就活メール例文14選！マナーや書き方・返信のポイントを紹介

就活で企業にメールを送る際に、「失礼な表現はない？」「敬語の使い方はこれで合っている？」と不安になる学生もいるでしょう。ビジネスメールに慣れていないうちは、誰もが緊張するものです。

この記事では、就活メールのマナーや基本構成、シチュエーション別の14の例文を紹介します。正しい就活メールの送り方をマスターし、自信をもって企業とのやり取りに臨みましょう。

かんたん1分！無料登録メールのマナーを教えてもらう

 

自分の価値観とあった企業に出会える！27卒のスカウト登録はこちら

 

就活メールの送り方に関する9つの基本マナー

就活におけるメールのやり取りには、学生同士とは異なるルールが存在します。

まずは、採用担当者に「社会人としての基礎がある」と信頼してもらうための基本マナー9つを確認し、土台を固めていきましょう。

1.就活用のメールアドレスを使用する

企業にメールを送るときは、シンプルなメールアドレスを使いましょう。「ニックネーム@～」や「好きな単語@～」などのアドレスはカジュアルな印象を与え、ビジネスの場にはふさわしくありません。就活で使用するメールアドレスは、以下のようなシンプルなものが無難です。

【例】
・「自分のフルネーム@～」
・「自分のフルネーム＋誕生日@～」

採用担当者は日々多くのメールを受け取るため、名前が入ったアドレスを使うことで、自分を識別してもらいやすくなるでしょう。

また、プライベート用の携帯アドレスではなく、大学指定のものや就活用に取得したフリーアドレス（Gmail、Yahoo!メールなど）を活用しましょう。専用のアドレスで就活の情報を一括管理することで、大切な通知の見落としを防ぎやすくなります。

2.返信は24時間以内を心掛ける

企業からメールを受信したら、できるだけ早く返信することが大切です。特に日程調整など、相手が回答を待っているのが明確な場合は、確認次第すぐに返信することを意識しましょう。迅速に対応することで、「仕事も丁寧で早そう」というポジティブな印象にもつながる可能性があります。

24時間以内に返信できないときは、メールの返信を保留にするのではなく、先に取り急ぎの連絡だけでもしてください。その際は、以下のように連絡すれば、採用担当者に事情が伝わりやすくなります。

ご連絡ありがとうございます。～の件につきましては、△日までにご連絡いたします。

もし、メールの見落としなどで返信が遅れてしまった場合は、「返信が遅くなり、大変失礼いたしました」とお詫びの言葉を添えて、気づいた時点でなるべく早めに返信しましょう。

メールを送信する時間帯に注意する

就活メールは24時間以内の返信が望ましいですが、時間帯にも考慮する必要があります。採用担当者によっては深夜の返信を非常識に感じる場合もあるので、できるだけ企業の営業時間内にメールを送りましょう。

授業やアルバイトなどで、平日の日中になかなか返信ができないという場合は、あらかじめ作成していたメールを指定時間に送れる「送信予約機能」を使うのがおすすめです。送信予約時刻を翌日の午前中にしておけば、メールを適切な時間に忘れずに送信できます。

どうしても土日や深夜に送信しなければならない場合は、冒頭に「お休みのところ（夜分に）失礼いたします」といったひと言を添えましょう。ただし、企業からの返信は翌営業日以降になる可能性が高いことを念頭に置いておく必要があります。

3.To、CC、BCCを正しく使い分ける

メールの宛先には「To」「CC」「BCC」の3つの形式があります。メインの宛先は「To」を使用し、自分以外にも共有すべき相手がいる際は「CC」を使いましょう。「BCC」はほかの受信者にアドレスを表示させたくないときに使用します。

就活生がBCCを使う場面は少ないものの、一斉送信の際にBCCにすべきところをCCにすると個人情報漏洩につながるため、各機能の役割を正しく理解しておきましょう。

また、返信の際はメールを送ってきた個人だけではなく、CCに指定されている人も含め、全員に返信するのがマナーです。そうすることで、宛先に含まれる全員に内容が共有され、情報の連携がスムーズになります。

4.本文を残して返信する

企業からのメールは、送られてきた本文をそのまま残し、全文引用で返信しましょう。本文を残せば1通のメールで過去のやり取りが分かるので、採用担当者が内容を確認しやすくなります。

本文を消してしまうと何のやり取りか分からず、過去のメールを探す手間がかかる可能性も。採用担当者に余計な手間を取らせないためにも、メールは全文引用で返信することを覚えておきましょう。

5.文字を装飾しない

就活メールでは、文字を装飾しないのがマナーです。目立たせたい文字に色をつけたり、太字にしたりするのは避けましょう。相手のメールソフトやブラウザの設定によっては、正しく反映されずに文字化けしたり、文字サイズや行間がバラバラになってしまう可能性もあります。

