履歴書をエクセルで作る方法は？作成のメリットやポイントを解説

「履歴書をエクセルで作る方法は？」「履歴書をエクセルで作ってもいいの？」などと悩む就活生もいるでしょう。履歴書をエクセルで作る場合はテンプレートを使い、内容は自分で入力する形式がおすすめです。

この記事では、履歴書をエクセルで作る方法や作成時のコツを解説します。最後まで読めば、どのように履歴書をエクセルで作るかがわかり、読みやすい履歴書を提出できるはずです。

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履歴書はエクセルで作成しても評価される

履歴書はエクセルを使用して作成されても評価されるので安心してください。エクセルだから、パソコンだからという理由で不採用になることはほぼありません。

ただし、特に新卒の就活の場合、「履歴書＝手書き」という文化が浸透している点は事実です。古くからある企業や年齢層の高い採用担当者がいる場合、「履歴書は手書きで作成するべき」と考えているケースがあります。

一方で、ベンチャー企業や外資系企業などでは、パソコンか手書きかどうかはあまり気にしていません。重要なのは中身であり、形式はどちらでもよいと考えています。

履歴書をエクセルで作るか手書きにするか迷った場合は、手書きにするとよいでしょう。手書きであることでマイナス評価を受けることは基本的にありません。また、「エントリーシートは手書きが良いの？パソコンとの比較や評価ポイントを解説」の記事も参考にしてください。

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履歴書をエクセルで作成する際の作り方

履歴書をエクセルで作成する場合に向けて、どのような方法で作ればよいかを解説します。これから履歴書を作成しようとしている方は、ぜひ参考にしてください。

1.テンプレートやフォーマットをダウンロードする

まずは履歴書のテンプレートやフォーマットをダウンロードしましょう。Web上でテンプレートを配布しているWebサイトも多いため、好きなテンプレートをダウンロードしてください。

どのテンプレートをダウンロードするか迷った場合は、ハローワークが提供しているものをダウンロードするのがおすすめです。厚生労働省が指定する形式にのっとったテンプレートを使用できます。PDF形式とエクセル形式のテンプレートがあるため、間違えないようにダウンロードしてください。

参照元
ハローワークインターネットサービス
履歴書・職務経歴書の書き方

2.フォントを整える

テンプレートをダウンロードしたら、フォントを整えておきましょう。記載箇所ごとにフォントが違っていると読みにくい履歴書になってしまいます。

フォントは「明朝体」や「MSPゴシック」が読みやすくておすすめです。文字サイズは10ptから12ptの中から、見やすいものを選びましょう。

3.必要項目を記入する

氏名や学歴など、履歴書の必須項目を記入しましょう。記載漏れがないように、すべての項目を記載してください。

履歴書で評価されるには、項目ごとのアピール方法を知っておくことが大切です。履歴書を書く際のコツは「受かる履歴書の書き方！就活アドバイザーがポイントを徹底解説」の記事で解説しているので参考にしてください。

4.データを保存する

項目を記入し終わったら、データを保存しておきましょう。保存する際は、わかりやすいファイル名にしておくのがポイントです。

また、記入前の元データも保存しておきましょう。データはパソコンだけではなく、USBメモリやクラウドサービスなどにもわけて保存しておくと、データ消失のリスクを減らせます。

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履歴書をエクセルで作成するメリット

履歴書をエクセルで作成するメリットは、記入や修正が簡単にできる点です。エクセル形式で作成するメリットを解説するので、参考にしてください。

データで保存できる

履歴書をエクセルで作成するメリットは、データで保存して使いまわしやすい点です。氏名や学歴など基本情報はどの企業に提出する場合も同じになるため、使いまわしができます。

また、パソコン上でデータ管理がしやすく、必要なときに見返しやすい点もメリットです。面接前に履歴書を確認したいときに、企業名でデータを保存しておけば簡単に見つけられます。

さらに、クラウドサービスを利用すれば、スマートフォンで履歴書データの確認ができます。保存と確認が簡単にできる点は、エクセル形式を使うメリットでしょう。

修正が簡単にできる

内容の修正が簡単にできる点も、履歴書をエクセルで作成するメリットです。誤字脱字が起きた場合でも、一から書き直す必要はありません。

手書きの履歴書を作成する場合、間違えた場合は一から作成しなおさなければなりません。就職活動の場面では修正液や修正テープの使用がマナー違反とされているからです。

エクセルで作成しておけば、間違えた部分だけ修正し、印刷しなおせば書き直しができます。また、置き換え機能があるため、「貴社と御社を間違えた」のような場合も、複数個所を一度で修正できるのもメリットです。

メールやWebでの提出に対応できる

エクセルで履歴書を作る場合、メールやWebでの提出が簡単な点もメリットです。エクセル形式からPDF形式に入れ替えるだけで、提出できる状態になります。

手書きの履歴書の場合、履歴書をコピー機でスキャンしてデータ化し、提出できる形式にしなければなりません。画質が悪く、読みにくくなってしまうこともあります。エクセル形式で作っておけば、PDF形式に変えてもそこまで画質は変わりません。メールやWebサイト上で履歴書を提出する場合も多いので、提出しやすい点は便利でしょう。

Web上で履歴書を提出するケースについては、「就活で必要なWeb履歴書とは？作成方法や注意点を解説します」の記事で詳しく解説しているので参考にしてください。

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履歴書をエクセルで作成するデメリット

履歴書をエクセルで作成する場合、パソコンスキルが必要などのデメリットもあります。どのような点が大変かを解説するので、参考にしてください。

手書きを評価する企業もある

就職活動では、手書きの履歴書を評価する企業もあります。日本の就職活動は「手書きがあたりまえ」と考えられてきた期間が長いのが理由でしょう。古くからある日本企業の場合、手書きを重視する場合もあると認識しておくべきです。

