面接の日程調整メールに返信するには？基本的なマナーや例文も解説！

「面接の日程調整メールが来たけどどうやって返信したらいい？」「就活メールのマナーはどうする？」などと気になる就活生も多いでしょう。就活ではメールの内容や送り方も大事であり、好印象を与えるためにもチェックしておくのがポイントです。

この記事では、面接の日程調整メールに返信する際のマナーや、文章の書き方について解説しています。状況別に、面接についてのメール例文も紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

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面接の日程調整メールに返信する際の基本的なマナー

面接の日程調整メールに返信する前に、基本的なマナーを覚えておきましょう。ここでは、6つのマナーを解説するので、返信前に確認してください。

1.返信はできるだけ早く24時間以内にする

面接の日程調整メールには、できるだけ早く、できれば24時間以内に返信しましょう。返信が遅れてしまうと、スケジュールがなかなか決まらず、採用担当者に迷惑をかけてしまうからです。

また、新卒採用の場合、複数の就活生に日程調整のメールを送っています。返信が遅くなってしまうと、希望の日時が埋まってしまい、再度調整してもらわなければならない場合も出てくるでしょう。時間の確認ができたらすぐに、返信するように心がけてください。

2.メールを送る時間は営業時間内がおすすめ

メールを送る時間は、営業時間内にしましょう。深夜や早朝に送信してしまうと、企業側に「この学生は、普段どのような生活を送っているのだろう」「生活リズムは大丈夫だろうか」などと思われてしまうからです。

メールはいつでも送れる点がメリットですが、送信時間のマナーもあります。深夜や早朝に送ったから評価が下がるわけではありませんが、気にしておくのもおすすめです。

3.件名は変えずにそのまま返信する

メールの件名は変えずに、そのまま返信するようにしましょう。「Re：」を付けたまま送っても問題ありません。

そのまま返信する理由は、新規のメールではなく、返信のメールだと伝えるためです。件名をそのままにしておけば、何の要件かもわかりやすくなります。

ただし、何度もやり取りするうちに「Re：」が多くなってしまった場合は、3つ目以降を削除するのがおすすめです。件名が見やすくなるので、マナーとして覚えておくと丁寧でしょう。

メールの件名については「就活メールの件名の書き方を解説！【例文付き】」も参考にしてください。

4.本文はそのまま残しておく

企業側から送られてきた本文は、そのまま残して返信するのがマナーです。返信時に消さないように気を付けてください。

企業側とのやり取りは、面接日程の調整だけではありません。文章をそのまま残しておけば、どのようなやり取りをしていたかが記録に残るのでおすすめです。

5.面接の日程は複数の候補を挙げる

面接日程については、複数の候補を挙げるようにしましょう。指定日が1日しかない場合、企業側の都合がつかなければ再調整になってしまうからです。

企業は面接以外にも、「説明会」「別の選考」「通常の業務」などのように、業務を抱えています。1度の連絡で日程調整ができるように、少なくとも3つは候補を伝えるようにしましょう。

6.日程調整が難しい場合は希望日を明記する

企業から指定されて日程での調整が難しい場合、別の希望日を明記します。面接日程があわないケースは、企業も想定しているので安心してください。

別の日を依頼する際は、「申し訳ございませんが、別の日程でお願いできますでしょうか」などのように伝えるのがマナーなので覚えておきましょう。指定日があわなくても評価が下がるわけではないので、丁寧に対応すれば問題ありません。

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面接についてのメールに返信する際の本文の書き方

ここでは、面接のメールに返信する際の本文の書き方を解説します。印象をよくできるように、マナーを守って送信するようにしましょう。

基本の構成は、「宛先」「挨拶」「用件」「締め」「署名」の順番です。それぞれ解説するので、参考にしてください。

宛先

本題に入る前に、宛先を記載しましょう。「企業名」「部署名」「担当者名」の3つが必要です。次のように記載するといいでしょう。

△△株式会社
人事部　△△様

企業名や部署名については、正式名称で書くのがマナーです。もし、担当者名がわからない場合は「採用ご担当者様」とすれば問題ありません。

挨拶

宛先後は、挨拶をして本文に入りましょう。「お世話になっております。」が一般的です。

続いて、「貴社の求人に応募いたしました△△（自分の名前）と申します」と、フルネームを名乗りましょう。

用件

用件は、要点を押さえて簡潔に伝えてください。基本的には、指定された日時のうち、どの日時であれば問題ないかを回答します。

また、改行を適宜行い、読みやすくわかりやすい文面になるよう工夫しましょう。

締めの言葉

用件を伝えたら、締めの言葉が必要です。

「お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします」「お手数ですが、ご返事いただければ幸いです」など、内容に合った締めの言葉を添えましょう。

メール返信での締めの言葉については「ビジネスメールは終わり方が大切！結び言葉の基本」も参考にしてください。

署名

メールの最後には、署名を書くようにします。次の内容が必要になるので覚えておきましょう。

記入ミスがないように、署名のテンプレートを作っておくのもおすすめです。

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面接についてのメールの返信が遅くなった場合の対処法

面接についてのメール返信が遅くなった場合、謝罪の言葉を添え、すぐに対応するのがマナーです。メール返信が遅れた場合の対処法について解説するので、慌てずに実施してみましょう。

本文に謝罪の言葉を添える

メール返信が遅れてしまったら、用件に入る前に謝罪の一文を添えましょう。「返信が遅くなり大変申し訳ございません」「返答が遅くなり、大変失礼いたしました」などと伝えます。

返信が遅くなった際に、言い訳はNGです。「メールに気づかず返信が遅れてしまいました」「授業とアルバイトが忙しく時間がありませんでした」などの弁解はやめましょう。企業側に「言い訳している」と思われてしまうので避けてください。

