このページのまとめ
- お礼メールは必須ではないが送った方が好印象
- 感謝の気持ちを伝えられる他、良い印象を与えられる、自分の経験を棚卸しできるのがお礼メールを送るメリット
- メールの構成は、宛先、あいさつ、本文、結びの言葉、署名
- 誤字脱字や言葉づかい、メールの送信時間に気をつける
インターンシップ終了後のお礼メール、送るかどうかで迷っていませんか？
インターンが終わってホッとしたのもつかの間、お礼メールという存在に気づき慌ててしまう人がいるようです。
お礼メールにはいくつかマナーがあるので、焦って作成するとミスを招きます。当コラムでお礼メールの必要性や書き方の基本を確認して、落ち着いて作成しましょう。
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インターン後にお礼メールは必要？
基本的に、インターン後のお礼メールが本選考に影響を及ぼすことはありません。あくまで採用で重視されるのはその人の能力や人間性、ポテンシャルなど。お礼メールは必須ではありませんが、人事担当者に好印象を与えられるため、できるだけ送るのがおすすめです。
特に長期インターンシップは数ヶ月～半年、長い人であれば数年間職場で働くことになります。直接接することの多い人事担当や指導担当の社員をはじめ、職場の関係者など多くの人にお世話になるため、感謝の気持ちを伝えることは非常に大切。お礼メールはもちろん、より丁寧に気持ちを伝えるなら「手紙」という選択肢もあるでしょう。
また、短期インターンシップの場合は1日から数週間とばらつきがありますが、たとえ実施期間が短くても担当者はインターン生のことを意外と覚えているもの。1DAYや数日間のインターンシップだから不要…という決まりはありませんので、できればお礼メールを送りましょう。
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お礼メールを送るメリット
お礼メールには次の3つのメリットがあります。
インターン開催の感謝を伝えられる
インターンシップは、企業が就活生のために開催するイベント。インターン生にとっては、会社について深く知ったり、普段話すことのない社員の意見を聞いたりする貴重な機会ですが、これは企業が時間や労力を割いたことによって得られるものです。まして、選考や日程調整、質問に対する回答など、インターン生のサポートは非常に大変なのが予想されます。お礼メールを送ることによって、インターンを開催してくれた企業に対する感謝を伝えられます。
良い印象を与えられる
お世話になった方へお礼メールを送るのは、ビジネスマナーの1つ。これから社会人を目指す立場として、マナーが身についていることを示すのは効果的です。また、少々打算的かもしれませんが、お礼メールを送ることによって採用担当者へ良いイメージを与えられることも。自分に好印象を持ってもらえれば、選考でアピールしやすくなる可能性もあるでしょう。
自分の経験を棚卸しできる
詳しくは次の項目で触れますが、お礼メールには、感謝の気持ちのほか「インターンから学んだこと」「今後に向けた想い」などを記載します。そのため、お礼メールを書きながら自分がインターンの内容を振り返り、糧にすることが可能です。インターン直後に業務内容はどうだったか、必要なスキルは何か、どのような人材が求められるのかなどを整理しておくと、後の選考で役立ちます。
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お礼メールの書き方
「お礼メールを送った方がいいのは分かるけど、やっぱりめんどう…」と思う人は、ビジネスメールの作成に慣れていないからかもしれません。ここでお礼メールの基本をご紹介するので、まずは真似して作成してみましょう。
件名
件名は簡潔に記入しましょう。用件を先に、学校名と氏名を【 】で囲うと分かりやすくなります。
例）
インターンシップのお礼【○○大学○○学部〇〇学科（氏名）】
宛先
宛先は本文の左上に記入します。相手先の企業名は正式名称で書き、部署、担当者名を明記しましょう。
例）
株式会社○○
人事部 採用課
○○様
あいさつ
ここには、自己紹介、インターンのお礼などを記載します。
例）
○月○日に開催された短期インターンシップに参加させていただきました、○○大学○○学部〇〇学科（氏名）と申します。
この度はお忙しい中ご指導いただき、誠にありがとうございました。
本文
ここに記載するのは一番伝えたい内容です。応募したきっかけ、インターンで学んだこと、特に印象に残っていることなど、自分なりのエピソードを書きましょう。メールの場合、「御社」ではなく「貴社」になるので、間違えないように注意します。
例）
私は、○○業界について関心を持ったことから貴社の事業内容を知り、今回のインターンシップを応募させていただきました。
インターン中は、○○様のお話から○○の業務の面白さや大変さを知り、プロの仕事とはどういうものか学ばせていただきました。また、グループワークではチームで○○について課題解決を目指しましたが、自分にはない意見を聞き、いい刺激を受けることができました。
今後は、インターンで学んだことを活かして、貴社にふさわしい人物になれるよう自分を高めていく所存です。
結びの挨拶
メールや手紙を書くときは、「結びの挨拶」で文章を締めくくるのがマナーです。一見すると難しそうに見えますが、ある程度決まったフレーズがあるので、いくつかパターンを覚えておくと良いでしょう。
例）
末筆ながら、貴社のますますのご発展と、皆様のご健康とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
署名
署名には、学校名、氏名、連絡先などを記載します。「ー」や「＝」で装飾をして目立つようにしましょう。
例）
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
○○大学○○学部〇〇学科
氏名
携帯電話：○○○-○○○○-○○○○
メールアドレス：○○○＠○○○.○○
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
ここまでが、お礼メールの基本的な書き方です。
ビジネスメールを作成する場合、内容はその都度変更する必要ありますが、ほとんどこのような構成になります。学生のうちからマナーを学び繰り返し練習しておけば、そのうちスムーズにメールを作成できるようになるでしょう。
メールのマナーについては次項で詳しく解説します。
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お礼メールの注意点
お礼メールを送るときは、いくつかのマナーを守る必要があります。最低限下記のマナーを押さえておけば、印象を悪くすることはないでしょう。
メールは翌日までに送る
お礼をするときは、早ければその日のうちに、遅くても翌日までに送るのが好印象。あまりに遅いと受け取る方も「なんのことだっけ…？」と内容を忘れている恐れがあります。数日経ってどうしても送りたい場合は、簡単な理由を添えて送ると良いでしょう。
送信時間に気をつける
メールはその日のうちに…といっても、企業の就業時間は意識する必要があります。少し遅い時間であれば許容範囲ですが、深夜遅くや早朝、就業開始前後の時間帯は避けるのがマナーです。
会社名などを略さない
宛先の書き方でも少し触れましたが、会社名や建物名などは略さず正式名称で書くのがマナーです。特に（株）や（有）などは株式会社、有限会社と記入するよう注意します。
敬語や誤字脱字に気をつける
メールを作成した後は、読み返して誤字脱字や敬語の使い方が正しいかチェックしましょう。特に、担当者の氏名を間違うのは失礼になるので気をつけます。
就活本番になると、インターンのお礼メールのように企業とのやり取りをする機会が増えてきます。
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