就活の質問メールの書き方を解説！マナー・注意点とケース別例文を紹介

就活を進めるなかで疑問がありメールで企業に質問したいとき、どのような書き方をすれば良いか分からず戸惑ってしまう人もいるはずです。就活に関する質問をする場合でも、メールではビジネスマナーを守ることが大切。

この記事では、就活で企業に質問したいときの例文をケース別にまとめました。また、ビジネスメールの書き方や注意すべきポイントについて解説しているので、メール作成の参考にしてみてください。

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就活の質問メールではビジネスマナーが重要

企業に質問メールを送る際は、ビジネスマナーを意識することが重要です。応募先企業にマナーを欠いたメールを送ると、失礼になるだけでなく、「ビジネスマナーが身についていない」と評価される可能性もあります。

厚生労働省の「令和５年若年者雇用実態調査の概況」によると、企業が新卒を採用する際に「職業意識・勤労意欲・チャレンジ精神」のほかに、「マナー・社会常識」も重視していることが分かりました。

企業が新卒を採用する際に重視すること	割合
職業意識・勤労意欲・チャレンジ精神	79.3％
コミュニケーション能力	74.8％
マナー・社会常識	58.6％

参照：厚生労働省「令和５年若年者雇用実態調査の概況　表４採用区分、若年正社員の採用選考の有無及び採用選考にあたり重視した点別事業所割合」

つまり、質問メールのマナーを守ることは、採用にも効果的に働く可能性があるのです。

また、相手が分かりやすい書き方にすることもマナーの一つです。企業の採用担当者は、1日に数十通を超えるメールを受け取ることがあります。用件が伝わりにくいメールは、「重要度が低い」と判断されて対応が後回しになる場合もあるでしょう。

書類選考の通過メールについては「書類選考通過メールの返信マナーを解説！印象をよくするコツや例文も紹介」を参考にしてみてください。

参照元
厚生労働省
令和５年若年者雇用実態調査の概況

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就活の質問メールの基本型とシーン別の例文を紹介

就活で企業に質問メールを送る際の例文を紹介します。「質問したいことは決まっているけど、どう丁寧に文章化すれば良いか分からない…」という方は、ぜひご覧ください。

就活の質問メールの基本型

まずは、あらゆる質問に応用できる基本の型です。この構成を崩さなければ、マナー違反になることはありません。

件名：【ご質問】○○について（キャリアチケット大学　氏名）

○○株式会社

人事部　新卒採用ご担当者様
お世話になっております。

キャリアチケット大学□□学部△年の氏名と申します。

本日は、○○についてお伺いしたくご連絡いたしました。

（ここに質問内容を簡潔に書く。
結論→理由の順で書くと分かりやすい）

ご多忙の折恐れ入りますが、ご回答いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

--------------------------------------------------
キャリアチケット大学○○学部□□学科△年
氏名
e-mail：△△@△△
TEL：△△-△△-△△
--------------------------------------------------

面接での待ち合わせ場所を質問するメール例文

面接での待ち合わせ場所を尋ねるシンプルなメールの例です。

件名：二次面接の集合場所に関する質問（キャリアチケット大学　氏名）

○○株式会社
人事部　××様　△△様

お世話になっております。
先日一次面接のお時間をいただきました、
キャリアチケット大学□□学部△年の氏名と申します。

この度、7月1日の二次面接の集合場所についてお伺いしたく、ご連絡させていただきました。

ご多忙の折恐れ入りますが、ご教示いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

--------------------------------------------------
キャリアチケット大学○○学部□□学科△年
氏名
e-mail：△△@△△
TEL：△△-△△-△△
--------------------------------------------------

就活イベントでの服装を質問するメール例文

以下に就活イベントの服装に関する質問メールの例を挙げます。質問の理由などを添えたい場合は参考にしてみてください。

件名：【ご質問】座談会での服装について（キャリアチケット大学　氏名）

株式会社○○
人事部　採用課御中

お世話になっております。
キャリアチケット大学□□学部△年の氏名と申します。
6月1日の座談会のご案内をいただき、誠にありがとうございます。

座談会での服装についてお尋ねしたく、ご連絡差し上げました。
ご案内のメールに「服装：ビジネスカジュアル」と記載されていましたが、直前にスーツを着用する用事があるため、スーツでお伺いしても差し支えないでしょうか。