送信時は「テキスト形式（プレーンテキストモード）」の設定にするか、送信前に「書式のクリア」を行い、装飾のないシンプルな状態で送ることを心掛けましょう。

6.適度に改行を入れる

パソコンやスマートフォンなど、どの端末から見ても読みやすいよう、適度な改行を意識しましょう。一文が長過ぎたり、改行のない密度の高い文章が続いたりすると、読みにくさから要点が伝わりにくくなってしまいます。

また、切り替わるタイミングや内容のまとまりごとに空行を挿入することも重要です。視覚的に情報のブロックを分けることで、全体が整理された印象になり、内容をスムーズに理解してもらえるようになるでしょう。

改行とあわせて、句読点の位置にも注意を払いましょう。適切な位置に「、」や「。」を打つことで、読みやすさはさらに向上します。

7.敬語の間違いに注意する

正しい敬語を使用することは、社会人としての基本的なマナーです。就活メールでは丁寧な言葉遣いが求められますが、不自然な表現を使用してしまうと、逆に「ビジネスマナーを習得できていない」と判断されるリスクがあります。

言葉ひとつで印象が大きく変わるため、正しい知識を身につけることが大切です。

以下で解説する、「尊敬語、謙譲語、丁寧語の使い分け」と「二重敬語」には特に注意しましょう。

尊敬語、謙譲語、丁寧語を正しく使う

尊敬語、謙譲語、丁寧語を正しく使う敬語には「尊敬語」「謙譲語」「丁寧語」の3種類があり、これらを適切に使い分けることが大切です。相手の動作には「尊敬語」、自分の動作には「謙譲語」、そして文末を整える「丁寧語」を組み合わせます。

就活メールで特によく使う動詞の使い分けを以下の表にまとめました。

	尊敬語（相手の動作）	謙譲語（自分の動作）	丁寧語
言う	おっしゃる	申し上げる・申す	言います
行く	いらっしゃる・お越しになる	伺う・参る	行きます
来る	いらっしゃる・お見えになる	参る	来ます
する	なさる	いたす	します
食べる	召し上がる	いただく	食べます
見る	ご覧になる	拝見する	見ます
聞く	お聞きになる	拝聴する・伺う	聞きます

たとえば、自分が企業へ訪問する際は「私が貴社にいらっしゃいます」ではなく、自分を低める謙譲語を使って「私が貴社に伺います」と表現するのが正解です。主語が「相手（企業側）」なのか「自分」なのかを意識することで、スムーズに正しい敬語が使えるようになるでしょう。

二重敬語に注意する

一つの言葉に対して同じ種類の敬語を重ねる「二重敬語」にも注意が必要です。よくある間違いとして「おっしゃられる（おっしゃる＋られる）」や「拝見させていただく（拝見する+させていただく）」などが挙げられます。

丁寧にしようとするあまり、過剰な表現になってしまうことがありますが、かえって教養がない印象を与える可能性があるので注意しましょう。「おっしゃる」「拝見する」のように、シンプルかつ正しい敬語を心掛けることが大切です。

8.添付ファイルは指定がなければPDF形式で送る

履歴書やエントリーシートをメールで送る際は、PDF形式に変換するのが基本です。

ExcelやWordのままでは、OSやソフトのバージョンによってレイアウトが崩れたり、誤って内容を書き換えられたりするリスクがあります。PDFであれば作成した通りの見た目を維持でき、どのデバイスでも閲覧可能です。

また、ファイル名には「202X0101_履歴書_名前」のように、内容と日付、名前を明記して判別しやすくしましょう。

9.最後に見直しをする

メールを送信する直前には、必ず最初から最後まで見直しを行いましょう。宛先の会社名や名前に間違いはないか、誤字脱字はないか、添付ファイルを忘れていないかなど、チェック項目は多岐にわたります。

特に「名前の間違い」は非常に失礼にあたるため、細心の注意を払ってください。一度送信したメールは取り消せません。自分宛にテストメールを送って表示を確認するなど、万全を期してから「送信」ボタンを押しましょう。

「就活マナーの基本を解説！失敗しないための準備と対策」の記事では、メールだけでなく就活全般に関する基本的なマナーを解説しています。ぜひあわせてご覧ください。

かんたん1分！無料登録メールのマナーを教えてもらう

 

自分の価値観とあった企業に出会える！27卒のスカウト登録はこちら

 

就活メールの基本構成と正しい書き方

就活メールは、「型」を覚えることで書きやすくなります。件名、宛先、本文、署名といった各パーツの役割を理解し、正しい構成で作成しましょう。

ここでは、採用担当者が読みやすいと感じるメールの基本構成を紹介します。

1.件名は「用件・大学名・名前」

企業にメールを送るときの件名は、「用件・大学名・名前」にするのが基本。採用担当者は毎日多くのメールを受け取っているので、誰からどのような用件で送られてきたのかすぐに分かるようにしておくことがポイントです。

