就活の折り返し電話のマナーは？正しいかけ方や注意点を例文付きで解説

「就活の電話の折り返しは何時までにかければ良い？」「企業からの電話に出られなかったけど大丈夫？」と不安に感じる就活生もいるでしょう。電話の折り返しは着信に気づいたらできるだけ早く、当日の就業時間内にかけるのが基本です。

この記事では、時間帯別の折り返しの目安や正しいかけ方、そのまま使える例文を解説します。留守電やつながらないときの対処法も紹介するので、電話対応のマナーを確認するのにお役立てください。

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就活の電話折り返しは当日の就業時間内がベスト

就活中に企業から電話がかかってきた場合、気づいた時点で速やかに折り返し電話をすることが重要です。迅速な対応は、あなたの志望度の高さや社会人としての基本的なマナーを示すことにつながります。

企業の採用担当者は多くの学生とやりとりをしており、連絡が遅れるとほかの候補者に機会が移ってしまう可能性があります。また、面接の日程調整や内定通知など、重要な連絡である場合が多いため、早めの対応が求められるでしょう。

着信に気づいた時間帯ごとの折り返しの目安は、以下のとおりです。

企業によって就業時間は異なるため、終業時刻が分からない場合は午後6時を目安に考えましょう。ここでは、状況に応じた折り返しのタイミングについて詳しく解説します。

企業からの再連絡は待たずに自分から折り返すのが基本

企業から着信があった場合、留守電に「またかけます」とあっても、再連絡を待たずに自分から折り返すのが基本です。採用担当者は多くの学生に連絡しているため、待っている間に日程調整などの機会を逃してしまう可能性もあります。

折り返し電話をする際は、「留守電にメッセージをいただいておりましたが、お手を煩わせてはと思い、こちらからご連絡いたしました」と伝えましょう。

積極的な姿勢を示すことで、企業側にも好印象を与えられるでしょう。相手の都合が悪い場合は、改めて連絡をもらう時間を調整すれば問題ありません。

就業時間を過ぎた場合は翌日の午前中に折り返そう

企業からの着信に気づいたのが就業時間を過ぎていた場合は、翌日の午前中に折り返し電話をしましょう。夜間や早朝の連絡は、相手に迷惑をかける可能性があるため避けるべきです。

特に午後7時以降は、多くの企業で業務が終わっている時間帯のため、当日中の電話は控えましょう。

翌日の午前中、具体的には午前10時から正午ごろまでに連絡することで、相手の業務開始時間に合わせた適切なタイミングで対応できます。この時間帯は採用担当者も比較的時間に余裕があることが多く、落ち着いて話ができるでしょう。

折り返しが翌日になってしまった場合は、電話の冒頭で「昨日はお忙しいなかお電話をいただき、ありがとうございました」といった挨拶を入れることが重要です。

翌日に折り返す旨をメールに残す場合の例文

就業時間を過ぎてから着信に気づき、メールで一報を入れておきたい場合のメールの例文は以下のとおりです。

留守電に指示がある場合はその内容に従う

留守電に折り返しの時間や方法について指示がある場合は、その内容に従って対応しましょう。

留守電に「至急」「緊急」といった内容が含まれている場合は、就業時間外であっても折り返し電話してください。ただし、折り返しても電話がつながらない場合は、無理にかけ続けずにメールで一報入れておくと安心です。

急ぎの連絡としては、面接の時間変更や内定に関する重要な通知などが考えられます。これらの連絡を放置してしまうと、選考に影響を与える可能性があるでしょう。

なお、「△時ごろに改めてお電話します」と具体的な時間を指定されている場合は、自分から折り返さずに待つのが基本です。指定された時間には静かな場所に移動し、メモとスケジュール帳を用意して電話に出られるように準備しておきましょう。「折り返しは不要です」と言われている場合も、指示に従えば問題ありません。

時間外に連絡する際は、「お忙しい時間にお電話してしまい申し訳ございません」といった配慮の言葉を必ず添えることが重要です。就活に必要な言葉遣いについては、「あなたの話し方は大丈夫？就活に必要な言葉遣いとは」をご参照ください。

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電話に出られなかっただけで選考に落ちることはない

就活中に企業からの電話に出られなかったとしても、それだけで選考に落ちる可能性は低いと考えられます。学生は授業や説明会、アルバイトなどで電話に出られない場面も多く、採用担当者もそうした事情を理解したうえで連絡しているためです。