お忙しいところお手数をおかけして恐縮ですが、ご返信をいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

--------------------------------------------------
キャリアチケット大学○○学部□□学科△年
氏名
e-mail：△△@△△
TEL：△△-△△-△△
--------------------------------------------------

複数の質問がある場合のメール例文

同時に複数の質問をしたい場合は、箇条書きにすると見やすくなります。以下の例文で確認してみましょう。

件名：【質問】エントリーシートに関して（キャリアチケット大学　氏名）

○○株式会社
人事部　採用チームご担当者様　

お世話になっております。
キャリアチケット大学□□学部△年の氏名と申します。

先日は企業説明会で大変お世話になり、ありがとうございました。
ぜひ貴社にエントリーさせていただきたく、準備を進めております。

エントリーシートに関して3点お伺いしたいことがあり、ご連絡させていただきました。

（1）△△が複数ある場合、すべて記入した方がよろしいでしょうか。
（2）～～に関しては、○○について記載しても差し支えないでしょうか。
（3）添付書類の□□は、××でよろしいでしょうか。

ご多忙のところ大変お手数ですが、ご回答いただけますようお願い申し上げます。

--------------------------------------------------
キャリアチケット大学○○学部□□学科△年
氏名
e-mail：△△@△△
TEL：△△-△△-△△
--------------------------------------------------

回答に対するお礼メール例文

企業から回答がきたら、そのメールに対してお礼のメールを送ります。お礼メールはできるだけ早く送りましょう。

件名：Re:○○についての質問

○○株式会社
人事部　××様

お世話になります。キャリアチケット大学□□学部の氏名です。

お忙しい中、ご連絡いただきましてありがとうございます。
○○様のお答えくださった内容により、疑問が解消されました。

また、より一層貴社への興味が増し、活躍したいという思いが一段と強くなりました。
ご丁寧な回答に、心より感謝申し上げます。

--------------------------------------------------
キャリアチケット大学○○学部□□学科△年
氏名
e-mail：△△@△△
TEL：△△-△△-△△
--------------------------------------------------

また、メールの返信をする際は、件名は変えずに送ります。「Re:」もそのままにしましょう。

企業から質問された場合の返信メール例文

企業からメールで質問されたときは、どのように返信したら良いか分からない方もいるでしょう。以下は、企業から面接の日程について尋ねられた場合の返信例です。

件名：Re:面接の日程調整について

○○株式会社
人事部　××様

お世話になっております。
キャリアチケット大学□□学部の氏名です。

面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

以下の日程で面接にお伺いできます。

>7月1日（木）10時

面接でお会いできるのを心待ちにしております。
どうぞよろしくお願いいたします。

--------------------------------------------------
キャリアチケット大学○○学部□□学科△年
氏名
e-mail：△△@△△
TEL：△△-△△-△△
--------------------------------------------------

以上の例のように、挨拶に続いて連絡をくれたことに対するお礼を述べると好印象を与えられるでしょう。
行頭に「＞」記号を付けると、相手のメールを引用している部分であることが明確になります。

日程の変更について質問したい場合のメール例文

ここでは、大学の授業や体調不良、他社の選考と重なったなどのやむを得ない事情で日程変更をお願いする場合のメール例文を紹介します。
謝罪をしつつ、代わりの日程を3候補以上提示するのが大切なポイントです。

件名：【ご相談】一次面接の日程変更のお願い（キャリアチケット大学　氏名）

○○株式会社
人事部　採用担当　××様

お世話になっております。
キャリアチケット大学□□学部△年の氏名と申します。

この度は、一次面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただきました日程につきまして、確認させていただきました。

大変恐縮ながら、ご指定いただいた日時は大学の講義と重なっており、お伺いすることが難しい状況です。
こちらの都合で大変申し訳ございませんが、もし可能でしたら、以下の日程で再調整をお願いできませんでしょうか。

