エクセルで履歴書を作成するメリットとは？注意するべきポイントを解説

エクセルの履歴書に対して「手書きの方が評価されるのではないか」「マナー違反にならないか」と躊躇している就活生も多いでしょう。必ずしも履歴書は、「手書きの方が好印象」というわけではありません。しかし、書き方のポイントをおさえておかないと、評価が下がってしまうので注意が必要です。このコラムでは履歴書をエクセルで作る際のメリットや注意点を解説していますので、参考にしてください。

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履歴書は手書きかパソコン作成か

新卒の就活では、「履歴書＝手書き」という文化が根強く浸透しているため、基本的には手書きで取組む方が無難です。特に、古くからある老舗の大手や、年齢層の高い役員がいる企業では手書きを好む傾向が強く、提出の時点で義務付けられているケースもあります。
反対に、外資系企業やベンチャーといった自由度の高い実力主義の企業では、「肝心なのは中身であり、内容が分かればどちらでも良い」と考える傾向にあるようです。
判断基準として、メールで履歴書の提出を求める企業であれば、エクセルで履歴書を作成しても問題ないと考えられます。しかし、郵送や持参での提出を求める企業には、手書きで作成する方が良いでしょう。また、企業から履歴書の形式について指定がある場合には、必ず指示に従ってください。

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エクセルで履歴書を作る際のメリットとデメリットとは

企業によって履歴書の作成方法を使い分けることがおすすめです。メリットとデメリットを比較した上で、最適な作成方法を選びましょう。

メリット

はじめに、エクセルで履歴書を作成する際のメリットを紹介します。

データ保存ができる

エクセルで作成した履歴書はデータ保存ができるため、1度作ってしまえば氏名、年月日、住所、学歴といった基本的な情報は使い回せます。志望企業や応募日をファイル名にすることで、記録としても遡りやすいでしょう。
また、ネット上に保存するクラウドサービスを利用することで、外出先であってもスマートフォンから確認できます。時間や場所を選ばず編集可能な点は大きなメリットといえます。

修正が簡単

デジタルの場合、手書きの比べて修正が簡単なことも魅力です。修正量が多い場合も、置換え機能を使用すれば手間はかかりません。さらに、検索機能を使って誤字脱字を見つけることも可能です。
また、就活で何十社と履歴書を送る就活生もいるでしょう。その場合、手書きの履歴書は1枚完成させるまでとても労力がかかります。しかし、エクセルを使用することで作業効率を上げられるのは大きなメリットだといえるしょう。

デメリット

企業によっては、エクセルで作成した履歴書が、良い評価に繋がらない可能性もあります。パソコンの文字からは熱意や志望度の高さが伝わらないと考える企業の場合、エクセルで作成した履歴書はマイナスイメージになってしまう可能性があるので、企業を見極めることが大切です。

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履歴書をエクセルで作成するときのポイント

エクセルで履歴書を作成する場合には、書き方のポイントをおさえておかないと、読みにくい印象を与えてしまいます。せっかく、パソコンのスキルをアピールしようとしても不備があったために、評価が下がってしまっては意味がありません。下記では、エクセルで履歴書を作成するときに気をつけるべきポイントを解説します。

履歴書フォーマットを使用する

履歴書のフォーマットをダウンロードできるWebサイトがあるので、これらを利用すると良いでしょう。自分で最初からエクセルの履歴書を作ると、手間がかかり、さらに、不備も生じやすくなったりしてしまいます。
また、履歴書のテンプレートには、「自己PRと志望動機の欄を大きくした履歴書」や「自己PRと志望動機の欄が別れている履歴書」「PCスキル欄がある履歴書」などさまざまな種類があります。そのため、自分がアピールしたい内容に合う履歴書を使い分けると良いでしょう。

フォントは「明朝体」か「ゴシック体」を使う

履歴書で使うフォントは、ビジネス書類でよく使われる「明朝体」か「ゴシック体」を推奨します。カジュアルに見える「ポップ体」や、繊細な印象の「行書体」「教科書体」などは、良い印象を与えない可能性があるので避けましょう。
さらに、使用するフォントの種類は1種類のみ使用します。項目ごとに書体を変更すると読みにくくなってしまいます。

フォントサイズを統一する

本文のフォントサイズは一般的にベターとされる10.5～11ptに合わせて、全体的に統一します。ただし、見出しと本文が同じサイズだと可読性が低くなることもあるので、見出しと本文に限っては-2pt程度を目安に調整すると良いでしょう。

分頭は左にそろえる

見出しはセンターに配置し、本文の文頭は左揃えにすると統一感が出て読みやすくなります。全体でフォーマットをそろえるようにしましょう。

フォントのカスタマイズはしない

一部の文字を太字にしたり、アンダーラインを引いたり、色を付けたりなどの強調は、悪目立ちするだけで印象を下げてしまいます。

誤字脱字や打ち込みミスをチェック

パソコンは本文作成が楽な分、打ち込みや変換ミスの頻度が高まると考えられます。提出前に全体をしっかり見直し、誤字脱字がないかチェックしましょう。
また、データを使い回すときに起こりがちなミスとして、日付や内容の更新を忘れてしまうケースがあります。特に、企業名が入る項目は、注意深く確認することが重要です。

データ送信のときはファイルをPDFに変換

履歴書のデータをメールに添付する際は、ファイル形式を「PDF」に変換しましょう。エクセルのままだと、企業のソフトとバージョンが合わなかった場合に、レイアウトが崩れてしまったり、ファイルが壊れてしまったりと、トラブルの原因になります。さらに、履歴書の写真はデータ化した写真を挿入しましょう。

データ送信する際のファイル名に気をつける

メールで履歴書を添付する場合には、「用件」「氏名」「提出日」などを記載しましょう。
下記で、例を紹介します。

・履歴書　〇〇〇〇　2021/02/18
・履歴書ご送付の件/〇〇〇〇

分かりにくい件名の場合、見落とされてしまう可能性があるので注意しましょう。

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エクセルで作成した履歴書を印刷するときの注意点

最後に、データで作った履歴書を印刷して郵送する場合の注意点を紹介します。

紙の質やサイズ

履歴書を印刷するときは、薄くて裏が透けてしまうコピー用紙などは避け、0.2mm程度の厚みのある紙を使用しましょう。その中でも、光沢のないマットな上質紙、または、履歴書専用用紙がおすすめです。
志望企業からサイズや綴り方に指定がない場合には、サイズはA4に設定し、2枚に分けて印刷したものをクリップで綴る方法が一般的でしょう。もしくは、A3サイズの用紙1枚に印刷をします。

インクのかすれをチェック

印刷の場合は、インクのかすれがないかをチェックすることも大切です。文字が潰れていたり、濃度に差が出たりしている場合は、インクの残量や汚れを確認し、改善しましょう。

証明写真は貼り付ける

エクセルで作成した履歴書を郵送する場合、履歴書の顔写真をデータ印刷で済ますのはルール違反となります。手書きの履歴書と同じように、撮影した証明写真を貼り付けましょう。

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