たとえば、「【面接日程変更のお願い】△△大学 名前」「【ES提出に関して】△△大学 名前」のように重要な情報を簡潔にまとめましょう。ひと目で内容が伝わる件名にすることで、見落としの防止につながります。

返信の場合は件名を変えずに「Re:」も残す

企業からのメールに返信する際は、件名を書き換えず、自動で先頭に付く「Re:」も残したまま送信しましょう。これにより、担当者はどのスレッドに対する返信なのかを即座に把握できます。

件名を変えるとやり取りの履歴がバラバラになり、担当者を混乱させてしまう可能性も。件名にこだわり過ぎず、そのままのタイトルで返信を行ってください。

2.宛先は企業名・部署名・名前を正式名称で書く

メールの宛名は「企業名・部署名・担当者名」を正式名称で書きます。ビジネスの場で略称を使うのはマナー違反となるため、（株）と略さずに「株式会社」と正式名称で書きましょう。

【例】
株式会社キャリアチケット
人事部　△△様

担当者の名前が分からないときは、「人事部御中」または「人事部　採用担当者様」とします。

3.本文の書き出しは「挨拶＋名乗り」から始める

本文を書き始めるときは、「挨拶＋名乗り」から始めるのがマナーです。挨拶は、以下のように使い分けます。

状況	書き出しの例文
初めて送る場合	「突然のご連絡失礼いたします。△△大学の（名前）と申します」 「初めてご連絡いたします。△△大学の（名前）と申します」
2回目以降の場合	「お世話になっております。△△大学の（名前）です」

初めて連絡する場合は、「はじめまして」であることが分かる挨拶にしましょう。2回目以降は「お世話になっております」が一般的です。採用担当者は多くの学生とやり取りをしているので、挨拶のあとの「大学名・名前」も必ずセットで書いてください。

また、状況に合わせて「先ほどは貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました」「先日は〇〇の件で大変お世話になりました」などの言葉を付け加えると、より丁寧な印象になります。

4.本文は読みやすく簡潔に書く

本文は、結論から先に伝える「結論ファースト」を意識しましょう。ダラダラとした長文は、要点が伝わりにくく、多忙な採用担当者の負担になってしまいます。

「本日は、△△の件でご連絡いたしました」と目的を先に示し、そのあとに詳細を述べる構成が理想的です。一文を短く保ち、必要に応じて箇条書きを活用することで、視覚的に理解しやすくなります。

5.締めの挨拶をする

本文の最後は、結びの言葉で締めくくります。以下のような挨拶を、状況に合わせて使い分けましょう。

状況	締めの挨拶の例文
基本（万能）	「何卒よろしくお願い申し上げます」
返信をお願いする	「お忙しいところ恐縮ですが、ご回答いただけますと幸いです」
お礼（面接後など）	「まずは略儀ながら、メールにて御礼申し上げます」
検討をお願いする	「ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます」
意気込みを伝える	「貴社とご縁をいただけますよう、心より願っております」

適切な言葉で締めくくることで文章全体が引き締まり、丁寧な印象にまとまります。唐突に文章を終わらせず、相手への配慮を示すひと言を添えましょう。

6.署名を入れる

メールの最後には、自分の情報をまとめた「署名」を必ず挿入します。署名には「大学名・名前・メールアドレス・電話番号・住所」を記載するのが基本です。

このうち「住所」は、企業と郵送でやり取りする可能性がある場合に記載しておくと親切ですが、ないからといって失礼には当たりません。

署名を作成したら、メールの署名登録機能を活用し、メールを作成する際、自動的に署名が入るような設定にしておくと便利です。

【例】
=====================================
△△大学△△学部△△学科✕年
就活　太郎（しゅうかつ　たろう）
メールアドレス：taro.shukatu@△△.△△.jp
電話番号：090-✕✕✕✕-✕✕✕✕
住所：〒✕✕✕-✕✕✕✕
東京都△△区△△1-2-3　△△ハイツ✕✕✕号室
=====================================」

名前

署名の一番上には、自分の名前を記載します。名字と名前の間にスペースを入れたり、ふりがなを振ったりすると親切です。漢字が難しい場合は、特に配慮が必要でしょう。

大学名

所属している大学・学部・学科を明記します。「△△大学△△学部△△学科」と、省略せずに正式名称で記載しましょう。学年まで入れると、担当者があなたの年次を把握しやすくなります。

連絡先

日中連絡が取れる電話番号と、メールアドレスを記載します。電話番号はハイフンを入れて読みやすくしましょう。これらは、企業側があなたに緊急で連絡したい際に参照される重要な項目です。

けい線

署名の上下をハイフン（-）やイコール（=）などの記号で区切り、本文と明確に区別させます。あまり派手な装飾は不要ですが、シンプルな線があることで「ここからが署名である」とひと目で判断できるでしょう。

