このページのまとめ
- 就活では複数企業を同時に受けるため、選考辞退は仕方がない
- 辞退する時は電話で伝えるのがベスト
- 電話は就業時間内にかけるが、始業直後と退勤間際、昼休みは避ける
- 辞退理由は「一身上の理由」でOK
- メールは読み返して誤字脱字に注意
一度約束した面接を辞退したい時、どんなマナーに気をつければ良いのでしょうか？
コラムでは、就活中に悩む人が多い選考辞退の連絡方法についてご紹介します。
電話・メールそれぞれの例文を掲載したので、企業とのやり取りに迷った時はぜひ参考にしてください。
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選考辞退は仕方がない？
就活生は一度に複数の企業の選考を並行して受けていることが多く、内定が出たタイミングによっては「ほかの会社の選考を辞退したい」というケースもあるでしょう。
この時、「辞退を申し出たら担当者が怒るのでは？」と心配する人がいますが、通常は企業も理解してくれるのであまり心配はいりません。
企業側も学生が複数企業を受けているのは承知していますし、そのための選考辞退が発生するのも予想できることです。
学生が失礼のない対応をすれば、大きな問題は起こらないでしょう。
辞退する時に一番大切なのは、お詫びと今までに時間を割いてもらったことへの感謝を伝えること。お詫びと感謝を示すのは社会人の基本なので、丁寧な対応を心がけましょう。
辞退する企業だからと、当日キャンセルや無断キャンセルはしてはいけません。
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選考辞退する時の連絡方法
選考辞退する時の連絡方法は電話がベスト。メールはやり取りの記録が残るという利点がありますが、電話の方が丁寧と感じる人が多いためです。
特に面接の日程調整や結果通知を電話で連絡してくる企業の場合、社内では電話連絡が基本になっている可能性があります。そういった場合は、企業のやり方に合わせて電話で連絡するのが良いでしょう。
ただ、メールでの辞退がマナー違反というわけではないので、電話がつながらなかった場合や、選考まで日にちがある場合はメールでもOKです。
心配であればメールを送信した後に改めて電話で連絡する方法もあるので、状況に合わせて使い分けてください。
電話・メールのどちらで連絡するにしても、辞退すると決めた時点ですぐに伝えることが大切です。企業にかける迷惑を最小限にするためにも、早め早めの連絡を心がけましょう。
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基本のマナーを押さえよう
ここでは企業に連絡する時の基本のマナーをご紹介します。次の点に気をつけて、お互いが気持ちよくやりとりできるようにしてくだい。
電話をかける場所・時間帯
電話は周りがうるさくない静かな場所でかけます。電話をかける時間帯は就業時間内としますが、始業直後や退勤間際、お昼休みは避けてください。
用件は簡潔に伝える
電話・メールともに用件は簡潔に伝えるのが基本。特に電話は相手の時間をとっているので、名乗ったらすぐ本題に入りましょう。
メールは必ず見直しをする
宛名のミスは失礼にあたるので、必ず見直しをしてください。本文中の誤字脱字も印象は良くないので、1度以上は見直すようにしてください。
辞退理由は「一身上の理由」でOK
電話・メールともに辞退理由は「一身上の理由」と伝えれば問題ありません。電話では詳しい理由を聞かせて欲しいと言われることがありますが、その時は「他社で内定が出たから」と事実を伝えてOK。
ただし、「会社の雰囲気が悪かったから」「他社の方が魅力的に思えた」というような、相手が不快に感じる理由はあえて伝えないのがマナーです。
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電話・メールの例文を確認しよう
ここからは、選考辞退をする電話・メールの具体的な例文を確認していきます。
電話で選考辞退する時の会話例
「○月○日に面接のお約束をしております、○○大学の○○（氏名）と申します。大変勝手ではありますが、一身上の都合のため面接を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。これまでお時間をいただき大変感謝しております。貴重なお時間を割いて面接していただにもかかわらず、このようなお返事となり誠に申し訳ございません」
辞退理由を聞かれた場合の回答例
「別の企業から内定をいただき、自分の適性や希望するキャリアプランについてよく考えた結果、そちらの企業への入社を決めました」
メールで選考辞退する時の例文
件名：選考辞退のご連絡
○○株式会社
人事部
○○様
お世話になっております。○○大学の○○（氏名）と申します。
○月○日に面接のお時間をいただいておりましたが、一身上の都合により辞退させていただきたくご連絡申し上げました。
○○様をはじめ、貴社の皆様には貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなお返事となり誠に申し訳ございません。
本来は直接お伺いすべきところ、メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
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○○大学○○学部○○学科
○○○○（氏名）
電話：000-000-000
メール：○○○＠××.com
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メールの最後には自分の署名を入れるのがルールです。本文との境目がわかるように区切り線を入れ、大学・学部・学科名と氏名、電話番号、メールアドレスを記載しましょう。
メール後しばらくたっても返信がこない場合は、相手がメールを見落としている可能性があるので必ず電話で確認してください。
ここまで選考辞退の方法についてご紹介してきましたが、うまく伝えられそうでしょうか？
選考辞退を申し訳なく思う人は多いですが、冒頭でもご説明したとおり、企業は就活生が複数の企業を受けていることを知っていますし、辞退はある程度予想した上で採用計画を立てています。
選考辞退そのものが失礼にあたるわけではないので、誠意をもって対応すれば問題はないでしょう。
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