このページのまとめ
- 24時間以内に返信する
- メールの件名や本文は変更せずそのまま返信する
- 用件はわかりやすく簡潔に伝える
- 面接の候補日は3つ以上提示する
- 面接日程を変更する場合は、なるべく早く連絡する
就活で選考が進むと、面接の日程調整で企業とメールのやり取りをする機会があります。「この内容で大丈夫かな……」「相手に失礼な内容になっていないだろうか」と不安を感じている方も多いのではないでしょうか。今回は、返信メールの基本マナーと企業に好印象を与えるポイントをお伝えします！
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就活メールの基本マナー
企業にメールを返信する際に押さえておくべき基本マナーをご紹介します。
24時間以内に返信
企業から連絡が来たら、できる限り速やかに返信をしましょう。メールの返信が遅いと「仕事の対応も遅い人なのではないか」というイメージを持たれてしまうだけではなく、ほかの応募者の面接日程調整にも支障が出てしまい、採用担当者に迷惑をかけてしまう可能性があります。「確認したらすぐに返信」が理想ですが、遅くとも24時間以内には返信できると良いでしょう。
もしも回答に時間がかかりそうであれば、遅れる理由と回答期日の目途を添えて、企業に「取り急ぎの返信メール」を送りましょう。
また、メールを送る時間帯は企業の営業時間に合わせることがポイント。10時～18時を目途に送信することを心がけましょう。
営業時間内にメールの送信ができない場合は、メールの送信日時を指定できる「送信予約機能」を使うと便利です。
Re:や件名、本文はそのままにして返信
メールを返信する際に、丁寧さを意識してタイトルの【Re:】を消したり件名を変更したりする方がいますが、こちらは不要です。
先方がメールを開いたときに要件が一目でわかるように、件名は【Re:】を含めたそのままの状態で返信しましょう。
メールのやり取りが続いてタイトルの【Re:】の数があまりにも多くなってしまう場合は、件名がしっかり見えるようにいくつか削除をしてもよいかと思います。
その際は、件名まで削除をしないように注意しましょう。
お礼を入れる
メールを送る際には、メール本文にお礼の言葉を入れましょう。
「面接日程のご調整をいただきましてありがとうございます」といったように一言お礼を添えることで、そのあとに続く本文を好意的な気持ちで読んでもらいやすくなります。
少しの気遣いが相手の気持ちや印象を左右するため、忘れずにお礼の気持ちを伝えることを意識しましょう。
用件は簡潔にまとめる
メールの本文は、相手が一目見た時に用件がすぐにわかるようにまとめることが重要です。
用件を整理しないまま長文のメールを送ると、何を言いたいのかがわかりづらく相手にストレスを感じさせてしまうかもしれません。
メールの冒頭でお礼を述べたら、「本日は〇〇の件でご連絡をいたしました」といったように、簡潔に用件を伝えることを心がけましょう。
宛名の間違いや誤字脱字がないかを確認する
メールの内容に誤りや誤字・脱字があると、採用担当者に「確認不足」「ケアレスミスが多い」というイメージを持たれてしまいます。
中でも企業名や担当者名の間違いは担当者の心証を大きく損なうだけではなく、入社意欲が低いと判断されかねません。
メールを作成したら、送信前に「宛先・宛名」「メールの内容」「誤字・脱字」のチェックをしっかり行いましょう。
顔文字、絵文字、文字装飾は使用しない
ビジネスメールでは、顔文字や絵文字、文字装飾の使用は控えましょう。
家族や友人へのメールには親しみを込めて顔文字や絵文字をつけることがありますが、企業担当者とのやり取りはあくまでもビジネスの場です。
連絡を取り合う中で少しずつ打ち解けてきたと感じても、節度を保ったメールを送ることを念頭に置きましょう。
ビジネスにふさわしいアドレスを使う
プライベートで使用しているアドレスで企業担当者とやり取りをする際に注意したいのが、「キラキラアドレス」。
過剰な記号や顔文字、キャラクター名、アーティスト名などが含まれたアドレスは、ビジネスメールにふさわしくないと判断されてしまう可能性があります。
「ビジネスに適したアドレスかどうかわからない」という方は、＠の前を自分の名前や誕生日などのシンプルなものにした「就活用アドレス」を別途作成するのがおすすめです。
プライベート用と就活用でアドレスを使い分けることで情報の整理がしやすくなり、必要なメールを探しやすくなるといった実用面でのメリットも。
プライベート用アドレスを使う場合は、「ビジネスシーンでも使えるか」という点を意識してみましょう。
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メールの基本的な構成
ビジネスメールの基本的な構成は、主に「件名」「宛名」「本文」「署名」の4つになります。
件名
企業から届いたメールに返信をする場合は、件名を変えずにそのままの状態で送信します。
自分から新規でメールを送る場合は、「1次面接日程調整のご連絡」「面接日時変更のご相談」といったように、用件がわかりやすい件名を作成しましょう。
宛名
宛名は「企業名」「部署名」「役職・担当者名」の順に記載します（役職が不明の場合は省略可）。
企業名は「株式会社」や「有限会社」の部分を省略せず、全て正式名称で記載しましょう。
担当者名の後には「様」を付けますが、特定の担当者がわからず、企業や部署、官公庁といった組織・団体に向けて送る場合は「御中」を使用します。
本文
まずは本文の冒頭で挨拶をし、氏名を名乗ります。
挨拶は初回に送る場合のみ「お世話になります」と記載し、その後のやり取りでは「いつもお世話になっております」に統一します。
選考の状況に応じて、「お世話になります。〇〇大学の●●（氏名）と申します。」「いつもお世話になっております。〇月〇日に貴社一次面接を受ける●●（氏名）と申します。」といったかたちで書き分けをしましょう。