一方で、着信に気づいたのに何日も放置したり、折り返しの際に失礼な言葉遣いをしたりすると、社会人としてのマナーを疑われてしまうかもしれません。早めに丁寧な折り返しができれば、誠実な印象を与えられるでしょう。

電話に出られなかったときは焦らず、準備を整えてから落ち着いて折り返すことが大切です。選考結果の連絡を電話で受けるときの対応は、「【新卒】面接結果の電話への受け答え方を紹介！状況別の例文や折り返し方」の記事で詳しく解説しています。

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電話を折り返す前に確認すべきことのチェックリスト

折り返し電話をかける前には、留守電にメッセージが残っていないか、メモと筆記用具を手元に用意しているかなど以下の項目を確認しましょう。

適切な準備によって電話での会話が円滑に進み、大切な情報の聞き逃しを防ぐことができます。ここでは、電話を折り返す前に確認すべきことのチェックリストについて解説するので、事前の心構えをする際にお役立てください。

留守電にメッセージが残っていないか

折り返し電話をかける前に、必ず留守電にメッセージが残されていないか確認しましょう。留守電には用件や緊急度、折り返しの希望時間などの重要な情報が含まれている場合があります。

留守電の内容を事前に把握することで、電話での会話をスムーズに進められるでしょう。たとえば、面接の日程調整の連絡であれば、自分のスケジュールを確認してから電話をかけることができます。

留守電がない場合でも、着信履歴から企業名や時間を確認し、どのような用件で連絡があったのかを推測して準備することが大切です。

就活生が留守電設定で守っておきたいポイントについては、「就活生は留守電設定がマナー！折り返し電話の入れ方を例文付きで解説」をご一読ください。

メモと筆記用具は手元にあるか

電話中に重要な情報を聞き逃さないよう、メモと筆記用具を必ず手元に用意しましょう。面接の日時や場所、持参物など、選考に関わる重要な情報が伝えられる可能性があります。

スマートフォンのメモ機能を使用する場合は、電話中に操作しやすいよう事前に準備しておくのがおすすめです。ただし、紙とペンの方が素早くメモを取れる場合が多いため、筆記用具とメモはいつでも持っておきましょう。

静かで電波状況が良い環境か

折り返し電話をかける際は、静かで電波状況の良い場所を選ぶことが重要です。雑音が多い環境や電波が不安定な場所では、相手の声が聞きとりにくく、重要な情報を聞き逃してしまう可能性があります。

屋外よりも室内、特に自宅の静かな部屋からかけるのがおすすめです。カフェや電車内など、周囲に人がいる場所は避けましょう。あわせて、電波状況を事前に確認し、通話が途切れるリスクを最小限に抑えることが大切です。

通話中に電波が悪くなった場合は、「大変恐れ入ります、少々電波が乱れているようで、お声が途切れて聞こえております。一度電話を切り、電波の良い場所に移動して1〜2分後に折り返しお電話を差し上げてもよろしいでしょうか」と状況を説明し、場所を移動してかけ直すことを提案しましょう。

企業名と担当者名を把握しているか

電話をかける前には、企業名と担当者名を正確に把握しておきましょう。複数の企業に応募している場合は他社の情報と混同してしまう可能性があるため、着信履歴や応募書類を確認して間違いがないようにしてください。

企業名は正式名称で覚え、担当者名も正確に把握しておく必要があります。不明な場合は、受付で「採用担当者様」として取り次いでもらうことも可能ですが、事前に把握しておく方が印象が良いでしょう。

その企業への応募内容や選考状況もあわせて確認し、会話のなかで適切に対応できるよう準備することが大切です。

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就活の折り返し電話のかけ方と流れ

就活の折り返し電話は、「挨拶をして名前を伝える→担当者に取り次いでもらう→用件を話す→挨拶をして切る」という流れが基本です。正しい手順を踏むことで、採用担当者にマナーが身についている良い印象を与え、スムーズなコミュニケーションが取れるでしょう。

ここでは、折り返し電話のかけ方と流れについて解説します。

1.挨拶をして名前を伝える

電話がつながったら、まず丁寧な挨拶をして自分の名前を明確に伝えましょう。「お忙しいなか失礼いたします」といった配慮の言葉から始めることで、相手に好印象を与えられます。

