このページのまとめ
- 履歴書を郵送するときは、宛名を正式名称で略さずに記入する
- 宛名が個人名なら「様」、部署名など団体なら「御中」と敬称をつける
- 履歴書は信書にあたるため、封筒に「応募書類在中」と記載して普通郵便で郵送する
- 履歴書を郵送する前に、宛名や封字を再確認する
- 郵送後、応募先企業へ郵送報告メールを送っておくとベター
就活中は、履歴書やエントリーシートといった応募書類を郵送する機会も多いでしょう。たとえ高評価な内容の書類でも、郵送時のマナーが守れていなければ低く評価される可能性もあります。このコラムでは、履歴書を郵送するときの宛名の書き方を詳しく解説しています。封筒の宛名で悪い印象を持たれないよう、郵送前に1度読んでみてください。
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履歴書を郵送するときの宛名の書き方
封筒に宛名を記入するときは、黒のボールペンやサインペンで、太さは0.5～0.7ミリほどのものを使いましょう。擦ってインクが消えるタイプのペンは避けてください。基本的に縦書きで記入します。履歴書と同様、失敗した場合、修正ペンや修正テープの使用は避け、新しい封筒に書き直したほうが良いでしょう。
封筒表面の書き方
表面には、宛先となる企業の情報を記入します。
郵便番号
封筒の右上に横書きで記入します。封筒に枠がある場合は利用しましょう。宛先の郵便番号が不明な場合は、郵便局のWebサイトなどで住所から検索できます。空白にするのは避けましょう。
住所
都道府県名から記入します。ビル名、マンション名なども省略せず正式名称で書いてください。番地は「◯-◯-◯」と記入するより「◯丁目◯番地◯号」と書くと丁寧な印象です。住所が長い場合は、ビル名など切りの良いところで改行します。
宛名
担当者名が封筒の中央に来るようにしましょう。1行目に社名、2行目に部署名、3行目に担当者名を記入します。「株式会社」を「（株）」と略さず、部署名まで正式名称で記入しましょう。採用担当者の個人名が不明な場合は、「採用ご担当者」でも構いません。
宛名書きでは、敬称にも気をつけましょう。宛先が個人の場合は「様」、団体の場合は「御中」を使います。
＜記入例1：個人宛＞
株式会社◯◯
総務部 人事課
◯◯ ◯◯様（または 採用ご担当者様）
＜記入例2：団体宛＞
◯◯株式会社
人事部
新卒採用チーム 御中
応募書類在中
企業に封筒が到着したとき、重要な応募書類が入っていることをひと目で分かってもらうため、「応募書類在中」の記載が必要です。
封筒表面の左下に、赤字で記入し四角で囲みましょう。文言は「履歴書在中」でも構いません。すでに赤字で印刷された封筒や、応募書類在中スタンプといった商品も販売されているので、必要に応じて利用しましょう。手書きでも問題ありませんが、囲み枠は定規をつかって直線にします。
封筒裏面の書き方
封筒の裏面には、自分の情報を記入します。中身を見なくても送り主が分かるだけでなく、万が一切手料金が不足していた際、手元に戻してもらうためにも必要な情報です。
郵便番号
封筒裏面の左下に横書きで記入します。先に住所や氏名を書いたほうがバランス良く書けるのでおすすめです。
住所
自分の住所を縦書きで記入します。宛先と同様、省略せず正式名称で記入しましょう。
所属
大学名や学科名も、正式名称で記入します。
氏名
住所の左下に、縦書きで記入してください。住所の書き出しよりも少し下げて書くときれいに見えます。
日付
封筒の左上に、投函日を記入しておくと安心です。郵送トラブルや企業に到着後の処理漏れなどが発生した際、提出期限を守って郵送したことを証明できます。縦書きで記入し、漢数字を用いてください。
封字
封筒に書類を入れ、封をのりづけしたら、フラップ（ふた）の部分を折り返した境目に「〆」を記入します。「〆」は封字と呼ばれる、第三者が開封していないことを証明する印です。
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履歴書郵送時のマナーとチェック事項
