このページのまとめ
- 内定を断る決意をしたら、できるだけ早く連絡することが大切
- 内定を断る場合、状況に合わせて適切な連絡手段を選択する必要がある
- 具体的な理由や企業への感謝を示すのが内定を断る際のポイント
「内定の断り方が分らない…」とお悩みの就活生もいるでしょう。内定辞退は決して珍しいことではありませんが、マナーを守らなければ、企業との関係を損ねたり、自身の評判を落としたりする可能性があります。
本記事では、内定を断る際の基本マナーや、電話・メールでの具体的な断り方を例文付きで解説。内定の断り方に関するよくある質問もまとめています。適切な内定辞退の方法を学び、誠実で礼儀正しい対応を目指しましょう。
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- 内定の断り方の基本マナー
- 決断したらすぐに連絡する
- 嘘をつかず誠実に対応する
- 適切な連絡手段を選択する
- 簡潔かつ明確に理由を説明する
- 感謝の気持ちを伝える
- 電話での内定の断り方
- 電話で内定を断る際の流れ
- 電話で内定を断る際の注意点
- 電話で内定を断る際の例文
- 他社の内定を選んだ場合
- 自己都合の場合
- キャリアプランを変更した場合
- メールでの内定の断り方
- メールで内定を断る際の流れ
- メールで内定を断る際の注意点
- メールでの辞退例文
- 他社の内定を選んだ場合
- 自己都合の場合
- キャリアプランを変更した場合
- 内定の断り方に関するよくある質問
- Q.内定辞退はいつまでに伝えるべき？
- Q.内定をメールで断るのは失礼？
- Q.内定辞退のメールに返信がない場合はどうする？
内定の断り方の基本マナー
内定の断り方には、いくつかおさえるべきポイントがあります。内定を断るからといっていい加減な態度をとるのではなく、誠実な対応を心掛けましょう。ここでは、内定を断る際の5つの基本的なマナーをご紹介します。
決断したらすぐに連絡する
内定を辞退する決断をしたら、できるだけ早く企業に連絡することが大切です。これには主に2つの理由があります。
一つは、内定を辞退することで、企業側の採用計画に影響を与えてしまう場合があるためです。内定者の辞退により、企業は次の候補者に連絡を取る必要が出てくるかもしれません。早めに連絡することで、企業側の対応の時間的な余裕を確保することができます。
次に、社会人としての誠実さを示すためです。決断を先延ばしにせず、すぐに行動に移すのは、責任感のある態度として評価されます。たとえ内定を辞退する場合でも、良い印象を与えられるかもしれません。
ただし、「すぐに」といっても、感情的に内定を辞退するかどうかを決めてしまうことは避けましょう。十分に考えたうえで決断し、その後速やかに連絡するのが望ましいといえます。
嘘をつかず誠実に対応する
内定辞退の理由を説明する際、嘘をつくことは避けるべきです。たとえ都合の悪い理由であっても、誠実に理由を伝えましょう。
嘘をつくことのデメリットは大きく、以下のようなリスクが考えられます。
・後々バレる可能性がある
・一貫性のない説明になりやすい
・企業との信頼関係を損なう場合がある
内定を断る際には、事実にもとづいた説明を行ってください。たとえば、「他社の内定を承諾することにしました」「家族の事情により就職を延期することにしました」のように、簡潔に本当の理由を述べることができます。
適切な連絡手段を選択する
内定を断る際の連絡手段には、主に電話とメールの2つがあります。どちらを選ぶかは人によって異なりますが、自分の状況に合わせて適切な連絡手段を選択しましょう。
電話とメールでの内定辞退の特徴は、以下のとおりです。
電話の特徴
・即時性がある
・相手の反応を直接確認できる
・誠意が伝わりやすい
メールの特徴
・時間や場所を選ばない
・内容を整理して伝えやすい
・記録が残る
基本的には、重要な連絡は電話で行うのが望ましいとされています。特に、面接などで直接会って話をした担当者の連絡先を知っている場合は、電話での連絡が望ましいでしょう。
ただし、企業によっては「辞退の場合はメールで連絡してください」と指示されることもあります。その場合は、指示に従ってメールで連絡しましょう。
どちらの方法を選ぶ場合にも、相手の立場を考え、丁寧な言葉遣いを心掛けることが大切です。
簡潔かつ明確に理由を説明する