名前を伝える際は、大学名と氏名をはっきりと発音することが重要です。「〇〇大学の〇〇と申します」というように、相手が聞きとりやすいスピードで話しましょう。

第一印象は重要であり、最初の挨拶で相手に与える印象がそのあとの会話の雰囲気を決定づけます。明るく丁寧な口調を心がけてみてください。

2.用件を伝えて担当者につないでもらう

受付の方が電話に出た場合は、用件を簡潔に伝えて担当者につないでもらいましょう。「採用の件でお電話をいただいておりまして、△△様はいらっしゃいますでしょうか」といった具合に、要点を整理して伝えることが重要です。

担当者名が分からない場合は、「採用担当者様はいらっしゃいますでしょうか」と尋ねても問題ありません。受付の方も慣れているため、適切に対応してくれるでしょう。

3.担当者につながったら再度挨拶をする

担当者に電話がつながったら、再度丁寧な挨拶をしましょう。受付の方とは別の人物であるため、改めて自己紹介をすることが重要です。「お忙しいなか失礼いたします。〇〇大学の〇〇と申します」といった挨拶を行い、相手が誰と話しているのかを明確にします。

この時点で、相手も状況を把握しやすくなるでしょう。担当者が電話に出た際の第一声も重要であり、丁寧で明るい口調を維持することが大切です。

4.用件や折り返し電話であることを伝える

担当者につながったら、折り返し電話であることと、その理由を明確に伝えましょう。「先ほどお電話をいただいておりましたので、お忙しいなか恐れ入りますが、折り返しご連絡させていただきました」といった表現が適切です。

この時点で、相手も状況を思い出し、本題に入る準備ができます。留守電が残されていた場合は、その内容についても触れると良いでしょう。用件を伝える際は、簡潔で分かりやすい表現を心掛け、相手の時間を無駄にしないよう配慮することが重要です。

5.メモを取りながら用件を聞く

相手が本題に入ったら、重要な情報を聞き逃さないよう、メモを取りながら話を聞きましょう。面接の日時や場所、持参物など、正確に記録する必要がある情報が多く含まれる可能性があります。

メモを取る際は、「少々お待ちください、メモを取らせていただきます」とひと言断ると、相手に配慮していることを示せます。聞きながらメモを取れば、後から内容を振り返ることができ、準備不足による失敗を防げるでしょう。

6.聞き取れなかった内容は聞き直す

電話では相手の声が聞き取りにくい場合があります。重要な情報を聞き逃してしまった場合は、遠慮なく聞き直しましょう。「申し訳ございませんが、もう一度お聞かせいただけますでしょうか」といった丁寧な表現で確認します。

特に日時や場所、連絡先などの数字や固有名詞は、間違いがあると大きな問題につながる可能性があります。不明な点は必ず確認し、正確な情報の把握が大切です。

聞き直すのは恥ずかしいことではなく、むしろ責任感の表れとして評価されるでしょう。

7.挨拶をして電話を終える

用件が終わったら、感謝の気持ちを込めて丁寧な挨拶をして電話を終えましょう。「お忙しいなかお時間をいただき、ありがとうございました」といった表現で感謝を示すことが重要です。

電話を切る際は、相手が先に切るのを待つのがマナーです。ただし、相手が切るのを待ち過ぎて不自然にならないよう、適切なタイミングを見計らいましょう。

最後の挨拶も第一印象と同様に重要であり、丁寧で感謝の気持ちが伝わる言葉を選ぶことで、良い印象を残せます。

なお、折り返し電話だけでなく、面接の日程調整や辞退の連絡など、就活ではさまざまなシーンで電話対応が求められます。それぞれの場面に応じた適切なマナーを知りたい方は、「就活で重要な面接の電話マナーを解説！日程調整や辞退する際の伝え方」を参考にしてください。

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折り返し電話の流れが分かる例文

実際の電話での会話例を知ることで、スムーズな対応ができるようになります。状況に応じて適切な表現を使い分けることが重要です。

ここでは、よくある3つのパターンの会話例を紹介します。これらの例文を参考に、自分なりの表現を準備しておくと良いでしょう。

担当者に直接つながった場合の会話例文

受付から担当者につないでもらう場合の会話例文

担当者が不在で伝言をお願いする場合の会話例文

担当者が不在の場合は伝言をお願いするだけではなく、上記のように自分からかけ直すことも伝えておくと丁寧です。担当者の戻り時間を確認し、改めて連絡する時間を調整しましょう。「何時ごろお戻りの予定でしょうか」と尋ね、適切なタイミングで再度連絡することを伝えます。

状況に応じた会話の流れを押さえておけば、いざというときも焦らずに対応できるでしょう。なお、電話対応だけではなく、身だしなみや言葉遣い、メールの送り方など、就活ではほかにもさまざまな場面でマナーが求められるものです。

