも不在にする社員が多くつながらない可能性があるので避けた方が良いでしょう。
ただ、人事から電話があって出られなかった時は早めに折り返すのが良い場合もあります。もし就業時間を過ぎる時は、「夜分に恐れ入ります」とひと言添えると丁寧です。
電話をかける前の準備
「電話が苦手で通話中にパニックにならないか心配」という人は、事前に話す内容をメモにまとめておきます。電話中は相手からの連絡事項をメモすることもあるので、筆記用具は常に用意しておきましょう。
面接の日程調整で連絡する場合は、スケジュール帳も忘れないようにしてください。
話し方
電話は顔が見えないので、声のトーンや話し方であなたの印象が決まります。緊張して小声になってしまわないように、はきはきと明るく聞き取りやすい声でしゃべりましょう。
電話越しだからといってだらしない格好をしていると、その姿勢は声の響きに表れます。電話をする時は、くれぐれも頬杖をついたりタバコを吸ったりしないように。目の前に相手がいるつもりで姿勢を正して話すと、声に張りが出てきます。
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基本的な電話の流れ
ここでは企業に連絡する時の基本的な流れを解説します。例文を交えてご紹介するので、自分が電話をしているところをイメージしてください。
（1）取次ぎの依頼
電話がつながったらまずは自分の所属と氏名を名乗り、担当者への取次ぎを依頼します。
〈例文〉
「お忙しい中失礼いたします。○○大学○○学部の田中と申します。○○部○○課の○○様をお願いできますでしょうか」
（2）相手が出た時
担当者が電話に出たら再度自分の所属と氏名を名乗り、用件を簡潔に伝えましょう。
〈例文〉
「お忙しいところ恐れ入ります。私、○○大学○○学部の田中と申します。ただ今お時間よろしいでしょうか？」
名乗った後に相手の都合を確認すると丁寧な印象になります。相手が忙しそうな時は、都合の良い時間を聞いて再度自分から電話しましょう。
電話を続けてOKな場合、相手の時間を無駄にしないよう用件は簡潔に伝えます。
（3）復唱する
面接日程や場所を知らされた時は、復唱しながらメモをとり、間違いがないようにします。
〈例文〉
「では○月○日○時に本社に伺います」
（4）挨拶してから電話を切る
用件が済んだら、「お忙しい中ありがとうございました」「失礼いたします」といった挨拶をして電話を切りましょう。固定電話の場合、受話器は静かに置いてください。
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こんな時はどうすればいい？
電話がすぐに担当者につながれば良いですが、担当者が不在だったり途中で切れてしまっりしたらどうすれば良いのでしょうか？
ここでは、もしもの場合の対応方法をまとめたので、電話対策を万全にしたい方は必ずチェックしてください。
相手が不在だった場合
担当者が不在だった場合は、戻りの時間を聞いて自分からかけ直すようにします。折り返しの電話をお願いするのは失礼なのでやめておきましょう。
もし、本人が戻り次第電話させると言われた場合は、「○時頃にこちらからもお電話するようにいたします」と伝えておきます。
途中で電話が消れた場合
自分からかけている電話が途中で切れた場合、すぐにかけ直すのがマナーです。相手からの電話が切れた時は、電話がかかってくるのを待ちましょう。
相手から電話がかかってきた時
「はい、○○（氏名）です」と言って電話に出ます。一般的にビジネスシーンでは「もしもし」という表現は使いません。
相手から電話がかかってくると、メモやスケジュール帳の準備がまだで焦ってしまう人がいます。そんな時は、「控えますので少々お待ちください」「確認いたしますので少々お待ちください」という風にお願いすれば大丈夫です。電話は音声のみで記録が残らないので、わからない点があれば遠慮せずに確認してしっかりメモに残しましょう。
留守電が入っていた時・不在着信があった時
留守電に「折り返し不要です」とある場合は連絡しなくてOKです。「またかけ直します」というメッセージがあった時は、相手からの連絡を待つのではなく、自分から電話するのが丁寧です。留守電に気づいたらなるべく早くかけ直すようにしてください。
企業から不在着信があった場合も、自分からかけ直すようにしましょう。
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