このページのまとめ
- 封筒の色は、大切な書類であることをアピールできる白が無難
- サイズは、書類を折る必要のない角形A4号、または角形2号
- 表面の宛名は、住所や企業名などは省略せずに正式名称で記載
- 指定の書類だけでなく、送付状も一緒に送るのがマナー
- 切手は郵便局の窓口で購入し、料金の過不足を避ける
就職活動が本格化すると、ESや履歴書などを企業に送付する機会が増えます。しかし、「封筒は何でもいいの？」「正しく書けるか不安」など、郵送方法に自信のない就活生は多いものです。
そこで今回は、書類を入れる封筒に注目し、選び方や書き方、郵送時の注意点についてご紹介しています。マナーある封筒で書類選考を突破できるよう、ぜひご覧ください。
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封筒の選び方は？
さまざまな色や大きさが存在する封筒。手紙を送るときやビジネス文書を送るときなど、用途に合わせて適した封筒を選ぶ必要があります。ESや履歴書を送付するのに最適な封筒とはどのようなものなのでしょうか。
まずは正しい封筒の選び方についてご紹介いたします。
色
茶色や白、黄色、ピンク、水色などカラーバリエーションは豊富ですが、ビジネスシーンで使用される封筒の色は主に茶色か白の2つです。ただし、就活において書類を送付する場合は白をおすすめします。
白は清潔できちんとした感じが伝わることに加え、ほかの書類と違って大切な書類であることをアピールすることができます。選ぶ際は中身が透けない厚手のものを購入しましょう。
サイズ
サイズは、ESや履歴書を折る必要のないA4サイズを選びます。角形A4号、または角形2号を購入しましょう。
ちなみに、使用するペンは油性のサインペンがおすすめです。ボールペンであれば封筒の大きさに対して細すぎますし、筆ペンは適さないとされています。
また、ペンの太さは0.7～1.6mm程度がベターです。細すぎても見えづらいですし、太すぎると細かい字を書きづらく主張しすぎる印象を与えてしまいます。
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封筒の書き方・表面
宛名は基本的に縦書きです。封筒の右から順番に以下の流れで記載をしましょう。
住所
封筒の右端に企業の住所を記入します。「1－23」などと省略せずに、「一丁目二三番地」と丁目や番地までしっかり書きましょう。住所が長くて2行にわたる場合は、行頭を空け1行目の文末と2行目の文末が揃うよう記入すると体裁が良く見えます。
縦書きのため、数字は漢数字で書くと良いでしょう。
宛名
封筒の中央より少し右よりに、正式名称で企業名を記入します。封筒中央には、住所よりも大きい文字で部署名と担当者名を記入。担当者名がフルネームで分かっている場合の敬称は「様」です。
担当者が不明で部署までしか分からない場合や、書類の送付先が「人事部」と指定されている場合は「様」ではなく「御中」と書きましょう。
履歴書在中
封筒の左下に、「履歴書在中」または「応募書類在中」と赤色のペンで記入します。大きさは、住所と同じくらいで差し支えないでしょう。手書きで記入することはもちろん、予め印刷されている封筒を使用しても大丈夫です。
文字のまわりを四角で囲むのは、厳密な決まりはないためどちらでも構いません。100円ショップにスタンプが販売されているので、そちらを用いても良いでしょう。
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封筒の書き方・裏面
裏面には自身の情報を記入します。書く場所は左下です。または封筒の中央線を軸にし、右側に住所、左側に氏名を書いても問題ありません。中央に記入する場合はやや下寄りに記入しましょう。
文字の大きさは、表面に書いた住所よりも小さめがベターです。
住所
自身の住所も、丁目や番地を略さずに正式名称で記入します。
氏名
住所の左隣に氏名を記入します。
日付
左端の上部に郵送する日付を記入します。
〆
書類の封入が完了したら封を糊付けして閉じます。テープでは郵送中に剥がれてしまう恐れがあるので糊がおすすめです。閉じ終わったら封の中央に「〆」マークを黒のペンで記入。
確かに封を閉じたという意味と、途中で開封されていないという意味を持ちます。
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郵送時に気をつけたいポイント
封筒のサイズや書き方のほかにも、ちょっとした気遣いで印象アップに繋がるポイントがいくつかありますのでご紹介いたします。
添え状を作成する
ESや履歴書などの必要な書類と一緒に、添え状を送ります。添え状とは、誰が誰にどのような書類をなぜ送ったのかを説明した文書です。送り状やカバーレターとも呼ばれており、必要書類だけを送付するのは失礼にあたるため必ず同封しましょう。
作成は、PCを使用し横書きで行います。添え状に記載する内容は以下のとおりです。
日付
A4サイズの紙の右上に送付する日付を記載します。
宛名
次の行の左上に企業名、部署名、担当者氏名を記載します。「様」と「御中」は使い分けましょう。
署名
次の行に右寄せで自身の大学名、学部、氏名、メールアドレス、電話番号を記載。1つの項目ごとに改行しましょう。
タイトル
次の行の中央に「応募書類の送付につきまして」などのタイトルを記載します。
本文
左端から頭語である「拝啓」でスタートし、時候の挨拶をはさみます。改行し用件を記載。さらに改行し、右端に結語である「敬具」と書きます。
送付内容
次の行の中央に「記」と書き、改行後左から箇条書きで送付する内容と枚数を記書きします。基本的には、上からエントリーシート・履歴書・その他企業指定の書類（あれば）を記載。
最後に、次の行の右下に「以上」と記載し完成です。
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順番どおりに封入する
送付状に記載した送付内容の順番で封入します。上から、送付状・エントリーシート・履歴書・企業指定の書類（あれば）です。名前や証明写真が上に来るようにし、汚れや折れなどを防止するためにも書類をクリアファイルに入れてから封入するようにしましょう。
正しい料金の切手を貼る
応募書類を入れた封筒に貼る切手の料金は、一般的には120円がほとんどです。しかし、企業から提出を求められた書類が多ければ重さも変わり、切手の料金が高くなる可能性があります。
料金が足りないと、受取人が不足分を徴収される、もしくは企業に届かず返送される恐れがあるでしょう。また、このくらいであれば届くだろうと、切手を多めに貼ることもおすすめしません。
企業に確実に届きはするものの、切手料金を超過することで「お金の管理ができない人」「大雑把な人」というマイナスの印象を与えてしまいます。
なるべく郵便局の窓口で送付する封筒の大きさ・重さに応じた切手を購入するようし、過不足が発生しないよう注意しましょう。
いかがでしたか？封筒は、企業の採用担当者が最初に目に入るものであり、あなたの第一印象を決めるアイテムの一つでもあります。細かいところまでしっかりマナーを守り、就活を有利に進めましょう。
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