無料通話アプリの普及により、コミュニケーション手段はチャットツールがメインだという人はたくさん。特に新卒世代である若年層のメール離れは急激に増加しています。 ただし、就活で使用するのはチャットではなくメールです。そこで、メールを送る上でおさえておいて欲しいマナーや注意点についてご紹介。 普段なかなかメールを使用しないという方、ぜひ参考にしてみてください。
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就職活動で企業にメールを送る際のマナー
就活では、日程調整の連絡やお礼状など、企業とメールでやり取りをする機会が増えます。ビジネスマナーや敬語を正しく使い、失礼のないようメールを送ることが大切です。
採用担当者の印象アップを図るためのコツについて見ていきましょう。
・要件がわかる簡潔な件名
採用担当者は、1日に多くのビジネスメールを受信するもの。ほかのメールに埋もれないためにも、本文の内容を端的にまとめたタイトル＋自身の名前と大学名を入力してください。
・本文の最初に用件を伝える
冗長な文章で最後まで読まないと用件が分からない本文は、ビジネスシーンにおいて好ましくありません。
時間のない相手のことを考え、最初に用件を伝えます。また、読みやすいよう適宜改行を挟みましょう。
・返信はその日のうちに
基本的には24時間以内に返信するのがマナーです。その日中の返信が難しい場合は、「◯日までに検討し、ご連絡いたします」と回答しておきましょう。
・引用文は消さない
企業側はたくさんのメールをやり取りするため、何に対する返信なのかがひと目見て分からないのは時間のロス。
引用文はそのまま残しておきましょう。
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こんなところに注意！
注意点は以下のとおりです。
・返信の「Re：」は消さない
引用文同様、何についてのやり取りだったかが分かるものなので、消さずに残しておきます。
・アドレスに注意
恋人の名前やペットの名前などプライベート感の出るアドレスは避けましょう。大学の就活用アドレスがある場合はそちらを使用してください。
・敬語の使い方に注意
この機会に尊敬語や謙譲語、丁寧語をマスターしておきましょう。就活生の間はもちろん、社会人になったあとでも重宝します。
・記号を多用しない
！や？の重ね使いや♪など、ビジネスにふさわしくない記号や機種依存文字の使用は避けましょう。また、顔文字や「…」「汗」など、感情を記号や文字で表すのも好ましくありません。
・本文の終わりには署名を入力
署名はあなたの名刺代わり。必ず入れておきましょう。
覚えてしまえば簡単なことですが、実際にマナーや注意点を完璧に守ってメールのやり取りができている人は意外と少ないもの。
これらを守るだけで、ほかのライバルに差をつけられるチャンスなのでしっかり身につけておきましょう。
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就活メールの例文
マナーや注意点を踏まえ、例文を作成してみます。ぜひ参考にしてみてください。
・件名
面接のお礼 ◯◯大学 山田太郎
・宛名
◯◯株式会社人事部◯◯様
・本文
大変お世話になっております。
私、◯◯大学の山田太郎です。
本日はお忙しい中、面接の機会をいただきありがとうございました。
貴社の強みやビジョン、活かせるスキルなど、◯◯様からさまざまな貴重な意見を
いただくことができ、とても有意義な時間を過ごせました。
以前から貴社を第一志望としていましたが、面接を通じてますます貴社で働きたいという
思いが強くなりました。
取り急ぎ面接のお礼を申し上げたく、メールさせていただきました。
末筆ながら、貴社のますますのご発展とご多幸をお祈り申し上げます。
・署名
ーーーーーーーーーーーーーーーー
〇〇大学〇〇学科〇〇学部
山田太郎（やまだたろう）
〒123-4567
東京都△△区△丁目△△ー△
TEL：090-0000-0000
E-mail：Tarou.Yamada＠××××.ac.jp
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