このページのまとめ
- メールの文末に締めの言葉がないと、社会人としての常識がないと思われる
- メールが丁寧な言葉で締められると、文章のメリハリが良くなり好印象を与えられる
- メールの締めは恒常化しがちなので、季節ごとに締めの言葉を変えて差別化を図ると良い
- 英語でメールのやり取りをするときも、文末に締めの言葉を添えるのがマナー
- 内定が決まったら、大学の先生やお世話になった人に報告のメールを送る
就活では、説明会の予約や面接日程の調整をメールでやり取りすることがあります。メールは直接選考に影響することはないとはいえ、書き方によってはその人の印象を大きく左右するもの。冒頭、文中は適切だったとしても、締めの言葉がビジネスに相応しくない表現だと、一気に台無しになってしまいます。このコラムでは、メールの文末に相応しい締めの言葉についてご紹介。社会人には欠かせないメールのマナーをマスターしましょう！
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メールの締めの言葉とは
ビジネスメールにおいて、締めの言葉はとても重要です。メールに締めの言葉が入っていないと、文面が中途半端になってしまいます。就活中は特に、企業と説明会の予約や面接日程の調整をする際のメールに締めの言葉がないと、社会人としての常識が欠けると思われかねません。メールは直接選考に影響することはないとはいえ、書き方によってはその人の印象を大きく左右する要素。しっかりとメールの締めに相応しい言葉を添え、良識ある社会人としての資質を見せてほかの就活生と差をつけましょう。
とはいえ、メールの締めにはどういった言葉を添えるのが相応しいのか知らない就活生は少なくありません。社会人としての礼節を持って接することは、社会に出てからも役立ちますので、就活が本格的に始まる前に覚えておきましょう。
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メールの締めの例
締めの言葉は、メールの内容によって変えましょう。一例をご紹介していきます。
お願いしたとき
「何卒よろしくお願いいたします」
「お忙しい中恐れ入りますが、よろしくお願いいたします」
「引き続きよろしくお願いいたします」
「以上、どうぞよろしくお願いいたします」
「誠に勝手なお願いではございますが、よろしくお願いいたします」
検討して欲しいとき
「ご確認のほど、よろしくお願いいたします」
「ご検討のほど、よろしくお願いいたします」
「ご考慮のほど、よろしくお願いいたします」
「お手数をおかけしますが、ご検討いただると幸いです」
「お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます」
返信が欲しいとき
「お手数ですが、ご返信をいただけますと幸いです」
「お手数ですが、ご指示をいただけますと幸いです」
「お忙しい中恐れ入りますが、ご回答をお待ちしております」
「ご連絡をいただけますよう、よろしくお願い申し上げます」
返信不要のとき
「ご確認いただけましたら、ご返信は不要です」
「何か不都合がありましたら、ご連絡いただけると幸いです」
「特に問題がない場合は、ご返信には及びません」
謝罪したとき
「ご迷惑をおかけいたしましたことを、深くお詫び申し上げます」
「メールでのご連絡となりますことを、深くお詫び申し上げます」
お礼したとき
「今後ともよろしくお願いいたします」
「貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます」
メールの文末に「よろしくお願いいたします」といった、丁寧な言葉があるだけで文章のメリハリが良くなります。逆にいえば、文末になにもないと、相手にマイナスイメージを与える可能性があるということです。メール本文に相応しい締めの言葉を添えて、採用担当者に好印象を与えましょう。
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季節ごとの締めの言葉
メールの締めは形式的になりがちです。印象に残るメールにしたいのなら、季節ごとに締めの言葉を変え、差別化を図りましょう。こちらでは、季節別の締めの言葉の例を紹介していきます。
春（3月・4月・5月）
「新年度を迎える時期でお忙しい毎日かと存じますが、何卒よろしくお願いいたします」
「新年度を迎えてお忙しい時期かとは存じますが、どうぞよろしくお願いいたします」
「風薫る5月、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます」
夏（6月・7月・8月）
「爽やかな初夏のみぎり、皆様のご健康とご多幸をお祈り申し上げます」
「梅雨明けと共に、暑さが本格化してきました。皆様ご壮健にてこの夏を乗り切られますようお願い申し上げます」
「残暑なお厳しき折柄、皆様方のご無事息災を心よりお祈り申し上げます」
秋（9月・10月・11月）
「しばらくは残暑が続くようですので、くれぐれも体調を崩されませぬよう、お気を付けください」
「秋が深まる今日この頃。皆様のご健康とご活躍を心よりお祈り申し上げます」
「年末に向けてご多忙かと存じますが、今後もご支援ご厚情を賜りますようよろしくお願い申し上げます」
冬（12月・1月・2月）
「来年もご支援ご厚情を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます」
「昨年は大変お世話になりました。本年もよろしくお願いいたします」