また、用件を伝える前に、「お忙しい中面接のご連絡をいただきましてありがとうございます」「先日は一次面接のご対応をいただきましてありがとうございます」などのようにお礼を添えられるとよいでしょう。
署名
署名とは、メールの末尾に記載する、氏名や住所、電話番号といった「名刺代わり」になる情報をまとめたものです。
メールソフトの署名機能を使ってテンプレートを作成すると、毎回のメール送信時に署名が自動挿入されるので大変便利です。
メール送信のたびに署名を作成する手間が省けるので、ぜひ活用してみてください。
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面接日程を調整する時の注意
採用担当者とりやり取りで度々発生する、面接日程の調整・変更のメールを送る際の注意点をお伝えします。
自分から面接の希望日を送る場合は3つ以上の候補日を提示し、時間にも幅を持たせましょう。
「10時～11時」といったピンポイントな指定だと企業側が日程調整をしにくくなってしまう可能性があります。
「10時～15時」「10時～11時、15時～18時」などの複数の希望を出すことが難しい場合は、ある程度時間に余裕がある日にちを設定すると安心です。
また、一度決めた面接日程を変更したい場合は、速やかに企業に連絡し、丁寧に謝罪をしたうえで日時の変更ができるかを問い合わせましょう。
日時の希望があれば、「〇〇日と〇〇日のご都合はいかがでしょうか」というかたちで、あくまでも「相談」ベースで確認することがポイントです。
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日程調整メールの例
ここでは、下記3つのシチュエーション別に面接日程調整メールの作成例をご紹介します。
企業から候補日を提示された中から希望日を伝える場合
企業から面接の候補日をもらった場合は、そのお礼を伝えたうえで希望日時を伝えましょう。
また、その際には「●月●日（曜日）●●時より面接に伺います」といったように希望日時を本文内にしっかりと記載し、先方との間に認識の相違がないようにすることが重要です。
▼件名
【Re:】を含め、先方のメール件名を変えずにそのまま返信
▼本文
株式会社●●
総務部 部長 ●●様
お世話になっております。
●●大学の(氏名)と申します。
この度は面接日程調整のご連絡をいただきまして誠にありがとうございます。
いただいておりました候補日の中から、下記の日時でお伺いさせていただけますと幸いです。
●月●日（●）●時〜●時
お忙しい中お手数をおかけいたしますが、何卒宜しくお願い申し上げます。
▼署名
---------------------
○○大学○○学部○○学科
氏名
〒000‐0000
●●県●●市●●-●●（自宅住所）
電話：090-0000-0000
メールアドレス：××●●××@×××××.ne.jp
----------------------
自分から希望日を伝える場合
自分から面接日の希望を伝える場合は最低でも3つ以上の候補日を提示し、面接の終了時間を含んだ時間を設定することがポイントです。
▼件名
【Re:】を含め、先方のメール件名を変えずにそのまま返信
▼本文
株式会社●●
総務部 部長 ●●様
お世話になっております。
●●大学の(氏名)と申します。
この度は面接のご連絡をいただきましてありがとうございます。
面接の候補日をお送りいたしましたため、お手すきの際にご確認をいただけますと幸いです。
（1） ●月●日（●）●時〜●時
（2） ●月●日（●）●時〜●時
（3） ●月●日（●）●時〜●時
お手数をおかけいたしますが、何卒宜しくお願い申し上げます。
▼署名
---------------------
○○大学○○学部○○学科
氏名
〒000‐0000
●●県●●市●●-●●（自宅住所）
電話：090-0000-0000
メールアドレス：××●●××@×××××.ne.jp
----------------------
確定した日程の変更をお願いする場合
面接の日程変更は対応が遅くなるほど企業に迷惑がかかってしまうため、まずは電話で連絡をします。
そのうえで、採用担当者が不在であればメールにて連絡し、本文に「電話をしたが不在だった」という旨を添えるとよいでしょう。
面接日時を変更したい理由は特に説明する必要はないかと思いますが、自分の都合で相手に迷惑をかけてしまうことに対して真摯に謝ることが大切です。
また、日時の変更をしてもらえた場合は、メールの返信とあわせて面接当日にも冒頭で謝罪とお礼の言葉を伝えましょう。
▼件名
●月●日（曜日）●●時からの面接日程変更のご相談_氏名
▼本文
株式会社●●
総務部 部長 ●●様
お世話になっております。
●●大学の(氏名)と申します。
先ほどお電話を差し上げたところご不在とのことでしたので、取り急ぎメールにてご連絡をさせていただきました。
●月●日（曜日）●●時より●次面接に伺う予定となっておりますが、
こちらの日時でお伺いすることが難しくなってしまいました。
日程が確定した後ににご迷惑をおかけしてしまいまして大変申し訳ございません。
誠に恐縮ではございますが、もしも差しつかえなければ、以下の候補日の中で再度ご調整をいただくことは可能でしょうか。
（1） ●月●日（●）●時〜●時
（2） ●月●日（●）●時〜●時
（3） ●月●日（●）●時〜●時
ご多用の中お手数をおかけいたしまして大変恐れ入りますが、何卒宜しくお願いいたします。
▼署名
---------------------
○○大学○○学部○○学科
氏名
〒000‐0000
●●県●●市●●-●●（自宅住所）
電話：090-0000-0000
メールアドレス：××●●××@×××××.ne.jp
----------------------
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企業のメールを確認したら、必ず返信を送ろう！
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