就活の選考辞退メールのマナーを例文付きで紹介！電話との使い分けも解説

就活における選考辞退メールのマナーが分からず、失礼にあたらないかと悩んでいる就活生も多いでしょう。就活で選考辞退を申し出るのは問題ありません。ただし、辞退連絡は社会人マナーの一つであり、企業に対して誠意を持った対応が求められます。

この記事では、選考辞退の連絡方法やマナー、具体的な例文などをまとめました。初めての辞退でも安心して対応できるようにしましょう。

自分に合う企業の探し方について相談したい

自分の価値観とあった企業に出会える！27卒のスカウト登録はこちら

就活の選考辞退はメール連絡でもOK

就活で選考辞退を伝える際、直接話せて丁寧な印象を与えられ、担当者がスケジュールを即時に調整しやすいため電話が望ましいですが、選考まで日にちがある場合、電話がつながらない場合などはメールでの辞退連絡でも失礼にはあたりません。心配であれば、メール送信後に電話でも連絡するとさらに誠意が伝わります。

ただし、選考日程が迫っている、面接直前の辞退連絡などは電話での連絡が望ましいでしょう。

なお、就活で選考辞退を申し出るのは問題ありません。就活生は複数企業を同時に受けるのが当たり前であり、内定が出たタイミングや状況の変化で選考辞退が発生することは企業も理解しています。

選考辞退時に大切なのは、これまで対応してくれたことへの感謝や辞退することへのお詫びを丁寧に伝えることです。これが社会人としてのマナーであり、トラブル防止にもつながります。

「就活生向け！選考辞退のメール例文とマナー」でも選考辞退メールに関連する情報を紹介しているため、あわせて参考にしてください。

自分に合う企業の探し方について相談したい

自分の価値観とあった企業に出会える！27卒のスカウト登録はこちら

選考辞退に関する基本のマナー

ここでは企業に連絡する時の基本のマナーをご紹介します。次の点に気をつけて、お互いが気持ちよくやりとりできるようにしてください。

選考辞退の連絡はできるだけ早く行う

就活で面接辞退を決めたら、できるだけ早く企業へ連絡するのがマナーです。採用担当者は面接日程や面接官のスケジュール調整などを短期間で進めており、辞退の連絡が遅れると調整に大きな負担がかかってしまいます。

理想は辞退を決めた時点で即連絡を入れること。遅くとも面接予定日の2日前までには連絡しましょう。時間に余裕があればメールで問題ありませんが、前日・当日の辞退は電話連絡が基本です。もし担当者が不在の場合は、伝言をお願いし、同時にメールも送ることで行き違いを防げます。

選考辞退の連絡をせずに無断欠席するのはNG

就活で面接を辞退する際、連絡せずに無断欠席するのは避けるべきです。無断で面接を欠席すると、企業の採用担当者に大きな迷惑がかかるだけでなく、社会人としての信用を大きく失います。今後その企業で働かない場合でも、業界内で悪印象が残る可能性もあるため注意が必要です。

辞退する際は、辞退の意志とお詫び、感謝の気持ちを簡潔に伝えるのが基本的なマナー。また、就職エージェントを通じて応募した場合は、自分で直接企業に連絡するのではなく、エージェントの担当者へ理由を伝え、辞退の連絡を代行してもらいましょう。

営業時間内に連絡を行う

面接辞退の連絡は、企業の営業時間内に行うのが基本マナーです。営業時間外に連絡を入れると、担当者が対応できず業務に支障をきたす可能性があります。企業への印象を損なわないためにも、採用担当者が対応できる時間帯に連絡しましょう。

電話の場合は、始業から1時間以内、終業前1時間、昼休み（12:00〜13:00ごろ）は避け、業務が落ち着いている時間帯にかけるのがおすすめです。担当者が不在の場合は、戻り予定時間や都合の良い時間帯を確認し、あらためて連絡するか、メールへ切り替えましょう。

メールの場合も営業時間内に送るのが望ましいですが、どうしても遅い時間しか送れない場合は、「夜分遅くに失礼いたします」と添えると印象が良くなります。また、電話がつながらずメールを送る場合は「お電話を差し上げましたがご不在でしたので、メールにてご連絡いたします」と添えることで丁寧さを伝えられるでしょう。

企業に電話で連絡する際のマナーについては「就活で企業への電話時間は何時にすべき？連絡マナーを守って印象アップ！」でも紹介していますので、あわせてご参照ください。

電話をかけるときは静かな場所で

面接辞退の電話は、静かで電波状況の良い場所からかけるようにしましょう。騒音がある場所や電波状況が悪い場所で電話をすると、相手が聞き取れず重要な内容を伝えきれないおそれがあります。また、電話が途切れることで担当者に不安や不快感を与え、社会人としての印象を下げる原因に。

駅構内、カフェなど騒音が多い場所ではなく、自宅や空いている会議室、静かな公園などでかけましょう。また、電波が途切れがちな地下、エレベーター内は避けてください。もし、通話中に雑音や途切れがあった場合は、「お電話が途切れてしまいましたので、あらためてかけ直します」と、一度電話を切り、再度かけ直すようにしましょう。

