面接の日程を変更したい！メールで連絡するときのマナーと例文を紹介

複数の企業の選考を受けていると、予定が被ってしまうこともあるでしょう。面接の日程変更が必要になった場合は、早めに担当者へ連絡しなくてはなりません。このコラムでは、日程変更を依頼するメールの例文や、就活メールのマナーを紹介しています。このコラムを読んで、失礼のない日程変更メールを作成できるようにしましょう。

 

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面接の日程変更はできる？

就活が進んでくると、書類選考に通過して面接に案内されます。面接日時の決め方は企業によって異なりますが、大学の予定や他社の選考との兼ね合いでスケジュール調整が必要になる場面も。どうしても都合がつかない場合は、早めに企業に連絡すれば日程変更の対応をとってもらえます。日程調整により評価が下がることはないので、マナーを守って連絡しましょう。企業への連絡手段はメールで問題ないとされています。企業と就活生のやりとりにはメールを使う場合が多いことと、日時が正確に文面に残るためです。
また、変更後の面接当日は日程変更に対応してもらったお礼を述べると好印象になります。

前日や当日の日程変更は電話で連絡する

基本的に企業への連絡はメールで構いませんが、緊急の場合は電話で連絡したほうが良いでしょう。前日や当日に、急用や体調不良、交通事情などで面接に行くことが難しくなる場合も考えられます。面接日時までに担当者が欠席連絡のメールを読んでいなければ、無断欠席扱いされてしまうことも。面接日時までに時間的な余裕がない場合、まずは電話で担当者に伝えるのがベターです。電話での連絡後は、念のため連絡内容を確認するメールを送っておきましょう。

 

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日程変更を希望するときのメール例文

ここからは、シチュエーション別に日程変更にまつわるメール例文を紹介します。参考にしてください。

自分から候補日を提示するとき

企業から「◯日から◯日までのなかで都合の良い日時を希望してください」などと案内された場合は、自分から候補日を提示します。「10:00から11:00まで」のようなピンポイントの指定は極力避け、企業側が選べるように幅をもたせた日時を提案しましょう。

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件名：企業からのメールの件名をそのまま使う

◯◯株式会社
人事部
◯◯様

お世話になっております。◯◯大学の山田花子と申します。
このたびは面接の機会を頂き、誠にありがとうございます。
面接の希望日程をお送りいたします。

◯月◯日　終日
◯月◯日　9時～13時
◯月◯日　12時～19時
◯月◯日　終日

お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

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◯◯大学◯◯学科
山田花子
〒000-000
◯◯県◯◯市1-1-1
電話：000-0000-000
メール：hanako.yamada＠××.com
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提示された候補日以外を希望するとき

企業から面接の日時が指定されたものの、都合がつかない場合もあります。その場合、まずは指定日時に行けないことを詫びた上で、別日に振り替えてもらえないか提案しましょう。提案する日時は、再度調整の必要がないよう、ほかの予定が入らない日時を提示します。

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件名：企業からのメールの件名をそのまま使う

◯◯株式会社
人事部
◯◯様

お世話になっております。◯◯大学の山田花子と申します。
このたびは面接の機会を頂き、誠にありがとうございます。
ただ、学校の授業の関係でご提示いただいた日程で貴社にお伺いすることができません。
もし可能であれば、以下の日程のいずれかで面接を再調整いただけないでしょうか。

◯月◯日
◯月◯日
◯月◯日
◯月◯日

ご多用の折、お手数をおかけして大変申し訳ありませんが、ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

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◯◯大学◯◯学科
山田花子
〒000-000
◯◯県◯◯市1-1-1
電話：000-0000-000
メール：hanako.yamada＠××.com
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一度決まった面接日を変更したいとき

上記のやりとりを経て面接日時が確定したものの、後から学校の都合などで変更が必要になる可能性もあります。1度は承諾した日時であるため、やむを得ないことを理解してもらえる理由を述べると良いでしょう。

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件名：◯月◯日の面接日程変更のお願い（山田花子）

◯◯株式会社
人事部
◯◯様

お世話になっております。◯◯大学の山田花子と申します。
◯月◯日◯時よりお約束頂きました面接につきまして、急遽ゼミの発表が決まったため貴社にお伺いすることが難しくなりました。大変申し訳ございません。
誠に勝手なお願いで恐縮なのですが、以下の日程で面接を再調整して頂くことは可能でしょうか。

◯月◯日
◯月◯日
◯月◯日
◯月◯日

こちらの都合で大変申し訳ございまんせんが、ご検討のほど何卒よろしくお願いいたします。

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◯◯大学◯◯学科
山田花子
〒000-000
◯◯県◯◯市1-1-1
電話：000-0000-000
メール：hanako.yamada＠××.com
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急用で行けなくなってしまったとき

家族の体調急変や身内の不幸、犯罪に巻き込まれたときなど、面接直前になって日時を変更したい場合も起こり得ます。前日や当日に電話連絡をした上で、メールでもお詫びと日程変更のお願いをしておきましょう。

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件名：◯月◯日の面接の再調整のお願い（山田花子）

◯◯株式会社
人事部
◯◯様

お世話になっております。◯◯大学の山田花子と申します。

さきほどお電話にてご連絡させて頂きましたが、念のためメールでもご連絡いたします。
本日◯時より面接をお願いしておりましたが、祖父が急逝したためお伺いすることができなくなりました。直前のご連絡となり、誠に申し訳ございません。

本来であれば選考を辞退すべきですが、私はぜひ貴社に入社したいと思っており、改めて面接の機会を頂きたく存じます。
来週◯日以降で、ゼミのある◯曜日以外でしたらお伺いできますので、ご検討お願いいたします。

