このページのまとめ
- 封筒に「履歴書在中」の記載があると丁重に扱われ、また円滑に採用担当者の手に届く
- 封筒を手渡しする場合でも受付で提出することがあるため、「履歴書在中」と書いておく
- 封筒は、履歴書がそのまま入る白の角形A4号または角形2号が望ましい
- 「履歴書在中」は封筒の表左下に赤の油性ペンで書き、長方形で囲んで目立たせる
- 書類は「送付状→履歴書→そのほかの書類」の順に重ね、クリアファイルに入れて送る
履歴書を入れた封筒には、「履歴書在中」と書きます。しかし、そもそもなぜそのように書かなくてはいけないのか、疑問に思う方も多いのではないでしょうか。このコラムでは、「履歴書在中」と書く理由を解説。また、「履歴書在中」の具体的な書き方のルールや、送付する際のマナーも紹介しています。ルールやマナーを守って履歴書を送付し、採用担当者に好印象を残せるようにしましょう！
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「履歴書在中」を封筒に書く意味とは？
「履歴書在中」を封筒に書く理由について、以下で解説します。
書類が採用担当者のもとに届くようにするため
「履歴書在中」と記しておけば、採用担当者の元へ滞りなく書類が届きます。企業に届く多くの郵便物は、窓口で仕分けがなされ、各部署へ届くのが基本です。「履歴書在中」と書いてあることで、すぐに採用関連の書類だと判断され、円滑に人事部に送られるでしょう。また、採用試験の重要な書類だと判断され、丁重に扱われる可能性も高いです。さらに、他の書類に埋もれ後回しになったり、最悪の場合廃棄されてしまうことを防止できます。自分の履歴書が迅速に採用担当者のもとへ届けられるためにも、封筒には必ず「履歴書在中」と記しておきましょう。
手渡しの場合も「履歴書在中」は必要
履歴書を企業に直接持参し、手渡しする際にも「履歴書在中」は必要です。なぜなら、面接の際、受付で履歴書の提出を求められる場合もあるからです。もし受付で提出することになった場合でも、履歴書が採用担当者にしっかり届けられるよう、「履歴書在中」と記しておきましょう。
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履歴書以外も入れる場合は「応募書類在中」と書く
職務経歴書やポートフォリオなど、履歴書以外の書類が入っている場合は、「応募書類在中」と記載します。履歴書と添え状のみであれば、「履歴書在中」で問題ありません。送付する内容によって、記載する文言が変わるので注意しましょう。
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「履歴書在中」を書く際の4つのポイント
この項目では、「履歴書在中」を書く場合のポイントについて解説します。
1.封筒は角形A4号または角形2号サイズの白いもの
封筒は、角形A4号または角形2号サイズで、色は白いものを選びましょう。このサイズは、履歴書を折らずにそのまま入れられる大きさです。長形封筒の場合、小さく折りたたまなくてはなりません。折り畳まれた履歴書は印象があまり良くないので、二つ折りですっきり封入できるサイズの封筒を選びましょう。また、茶封筒は企業内部の書類に使用している場合が多く、他の書類と見分けがつかなくなる場合もあります。履歴書を送る際は白を選び、茶色は避けた方が無難でしょう。
2.「赤ペン」で表面の左下に「履歴書在中」と書く
封筒表面の左下に、「履歴書在中」と書きましょう。この際、目立つように「赤ペン」で記入してください。また、文字が滲んだりかすれたりすることがないよう、油性で書くことをおすすめします。
3.「履歴書在中」を長方形に囲む
書いた後は、赤枠で長方形に「履歴書在中」を囲みましょう。定規を使い、まっすぐな線で囲むと、より整然とした印象になります。
4.スタンプを使うのも可
「履歴書在中」と書かれた市販のスタンプや、もともと「履歴書在中」が印刷されている封筒を使うことも可能です。手書きに自信がない方は、これらを使用しても良いでしょう。
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履歴書を封筒へ入れる4つの流れ
履歴書を封筒に入れる際の流れをまとめました。以下で詳しく確認していきましょう。
