このページのまとめ
- 電話の基本的なマナーは、静かな場所でかけること、敬語を崩さないこと、相手が聞き取りやすい口調で話すこと、必ずメモを取ること
- 電話をかける時は時間に気をつけるとともに、用件をメモでまとめて漏れがないようにしておこう
- 電話を受ける時は、3コール以内を目安に取り、タイミングが悪かった場合は事情を伝えて自分からかけ直すのがベター
- もし留守電などにメッセージが入っていたら、どのようなケースでも早めにこちらからかけ直そう
アプリケーションやSNSなどコミュニケーションツールが普及したことに影響を受け、電話でのやりとりが苦手と感じる人は増えているようです。
しかし、就活中や就職後において、電話での連絡は必至。知らないうちに失礼な対応を取ってしまえば、ビジネスマナーができていないとマイナス評価をつけられてしまうこともあるでしょう。
今回は就職後にも役立つ、就活中の電話マナーをお伝えしていきます。
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電話の基本マナー
まずは電話をかける／受ける時、両方に共通する基本的な電話のマナーを学びましょう。
静かな場所でかける／受ける
騒がしい場所での電話は聞き取りづらく、上手く情報伝達ができません。電話は静かな場所でするのが基本です。
外出先などで電話連絡をしなければならない場合でも、できるだけ車や人通りが少なく、静かな環境を探して移動してください。
また、携帯電話でやりとりする時は、万が一連絡が途切れてしまった場合に備えて電波状況も気にしておくと良いでしょう。
敬語を意識する
どのような関係の相手でも、ビジネスシーンでは敬語でやりとりするのが基本です。
会話から親しみを感じる相手であっても敬語で話しましょう。この時、敬語に慣れていないと間違った日本語で話してしまいやすいので、日頃から意識して会話すると良いかもしれません。
相手が聞き取りやすい声で話す
声のトーンや話すスピード、滑舌など、相手が聞き取りやすいかどうかを意識してください。口調は自分の癖が出やすい部分なので、一人ではわかりづがいかもしれません。人との会話を録音して振り返る、友人や家族に協力を仰ぐなどして明るくはきはきと話せるよう練習してみましょう。
かけた方が先に切る
用件が済み、電話を切るタイミングで迷ったことはありませんか？実は、電話は「かけた方が先に切る」のがマナー。かけた方が「失礼いたします」と挨拶してスムーズに切ります。うけた方は相手が電話を切るまで待つのがマナーなので気をつけましょう。
必ずメモをとる
時間や場所、日付や電話番号などは必ずメモをとりましょう。
かけた側であっても、用件を伝えて決まったことのチェックやメモをしてください。復唱してからメモをとると間違いありません。相手の声を聞きとれなかった時は「もう一度お聞かせいただけますか」と聞き返しても大丈夫です。その場での礼儀が気になるかもしれませんが、ここで大切なのは「伝えられた情報に間違いがないようにすること」です。
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電話をかける時のポイント
こちらでは、電話をかける時のポイントをご紹介します。
時間に気を配る
相手が忙しい時間を避けてかけましょう。一般的に連絡するのにベターとされている時間は、平日の午前10時00分～午前11時30分頃と午後2時00分～午後4時30分頃まで。企業の営業時間中で、人手が薄くなる休憩時間や始業後すぐ、退勤間際の慌ただしい時間を避けることがマナーと覚えておきましょう。
用件をメモにまとめておく
電話中はメモをとるのが基本とお伝えしましたが、かける方はあらかじめ用件をメモにまとめておきましょう。
これは、伝え漏れを防ぐため。メモにまとめておかなかったことで、電話を切った後に伝え忘れが発覚し、再度連絡しなければならなくなったというケースもあります。
電話連絡は相手の時間を取ってしまうので、できるだけ簡潔に、1回の連絡で用件が伝わるようにしましょう。
取り次ぎがスムーズにできるようにする
相手が指定した電話番号にかけても、必ず本人が受けるわけではありません。企業のどの人が受けてもスムーズに取り次いでもらえるよう、自分から名乗り、取り次いでほしい相手の部署名、名前を伝えましょう。
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電話を受ける時のポイント
電話がかかってきた時にも注意すべきことはあります。
3コール以内に取る
できるだけ早くとるのがビジネスマナー。3コール以内が目安です。もし3コールで取れなかった時は、「お待たせいたしました」と添えてから名乗りましょう。
かかってきたタイミングで出られなかった場合
電車など電話できない場所や、外出先で聞き取りづらいような所にいる時は、事情を話して一度切り、自分からかけ直しましょう。
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折り返しの電話の仕方
就活中は、外出先や用事などで企業からの連絡にすぐに出られず、人事から留守電に伝言が入っていることもあります。企業側があらかじめ「こちらからかけ直します」とメッセージが入っていることもありますが、どのようなケースであっても伝言を聞いたらすぐに自分からかけ直した方が良いでしょう。
ただし、お伝えしたように企業の営業時間中であること、始業開始すぐやランチタイム、定時時刻間際などは避けることを忘れずに。
もしかけ直す必要がある時は、こちらに記載したトーク例を参考に落ち着いて連絡してください。
折り返し電話のトーク例
取り次ぎ
「お世話になっております。わたくし○○大学○○学部の○○と申します。
先ほど（先日）○○部○○課の○○様からお電話をいただきました。恐れ入りますが、○○様にお取り次ぎ願えますでしょうか？」
本人への取り次ぎ後
「お忙しいところ恐れ入ります。わたくし、先ほど（先日）お電話をいただいた○○大学○○学部の○○と申します。先ほど（先日）はお電話をいただきありがとうございました。今、お時間よろしいでしょうか？」
相手が不在の場合
「承知いたしました。○○様は何時頃お戻りでしょうか？………ありがとうございます。では○時頃、こちらからあらためてお電話させていただきます。よろしくお願いいたします。」
電話を切る時
「お忙しいところ、お時間をいただきましてありがとうございました。失礼いたします。」
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就活時の電話の基本マナーをご紹介してきましたが、いかがでしたか？面接後に連絡があるとわかっていても、心の準備をしていないと、うっかりマナー違反な対応を取ってしまうことがあるかもしれません。
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