選考全体で失敗しないためのトータルなマナーを身につけたい方は、「就活マナーの基本を解説！失敗しないための準備と対策」をご参照ください。

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折り返し電話がつながらないときの対処法

折り返し電話をかけても、担当者が不在だったり留守電につながったりして、すぐに話せないこともあります。つながらないからといって何度も続けてかけたり、そのまま放置したりするのは避けましょう。

ここでは、折り返し電話がつながらないときの状況別の対処法を解説します。

留守電につながったら名前と用件を残す

折り返した電話が留守電につながった場合は、「大学名」「氏名」「折り返しの電話であること」を簡潔に残しましょう。何も残さずに切ると、企業側は誰からの着信か分からず、確認に手間をかけさせてしまう可能性があります。

メッセージは30秒程度にまとめ、改めて自分からかけ直す旨を伝えると丁寧です。留守電に残すメッセージの例文を以下にまとめました。

自分の電話番号を残す場合は、相手が聞き取りやすいようにゆっくりと伝えましょう。

時間を空けてもつながらない場合はメールを送る

留守電を残したあとや担当者の不在が続く場合は、1〜2時間ほど時間を空けてから改めてかけ直してください。短い時間に何度も着信を残すと、相手の業務の妨げになってしまうこともあります。

2〜3回かけてもつながらない場合は、電話に出られなかったことへのお詫びと、翌営業日に改めて連絡する旨をメールで伝えておきましょう。

メールの書き方や送り方のマナーは、「就活メール例文14選！マナーや書き方・返信のポイントを紹介」も参考にしてください。

「折り返します」と言われたのに電話が来ない場合

折り返した際に担当者が不在で、「戻り次第、折り返しさせます」と言われたものの、電話が来ないこともあります。その場合は伝えられた時間まで、目安がなければ当日の終業時刻までは待ちましょう。

当日中に連絡が来なかったときは、翌営業日の午前中に自分からもう一度かけ直すのがおすすめです。担当者が多忙で連絡を忘れている可能性もあるため、丁寧に伝えれば失礼にはあたらないでしょう。かけ直す際は、前回の経緯を簡潔に伝えると、相手も状況を把握しやすくなります。

担当者から「昨日は折り返せず失礼しました」とお詫びがあった場合、学生側は「とんでもございません」「お忙しいところ恐れ入ります」と返し、すぐに本題へ進むとスマートで好印象を与えられるでしょう。

なお、この電話でも連絡がつかない場合は、メールで状況を伝えておくと、行き違いを防げます。

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就活で折り返し電話をかける際の注意点

折り返し電話する際は、社会人にふさわしい言葉遣いや相手が聞きとりやすい話し方をすることが大切。適切な言葉遣いや話し方は、あなたの人柄や社会人としての素養を示す重要な要素です。

電話でのコミュニケーションは、表情や身振りが見えないため、声のトーンや言葉遣いがより重要になります。ここで解説する注意点を意識して、相手に良い印象を与える電話対応を心掛けましょう。

社会人にふさわしい言葉遣いをする

就活の電話では、学生同士の会話とは異なり、社会人にふさわしい敬語を使用することが重要です。正しい敬語を使うことで、相手に対する敬意を示し、社会人としての基本的な素養をアピールできます。

間違った敬語や馴れ馴れしい表現は、相手に悪い印象を与える可能性があるため注意が必要です。普段から正しい敬語を意識して使う習慣をつけることで、電話でも自然に適切な表現ができるでしょう。

以下では、電話でよく使われる敬語の正しい使い方について詳しく説明します。

電話では「御社」を使う

電話や口頭での会話では、相手の会社を指す際に「御社（おんしゃ）」を使用します。「貴社（きしゃ）」は書面やメールで使用する表現であり、電話では使わないよう注意しましょう。

たとえば、「御社の面接を受けさせていただきたく」「御社で働かせていただきたいと考えております」といった使い方が適切です。この使い分けは社会人の基本的なマナーであり、正しく使用することで好印象を与えられます。

間違って「貴社」を使ってしまっても大きな問題にはなりませんが、正しく使い分けることで、より丁寧で適切な印象を与えられるでしょう。

名前を呼ぶときは「役職名」か「様」をつける

相手の名前を呼ぶ際は、必ず「役職名」または「様」をつけて呼びましょう。「△△部長」「●●課長」といった役職名が分かる場合は役職名を、分からない場合は「△△様」「●●様」といった敬称を使用します。

