面接日程の変更・調整メールの返信方法

就活中は、メールのやり取りも選考に影響すると言われています。メールは面接日程の調整や変更、選考結果の連絡など、多様なシーンで使用されるため、正しいメール作成方法を身につけておくことで、就活をスムーズに進めることができるでしょう。

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面接日程調整のメールは選考に影響する！

採用担当者は、書類選考や面接だけではなく、メールのやり取りも選考基準のひとつにしています。メールの返信の早さ、言葉遣い、相手の立場や状況を気遣った書き方など、メールのやり取りから基本的なマナーが身についているか確認している場合があるので注意が必要です。
また、採用担当者との初めての接点がメールという場合も多く、あなたの第一印象を左右するものでもあるため、普段友人に送るようなメールとは違い、ビジネスマナーを守ったメールを作成することが重要です。

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面接日程調整メールの基本

メールアドレス

まず、担当者が誰からのメールかすぐにわかるように、自分の名前を使用した就活専用のメールアドレスを作りましょう。
プライベートのメールアドレスと分けることで、メールの見落としを避けることができます。

件名、本文

本文は、宛先→挨拶→本文→締めの挨拶→署名の順番で構成。正しい敬語を使用し、全て略語ではなく正式名称を用います。
文末の署名には大学名、学部名、名前、住所、電話番号、メールアドレスを記載。
本文と区切るために「-」や「=」といった記号を用いて線を入れるのもオススメです。
メールの件名は一番最初に目に留まるため、簡潔な内容が好印象。お礼や挨拶ではなく、要件や名前を分かりやすく記入しましょう。

返信のマナー

最も重要で今すぐ活かせるメールの基本マナーは、メールを見たらすぐに返信すること。メールの返信が早いことにマイナスの印象を持つ人はいません。
応募企業の就業時間内、特に10時から16時までに返信するのがオススメです。遅くても24時間以内の返信を心がけましょう。
しかし、メールを確認したのが深夜だった場合は、翌日の午前中に返信するなど時間帯にも配慮が必要です。
面接日時の指定や日程確認のメールがきた場合、勝手に返信不要と判断してしまう人もいますが、「返信不要」と明記されていない場合は、どのようなメールにも返信は必須です。
また、返信の際に件名を変えてしまうと、メールの履歴が辿りにくくなってしまうため、「Re:」も削除せずにそのまま返信しましょう。
やり取りが長くつづき「Re:」で件名が見えなくなってしまった場合は、1～2個残して削除しても問題ありません。

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具体的な日程調整方法は？

担当者とメールで面接日程の調整を行う場合、どのようなメールを送ればよいのでしょうか？ここではシチュエーションに合わせたメールの例文をご紹介します。

【基本のメール例文】

株式会社◯◯
人事部　▲▲様

お世話になっております。
(苗字　名前)と申します。

〈A〉

お忙しい中恐れ入りますが、
何卒よろしくお願い申し上げます。

---------------------
■■大学■■学部
苗字　名前
〒000‐0000
□□県□□市□□0‐0‐0（自宅住所）
電話：090-0000-0000　
メールアドレス：myoji_namae@×××××.ne.jp
----------------------

【シチュエーションごとの変更部分〈A〉】

先方から候補日を指定された場合

〈例文〉
面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。

頂きました日程の中から、下記でお伺いさせて頂けますでしょうか。
○月○日（○）○時〜○時

〈ポイント〉
返信時に確定した面接日程を本文に引用することで、認識にずれがないか確認しましょう。
 

先方から複数の候補日を提示された場合

〈例文〉
面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。

下記日程であれば、お伺いすることが可能ですので、
ご調整頂けますと幸いです。
○月○日（月） 終日可能
○月○日（火）14：30～20：00
○月○日（水）9：00～12：00
○月○日（木）11：00以降

〈ポイント〉
いくつかの候補日が提示された場合は、全ての日程に「終日可能」「○～○時」「○時以降」などできる限り細かく記載して返信しましょう。

指定日の都合が悪い場合の返信

〈例文〉
面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。
ご連絡頂きました日程ですが、あいにく大学の受講日と重なってしまったため、
参加するのが難しい状況です。
誠に勝手なお願いで恐縮なのですが、下記日程で再度ご調整いただくことは可能でしょうか。
○月○日（月） 10：00～19：00
○月○日（火） 終日
○月○日（水） 14：00以降
○月○日（木） 10：00時以降

〈ポイント〉
提示された候補日が自分のスケジュールと合わなかった場合、新しく日程を調整してもらう必要があります。都合が悪い理由や、自分の候補日を複数提案するなど、謝罪の気持ちを盛り込むように心がけましょう。
 

面接日程が決定後、再度調整を依頼する場合 

〈例文〉
×月×日×時よりお約束しておりました面接につきまして、 
貴社にお伺いすることが難しくなりました。 
大変申し訳ございません。
先ほどお電話にてご連絡させて頂きましたが、
ご不在とのことでしたので、メールにて取り急ぎご連絡をさせて頂きました。

勝手なお願いで大変申し訳ありませんが
○月○日以降に改めて面接を受けさせていただくことは可能でしょうか。
後ほど再度お電話させて頂きます。

〈ポイント〉
すでに決定している日程を再調整、変更したい場合には、必ず担当者に直接電話で確認しましょう。一度確定した予定を再度調整してもらうため、電話で直接謝罪をし、理由を伝えるなど、誠意を持って対応することが大切です。
担当者が不在の場合は一度上記のような取り急ぎのメールを送り、後ほど改めて電話をします。また、面接当日は始めに日程変更に対するお礼を述べましょう。

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