「就活メールに署名は必要？すぐに使えるテンプレや署名の入れ方をご紹介」の記事でも就活メールの署名について詳しく解説しているので、あわせてご参照ください。

かんたん1分！無料登録メールのマナーを教えてもらう

 

自分の価値観とあった企業に出会える！27卒のスカウト登録はこちら

 

シチュエーション別！就活メールの例文14選

「こんなとき、どのようなメールを送れば良いの？」と迷った際に役立つ、実践的な例文を14パターン用意しました。状況に合わせて内容をカスタマイズするだけで、失礼のないメールが作成できるので、ぜひコピーして活用してください。

企業に質問や問い合わせをするときのメール

件名
エントリーシート作成についてのご質問（大学名・名前）

本文
株式会社キャリアチケット
人事部　△△様

はじめまして。
突然のご連絡で失礼いたします。
△△大学△△学部△△学科✕年の（名前）と申します。

貴社の選考にエントリーしたいと考えておりますが、
エントリーシート作成に際し、ご質問が2点ありましたのでご連絡いたしました。

（1）△△△△（質問内容）
（2）△△△△（質問内容）

お忙しいなか大変恐縮ではございますが、ご確認いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

=====================================
△△大学△△学部△△学科✕年
名　前（ふりがな）
メールアドレス：△△△.□□□@△△.△△.jp
電話番号：090-✕✕✕✕-✕✕✕✕
住所：〒✕✕✕-✕✕✕✕
東京都△△区△△1-2-3　△△ハイツ✕✕✕号室
=====================================

質問内容が複数ある場合は、まずは質問が何点あるのかを明確にしたうえで、簡潔に質問内容を記載しましょう。担当者は忙しい業務の時間を割いて質問に対応します。そのことを配慮した内容や読みやすい文面を心掛けることが大切です。

「就活における問い合わせメールの書き方とは？例文付きでご紹介！」の記事では、就活で企業にメール問い合わせをする際の書き方や注意点を詳しく解説しているので、あわせてご覧ください。

インターンシップに応募するときのメール

件名
夏季インターンシップ応募の件（大学名・名前）

本文
株式会社キャリアチケット
人事部　△△様

初めてのご連絡となります。
△△大学△△学部△△学科✕年の（名前）と申します。

この度、貴社の夏季インターンシップに応募したくご連絡いたしました。
貴社の△△という事業に強い関心を持っております。

貴社で学べる機会をいただけますと幸いです。
ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。

=====================================
△△大学△△学部△△学科✕年
名　前（ふりがな）
メールアドレス：△△△.□□□@△△.△△.jp
電話番号：090-✕✕✕✕-✕✕✕✕
住所：〒✕✕✕-✕✕✕✕
東京都△△区△△1-2-3　△△ハイツ✕✕✕号室
=====================================

応募メールは第一印象を左右するため、丁寧に作成しましょう。なぜその企業のインターンに参加したいのか、簡潔な動機を添えると担当者の目に留まりやすくなります。

会社説明会の案内に対する返信メール

件名
Re：会社説明会のご案内（大学名・名前）

本文
株式会社キャリアチケット
人事部　△△様

お世話になっております。
△△大学△△学部△△学科✕年の（名前）です。

この度は、会社説明会のご案内をいただき誠にありがとうございます。
ぜひ参加させていただきたく、以下の日程にて申し込みをお願いいたします。

・日時：△月△日（△）14:00〜
・場所：貴社（会議室）

当日お話を伺えることを楽しみにしております。
何卒よろしくお願い申し上げます。

=====================================
△△大学△△学部△△学科✕年
名　前（ふりがな）
メールアドレス：△△△.□□□@△△.△△.jp
電話番号：090-✕✕✕✕-✕✕✕✕
住所：〒✕✕✕-✕✕✕✕
東京都△△区△△1-2-3　△△ハイツ✕✕✕号室
=====================================

会社説明会の日時や場所を復唱して記載することで、企業と自分との認識の齟齬を防ぐ効果があります。多忙な採用担当者の手間を減らすため、返信であることを示す「Re:」は消さず、簡潔かつ分かりやすい文章を心掛けましょう。

応募書類を添付して提出するときのメール

件名
応募書類のご提出について（大学名・名前）

本文
株式会社キャリアチケット
人事部　△△様

お世話になります。
△△大学△△学部△△学科✕年の（名前）と申します。

この度は、新卒採用のエントリーシート提出のためご連絡いたしました。

PDF形式にて、本メールに添付しております。
お忙しいなか恐縮ですが、ご査収のほどよろしくお願いいたします。

=====================================
△△大学△△学部△△学科✕年
名　前（ふりがな）
メールアドレス：△△△.□□□@△△.△△.jp
電話番号：090-✕✕✕✕-✕✕✕✕
住所：〒✕✕✕-✕✕✕✕
東京都△△区△△1-2-3　△△ハイツ✕✕✕号室
=====================================