「寒さの中にも春の兆しが感じられる昨今、皆様のますますのご健勝を心よりお祈りいたしております」
メールの締めで季節に応じた言葉を使う場合、単に今の季節に合った締めの言葉を使えば良いわけではありません。ときに体調を気遣ったり、状況を慮ったりしたうえで、一番しっくりくる言葉を選ぶことが大切です。
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英語でメールのやり取りをする場合
就活生のなかには外資系の企業や海外就職を目指す方もいるでしょう。そういった方たちは英語でメールをやり取りする機会があります。英語でもメールを書く際は、文末に締めの言葉を添えるのがマナーです。こちらでは、英語でメールのやり取りをする場合、相応しい締めの英語のフレーズをご紹介します。
「敬具」を意味する英語の締め
「Yours sincerely」
「Sincerely yours」
「Sincerely」は、直訳すると「真心込めて」という意味のフレーズです。はじめてコンタクトを取る相手や上司、取引先など、社を代表して誠意を示すメールを送るときによく用いられます。「Yours sincerely」は「Sincerely yours」よりも少々堅い印象を与えるので、相手によって使い分けてみましょう。
「感謝します」を意味する英語の締め
「Kind regards」
「Warm regards」
「Regards」は、直訳すると「敬意を込めて」という意味のフレーズです。丁寧でありながら「Sincerely」よりも柔らかい印象を与えることができます。何度かメールのやり取りをしている相手に対して使うと良いでしょう。思いやりや温かさが伝わります。
「ありがとうございます」を意味する英語の締め
「Many thanks」
「Thank you very much」
「Many thanks」は直訳すると「いろいろありがとうございます」という意味のフレーズです。一見カジュアルにな言葉に感じられますが、「Thank you in advance」や「Thank you very much」の短縮形に相当する結びのフレーズで、英語のメールの締め言葉としてよく使われています。
「よろしくお願いします」を意味する英語の締め
「I am looking forward to working with you」
「I hope that we will do great business together」
日本人にとって「よろしくお願いします」は定番の表現ですが、英語にはこのような言い回しはありません。「よろしくお願いします」と伝えたいときは、上記のようなフレーズを使ってみましょう。
「I am looking forward to working with you」は「一緒にお仕事できる日を楽しみにしています」。「I hope that we will do great business together」は「一緒に素晴らしいビジネスを築いてくことを期待しております」という意味です。
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ビジネスメールの基本マナーを押さえよう
締めの言葉を理解したら、次はビジネスメールの基本的なマナーをマスターしましょう。就活では面接だけではなく、メールの印象が評価に影響することがあります。あまりにも返信が遅かったり、言葉づかいが雑だったりすると、不採用になりかねません。反対に、マナーを守った分かりやすいメールは「仕事ができそう」という好印象を与えます。選考中の評価を落とさず印象アップするために、まずは基本のルールを押さえましょう。
就活にふさわしいアドレス
時折、プライベートのアドレスに恋人やペットの名前を入れている方がいますが、就活で使うアドレスはビジネスに相応しいものにしましょう。最も無難なのは、自分の名前や誕生日を入れたアドレスです。たとえば「tarou.tanaka0513@×××.com」などが良いでしょう。就活とプライベートのアドレスを使い分けると、企業からのメールを見落とさない、メールの整理がしやすいというメリットがあります。
顔文字や絵文字は使わない
どんなにフランクな企業であっても、就活中のメールに顔文字や絵文字、（笑）などの表現を使ってはいけません。OB・OGに対するメールも同様で、就活中のメールはすべてビジネスメールである意識を持ちましょう。中には「読みやすいように」と文字を太くしたり色をつけたりする方がいますが、相手のブラウザによっては、意図どおりに反映されないことがあります。また、そもそも色文字や太文字は正式なビジネスメールに相応しくないとされるので、就活中の使用は控えましょう。
返信は24時間以内
ビジネスの世界では、メールの返信は24時間以内が常識。メールを見たらすぐに返信する癖をつけてください。ただ、深夜のメールは「生活習慣が乱れている」といった印象を持つ方もいるので、夜中にメールに気づいた時は、翌日の午前中に返信すると良いでしょう。すぐに返事ができない場合は「△日までにご返信いたします」と取り急ぎの返信を行い、メールを確認していることを伝えるのがマナーです。
Re：は残して返信する
企業からのメールに返信する時は、Re：と件名は残したままで構いません。そのほうが企業側が何のメールかすぐに分かり、過去の履歴が辿りやすくなるからです。件名が隠れるくらいRe：が増えてきたら、適当な数を削除しましょう。メールの話題が変わったときはRe：をやめて、内容に合った件名に書き換えてください。
件名は分かりやすく