1.履歴書は折らずにそのまま入れる
履歴書は小さく折らずに、購入した状態のまま、二つ折りで入れましょう。折り目の少ない履歴書の方が、採用担当者も読みやすく、扱いやすいです。
2.履歴書はクリアファイルに入れる
履歴書はクリアファイルに入れて送付しましょう。郵送時に雨で濡れてしまったり、履歴書が折れ曲がったりしてしまうことを防止できます。また、採用担当者がファイルごと管理しやすいという利点もあるでしょう。
3.書類を重ねる際の順番は？
複数の書類を同時に封入する場合は、添え状が一番上に来るようにし、次に履歴書を重ねましょう。採用担当者が情報を確認しやすくなります。そのほかに同封する書類があれば、履歴書の次に重ねてください。
4.〆マークで封をする
書類をすべて入れ終えたら、封をして〆マークを書きましょう。〆マークは封字と呼ばれ、確実に封がされていることを示すサインです。書く場所は、封をした部分の中央。バツマークと似ていますが、異なるものなので注意しましょう。
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履歴書は郵送前にコピーを取っておこう
履歴書を送る前に、コピーを取っておきましょう。なぜなら、履歴書送付から面接まで間が空いてしまった場合、書いたことを忘れてしまう人も少なくないからです。コピーがあれば、いつでも見返して確認できます。
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履歴書を企業に送る際の4つの注意点
履歴書を企業に送付する際は、以下の4つに注意してください。
1.期日を守る
大前提として、履歴書を送る期日は必ず守りましょう。締切日より余裕をもって送付できると好印象です。どうしてもギリギリになってしまう場合は、速達を利用するのも良いでしょう。
2.「必着」なのか「消印有効」なのかをチェックする
送る前に、「必着」なのか、「消印有効」なのか確認しましょう。「必着」であれば、締切日までに企業に届いている必要があります。逆算して送付しましょう。「消印有効」であれば、締め切り日当日の消印まで受け付けるということなので、締切日当日の集荷に間に合えば問題ありません。しかし、急なアクシデントがある可能性もあります。どちらの場合でも、念のため日数に余裕を持って送付しましょう。
3.書類の重さを確認する
書類の重量によって切手の値段が変わるので、重さはよく確認しておきましょう。書類を送付する際の料金は、50gまでは120円。100gまでは140円。150gまでは205円です。応募書類は基本的に60g～100gが相場なので、140円程度と見積もっておくと良いでしょう。不安な場合は、郵便局の窓口で発送すると安心です。
4.普通切手を使用する
切手は、記念切手や慶弔用切手、キャラクターものなどではなく、ビジネスでは「普通切手」を使用します。切手の料金は、郵送にかかる料金と過不足のない金額にしてください。また、貼る切手は1枚から3枚程度が好ましいでしょう。少額の切手を何枚も貼ると、雑然とした印象を与えてしまいます。
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履歴書を企業に手渡しする際のマナー
履歴書を持参し、手渡しする場合も、封筒は必要です。郵送する場合のように、表面に住所や宛名を書く必要はありません。ただし、「履歴書在中」は忘れずに記載します。また、採用担当者が履歴書をその場で確認する場合が多いので、封はしなくて良いでしょう。
採用担当者に渡す場合は封筒から出す
採用担当者に手渡す場合は、封筒からクリアファイルを取り出し、封筒と一緒に重ねて手渡します。渡すタイミングは、面接官から指示があったときです。もし、面接の最後まで指示がなかった場合は、自分から「履歴書はいかがいたしましょう？」と切り出しても良いでしょう。
受付で渡す場合は封筒のままで提出する
受付で提出する場合は、封筒のままで手渡してください。その際、相手が読みやすい方向に向けて渡しましょう。「◯◯様宛の履歴書を持参しました」と一言添えると、より丁寧な印象になります。
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