このページのまとめ
- 新卒の就活では履歴書は手書きが基本
- Webから応募またはメールで提出の場合は履歴書をパソコンで作成する
- IT企業や外資系企業は履歴書をパソコンで作るのが一般的
- メールで提出するときは履歴書のファイルをPDFに変換する
- 履歴書のファイルにはパスワードをかける
履歴書を書くときは、「文字は手書き？パソコン入力？どっちが正しいの？」と悩む方がいることでしょう。
基本的に、新卒の就活では履歴書を手書きで作成します。
ただし、新卒だからといってすべての応募先企業に手書きの履歴書を提出してはいけません。
企業によってはパソコン作成がベストな場合もあるので、手書きの履歴書だと評価が落ちる危険性があるからです。
履歴書は、応募先企業ごとに手書きかパソコン作成か使い分けるのが大切です。
正しい履歴書の作成方法を確認し、書類選考突破を目指しましょう。
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新卒の就活では手書きの履歴書が一般的
新卒の就活では、企業側から指定がない限りは履歴書は手書きが一般的です。
そのため、履歴書の作成方法に迷ったときは、手書きで履歴書を作成しましょう。
なぜ手書きの履歴書が主流かというと、手書きの文字が選考の材料になるからです。
「書は人なり」という言葉がある通り、手書きの文字には書き手の人となりや行動傾向が表れます。
企業の採用担当者は、手書きの文字から文面ではわからない応募者の人柄を判断します。
採用担当者に「誠実な人間」という印象を与えるためにも、履歴書は読みやすい字で丁寧に書いてください。
間違えたときは1から書き直そう
履歴書を書き間違えたときは、修正液や二重線で訂正せず、必ず1から書き直しましょう。
履歴書は正式なビジネス文書のため、修正跡があると改ざんの可能性を疑われ、書類の信用度が落ちるからです。
また、採用担当者によっては「信用できない人間」「志望度が低い」と判断する危険性があります。
履歴書を書くときは、鉛筆で下書きしてから黒のボールペンで清書し、書き間違えを防いでください。
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応募先企業によっては履歴書をパソコンで作成する
履歴書は手書きが基本ですが、応募先企業によってはパソコンで作成する場合があります。
判断のポイントを確認しておきましょう。
提出方法が「Webから応募」または「メールに添付」の場合
履歴書の提出方法が「Webから応募」または「メールに添付」の場合、履歴書はパソコンで作成するのが一般的。
手書きの履歴書をスキャンして送付した場合、文字がつぶれて判別できない危険性があるからです。
そのため、手書きの履歴書をWebまたはメールで送付した場合、採用担当者によっては「一般常識がない人間」と判断するおそれがあります。
履歴書を作成する前に応募要項を確認し、提出方法にあわせて履歴書を作成してください。
IT企業または外資系企業に応募する場合
IT企業または外資系企業に応募する場合は、履歴書をパソコンで作成しましょう。
IT企業や外資系企業は効率を重視する傾向があり、パソコンで履歴書を作成するのが主流だからです。
手書きの履歴書を提出した場合、採用担当者に「生産性への意識が低い」「パソコンスキルに乏しい」と判断されるおそれがあります。
IT企業や外資系企業を志望している方は、パソコンで履歴書を作成して採用担当者に好印象を与えましょう。
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履歴書は既存のテンプレートを使って作成するのがおすすめ
履歴書をパソコンで作成するときは、既存のテンプレートを使うのがおすすめです。
1からフォーマットを作るのに比べて時間を短縮できるうえに、読みやすい履歴書が仕上がるからです。
履歴書のテンプレートは、インターネットで「履歴書 新卒 テンプレート」のようなキーワードで検索すると、候補が複数表示されます。
自分が書きやすいテンプレートを選び、履歴書を通して採用担当者に自分の強みをアピールしてください。
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フォントの種類・色・大きさは統一しよう
パソコンで履歴書を作成するときは、フォントの種類・色・大きさを統一しましょう。