印刷する必要がある

履歴書をエクセルで作成する場合、提出時に印刷する必要があります。家にパソコンやコピー機がない場合、手間に感じるかもしれません。

自宅で印刷できない場合は、コンビニ印刷を使用しましょう。USBメモリなどにデータを入れておくことで、コンビニでも印刷できるようになるのでおすすめです。

履歴書を印刷する方法については、「履歴書の印刷にコピー用紙はだめ？正しいプリントアウトの方法を解説します」の記事で解説しているので参考にしてください。

パソコンスキルが求められる

履歴書をエクセルで作成するために、パソコンスキルが必要です。普段はスマートフォンを使用し、パソコンを使わない方には難しく感じる可能性があります。

テンプレートのダウンロードや必要項目の記入など、難しい操作があるわけではありません。ただし、「タイピングが苦手で、手書きの方が早い」のように、作成が大変だと感じることもあるでしょう。

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履歴書をエクセルで作成するときのポイント

エクセルで履歴書を作成する場合には、書き方のポイントをおさえておかないと、読みにくい印象を与えてしまいます。下記では、エクセルで履歴書を作成するときに気をつけるべきポイントを解説します。

履歴書のテンプレートを使用する

履歴書は自分で作ろうとせず、テンプレートをダウンロードしましょう。自分で作ると手間がかかるだけではなく、不備が生じる場合もあるからです。

履歴書のテンプレートには、「自己PRと志望動機の欄を大きくした履歴書」や「自己PRと志望動機の欄が別れている履歴書」などさまざまな種類があります。自分がアピールしたい内容に合う履歴書を使いわけるとよいでしょう。

文頭は左にそろえる

文章の文頭は左に揃えて記載するようにしましょう。統一感が出ることにより、文章が読みやすくなります。
履歴書全体でフォーマットを揃えておくと、見栄えもよくなりおすすめです。

マーカーなどの装飾は行わない

マーカーやアンダーラインなどの装飾は使用しないでください。履歴書は企業に提出する公的な書類です。履歴書での文字装飾はビジネスマナーがないと思われてしまうので避けましょう。

誤字脱字を確認する

提出や印刷前に、誤字脱字を確認してください。打ち込みや変換ミスに気づかず、提出してしまう恐れがあります。

また、データを使いまわすときには、日付や内容を必ず見直します。「企業名が変わっていなかった」のようなミスは起こりやすいので、提出前に確認してください。

「自分だけの確認はミスがありそう」と不安な場合は、周囲に添削を依頼してみましょう。おすすめの添削の依頼先を「ES添削は誰にお願いする？おすすめの依頼先9選・選び方・注意点も解説」の記事で解説しているので、参考にしてください。

Web提出時はPDF形式に変換する

メールやWebサイトなどで履歴書を提出する場合は、PDF形式に変換しましょう。企業のソフトが自分の形式に対応しておらず、履歴書が確認できない場合があるからです。

PDF形式への変換は、エクセルでデータを保存する際に指定して保存しましょう。特別なソフトは必要なく、エクセルがあればPDF形式に変換できます。

わかりやすいファイル名で保存する

データを保存する際は、「履歴書＋社名＋日付」などわかりやすいファイル名で保存しておきましょう。

ファイル名がわかりにくいと、どのデータがどこにあるかわからず、必要なときに手間取ってしまいます。データをなくしたと勘違いする場合も多いので、わかりやすいファイル名で保存してください。

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エクセルで作成した履歴書を印刷するときの注意点

エクセルで作った履歴書を印刷して郵送する場合の注意点を紹介します。

用紙やサイズを確認する

履歴書を印刷する前に、用紙や用紙サイズを確認しておきましょう。薄くて裏が透けてしまうコピー用紙などは避け、0.2mm程度の厚みのある紙を使用してください。また、光沢のないマットな上質紙、または、履歴書専用用紙がおすすめです。

志望企業からサイズや綴り方に指定がない場合には、サイズはA4に設定し、2枚に分けて印刷したものをクリップで留めておきましょう。もしくは、A3サイズの用紙1枚に印刷をして半分に折ります。

インクがかすれていないか確認する

履歴書を印刷する場合は、インクがかすれていないかを確認しておきましょう。文字がつぶれたり、文字の濃度に差が出ている場合があります。

インクがかすれていると必要な文字が読めなくなったり、相手に見せる書類に対するマナーがなっていないと思われたりします。インクの残量や汚れを確認し、改善しましょう。

証明写真を貼り付ける

履歴書を印刷して使用する場合、証明写真は印刷したものを貼り付けるようにしましょう。写真データをエクセルに添付し、そのまま印刷して提出するのは避けることをおすすめします。

証明写真については、写真館やスピード写真で撮影可能です。証明写真の撮影方法については、「証明写真機の値段は？就活に適した撮影方法や注意点をご紹介」の記事を参考にしてください。

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履歴書をエクセルでどのように作るか悩むあなたへ

履歴書をエクセルで作成する場合、テンプレートをダウンロードして使用するのがおすすめです。ハローワークで厚生労働省が指定した形式をダウンロードできるため、使用するとよいでしょう。

ただし、「パソコンを使わないから作成が不安」「この履歴書で評価されるかわからない」などと悩む方もいるでしょう。作成した履歴書が不安な場合は、就職エージェントのキャリアチケットにご相談ください。

キャリアチケットでは作成した履歴書を添削し、どのようにすればさらにアピールできるかをアドバイスします。志望動機や自己PRなど、履歴書の内容に対するサポートもお任せください。

就職活動はやるべきことや確認することが多く、自分だけで進めようとするのは大変です。どうすればいいか就職活動が不安になったら、キャリアチケットと一緒に不安を解消しましょう。

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