用件は簡潔に伝える

面接辞退の連絡は、電話・メールともに用件を簡潔に伝えることが基本です。特に電話は相手の業務時間を割いてもらっているため、ダラダラと前置きを長く話すのはマナー違反になります。簡潔に伝えることで相手が内容を正確に理解しやすく、無駄なやり取りを防げるでしょう。

電話の場合は「お世話になっております。〇月〇日に面接のお時間を頂いておりました〇〇大学の〇〇と申します。本日は、選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。」と名乗ったらすぐに本題へ入りましょう。

メールの場合も件名で「選考辞退のご連絡（〇〇大学〇〇）」とし、本文で「先日は面接の機会を頂きありがとうございました。大変恐縮ですが、一身上の都合により、選考を辞退させていただきたく存じます。」と簡潔に伝えるのが望ましいです。

迷った場合は、電話やメールをする前に、一度メモに要点をまとめましょう。

メールは必ず見直しをする

就活の選考辞退メールは、送信前に必ず見直しを行いましょう。宛名間違いや誤字脱字は、受けとる企業側に「雑な印象」や「礼儀が欠けている印象」を与えてしまいます。特に辞退連絡は丁寧な対応が求められるため、小さなミスが大きなマイナス印象につながる可能性が。

メールを送る前に以下のポイントをチェックしてください。

・宛名（会社名・部署名・担当者名）は正しいか
・日付や面接予定日時に誤りはないか
・誤字脱字がないか
・言葉遣いが失礼になっていないか
・件名・署名は適切か

誤字脱字は一度読むだけでは気づけないことも多いため、時間をおいて再度読み直すか、音読して確認することが効果的です。印象を損なわず次に進むためにも、必ず送信前に丁寧に確認しましょう。

就活におけるメール連絡のマナーについては「就活メールを送る時間は何時がベスト？マナーと例文まとめ」でも紹介していますので、あわせてご覧ください。

辞退理由は「一身上の理由」でOK

就活で面接辞退の連絡をする際、辞退理由は「一身上の都合」で十分です。辞退理由が伝わらないことで不快に思われることはほぼありませんが、誠意を持って丁寧に伝える姿勢は大切です。

もし電話で「理由を教えていただけますか？」と聞かれた場合は、「他社で内定をいただいたため」と簡潔に伝えましょう。ただし、「御社の雰囲気が合わないと感じた」「他社の方が条件が良かった」といった相手が不快に感じる理由は伝えないことがマナーです。

就活の選考辞退理由は「一身上の都合で辞退させていただきます」で問題ありません。聞かれた場合のみ「他社で内定が決まったため」と簡潔に答え、相手が不快に感じる理由は伝えないようにしましょう。

就活中に送るメールの基本的マナーを知りたい方は「就職活動で送るメール。マナーは完璧ですか？」もチェックしてみてください。また、「就活マナーの基本を解説！失敗しないための準備と対策」の記事も参考になるでしょう。

自分に合う企業の探し方について相談したい

自分の価値観とあった企業に出会える！27卒のスカウト登録はこちら

選考を辞退する際の電話・メールの例文

ここからは、選考辞退をする電話・メールの具体的な例文を紹介するので、確認していきましょう。

電話で選考辞退する時の会話例

辞退理由を聞かれた場合の回答例

「別の企業から内定をいただき、自分の適性や希望するキャリアプランについてよく考えた結果、そちらの企業への入社を決めました」

メールで選考辞退する時の例文

メールの最後には自分の署名を入れるのがルールです。本文との境目が分かるように区切り線を入れ、大学・学部・学科名と氏名、電話番号、メールアドレスを記載しましょう。メール後しばらくたっても返信がこない場合は、相手がメールを見落としている可能性があるので必ず電話で確認してください。

「誰も教えてくれない就活メールの基本！そのまま使えるパターン別例文をご紹介！」では、就活におけるメールの基本的なマナーや例文を紹介しているため、あわせてご覧ください。

自分に合う企業の探し方について相談したい

自分の価値観とあった企業に出会える！27卒のスカウト登録はこちら

就活の選考辞退メールのマナーで悩んでいるあなたへ

就活中に「選考辞退」をするのは珍しいことではなく、企業も理解しています。大切なのは、辞退の決断をしたらすぐに連絡し、お詫びと感謝をきちんと伝えること。無断欠席や当日キャンセルを避け、電話・メールで誠実に対応するだけで、あなたの印象は大きく変わります。

就活は、辞退も含めて自分のキャリアを前向きに選ぶ行為です。マナーを守って、丁寧に一歩ずつ進んでいきましょう。

もし就活の選考辞退の連絡方法で悩んだり、辞退後の企業との関係が不安だったりする場合は、キャリアチケットにご相談ください。

キャリアチケットでは、選考辞退の伝え方やタイミングだけでなく、 自分に合った企業の選び方や内定獲得の戦略まで無料で相談できます。あなたの状況に合わせて具体的にアドバイスを受けられるため、選考辞退後もブレずに就活を進められるでしょう。

自分に合う企業の探し方について相談したい

自分の価値観とあった企業に出会える！27卒のスカウト登録はこちら