添付ファイルを送るときは、送った書類の名前と添付ファイルの形式を記載します。ファイルを添付し忘れないよう、送信前にチェックをしておくのがベターです。

交通費を企業に知らせる場合のメール

件名
面接に伴う交通費のご連絡（大学名・名前）

本文
株式会社キャリアチケット
人事部　△△様

お世話になります。
△△大学△△学部△△学科✕年の（名前）と申します。

△月△日の面接の際にお話しいただいた、交通費の精算についてご連絡いたしました。
金額は以下のとおりです。

・往復運賃：△△円（路線名：△△線△△駅〜△△駅）

本メールに領収書をPDFにて添付しております。
郵送が必要でしたら、お知らせください。

お手数をおかけいたしますが、よろしくお願い申し上げます。

=====================================
△△大学△△学部△△学科✕年
名　前（ふりがな）
メールアドレス：△△△.□□□@△△.△△.jp
電話番号：090-✕✕✕✕-✕✕✕✕
住所：〒✕✕✕-✕✕✕✕
東京都△△区△△1-2-3　△△ハイツ✕✕✕号室
=====================================

交通費の請求や報告は、正確さが求められます。利用した路線名や区間、金額を分かりやすく記載しましょう。

領収書が必要な場合は、スキャンして添付するか郵送の有無を確認します。お金に関わるやり取りは、後回しにすると企業側の経理処理に影響するため、なるべく早めに対応するのがおすすめです。

指定された面接日で参加できる場合のメール

件名
Re：メールの件名を変えずに返信（大学名・名前）

本文
株式会社キャリアチケット
人事部　△△様

お世話になっております。
△△大学△△学部△△学科✕年の（名前）です。

この度は、面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただきました下記の日程にて、貴社に伺います。

日時：△月△日（月）△時
場所：△△ビル✕階

お忙しい中、貴重なお時間をいただき大変うれしく思っております。
当日は何卒よろしくお願いいたします。

=====================================
△△大学△△学部△△学科✕年
名　前（ふりがな）
メールアドレス：△△△.□□□@△△.△△.jp
電話番号：090-✕✕✕✕-✕✕✕✕
住所：〒✕✕✕-✕✕✕✕
東京都△△区△△1-2-3　△△ハイツ✕✕✕号室
=====================================

指定された面接日で参加できる場合は、日時と場所を引用して返信し、認識にずれがないことを明確にしましょう。

面接日程の変更をお願いするメール

件名
面接日程調整のお願い（大学名・名前）

本文
株式会社キャリアチケット
人事部　△△様

お世話になっております。
△△大学△△学部△△学科✕年の（名前）です。

この度は、二次面接のご連絡をいただき誠にありがとうございます。
ぜひ、次回の面接に参加したく存じます。

しかし、大変恐縮ではありますが、学期末試験のスケジュール変更により、いただいた日程ではお伺いすることが難しい状況です。

勝手なお願いで申し訳ございませんが、以下の候補日のなかから面接日時をご調整いただけないでしょうか。

（1）△月✕日（月）終日可能
（2）△月◇日（火）10時～14時
（3）△月△日（金）13時～18時

ご都合が難しい場合、再度日程を提案いたします。

ご多用の中、ご迷惑をお掛けしてしまい大変申し訳ございません。
何卒よろしくお願い申し上げます。

=====================================
△△大学△△学部△△学科✕年
名　前（ふりがな）
メールアドレス：△△△.□□□@△△.△△.jp
電話番号：090-✕✕✕✕-✕✕✕✕
住所：〒✕✕✕-✕✕✕✕
東京都△△区△△1-2-3　△△ハイツ✕✕✕号室
=====================================

面接日程の変更をお願いするときは、まず指定した日時に行けないことをお詫びします。行けなくなった理由は差支えのない範囲で述べ、やむを得ない事情があることを伝えましょう。

面接日程を変更してもらったあとのお礼メールは、冒頭で感謝の気持ちを表し、調整した日時を引用して返信します。

また、再度日程の変更が必要になった場合は、担当者に電話で直接謝罪し、再調整をお願いしたのちにメールを送るのがマナーです。

面接を辞退する場合のメール

件名
面接辞退のご連絡（大学名・名前）

本文
株式会社キャリアチケット
人事部　△△様

お世話になっております。
△△大学△△学部△△学科✕年の（名前）です。

誠に申し訳ございませんが、一身上の都合により選考を辞退したく、ご連絡差し上げました。

〇月✕日△時から予定されております二次面接への参加を、辞退させていただければ幸いです。

ご多用のなか貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、身勝手なお願いをしてしまい、誠に申し訳ございません。