ビジネスメールの件名は簡潔で分かりやすいことが第一。「ご連絡ありがとうございました」「お世話になっております」と挨拶を件名にする人がいますが、これではどんな内容のメールなのか分かりません。件名はメールの内容を端的に表す文章を入れましょう。たとえば、面接後のお礼メールであれば「採用面接のお礼（大学名 名前）」。面接日程の調整メールであれば「面接日程調整のお願い（大学名 名前）」などが適切です。誰からのメールかすぐに分かるように、大学名と名前を入れるとなお良いでしょう。
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メールの流れを覚えよう
メールの基本的な構成は「宛先・挨拶・用件・締め・署名」です。それぞれの書き方のポイントを確認していきましょう。
宛先
会社名は（株）などと略さずに正式名称を記入します。続けて部署名と担当者名を入力。担当者の個人名が分らないときは「採用ご担当者様」で問題ありません。
挨拶
メールの書き出しは「お世話になっております」が基本。初めてメールする際は「お世話になります」としましょう。その後に、大学名と氏名を名乗ります。
用件
用件は分かりやすく簡潔な文章で伝えます。改行や段落を意識し、読みやすい文面に仕上げましょう。
締め
メールを読んでくれた相手への感謝を伝えます。締めがないとメールが中途半端で不躾な印象になるので、必ず締めの言葉を入れてください。基本は「お願いいたします」ですが、ほかにのバリエーションについては次の項目でご紹介します。
署名
メールの最後には自分の連絡先を明記します。署名の内容は、大学名・学部名・氏名・住所・電話番号・メールアドレスです。
-----------------------------------
△△大学△△学部△△学科 田中太郎
〒000-0000
△△県△△市△△町△△
自宅TEL：000-0000-0000
携帯電話：000-0000-0000
E-mail：tarou.tanaka0513@×××.com
-----------------------------------
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メールの例文を確認しよう
ここでは状況別に、メールの例文を確認していきましょう。
面接後のお礼メール
件名：面接のお礼（△△大学 田中太郎）
本文：
株式会社◎◎
人事部 □□様
お世話になっております。本日面接をしていただきました、△△大学の田中太郎と申します。本日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
△△様から営業職が顧客に向き合う姿勢や、必要なスキルについて詳しく伺うことで、より一層貴社で自分の力を発揮したいという思いが強くなりました。
取り急ぎ、面接のお礼をさせていただきたく、メールいたしました。
末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
面接の日程調整依頼メール
件名：面接日程調整のお願い（△△大学 田中太郎）
本文：
株式会社◎◎
人事部 □□様
お世話になります。△△大学の田中太郎と申します。
書類選考の通過と面接日程のご連絡、誠にありがとうございました。
ご提示いただいた日程の中から、次の日程でお伺いさせていただけますでしょうか。
△月△日（△曜日）△時
お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
内定承諾のメール
件名：先方の件名をそのままにしておく
本文：
株式会社◎◎
人事部 □□様
お世話になっております。△△大学の田中太郎と申します。
この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
内定をお受けいたしますことを、ご返信申し上げます。
一日も早く戦力となって貴社に貢献できるよう、努力して参ります。
今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。
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先生に送る内定の報告のメール
就職活動の努力が実り、内定が決まったら大学の先生に報告のメールを送りましょう。
内定報告メール例文
件名：採用試験結果のご報告 （学校名・学部名・氏名）
本文：
□□□□先生（教授）
お世話になっております。
△△大学△△学部△△学科の田中太郎と申します。
先日はご多忙の中、就職活動のご相談について貴重なお時間とご助言をいただき、誠にありがとうございました。
おかげさまで、株式会社◎◎より内定通知をいただくことができました。
これもひとえに□□先生のアドバイスのおかげと大変感謝しております。
まだまだ未熟ではございますが、社会人としての自覚を持ち、一日も早く一人前の仕事ができるように精進して参ります。まだまだ半人前の私ですが、卒業までの間、より一層勉学に励んでいきますので今後も何卒よろしくお願い申し上げます。
重ねて、心よりお礼申し上げます。 この度は誠にありがとうございました。
内定報告は大学の先生だけにすれば良いわけではありません。就活中に相談に乗ってくれたり、面接の練習やESの添削をしてくれたり、何かと協力してくれた方は結果がどうなったかを気にかけてくれているはずです。そういったお世話になった方がいたら、内定報告をし、感謝の気持ちを伝えましょう。
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