フォントに統一感を持たせれば、採用担当者が読みやすい履歴書が仕上がるからです。
おすすめのフォントの種類・色・大きさは下記の通りです。
・フォントの種類は明朝体またはMSPゴシック
・フォントの色は黒
・フォントの大きさは10.5pt～11pt
文字を派手にして目立たせたいと思うかもしれませんが、かえって読みにくくなるので逆効果です。
履歴書は見た目よりも記載する内容に力を入れ、採用担当者に自分の個性を文章で伝えましょう。
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プリントアウトするときは厚手の上質紙を使おう
履歴書をプリントアウトするときは、一般的なコピー用紙ではなく厚手の上質紙を使いましょう。
厚手の上質紙は一般的なコピー用紙に比べてしっかりした厚みがあるため、見栄えのよい履歴書に仕上がるからです。
紙の厚さは0.1mm～0.2mmが適しているので、印刷用紙を買うときは厚さをチェックしてください。
ちなみに、プリントアウトするときは履歴書用の印刷用紙を使うのもおすすめ。
履歴書用の印刷用紙とは、自作の履歴書を市販品のような紙の厚さ・形に印刷できる用紙のことです。
大型文房具店やショッピングサイトで販売されているので、気になる方はチェックしてみてください。
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メールで送るときは履歴書のファイルをPDFに変換する
履歴書をメールで送るときは、WordやExcelで作った履歴書のファイルを、PDFに変換してから添付してください。
PDFファイルに変換すれば、WindowsやMacといったOSが違うパソコンでも、同じレイアウトでデータを確認・印刷できるからです。
また、PDFファイルは第三者が情報を改ざんする危険性が低いため、安全性が高いというメリットもあります。
履歴書のファイルをPDFに変換するときは、ファイルを開いた状態で「ファイル」→「名前をつけて保存」を選択します。
「参照」をクリックして「ファイルの選択」→「PDF」→「保存」を選べば、履歴書のファイルをPDFに変換完了です。
履歴書のファイルにはパスワードを設定する
履歴書には個人情報が記載されているので、メールで送るときはファイルにパスワードを設定しましょう。
個人情報の流出を防げるのはもちろんですが、採用担当者によっては「セキュリティ意識が高い人間」という印象を与えられるからです。
パスワードを設定するときは、新規でフォルダを作成し、フォルダ内に履歴書のファイルを格納、フォルダを圧縮してパスワードを設定します。
パスワードは推測されにくいものを選び、忘れないようにメモしておきましょう。
なお、パソコンに圧縮する機能が搭載されていないときは、無料の圧縮ソフトをインストールして使ってください。
2通にわけてメールを送る
パスワードを設定したら、1通目に「履歴書を送るメール」2通目に「パスワードを送るメール」の計2通を送信します。
1通のメールに履歴書とパスワードを添えると、メールを見た第三者に履歴書を見られる危険性があるからです。
ただし、断りを入れずに2通目のメールを送信してはいけません。
黙って2通目のメールを送ると、パスワードの管理がしづらくなり、採用担当者が履歴書を開けないおそれがあるからです。
そのため、必ず1通目に「ファイルにパスワードをかけたこと」「後ほどパスワードを記載したメールを送ること」を書いてから2通目を送信してください。
メールのタイトルは、1通目は「履歴書ご送付の件/氏名」、2通目は「【パスワード】履歴書ご送付の件/氏名」のようにし、ひと目で内容がわかるようにしましょう。
ファイル名は「日付・履歴書・氏名」を入れる
履歴書のファイル名は、「日付・履歴書・氏名」を必ず入れましょう。
タイトルを見ただけでファイルの内容や誰が送ったものかすぐにわかるため、採用担当者が管理しやすくなるからです。
たとえば、2020年の3月15日に履歴書を送付する場合は、「履歴書/2020/3/15/氏名」のようなタイトルにします。
ひと目でわかるファイル名をつけ、採用担当者にスマートな印象を与えましょう。
履歴書の作成に自信がない方は、キャリアチケットを利用するのがおすすめです。
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