内定辞退の理由を、簡潔かつ明確に説明するのもマナーです。長々と説明したり、曖昧な表現を使ったりすることは避けましょう。
理由を説明する際は、要点を絞って説明します。「個人的な事情」「私情」などの表現は避け、具体的に自分の状況を伝えることが大切です。また、ネガティブな表現は避け、前向きな言葉を選ぶように心掛けましょう。企業の悪口や批判と取られるような発言をしないよう注意する必要があります。
感謝の気持ちを伝える
内定を断る際には、必ず感謝の気持ちを伝えましょう。内定をもらったことや選考過程でお世話になったことへの感謝を述べることで、企業との良好な関係を保ちやすくなります。
感謝を伝える際は、「面接でのアドバイス」や「企業説明会での丁寧な対応」など、具体的な内容に触れるとより効果的です。形式的な言葉ではなく、自分の言葉で感謝の気持ちを表現しましょう。最後は、「今後も御社の発展を応援させていただきます」といった前向きな言葉で締めくくることもできます。
上記のようなマナーを守ることで、企業との良好な関係を維持でき、将来的なキャリアにおいてもプラスになる可能性があるでしょう。就活で内定を獲得する時期や、内定獲得前後の流れについては、「就活における内定とは？獲得から入社までの流れや採用との違いを解説」で詳しく解説しています。こちらもあわせてご参照ください。
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電話での内定の断り方
電話で内定を断ることで、相手に誠意を伝えやすくなります。ここでは、電話での内定辞退の流れと注意点について詳しく説明します。
電話で内定を断る際の流れ
内定辞退の電話は、以下のような流れで進めるのが基本です。
1.電話を掛ける
2.挨拶と自己紹介をする
3.電話の目的を伝える
4.内定辞退の理由を説明する
5.感謝の気持ちを伝える
6.挨拶をして電話を切る
電話で内定を断る際は、この流れに沿って進めることで、誠意をもって内定辞退の意思を伝えることができます。
まず、はっきりとした声で自己紹介をしましょう。次に、電話の目的を明確に伝え、辞退の理由を簡潔に説明します。選考過程でお世話になったことへの感謝を述べる際は、具体的なエピソードや学んだことを交えると、より誠意が伝わりやすくなります。最後に、改めて謝罪と感謝の言葉を述べ、丁寧に電話を切りましょう。
内定を断る際の電話では、事前に話す内容を整理し、落ち着いて対応することが大切です。必要であれば、伝えたい内容をメモにまとめておくこともできます。相手の反応に応じて臨機応変に対応できるよう、心の準備をしておきましょう。
電話で内定を断る際の注意点
電話で内定を断る際には、いくつかの重要な注意点があります。これらを意識することで、より円滑な対応が可能になるでしょう。
・適切なタイミングを選ぶ
・落ち着いて対応する
・相手の反応に注意を払う
・謝罪は適度にとどめる
・他社の名前を出さない
・会話の内容をメモする
電話で内定を断る際には、適切なタイミングを選ぶことが重要です。企業の営業時間内で、昼食時や退社間際を避け、相手が落ち着いて話を聞ける時間帯を選びましょう。
また、自分自身も落ち着ける環境で対応する必要があります。事前に話す内容を整理し、感情をコントロールして冷静に話すよう心掛けてください。相手の反応にも注意を払い、質問や懸念事項があれば丁寧に対応しましょう。
謝罪を過度に繰り返すと相手に負担をかけてしまう可能性があります。適度な謝罪にとどめ、感謝の言葉も忘れずに伝えましょう。他社の名前を出すことは避け、具体的な比較や評価は避けてください。
電話の場合、会話の内容をメモすることをおすすめします。後日の確認や、書面での辞退連絡の際に役立つでしょう。
電話で直接内定を断るのは緊張するかもしれませんが、これらの流れと注意点を押さえておくことで、スムーズに、誠意をもって対応することができます。企業との良好な関係を維持するためにも、丁寧な対応を心掛けましょう。
「内定承諾の連絡は電話ですべき？連絡マナーや保留時の伝え方も解説」の記事では、内定を承諾する際の連絡のマナーをご紹介しています。内定を獲得した就活生の方は、こちらもあわせてご覧ください。
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電話で内定を断る際の例文