本来直接お詫びすべきところでございますが、メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

=====================================
△△大学△△学部△△学科✕年
名　前（ふりがな）
メールアドレス：△△△.□□□@△△.△△.jp
電話番号：090-✕✕✕✕-✕✕✕✕
住所：〒✕✕✕-✕✕✕✕
東京都△△区△△1-2-3　△△ハイツ✕✕✕号室
=====================================

面接を辞退するときは、面接日を書いておくことがポイント。辞退の理由について詳しく書く必要はありませんが、丁寧な文章で謝罪の気持ちを伝えましょう。

面接後のお礼メール

件名
△月✕日採用面接のお礼（大学名・名前）

本文
株式会社キャリアチケット
人事部　△△様

お世話になっております。
△△大学△△学部△△学科✕年の（名前）です。

本日はお忙しいなか面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。

△△様のお話を伺うなかで、貴社が高品質なサービスを提供できる理由が分かり、さらに貴社で働きたいという気持ちが強くなりました。

取り急ぎ面接のお礼を申し上げたく、メールいたしました。
ご多用かと存じますので、ご返信にはおよびません。

末筆ながら貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

=====================================
△△大学△△学部△△学科✕年
名　前（ふりがな）
メールアドレス：△△△.□□□@△△.△△.jp
電話番号：090-✕✕✕✕-✕✕✕✕
住所：〒✕✕✕-✕✕✕✕
東京都△△区△△1-2-3　△△ハイツ✕✕✕号室
=====================================

すぐに合否が出る可能性もあるので、お礼メールは面接後できるだけ早く、遅くとも面接翌日までに送るのが基本です。お礼と一緒に面接で感じたことや入社への意欲を伝え、自分ならではの言葉になるよう工夫しましょう。

また、OB・OG訪問や説明会、インターンシップ参加後のお礼メールを送信する場合も、上記、面接のお礼メールと基本は同じです。「できるだけ早く送る」「具体的なエピソードを入れる」「感謝の気持ちを伝える」の3つの点を意識しましょう。

「面接のお礼メールや手紙の書き方を例文付きで紹介！注意点やマナーも解説」の記事では、面接のお礼メールについて詳しく解説しています。

内定承諾のメール

件名
Re：メールの件名を変えずに返信（大学名・名前）

本文
株式会社キャリアチケット
人事部　△△様

お世話になっております。
△△大学△△学部△△学科✕年の（名前）です。

この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

内定をいただくことができ、大変うれしく思っております。
重ねて感謝申し上げるとともに、謹んでお受けいたします。

貴社の一員として1日でも早く活躍できるよう、努力する所存です。
貴社の皆様と一緒に働ける日を楽しみにしております。

今後もご指導のほど、何卒よろしくお願いいたします。

=====================================
△△大学△△学部△△学科✕年
名　前（ふりがな）
メールアドレス：△△△.□□□@△△.△△.jp
電話番号：090-✕✕✕✕-✕✕✕✕
住所：〒✕✕✕-✕✕✕✕
東京都△△区△△1-2-3　△△ハイツ✕✕✕号室
=====================================

内定への承諾は、入社の意志を固めたことを示す重要な連絡です。まずは「謹んでお引き受けいたします」とはっきりと意思表示をしましょう。あわせて、内定をいただけたことへの感謝と、入社後に貢献したいという前向きな抱負を添えます。

内定保留のメール

件名
内定保留のお願い（大学名・名前）

本文
株式会社キャリアチケット
人事部　△△様

お世話になっております。
△△大学△△学部△△学科✕年の（名前）です。

この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

誠に恐縮ではございますが、返答については△月✕日までお時間をいただけないでしょうか。

現在、選考が進んでいる企業がほかにもあり、そちらの選考が△月✕日に終了する予定となっております。

貴社への入社を前向きに考えておりますが、人生に関わる重大な決断のため、慎重に判断したいと考えております。

お忙しいなか、ご迷惑をお掛けし大変申し訳ございませんが、ご理解いただけますと幸いに存じます。
何卒よろしくお願い申し上げます。

=====================================
△△大学△△学部△△学科✕年
名　前（ふりがな）
メールアドレス：△△△.□□□@△△.△△.jp
電話番号：090-✕✕✕✕-✕✕✕✕
住所：〒✕✕✕-✕✕✕✕
東京都△△区△△1-2-3　△△ハイツ✕✕✕号室
=====================================

内定保留は早めに依頼し、「いつまで待ってほしいか」日にちを明確に示します。理由は簡略に述べ、あくまでも入社したい気持ちはあることをアピールしましょう。

内定辞退のメール

件名
内定辞退のご連絡（大学名・名前）

本文
株式会社キャリアチケット
人事部　△△様

お世話になっております。
△△大学△△学部△△学科✕年の（名前）です。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

誠に恐縮ではございますが、内定を辞退したく、ご連絡いたしました。

自身の適性を改めて考えた結果、別の会社とのご縁を感じ、入社する決意を固めました。
貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このような返答となり申し訳ございません。