【面接希望日程】
・7月5日（月）　13:00～17:00
・7月6日（火）　10:00～15:00
・7月8日（木）　終日可能

上記日程が難しい場合は、××様のご都合の良い日時をご提示いただけますと幸いです。

ご多忙の折、お手数をおかけして誠に申し訳ございません。
何卒ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。

--------------------------------------------------
キャリアチケット大学○○学部□□学科△年
氏名
e-mail：△△@△△
TEL：△△-△△-△△
--------------------------------------------------

返信が来ない場合に状況を質問する際のメール例文

質問メールを送ってから3営業日以上経過しても返信がない場合には、状況を伺うためのメールを送ります。その際は、相手を責めない文面にするのがマナーです。

件名：【再送】二次面接の集合場所に関する質問（キャリアチケット大学　氏名）

○○株式会社
人事部　××様

お世話になっております。
キャリアチケット大学□□学部△年の氏名と申します。

お忙しいところ度々のご連絡となり、大変恐縮です。

○月○日にお送りいたしました、
二次面接の集合場所に関する件につきまして、ご確認いただけておりますでしょうか。

私のメールシステム等の不具合により、メールが届いていない可能性も考えられましたため、念のため再送させていただきました。

（※前回のメール内容を貼り付けるか、引用で残す）

ご多忙中とは存じますが、面接日が近づいておりますため、ご確認いただけますと幸いです。

行き違いでご連絡をいただいておりましたら、何卒ご容赦ください。
どうぞよろしくお願いいたします。

--------------------------------------------------
キャリアチケット大学○○学部□□学科△年
氏名
e-mail：△△@△△
TEL：△△-△△-△△
--------------------------------------------------

「誰も教えてくれない就活メールの基本！そのまま使えるパターン別例文をご紹介！」の記事では、就活メールの基本を詳しく紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

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就活で質問メールを作成する8つの手順

企業宛の質問メールは以下の8つの手順で作成すると、ビジネスマナーを守りつつ分かりやすいメールを作成できるでしょう。

1.簡潔な件名を付ける

メールの件名は、質問内容がひと目で分かるよう簡潔に記載します。「エントリーシート提出時の必要書類の件」のように、具体的に書かれていると担当者がメールを開封しやすくなるでしょう。

【ご質問】説明会での服装について（キャリアチケット大学　氏名）

上記のように、用件に続いて大学名と氏名を入れると、誰からのメールなのかすぐに把握してもらえます。本題とは括弧で区切ると見やすくなるでしょう。

2.宛先・宛名・敬称を正しく記載する

本文の最初に相手の会社名、所属部署、氏名などの宛名を正確に記入しましょう。以下に記入例を示します。

・「○○株式会社 人事部 ××様」
・「○○株式会社 人事部 新卒採用ご担当者様」
・「○○株式会社 人事部 採用課御中」

相手の氏名が分からない場合は、上記のように「新卒採用ご担当者様」としましょう。部署宛に送る場合の敬称は、郵送物と同じく「様」ではなく「御中」です。

3.挨拶文を入れる

宛名の次に1行空けて挨拶文を入れます。面識のない相手に送る場合は「はじめまして」もしくは「お世話になります」、面識がある場合は「お世話になっております」と書きましょう。

4.自分の名前と所属を書く

挨拶文に続き、自分の名前と所属を書きます。
「○○大学□□学部の××です」や「会社説明会でお世話になりました、○○大学□□学部△年の××と申します」といった書き方が分かりやすいでしょう。

5.質問内容を簡潔に記載する

相手が分かりやすいよう、用件を端的にまとめましょう。結論を先に書き、続いて理由や経緯を述べると伝わりやすくなります。

結論を先に伝えることは、ビジネスマナーとして大切なポイントです。「就活マナーの基本を解説！失敗しないための準備と対策」の記事では就活マナーを解説しているので、ぜひチェックしてみてください。

6.結びの挨拶文を入れる

最後に一言、お礼や相手を思いやる挨拶文を添えます。以下のような挨拶が一般的です。

・「大変お忙しいと存じますが、ご連絡いただければ幸いです」
・「ご多忙の折恐れ入りますが、ご返信いただけますと幸いです」
・「お手数をおかけいたしますが、ご回答のほど‌何卒よろしくお願い申し上げます」