ここでは、内定を断る際の具体的な例文を、状況別にご紹介します。これらの例文を参考にしながら、自分の状況に合わせて伝える内容を考えてみてください。
他社の内定を選んだ場合
他社の内定を選んだという理由で内定を断る場合、以下の例のように辞退理由を伝えましょう。
お世話になっております。先日内定をいただきました●●大学の△△です。大変申し訳ないのですが、本日は内定辞退のご連絡でお電話させていただきました。
慎重に検討した結果、他社の内定を承諾することに決めました。御社での仕事にも大変魅力を感じましたが、自分のキャリアプランとより一致していると判断いたしました。
長い選考過程でお世話になり、誠にありがとうございました。面接での貴重なアドバイスは、今後のキャリアにおいても大切にしていきたいと思います。このような結果となり大変申し訳ございませんが、今後とも御社の発展を心よりお祈りしております。
前述したように、他社の名前は出さず、簡潔に理由を伝えましょう。「雇用条件が悪い」「面接官の雰囲気が良くなかった」などのネガティブな理由で内定を断る場合も、「他社のほうが自分のキャリアプランに合っていた」のように、できるだけポジティブに言い換えて伝えるのがおすすめです。
自己都合の場合
自己都合で内定を辞退する際には、以下のように伝えてみてください。
お世話になっております。先日内定をいただきました●●大学の◇◇です。大変恐縮ですが、内定辞退のご連絡でお電話させていただきました。
実は、家族の介護が必要になるという急な事情が発生いたしました。そのため、しばらくの間、就職を延期せざるを得なくなりました。御社で働くことを楽しみにしていただけに、このような判断となり、大変心苦しく思っております。
選考過程では大変お世話になり、貴重な経験をさせていただきました。このようなご連絡となり誠に申し訳ございません。御社の今後ますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
自己都合での内定辞退では、伝えられる範囲で事実を伝えましょう。電話をした時点での現状や、企業で働くことへの前向きな気持ちも述べると、より好印象を与えられる可能性があります。
キャリアプランを変更した場合
キャリアプランを変更したために内定を断る場合は、以下の例を参考にしてみてください。
お世話になっております。先日内定をいただきました●●大学の◎◎です。大変申し訳ございませんが、内定辞退のご連絡でお電話させていただきました。
熟考の末、自分のキャリアプランを見直し、一度、海外でのボランティア活動に携わりたいと考えるようになりました。そのため、今回は御社への入社を辞退させていただきたく存じます。
御社の理念や事業内容に深く共感し、働くことを楽しみにしていただけに、このような決断となり大変心苦しく思っております。選考過程で学んだことは、必ず今後のキャリアに活かしていきたいと思います。
長い間お世話になり、誠にありがとうございました。突然のご連絡となり大変申し訳ございません。御社の更なるご発展を心よりお祈り申し上げます。
電話での内定辞退は、例の内容を参考にし、自分の状況によって内容を調整してみてください。ただし、実際に電話を掛ける際には、台本を読んでいるような印象を与えないよう注意しましょう。自分の言葉で自然に話せるよう、事前に練習しておくことをおすすめします。また、相手の反応に応じて臨機応変に対応することも大切です。
就活での電話対応のポイントは、「就活中の電話対応で印象アップ！マナーの基本とポイント」の記事でも解説しているので、こちらもぜひチェックしてみてください。
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メールでの内定の断り方
メールでの内定辞退は、電話に比べて相手の反応を直接確認できないため、より慎重に対応する必要があります。ここでは、メールでの内定辞退の流れと注意点について説明します。
メールで内定を断る際の流れ
メールで内定を断る際は、以下の流れでメールを作成してみましょう。
1.件名を設定する
2.挨拶と自己紹介をする
3.メールの目的を明確に伝える
4.辞退の理由を簡潔に説明する
5.お詫びと感謝の言葉を述べる
6.結びの言葉で締めくくる
7.名前と連絡先を記載する