履歴書を郵送する前に、もう一度不備がないか確認しましょう。下記に確認事項を一覧にしました。履歴書郵送の際のチェックに活用してください。
書類の記入内容
送付する書類に記入した内容に不備や間違いがないか、もう1度よく確認しましょう。
【チェック項目】
・誤字脱字、空欄がないか
・写真はまっすぐしっかり貼れているか
・押印されているか（印欄がある履歴書の場合）
・正式名称を省略した部分がないか
・西暦または元号表記が揃っているか
開封後、書類がバラけてしまっても誰からきたものか分かるよう、送付する書類にはすべて名前を記入していることも確認しましょう。
書類を封筒に入れるとき
書類は、封筒の表面から「送付状→履歴書→エントリーシート→そのほかの書類」の順で入れます。送付状に記入する送付書類一覧に記載する順番も、これに合わせましょう。また、面接では送付した選考書類に記入した内容について質問されることもあります。面接前に自分が記入した内容を確認できるようため、送付前に控えを用意しておくことがおすすめです。
【チェック項目】
・履歴書、送付状、添付資料に不足がないか
・送付書類の控えを用意したか
・書類の向きが揃っているか
・書類をクリアファイルに入れたか
エントリーシート以外にも、履歴書と一緒に送付するよう指示があるものがないか、今一度確認しましょう。
封筒
一般的な履歴書の大きさは、見開きA3サイズを二つ折りにしたA4サイズです。A4サイズを入れられる日本郵便の定形外郵便に該当する「角形A4号（角A4）」、または「角形2号（角2）」の白い封筒が適当といえます。書類を入れあとは、しっかりと封をのりづけし、封字も忘れずに書きましょう。
【チェック項目】
・定形外封筒を使用しているか・応募書類在中の記載があるか
・〆の記載があるか
同じ大きさの茶封筒もよく見かけますが、重要書類は白い封筒のほうが良いとされています。
郵送
最後に、郵送関連を確認しましょう。ポストに投函するのではなく、郵便局の窓口に出向いて手続きをするのがおすすめです。切手料金に間違いがなく、無難なデザインの普通切手を選んで送付できます。もし履歴書の提出期限直前になってしまった場合は、「速達」を利用するのも手です。なお、履歴書は「信書」に該当し、これを郵送できるのは日本郵便株式会社のみと定められています（郵便法第一章第四条第二項）。したがって、宅配便やメール便を利用して履歴書を送付することは違法となりますので、注意してください。
【チェック項目】
・切手料金に不足がないか
・切手の柄が適切か
・期限内に到着するか
ポスト投函や速達を利用しなくても大丈夫なように、締切より早めに準備しておけると安心です。
参照元
e-Gov法令検索
郵便法（昭和二十二年法律第百六十五号）
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履歴書の郵送後は報告メールを送るとベター
応募先企業から、特に指示がない場合は送付書類を期日までに郵送していれば問題ありません。しかし、郵送報告メールを送っておくとより丁寧な印象になる上、万が一郵送トラブルにより到着が送れた場合にも期限までに郵送していたことが証明できます。採用担当者の連絡先が分かる場合は、報告メールを送っておくと良いでしょう。
【メール例文】
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件名：
履歴書送付のご連絡 ◯◯大学 ◯◯（氏名）
本文：
株式会社◯◯
人事部 採用ご担当者様
新卒採用にてお世話になります。
◯◯大学◯◯学部の◯◯（氏名）と申します。
この度は、採用選考の機会を頂きまして誠にありがとうございます。
履歴書およびエントリーシートを、本日◯月◯日付で送付いたしました。
ご査収くださいませ。
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◯◯大学◯◯学部◯◯学科4年
◯◯ ◯◯（氏名）
TEL：090-111-1111
Email：******@**.jp
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