就活中、企業への折り返し電話はどうすればいい?適切な連絡方法とマナー

このページのまとめ

  • 企業へ折り返し電話をする際は下準備をしっかり行う
  • 折り返し電話をする際は企業への配慮も忘れずに
  • 電話の際は丁寧な話し方で、相手に失礼のないよう心がける

就活中、企業への折り返し電話はどうすればいい?適切な連絡方法とマナーのイメージ

企業へ折り返し電話をする際は、どのようなことに注意したらいいのか気になる方は多いのではないでしょうか。企業に電話をする際には何から伝えたらいいのか、折り返し電話をするタイミングが分からないといった心配もあるかと思います。
このコラムでは、折り返しの電話方法とマナーについてご紹介します。企業への電話は不安になる就活生も多いかと思いますが、ぜひ参考にしてみてください。

就活の折り返し電話をする前の準備3つ

企業から電話があった場合、面接の日程や今後の選考など何かしらの案内であると考えられます。そのため、企業へ折り返しの電話をする際は、筆記用具を用意する、スケジュールを確認するなどの下準備をしておくと良いでしょう。

いつでもメモを取れるようにしておく

連絡事項を残しておけるように筆記用具を用意しましょう。口頭のみのやり取りだと、連絡事項を失念してしまう可能性もあります。内容を問い合わせるために再度電話をかけ直すのは企業にとっても迷惑になってしまう上に、注意力が足りないと思われ、マイナスイメージを持たれてしまうかもしれません。そのため、折り返し電話の際はメモを取りましょう。

自分のスケジュールを予め確認しておく

電話の内容は面接の日程や今後の選考にも関わってくる可能性が高いので、自分のスケジュールは予め確認しておきましょう。スケジュール帳を用意しておくのもいいかもしれません。
自分のスケジュールが把握できていれば、企業との話もスムーズに進み、予定も立てやすくなるでしょう。

電波の良い場所で電話をする

折り返し電話をする際は、電話をする場所にも注意が必要です。
電車内で企業から電話がかかってくることもあるでしょう。その際は、すぐにかけ直すより電波の良い場所からかけ直す方が無難です。電波の悪い場所や人が多い場所の場合、話が聞き取れず、何度も聞き直してしまうことにもなりかねません。また、電話が途中で切れてしまう可能性もあります。
出先である場合は、できるだけ人混みを避け、電波の良い場所で電話をするようにしましょう。

就活の折り返し電話をする際に注意したいポイント3つ

企業への折り返し電話をする際は、企業側への配慮も重要です。

お昼など休憩が重なる時間帯は避ける

昼休みに重なる時間帯の電話は避けましょう。12時~13時頃は休憩と重なる可能性があります。
また、始業時刻付近や終業時刻付近の電話も避けた方が無難でしょう。
電話をする適切なタイミングとしては、始業時刻から2時間後、終業時刻の2時間前頃と考えられます。

事前に企業の営業日について調べる

企業によって営業日や営業時間は異なってきます。そのため、企業の営業日と営業時間については折り返し電話をする前に調べておきましょう。

電話が繋がらなかった場合は留守電を残しておく

折り返し電話をしたが、電話が繋がらなかったというケースもあると思います。電話が繋がらなかった場合は、留守電を残しておきましょう。
留守電を残す際は自分の学校名と名前を名乗り、電話に出られなかったことについてのお詫びも伝えましょう。

就活の当日に折り返し電話ができない場合は?

営業時間が過ぎてしまった、電話があったことに気づくのが遅れてしまったなど、様々な理由で当日に折り返し電話ができないケースもあるかと思います。
その場合は、どのように対応したらいいのでしょうか。

折り返し電話を翌日に持ち越すのは印象がよくない

事情があるとは言え、折り返し電話を翌日に持ち越すのは印象が良くないと考えられます。
企業からの電話である以上、大事な用件の可能性もあるので、折り返し電話はできるだけ当日にした方がいいでしょう。

どうしても当日に折り返し電話が行えない場合は、メールを送る

どうしても当日の折り返し電話ができない場合は、企業へメールを送りましょう。メールを送れば、電話に気づいていないと思われることもなくなるのではないでしょうか。
万が一、企業のメールアドレスを知らない場合は、翌日に折り返し電話をしましょう。始業時刻付近は避け、早めに電話をするのが無難です。

就活の折り返し電話時に押さえておきたいポイント4つ

折り返し電話をする際は、丁寧な言葉遣いで、相手に失礼のないように話すことを心がけましょう。
どのように話していけばいいか、例文を交えて解説します。ぜひ参考にしてください。

名前と電話をいただいた日付を伝える

電話をする際は自分の大学名と名前を名乗り、電話をいただいた日時についても伝えましょう。

例文
「お忙しいところ、失礼いたします。◯◯大学の◇◇と申します。△月△日の△時頃、お電話をいだいたので、折り返しお電話させていただきました。」

担当者が分からない場合、担当者を確認する

自身の採用活動を担当している担当者が分からない場合、担当者の確認をしましょう。電話をした際に担当者が出るとは限らないので、担当者の名前を聞いておきましょう。
担当者に電話を繋いでもらったら、先程と同じように自己紹介をしましょう。その際は、電話に出られなかったことに対するお詫びも伝えると、より丁寧な印象を与えられるのではないでしょうか。

例文
「お忙しいところ、失礼いたします。◯◯大学の◇◇と申します。先程はお電話に出られず申し訳ございません。今お時間大丈夫でしょうか?」

用件を簡潔に伝える

担当者がすぐに対応可能な場合、簡潔に用件を伝えましょう。担当者にも電話をいただいた日時を伝えておくと、どんな用件で電話したか思い出しやすくなるでしょう。

例文
「△月△日の△時頃、お電話をいだいたので、折り返しお電話させていただきました。」

お礼と挨拶をしてから電話を切る

用件が終了したら、自分のために時間を用意してくれたお礼を伝えて電話を切りましょう。
電話を切る際に注意したいのは、相手が電話を切る前に切ってしまうことです。
電話は目上の人が先に切るという考えもあるため、先に電話を切ることは避けた方が良いでしょう。
電話を切る際は、相手が電話を切るのを待ってから、こちらも切るようにしましょう。

例文
「この度はお忙しいところ、ありがとうございました。それでは、失礼いたします。」

企業へ電話することに対して苦手意識のある方も、実際に電話する気持ちになって、シミュレーションしてみてください。
 

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