これらの流れに沿ってメールを作成することで、礼儀正しく、かつ必要な情報を漏れなく伝えることができます。特に重要なのは、辞退理由を簡潔に説明すること、お詫びと感謝の言葉を述べることです。相手の立場に立って、どのような表現が適切かを慎重に検討しましょう。
メールで内定を断る際の注意点
メールで内定を断る際は、いくつか注意すべき点があります。
・ビジネスメールの基本的なマナーを守る
・誤字脱字に注意する
・感情的な表現を避ける
・送信前に必ず内容を確認する
・返信がある場合は迅速に対応する
これらの注意点を守ることで、より円滑なコミュニケーションが可能になるでしょう。特に、感情的な表現を避けることは大切です。たとえ不満があったとしても、それを直接伝えることは避けてください。
また、送信前の内容確認は必須です。誤字脱字だけでなく、伝えたい内容が適切に表現されているか、失礼な表現がないかなどを、客観的な視点で見直してみてください。
メールでの内定辞退は、文面だけで誠意を伝える必要があるため、慎重に言葉を選ぶ必要があります。これらの流れと注意点を押さえることで、誠実な内定辞退のメールを作成することができるでしょう。
内定辞退の流れについては、「知っておきたい！内定辞退の手順について」の記事でも解説しています。こちらもあわせてご一読ください。
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メールでの辞退例文
ここでは、メールで内定を断る際の例文を、状況別に紹介します。これらの例文を参考に、自分の状況に合わせて適切な文面を作成しましょう。
他社の内定を選んだ場合
他社の内定を選んで内定辞退する場合、メールでは以下のように伝えられます。
件名：内定辞退のご連絡
本文：
〇〇株式会社
人事部 採用担当 ◎◎様
お世話になっております。
先日内定をいただきました●●大学の△△です。
このたびは、誠に申し訳ございませんが、内定辞退のご連絡をさせていただきます。
慎重に検討を重ねた結果、他社への就職を決意いたしました。御社での仕事にも大変魅力を感じましたが、自身の専門分野により近い業務に携わる機会を得られると判断いたしました。
長い選考過程でお世話になり、誠にありがとうございました。面接での貴重なアドバイスは、今後のキャリアにおいても大切にしていきたいと思います。
このような結果となり大変申し訳ございませんが、今後とも御社の発展を心よりお祈りしております。
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●●大学●●学部●●学科✕年
名 前（ふりがな）
メールアドレス：△△△.□□□@△△.co.jp
電話番号：090-✕✕✕✕-✕✕✕✕
住所：〒✕✕✕-✕✕✕✕
東京都■■区◇◇1-2-3
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自己都合の場合
自己都合で内定を辞退する際のメールは、以下の例を参考に作成してみてください。
件名：内定辞退に関する重要なご連絡
本文：
〇〇株式会社
人事部 採用担当 △△様
お世話になっております。
先日内定をいただきました●●大学の◇◇です。
大変恐縮ですが、内定辞退のご連絡をさせていただきます。
実は、予期せぬ健康上の問題が発生いたしました。そのため、しばらくの間、治療に専念する必要があり、就職を延期せざるを得なくなりました。御社で働くことを楽しみにしていただけに、このような判断となり、大変心苦しく思っております。
選考過程では大変お世話になり、貴重な経験をさせていただきました。このようなご連絡となり誠に申し訳ございません。
御社の今後ますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
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●●大学●●学部●●学科✕年
名 前（ふりがな）
メールアドレス：△△△.□□□@△△.co.jp
電話番号：090-✕✕✕✕-✕✕✕✕
住所：〒✕✕✕-✕✕✕✕
東京都■■区◇◇1-2-3
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キャリアプランを変更した場合
キャリアプランを変更した際の内定辞退のメールは、以下のように作成しましょう。
件名：内定辞退のお詫びとご連絡
本文：