本来直接お伺いしてお詫びするべきところ、メールでのご連絡となりますこと、重ねてお詫び申し上げます。

面接をご担当くださった△△様、採用に関わってくださった皆様には、心より感謝しております。
末筆ながら、貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。

=====================================
△△大学△△学部△△学科✕年
名　前（ふりがな）
メールアドレス：△△△.□□□@△△.△△.jp
電話番号：090-✕✕✕✕-✕✕✕✕
住所：〒✕✕✕-✕✕✕✕
東京都△△区△△1-2-3　△△ハイツ✕✕✕号室
=====================================

内定辞退は、企業に多大な影響を与えるため誠意をもって連絡しましょう。他社への入社を決めた場合でも、その企業を否定するような表現は避け、これまで選考に時間を割いてくれたことへの感謝とお詫びを伝えます。

理由は「自分の適性」など角が立たないものにするのがおすすめです。

OB・OG訪問の依頼メール

件名
OB（OG）訪問のご依頼（大学名・名前）

本文
株式会社キャリアチケット
人事部　△△様

突然のご連絡失礼いたします。
△△大学△△学部△△学科✕年の（名前）と申します。

大学のキャリアセンターで△△様の連絡先を紹介してもらい、OB（OG）訪問のお願いでご連絡いたしました。

私は現在新卒採用に向けて就職活動をしており、貴社に大変魅力を感じています。
ぜひ△△様にお会いしてお話を伺い、貴社への理解を深めたいと考えています。

ご多用のなか大変恐縮ですが、ご検討いただけると幸いに存じます。
何卒よろしくお願いいたします。

=====================================
△△大学△△学部△△学科✕年
名　前（ふりがな）
メールアドレス：△△△.□□□@△△.△△.jp
電話番号：090-✕✕✕✕-✕✕✕✕
住所：〒✕✕✕-✕✕✕✕
東京都△△区△△1-2-3　△△ハイツ✕✕✕号室
=====================================

OB・OG訪問を依頼するときは、誰から連絡先を聞いたのか最初に伝えます。依頼を受けてくれるかはOB・OGの判断次第なので、謙虚な姿勢でお願いしましょう。

返信を催促するときのメール

件名
〇〇の件に関するご確認（大学名・名前）

本文
株式会社キャリアチケット
人事部　△△様

いつも大変お世話になっております。
△△大学△△学部△△学科✕年の（名前）と申します。

△月△日に送付いたしました〇〇の件につきまして、その後状況はいかがでしょうか。
行き違いとなっておりましたら誠に申し訳ございません。

お忙しいところ恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

=====================================
△△大学△△学部△△学科✕年
名　前（ふりがな）
メールアドレス：△△△.□□□@△△.△△.jp
電話番号：090-✕✕✕✕-✕✕✕✕
住所：〒✕✕✕-✕✕✕✕
東京都△△区△△1-2-3　△△ハイツ✕✕✕号室
=====================================

催促のメールは、相手を責めるような表現にならないように注意が必要です。「行き違いがあったら申し訳ございません」とクッション言葉を使い、あくまで確認であることを強調しましょう。

指定の期日を過ぎてから数日待って送るのがマナーです。多忙な採用担当者を急かす形になるため、低姿勢かつ簡潔に問い合わせてください。

かんたん1分！無料登録メールのマナーを教えてもらう

 

自分の価値観とあった企業に出会える！27卒のスカウト登録はこちら

 

就活メールのNG例

ここでは、就活生が陥りやすい「NG例」をまとめました。良かれと思ってやったことが、実はマナー違反だったというケースは少なくありません。無意識のうちに評価を下げてしまわないよう、しっかりチェックしましょう。

件名で用件が把握できない

「お世話になっております」や「こんにちは」といった挨拶のみの件名や、「質問です」「お願いします」といった具体性に欠ける件名はNGです。

採用担当者は日々膨大なメールを処理しているため、件名だけで内容が判別できない場合は後回しにされたり、見落とされたりする可能性があります。常に「相手の視点」に立ち、ひと目で用件が伝わる明確なタイトルをつけましょう。

「貴社」ではなく「御社」を使用している

メールや手紙などの書き言葉では「貴社」、面接などの話し言葉では「御社」と使い分けるのが正しいマナーです。メールの本文中で「御社」を使用するのは間違いなので注意しましょう。

就活ではこうした基本的な言葉の使い分けが、一般常識の有無を判断する材料になることがあります。送信前に必ず「貴社」になっているかチェックする習慣をつけましょう。

「貴社」と「御社」の使い分けについては、「間違えやすい『御社』と『貴社』、例文付きで解説します！」の記事で解説しているので参考にしてみてください。

就活に不適切なメールアドレスを使用している

「love-△△@～」や「baseball-daisuki@～」など、個人の趣味や愛称が含まれるアドレスは就活には向きません。採用担当者に「公私の区別がついていない」という印象を与えてしまう可能性があります。