次に会う予定が決まっている場合は、「○○でお会いできるのを心待ちにしております」といった文言を入れましょう。

7.連絡先を含む「署名」を付ける

署名とは、メールの末尾に入れる送信者の情報のことです。メールを受け取った企業の担当者は署名を見て就活生と連絡をとるので、署名に連絡先を明記しましょう。

署名に入れる内容は、以下のとおりです。

・所属（大学名、学部、学科、学年）
・氏名
・メールアドレス
・郵便番号と住所
・連絡が取りやすい電話番号

罫線やハイフン記号で署名の情報を囲み、本文と区別できるようにしましょう。

--------------------------------------------------
キャリアチケット大学○○学部□□学科△年
氏名
e-mail：△△@△△
TEL：△△-△△-△△
--------------------------------------------------

メールに署名を付けるのはビジネスマナーの基本でもあるので、忘れないように記載しましょう。
あらかじめ署名を作り、自動出力の設定をしておくと、メールの文末に自動的に署名が入るようになって便利です。

8.メールアドレスの間違いや誤字・脱字がないかチェックする

宛先のメールアドレスはよく確認しましょう。メールの誤送信があると、情報漏洩などのトラブルにつながる可能性があるので、企業はメールアドレスのミスに敏感になっています。送信先の間違いによって企業からの信頼を失うことがないよう、くれぐれも注意しましょう。

メールの件名や本文に関しては、誤字・脱字や敬語の間違いなどがないかチェックします。特に、宛名や敬称の間違いは失礼にあたるので念入りに見直しましょう。ミスが多いと、「注意力がないのでは？」「丁寧な仕事ができないのでは？」などと企業の担当者にマイナスな印象を持たれてしまうこともあります。
敬語に自信が持てない場合は、就職エージェントのキャリアアドバイザーや、大学のキャリアセンターの担当者などに確認してもらいましょう。

就活メールの返信については「就活メールの件名の書き方を解説！【例文付き】」も参考にしてみてください。

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就活で質問メールを作成する際の注意点

就活で企業にメールを送る際には、内容以外にも気を付けるべきポイントがあります。以下の6つの点にも留意してメールを送ると、好印象につながるでしょう。

1.送信元のメールアドレスはシンプルなものを選ぶ

企業に送るときに使用する自分のメールアドレスは、名前などをベースにしたシンプルなものにするのがおすすめです。

仕事で使用するメールアドレスは、名前や担当業務などの文字列を含む分かりやすいものが一般的なので、奇抜なメールアドレスで送信すると企業の担当者が違和感を覚える可能性があります。
就活を始めたときにパソコンでもスマホでも見られるメールアドレスを1つ就活用に用意しておくと、管理がしやすくて便利です。

2.適度な改行や段落分けをして読みやすくする

ビジネスメールでは、適度に改行や段落分けをして見た目を整える必要があります。

特にスマホでメールを作成する場合は、パソコンの画面で開いても読みやすいよう、メールの本文を意識的に改行しましょう。1行の長さを35文字程度に収めると読みやすいといわれています。

3.絵文字や機種依存文字を使わない

ビジネスシーンでは、メールに絵文字や顔文字を使用するのはマナー違反とされています。

また、囲み数字や省略文字などの機種依存文字は正しく表示されなかったり、文字化けの原因になったりすることがあるので、企業宛のメールには入れない方が無難です。「！」や「？」などの記号も使用しないほうが落ち着いた印象になります。

4.深夜や早朝を避けて送信する

メールを送信する時間帯にも注意が必要です。会社のメールが担当者のスマホや携帯に転送される可能性もあるので、深夜から早朝までの時間帯はメールの送信を避けるのが望ましいでしょう。

また、深夜にメールを送信すると企業の担当者から「生活リズムが乱れている」と思われ、印象が悪くなることも考えられます。
アルバイトなどでどうしても送信が深夜になってしまう場合は、営業時間内に届くよう送信予約機能を活用しましょう。