〇〇株式会社
人事部 採用担当 △△様
お世話になっております。
先日内定をいただきました●●大学の◎◎です。
大変申し訳ございませんが、内定辞退のご連絡をさせていただきます。
熟考の末、自分のキャリアプランを見直し、大学院への進学を決意いたしました。専門性をさらに高め、将来的により大きな貢献ができるよう研究を深めたいと考えるようになりました。そのため、今回は御社への入社を辞退させていただきたく存じます。
御社の理念や事業内容に深く共感し、働くことを楽しみにしていただけに、このような決断となり大変心苦しく思っております。選考過程で学んだことは、必ず今後のキャリアに活かしていきたいと思います。
長い間お世話になり、誠にありがとうございました。突然のご連絡となり大変申し訳ございません。御社の更なるご発展を心よりお祈り申し上げます。
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●●大学●●学部●●学科✕年
名 前（ふりがな）
メールアドレス：△△△.□□□@△△.co.jp
電話番号：090-✕✕✕✕-✕✕✕✕
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また、企業への共感と働く意欲があったことを述べ、辞退に至った心情を率直に表現しています。これにより、安易な決断ではないことが伝わりやすくなっています。
上記の例を参考にメールを作成する際は、自分の言葉で表現できるよう、適宜アレンジしてみてください。また、必要に応じて書類の返送などの手続きについても触れると良いでしょう。
内定辞退の連絡は、就活で多くの人が経験することの一つです。このほかの就活で行うことについては、「就活とは？いつから何をすればよい？基本の流れと8つのやるべきことを解説」の記事でご確認ください。
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内定の断り方に関するよくある質問
ここでは、内定の断り方に関するよくある質問をまとめています。内定辞退のメールを送る時期や、内定辞退のメールに返信がない場合の対処法を解説しているので、ぜひチェックしてみてください。
Q.内定辞退はいつまでに伝えるべき？
A.内定辞退は、決断した時点からできるだけ早く伝えるのが理想です。迅速な対応は、あなた自身の誠実さや責任感の表れとして受け取られ、企業との良好な関係の維持につながるでしょう。
ただし、年末年始や長期休暇の直前は担当者が不在の場合もあるので、時期をずらして連絡するなどの配慮も必要です。入社日まで時間がある場合でも、早めに意思表示をすることで、企業側も安心して次のステップに進めます。
内定辞退の時期については、「内定辞退はいつまでできる？新卒向けに法的ルールや伝え方のマナーを解説」の記事で詳しく解説しているので、参考にしてみてください。
Q.内定をメールで断るのは失礼？
A.内定をメールで断ることが、必ずしも失礼にあたるわけではありません。特に、企業側がメールでの連絡を推奨している場合や、地理的な問題で直接会うのが難しい場合は、メールでの辞退も有効な手段となります。
ただし、メールで伝える際には、丁寧な言葉遣いと感謝の気持ちを込めることが大切です。簡潔ながらも真摯な言葉で、辞退の理由を明確に伝えましょう。可能であれば、メールでの連絡後に電話でフォローアップすることで、より誠意が伝わり、誤解を防ぐことにも繋がります。特に、面接などで親しく話をした担当者がいる場合は、電話での連絡を検討してみましょう。
Q.内定辞退のメールに返信がない場合はどうする？
A.内定辞退のメールを送信後、3～5営業日程度待っても返信がない場合は、まずメールが確実に届いているかの確認の連絡をしましょう。迷惑メールフォルダに振り分けられていたり、メールアドレスに誤りがあったりする可能性があります。
それでも返信がない場合は、改めて辞退の旨とメールが届いているかの確認を伝えるメールを送信します。この際も、丁寧な言葉遣いを心掛けてください。さらに1週間程度待っても返信がない場合は、電話で直接確認するのが適切です。状況に応じて、書類の返送など必要な手続きについても確認し、最後まで責任ある対応をしましょう。
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