呼び捨てや「さん」付けは避け、常に敬意を示す表現を心掛けることが重要です。役職名と「様」を同時に使う「△△部長様」は二重敬語となるため避けましょう。

相手の役職が分からない場合は、受付で確認するか、無難に「様」を使用することをおすすめします。

「承知いたしました」など正しい相槌を使う

電話中の相槌は、「分かりました」ではなく「承知いたしました」、「はい」ではなく「はい、承知いたしました」といった丁寧な表現を心掛けましょう。

そのほかにも、「恐れ入ります」「申し訳ございません」「ありがとうございます」といった表現を適切に使い分けることで、相手に対する敬意と感謝の気持ちを示せます。

相槌は会話のリズムを作る重要な要素であり、適切に使用することで円滑にコミュニケーションをとれるでしょう。

「おっしゃられる」などの二重敬語に注意する

敬語を使おうとするあまり、「おっしゃられる」「いらっしゃられる」といった二重敬語を使ってしまうことがあります。これらは間違った表現であり、正しくは「おっしゃる」「いらっしゃる」です。

文化審議会の答申「敬語の指針（p.30）」でも、同じ種類の敬語を重ねて使う二重敬語は、一般に適切ではないとされています。

以下に、二重敬語を含めた間違いやすい敬語と正しい敬語をまとめました。

二重敬語は丁寧過ぎて不自然な印象を与える可能性があるため、注意が必要です。正しい敬語を身につけるためには、日ごろから意識して使用し、間違いがあれば修正する習慣をつけることが重要です。

就活での言葉遣いについては、「就活の電話のかけ方や出方が不安！基本マナーとそのまま使える会話例を紹介」をご覧ください。

参照元
文化庁 言葉の情報サイト
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ゆっくりと聞きやすい話し方をする

電話では相手の表情が見えないため、声のトーンや話すスピードがより重要になります。緊張して早口になりがちですが、ゆっくりと明瞭に話すことを心掛けましょう。

適度な間をとりながら話すことで、相手が内容を理解しやすくなります。さらに、重要な情報を伝える際は、特にゆっくりと話し、相手がメモを取る時間を確保することも大切です。

声のトーンは明るく、相手に好印象を与えるよう意識しましょう。笑顔で話すことで、声にも自然と明るさが表れます。

折り返しが数日遅れた場合は最初に謝罪をする

やむを得ない事情で折り返し電話が数日遅れてしまった場合は、電話の冒頭で謝罪の言葉を述べることが重要です。「お電話をいただいていたにもかかわらずご連絡が遅くなってしまい、大変申し訳ございませんでした」といった表現で謝罪しましょう。

遅れた理由を簡潔に説明することも大切ですが、言い訳がましくならないよう注意が必要です。体調不良や家庭の事情など、やむを得ない理由であっても、まずは謝罪の気持ちを示すことが重要でしょう。謝罪をしたうえで、今後は迅速に対応することを伝え、信頼回復に努めます。

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就活での折り返し電話のマナーを知りたいあなたへ

就活では折り返し電話をかける機会も多いので、マナーを知っておきましょう。マナーを押さえておけば、折り返し電話をしている数分の時間で好印象を与えられます。

しかし、電話対応のマナーができているか不安に思う就活生もいるでしょう。「就活でのマナーを押さえ、企業に好印象を与えたい」と考えている方は、ぜひキャリアチケット就職エージェントにご相談ください。

キャリアチケット就職エージェントでは、就活生と企業とをつなぐマッチングサービスを行っています。マナーだけではなく、書類選考や面接などのあらゆる悩みをサポートしているため、「一人で就活を進めるのが不安…」という悩みやリスクを解消できるのがメリットです。

さらに、専任のキャリアアドバイザーが企業との面接日程調整などのやり取りを代行するため、自分自身の選考対策に集中できるのも大きな魅力。電話対応をはじめ、就活のマナーや選考対策に少しでも不安がある方は、まずは一度お気軽にご相談ください。プロのアドバイザーと一緒に、自信をもって内定を目指しましょう。

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就活での折り返し電話についてのよくある質問

就活での折り返し電話についてのよくある質問をまとめました。

折り返し電話をしたいが担当者が分からない…

17時・19時以降に気づいたらいつ折り返す？

土日に着信があった場合はいつ折り返す？

電話が苦手なのでメールで折り返しても良い？

知らない番号からの着信も折り返すべき？

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本記事の監修者

淺田真奈(あさだまな)

大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間１位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。