すぐに返信できない場合は回答を保留したい旨を伝える

ほかの企業の面接や選考の影響があり、すぐに返信ができないケースでは、回答を保留したいと伝えましょう。ほかの企業の日程調整を待って、メール返信を行わないのはマナー違反なので気を付けてください。

返事を待ってほしいケースでは、「面接日程の件ですが、別件との兼ね合いによりまだ日程が確保できておりません。誠に勝手を申し上げますが、今週末まで回答にお時間を頂戴したく存じます」のように、期限を明確に提示し、回答を保留したいと伝えましょう。

面接前のメールのやり取りも、評価に影響するケースがあります。メールマナーについては「ビジネスメールの返信はどこまで続ける？就活でのマナーや対応を解説」も参考にしてください。

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面接についてのメールを送る際のポイント

面接についてのメールを送る際には、改行を行ったり、敬語を使ったりなどのポイントに注意しましょう。ここでは、メールを送る際に確認したい、3つのポイントを解説します。

改行や段落分けを行う

メールを送る際は、改行や段落分けを行いましょう。改行や段落分けがないと、読みにくいメールになってしまいます。

特に、スマートフォンでメールを送る際は注意しましょう。スマートフォンでは読めると思っても、パソコンでは読みにくい場合があります。企業の担当者はパソコンでメールを見るケースが多いので、パソコンに合わせておく方がおすすめです。

敬語などの表現を正しく使う

メールでは、敬語などの表現を正しく使うようにしましょう。就活の場面でよく使う、次のような言葉は特に注意してください。

特に、「貴社」「御社」は間違って使いやすいので注意しましょう。エントリーシートの書き方については「エントリーシートは「貴社」「御社」どちらが正解？使い分け方を解説」も参考にしてください。

会社名を省略しない

会社名は省略せず、正式名称で書くようにしましょう。株式会社を忘れたり、「（株）」と表すのもNGです。

正式名称については、企業のWebサイトや、担当者メールの署名欄に記載されています。わからない場合は、調べるようにしてください。

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面接の日程調整メールに返信する際の例文

ここでは、面接の日程調整メールに返信する際の例文を紹介します。状況に応じて紹介しているので、参考にしてください。

企業からの面接日程に承諾するケースの例文

企業から面接の候補日を提示された場合は、日程を引用しましょう。日時の認識にズレがないと確認できます。

企業から提示された日程が合わないケースの例文

企業から提示された面接日が合わない場合、謝罪の言葉を添え、自分から候補日を提示しましょう。その際、候補日は3つ以上挙げるのがポイントです。

面接のキャンセルと再調整をお願いするケースの例文

面接を当日にキャンセルする場合、電話での連絡がマナーです。電話がつながらなかった場合に、メールを送るようにしましょう。

また、メールを送る際は、当日キャンセルであるにも関わらず、メール連絡になってしまったことを丁寧に謝罪してください。また、面接辞退ではなく、面接を受ける意思があることを示し、面接日の再調整をお願いしましょう。

面接の日程変更については「面接の日程を変更したい！メールで連絡するときのマナーと例文を紹介」も参考にしてください。

日程調整後に辞退するケースの例文

面接を辞退する場合は、時間と労力をかけてくれた採用担当者に誠意を示し、丁寧に謝罪の言葉を伝えましょう。辞退の理由については「諸般の事情」などでよく、詳しく記載する必要はありません。

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面接終了後にメールを送る際の例文

ここでは、面接終了後にメールを送る際の例文を紹介します。印象をよくできる場合があるので、ぜひ参考にしてください。

面接のお礼メールを送るケースの例文

面接終了後のお礼メールは、当日中、または遅くても翌日までに送りましょう。本文には、採用担当者が面接で説明した内容を盛り込むのがポイントです。お礼とともに、志望意欲のアピールも忘れないようにしてください。

就活の場面では、お礼メールを送るように意識しておきましょう。内容については「インターン後のお礼メールは不要？知っておきたいマナーと例文」も参考にしてください。

面接結果を問い合わせるケースの例文

面接結果を問い合わせる際は、面接に対するお礼を伝え、催促して申し訳ないという姿勢で問い合わせましょう。また、結果は合否を直接聞くのではなく、合否連絡の期日を聞くようにしてください。

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内定通知のメールに返信をする際の例文

ここでは、内定通知のメールに返信する際の例文を紹介します。

内定を承諾するケースの例文

内定に対するお礼と、内定を受ける旨を伝えましょう。加えて、うれしい気持ちや入社に対する抱負を述べるのがおすすめです。

内定を辞退するケースの例文

内定を辞退する場合も、内定や選考の機会をいただいたお礼と感謝を伝えるようにしましょう。

内定辞退の理由を聞かれた場合は、「他社から内定をいただき、そちらへの入社を決めたため」などのように、差し支えのない内容を伝えるのが無難です。

もし、社風や待遇面などが辞退理由の場合でも、応募先企業の心証を悪くするような内容は控えましょう。

内定メールへの返信方法については「内定承諾メールに書くべき内容は？送り方のマナーや例文も紹介！」も参考にしてください。

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面接のメール返信をどのように送るか迷っているあなたへ

面接のメール返信をどのように送ればいいか困っている人も多いでしょう。言葉遣いや内容によっては、「評価が下がるのではないだろうか」と不安を抱えやすいポイントです。メール返信のマナーを学んでおき、いざというときに備えておきましょう。

就活エージェントのキャリアチケットでも、メール返信のマナーについてアドバイスをしています。メール返信に困っている方は、ぜひ相談してください。

また、メールだけではなく、就活全般のマナー指導や、面接や書類選考対策なども実施。内定獲得を実現するために、キャリアチケットに登録してみましょう。

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