また、携帯キャリアのアドレスは企業からのPCメールをブロックしてしまう設定になっていることも多く、連絡の確認が漏れてしまうリスクがあります。名前をベースにしたGmailなどのフリーメールや大学指定のアドレスを使いましょう。

絵文字や顔文字を使用している

就活メールにおいて、絵文字や顔文字の使用は厳禁です。また、「！」や「？」などの記号の使用も控えるべきでしょう。これらは親しい間柄で使う「話し言葉」の延長であり、ビジネスの場では軽薄な印象を与えてしまいます。

感情を表現したい場合は、記号に頼るのではなく「大変嬉しく存じます」といった言葉を選び、丁寧な文章表現で伝えるのが社会人としての正しいマナーです。

かんたん1分！無料登録メールのマナーを教えてもらう

 

自分の価値観とあった企業に出会える！27卒のスカウト登録はこちら

 

就活メールで失敗したくない就活生へ

就活を始めたばかりの学生は、企業や社会人相手のやり取りの経験が少ない場合が多いでしょう。しかし、企業は就活メールを通して、ビジネスマナーが身についているのかという部分や、気遣いができる人材なのかを判断している可能性があります。

メールの送り方やマナーに自信がもてない場合は、就活のプロのサポートを受けるのがおすすめです。キャリアチケット就職エージェントでは、専任のキャリアアドバイザーが就活をマンツーマンでサポートし、些細な悩みにも親身になってお答えます。

求人の紹介や選考対策はもちろん、企業への質問や面接の日程調整などのやり取りはすべて代行するので、直接自分でやりとりすることに自信がない方も安心。内定後のフォローや入社準備もお手伝いします。サービスはすべて無料なので、ぜひお気軽にご相談ください。

かんたん1分！無料登録メールのマナーを教えてもらう

 

自分の価値観とあった企業に出会える！27卒のスカウト登録はこちら

 

就活メールに関するよくある質問

企業とメールのやり取りを行っていると「これって返信すべき？」「返信が遅れたらどうする？」といった細かな疑問が湧いてくるものです。

ここでは、就活生が迷いやすい5つの質問に回答しました。自信を持ってメールを送信できるよう、参考にしてみてください。

Q.「確認しました」だけでも返信はするべき？

A.基本的には返信すべきです。企業側は、あなたがメールを無事に受け取り、内容を理解したかどうかを確認したいと考えているでしょう。返信がないと「届いていないのではないか」と不安にさせてしまう可能性があります。

「ご連絡ありがとうございます。内容を確認いたしました」とひと言添えるだけで、丁寧にコミュニケーションができる人物だという評価につながるでしょう。

「就活メールで好感度アップ！好印象につながる書き方や返信方法を例文とともに解説」では、好感度の高いメールの書き方をまとめているので、参考にご覧ください。

Q.「返信不要」と書かれていても返信したほうが良い？

A.基本的には、指示に従って返信を控えて問題ありません。多忙な担当者の手間を増やさないという配慮も、一つのマナーだからです。ここで無理に返信をしてしまうと、「指示に従えない」「意図を汲み取れない」と判断される可能性もあります。

ただし、企業側が誤って「返信不要」と記載している可能性もゼロではありません。メールの内容をよく確認し、状況に応じて相手の意図を汲み取った対応を心掛けましょう。

Q.返信漏れに気づいたときはどうする？

A.返信漏れに気づいた際は、気づいた時点ですぐに返信しましょう。

メールの冒頭で「返信が遅くなり、誠に申し訳ございません」と、まずは素直に謝罪の意を伝えます。遅れた理由を長々と言い訳するのではなく、簡潔に非を認めたうえで、本来の用件を伝えることが大切です。ミスをしたあとのリカバリーの早さこそが、評価を左右すると考えましょう。

Q.就活メールに署名はいらない？

A.署名は必須です。署名がないと、担当者があなたの連絡先をデータベースから探し直さなければならず、余計な手間をかけさせてしまいます。

設定で自動的に入るようにしておけば、忘れる心配もありません。就活を始める前の最初の準備として、整えておきましょう。

Q.就活メールの返信はどこまで続ける？

A.原則として、やり取りは「自分」で終わらせるのがマナーです。企業側から「承知いたしました」といった簡潔な返信が来た場合でも、それに対して「ありがとうございました。引き続きよろしくお願いいたします」と返しましょう。

ただし、一問一答のようなやり取りが何度も続き、内容が完結しているようであれば、キリの良いところで終えても構いません。状況を見て、これ以上情報が必要ない段階で止める判断も必要です。

メールの返信については、「ビジネスメールの返信はどこまで続ける？就活でのマナーや対応を解説」で詳しくまとめています。

かんたん1分！無料登録メールのマナーを教えてもらう

 

自分の価値観とあった企業に出会える！27卒のスカウト登録はこちら