私の都合で大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

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◯◯大学◯◯学科
山田花子
〒000-000
◯◯県◯◯市1-1-1
電話：000-0000-000
メール：hanako.yamada＠××.com
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体調不良で行けなくなってしまったとき

面接の前日や当日になって、体調が悪くなってしまう場合もあるでしょう。必ず電話で連絡をした上でメールを送ります。風邪で声が出しづらくても、話せるなら電話で連絡をしましょう。全く声がでない場合はやむを得ずメール連絡のみとなりますが、メール本文に電話での連絡ができないことへの謝罪も含めて、早めに連絡してください。

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件名：◯月◯日の面接の再調整のお願い（山田花子）

◯◯株式会社
人事部
◯◯様

お世話になっております。◯◯大学の山田花子と申します。

さきほどお電話にて▲▲様へご伝言をお願いしましたが、念のためメールでもご連絡いたします。

明日◯月◯日◯時に面接のお約束をいただいておりましたが、本日病院にてインフルエンザとの診断をされ、1週間外出禁止を余儀なくされたため、面接日程の変更をお願いしたくご連絡しました。体調管理ができておらず、貴社にご迷惑をおかけし申し訳ございません。

一方的なお願いで申し訳ありませんが、下記日程なら貴社にお伺いできます。
◯月◯日（月）　終日
◯月◯日（火）　13時～19時
◯月◯日（水）　終日
◯月◯日（金）　10時～14時

お手数、ご迷惑をおかけいたしますが、再度面接の機会をご検討いただければ幸いに存じます。
何卒、よろしくお願いいたします。

---------------------------------------------------
◯◯大学◯◯学科
山田花子
〒000-000
◯◯県◯◯市1-1-1
電話：000-0000-000
メール：hanako.yamada＠××.com
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お礼のメール

上記いずれのパターンにおいても、日程変更をお願いして対応してもらった後はお礼のメールを送りましょう。

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件名：Re：（最初に使っていた件名そのまま）

◯◯株式会社
人事部
◯◯様

お世話になっております。◯◯大学の山田花子と申します。

面接の日程について調整頂きまして、誠にありがとうございます。
それでは、▲月▲日（▲）の▲時に貴社にお伺いいたします。

この度は、私の都合でお手数をおかけし、申し訳ございません。
面接当日は、どうぞよろしくお願いいたします。

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◯◯大学◯◯学科
山田花子
〒000-000
◯◯県◯◯市1-1-1
電話：000-0000-000
メール：hanako.yamada＠××.com
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面接の日程調整メールマナーについては「面接の日程調整メールに返信するには？基本的なマナーや例文も解説！」も参考にしてください。

 

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就活で企業にメールをするときのマナー

最後に、日程変更だけではなく就活中に企業とメールのやりとりに関するマナーを紹介します。メールを送る際は、改めて確認しておきましょう。

適切なメールアドレスを使う

メールアドレスの@以前は自由に設定できますが、趣味にまつわる文字列や企業に対するメッセージのような文字列は避けましょう。氏名など、シンプルなアドレスがベターです。また、携帯電話専用のアドレスは、企業のPCから送られてくる文字や添付ファイルを正しく受信できない可能性があるので注意してください。
大学で学生用に発行されたメールアドレスがあれば、それを利用すると良いでしょう。ただし、大学のメールアドレスは卒業後利用できなくなるため、就活用にフリーメールのアドレスを取得しておくのもおすすめです。

24時間以内、営業時間内に返信する

企業へのメールは、送信・返信をする時間にも注意が必要です。基本的に、企業の担当者がメールを確認しているのは営業時間内のみですから、早朝や昼休み、就業後の時間帯は避けて営業時間内に送りましょう。企業からのメールへの返信は、メールを受信してから24時間以内にします。メールを受信したときに、後で返信しようと思って忘れないよう注意してください。
また、メールのやりとりは自分から送信したメールで終わらせましょう。ただし、受信したメールに「また何かございましたらご連絡ください。」や「ご了解いただけましたら、返信は不要です。」などと記載がある場合は文面とおり返信の必要はありません。こちらから送る際も、同様の文言を入れておくと、やりとりを終わらせやすく親切です。

宛先は正確に記入する

「◯◯株式会社」か「株式会社◯◯」か、「人事部」か「総務部人事課」かなど、社名や部署名は企業によって異なるので、しっかり確認して正確に記入しましょう。
採用担当者の名前が分からない場合や、担当者が複数人いる場合は、「採用ご担当者様」「採用担当チーム　御中」といった宛先でも構いません。返信の際に「担当の◯◯です」と名乗ってもらえるので、それ以降は名前を記載しましょう。

本文は簡潔にまとめる

メール本文は、簡潔な内容にしましょう。宛先、挨拶、用件、締めの構成を意識して書くと、余計な内容が入らずまとまりやすくなります。
本文の太字や文字装飾などの書式設定は解除し、プレーンテキスト形式で作成してください。一文が長くなり過ぎないよう注意し、適宜改行を入れると読みやすいメールになります。

署名を入れる

メールの署名には、氏名と大学名などの所属、連絡先を記載しましょう。例文のように、記号を使って罫線を作成し、メール本文と区切られていることが分かるようにすると読みやすくなります。メールソフトやメーラーの設定で、あらかじめ署名を登録しておくとスムーズです。

やりとりの履歴を残す

返信の際は、それまでのやりとりを残した引用返信にしましょう。引用返信とは、署名以下に受信メールの本文をそのまま記載することです。企業の担当者は膨大な数のメールに対応しています。引用返信をすることで、どのような経緯で返信が来たのか確認する手間が省けるため親切です。メールソフトやメーラーの設定で、引用返信機能をオンにしておくことをおすすめします。引用返信のやり方が分からない場合、受信した本文をすべてコピーして貼り付けておくと良いでしょう。

 

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