【就活】企業向けメールの書き方や送信のマナーとは？例文付き

企業から評価される就活メールとはどのようなものでしょうか？自分の評価が悪いものにならないように、基本的なマナーをおさえておく必要があります。このコラムでは、メールの書き方や送るときの基本マナーとシチュエーション別の例文をご紹介していきます。企業から早くも「頼もしい」と感じてもらえるような、社会人としてふさわしいメールを送れるようになりましょう。

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就活メールの基本マナー

まずは、就活メールにおける基本的なマナーをご紹介します。

返信は24時間以内に送る

就職活動におけるメールは、基本的に見たらすぐに返信しましょう。遅くとも、受信してから24時間以内に返信するようにしてください。
日程調整が必要などですぐに返信できない場合には、「ご連絡ありがとうございます。◯日までにご返信します」という旨の、取り急ぎの返信をすることをおすすめします。

送信前に読み直す

メールに誤字・脱字があると「注意不足」「ちゃんとチェックをしていない」と思われてしまいます。
特に面接日時に記載ミスがあると、再度日程調整が必要になって相手に手間を取らせてしまうため、事前にしっかりと確認をしましょう。

送信時間に気をつける

返信する時間帯は、応募企業の営業時間中がベターです。もし、日中に授業があって返信できないという場合には、時間指定をして送信する「予約機能」を使って、翌日の午前中に返信すると良いでしょう。深夜帯に返信をして、「この人は、不規則な生活を送っている人なのだろうか」と余計な憶測を呼ばないようにするためです。

就活にふさわしいメールアドレスを使う

可能であれば、大学指定のメールアドレスを使用すると良いでしょう。大学指定のメールアドレスであれば、採用担当者はすぐに「◯◯大学の学生からだ」と分かります。また、大学で配布されているメールアドレスであればドメインが信頼できるため、企業側も安心して見ることができるでしょう。

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メールの基本構成と注意点

次に、就活メールの基本構成と、それぞれの注意点をご紹介していきます。
ビジネスメールでは、宛名、あいさつ、本文、締め、署名が基本の構成です。

宛名

「株式会社」「有限会社」といった法人格は省略せずに、企業の正式名称を記載しましょう。その後に、部署名、担当者名を続けます。部署や担当者名が分からない場合は、「採用ご担当者様」としておきましょう。

例）
株式会社◯◯
人事部　◯◯様

あいさつ

書き出しは「お世話になっております」が基本ですが、最初のメールのみ「お世話になります」とします。その後に、自分の所属と名前を名乗りましょう。

例）
お世話になっております。 ◯◯大学◯◯学部の◯◯です。

本文

改行や段落分けをしながら、分かりやすく簡潔な文章を心がけてみてください。詳しくは後述の例文の項目でご紹介します。

締め

「お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます」といった、相手が忙しい中読んでくれたことに対する感謝が伝わる言葉とともに締めると良いでしょう。

署名

名前、住所、メールアドレス、電話番号を記載してください。本文との境を分かりやすくするために「－」「＝」といった記号を使ってシンプルな線を入れることをおすすめします。
なお、相手からのメールに返信する場合は、過去のやりとりが本文中に残ると思いますが、これは消さずに残しておいて問題ありません。相手が、過去のメールを確認する可能性があるからです。

例）
=========
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
鈴木太郎（Suzuki Taro）
電話：00-111-2222
携帯：090-123-4567
Mail：T_Suzuki＠××××.ac.jp
=========

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シーン別就活メールの例文

シーン別にメールの例文をご紹介していきます。

面接日程調整のメール例文

面接日程の調整に関する連絡では、必ず面接の候補日をもらったお礼を述べること。また、確定したい面接日程を本文内に引用して、認識のズレがないことを伝えましょう。

選考辞退メール例文

選考を辞退する場合、まずは、通過連絡に対するお礼を述べ、すぐに選考辞退の旨を述べます。辞退理由はぼかしても構いません。
相手の好意を無にしてしまったことに対するお詫びを述べたあとに辞退の許しを乞う文言を添えると、より丁寧な印象になるでしょう。最後に、メールでの謝罪になったことについて断りを入れたら、定型句で文章を終えましょう。

内定承諾メール例文

内定連絡に対して承諾する返事を送るときは、内定を承諾する旨と、内定を受けたことに対するお礼を簡潔に述べます。また、返信する際に件名に付く「Re: 」は、そのまま残しておきましょう。

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