5.回答をもらったらできるだけ早くお礼の返信をする

企業の担当者から回答のメールを受け取ったら、できるだけ早くお礼の返信をするよう心掛けましょう。具体的には24時間以内に返信するのがマナーとされています。

返信がないと、回答のメールが読まれたかどうか担当者に心配されてしまう可能性もあります。なお、返信の際には件名を変えず、「Re：」が付いた状態にしておくと返信であることが伝わりやすいです。

もし、就活のメールに返信するのが遅れてしまった場合は、お詫びをひと言添えます。「就活メールの返信はどこまですれば良い？遅れた場合の対応や注意点を解説」の記事では、返信が遅れた場合の対応方法を紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

6.企業とのメールのやりとりは自分からの返信で終わるよう心掛ける

企業とのメールのやりとりが続いた場合、できる限り自分からの返信で終了するよう心掛けましょう。ビジネスメールでは、依頼をした人（送信者）がやり取りを完了させるのが一般的とされているからです。

企業側が気遣って返信を続けてくれるときは、「ご多忙の折と存じますので、ご返信をいただくには及びません」などの挨拶を入れると、相手も気兼ねなくやりとりを終えられます。

「返信不要」の場合は返さなくて良い

メールに返信不要と書かれていた場合は、返信を返さなくても問題ありません。「業務が忙しいため、メールを確認する時間を省きたい」「学生に気を遣わせたくない」という企業側の意思があるためです。

この場合、さらに返信を送ってしまうと、かえって担当者の業務の手を止めてしまうことになりかねません。相手の意図を汲み取り、素直に従うこともビジネスマナーの一つです。

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避けるのが望ましい質問メールの内容

真剣に就活をするほど、企業に確認したいことは多く出てくることでしょう。企業に質問メールを送ること自体に問題はないのですが、中には直接問い合わせるのを避けたほうが良い内容もあります。
「気になるから」「分からないから」と安易に質問をする前に、自分で解決できる内容かどうかをしっかり確認しましょう。

自分で調べれば分かる内容

企業のWebサイトを見れば分かる内容や、企業からの案内状などに記載されている内容を質問するのは避けましょう。記載があるにもかかわらず質問をすると、「しっかり見ていない＝志望度が低い」「相手の時間を奪う意識が足りない」など、マイナス印象を与えることにつながります。

社会人になると、まずは自分で調べたり考えたりする姿勢が求められます。調べたうえで分からないことがあれば、質問内容に情報源や疑問に思った経緯を添えると相手が答えやすくなるでしょう。

企業への要求をする内容

選考の日程や場所などの変更を要求する内容は、できる限り避けましょう。企業は採用スケジュールに基づいて多数の就活生と調整を行っているので、1人の就活生に合わせて予定を変更するのはとても大変なことです。就活の予定を極力優先することが望ましいでしょう。

やむを得ない理由があって再調整のお願いをする場合は、以下の例のように丁寧な言葉でお詫びし、代わりの日程を可能な限り多く提示します。

「大変申し訳ございませんが、6月1日はどうしても都合がつきません。こちらの都合で恐縮ですが、6月3日以降の日程でご調整いただけますでしょうか。
お忙しい中、お手数をおかけして申し訳ございません。ご検討いただけますよう、よろしくお願い申し上げます」

問い合わせメールの書き方については、「就活における問い合わせメールの書き方とは？例文付きでご紹介！」も参考にしてください。

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就活で質問メールを送るのが不安なあなたへ

就活で質問メールを送りたいけど、「どんな文章で送れば良いだろう」「この内容で合っているかな」と不安に感じる方もいるでしょう。一人で就活を進めていると、メールの書き方や送信の時間帯など、マナーが分からず焦ってしまうことも考えられます。

もし、企業に質問メールを送りたいけど書き方が分からない場合は、就職エージェントのキャリアチケットにご相談ください。

キャリアチケット就職エージェントでは、就活に関するメールの添削を行っています。また、応募書類や面接対策など、企業選びから内定まで一貫してサポートするため、初めての就活に迷わず効率良く内定を得られるのがメリットです。
ご利用はすべて無料なので、お気軽にお問い合わせください。

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