このページのまとめ
- 返信用封筒とは差出人が用意する封筒のことで、あらかじめ住所や宛名が記入されている
- 履歴書を送る際は、企業から指定されなければ返信用封筒を用意する必要はない
- 履歴書と一緒に返信用封筒を入れると、かえってマイナス印象になる場合もある
- 履歴書と一緒に返信用封筒を用意する際は、「白無地」「角形2号」が一般的
- 返信用封筒を利用して企業へ返送する場合は、「行」を二重線で消し「御中」を書く
履歴書を送付する際に「返信用封筒」を準備するべきか悩んでいる就活生の方は多いのではないでしょうか。返信用封筒は企業から指定された場合に準備する必要があります。返信用封筒には宛名の書き方や封筒の色などさまざまなルールがあり、マナーを守って同封することが大切です。返信用封筒は社会人になってからも使用する機会があるので、このコラムでマナーや準備方法をマスターしておきましょう。
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履歴書を送付する際の返信用封筒とは
返信用封筒とは、相手に返信してもらうときのため、差出人があらかじめ用意する封筒のことです。すでに差出人の住所や宛名が記載されており、なかには切手が貼られている例も。相手からの返事を望むときに同封されることが多く、差出人が住所や名前を記載するだけで投函できるよう配慮されています。
返信用封筒は就活以外でも利用されるので、事務手続き等で返信用封筒が送られてきた経験のある方もいるでしょう。ではなぜ、返信用封筒を用意する必要があるのでしょうか。
返信用封筒を用意する理由
一般的に、返信封筒を差出人が用意するのには、相手先の手間を省くという意図があります。特に自分から相手に返信を希望する場合は、封筒や切手代、準備にかかる時間といった負担を減らすため、配慮として返信用封筒を用意すると親切です。
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就活では返信用封筒が必要？
就職活動で履歴書を送付する際は、企業から返信用封筒を同封するよう指定がなければ用意する必要はありません。
指定がなければ返信用封筒の同梱を控えたほうが無難
企業から同封を指定されていない場合、返信用封筒を用意するとかえってマイナス印象になることもあるので、用意するのは控えたほうが無難です。
企業によっては、不合格の際に履歴書を返却する場合もあります。そのため、応募者の履歴書に返信用封筒が同封されていたら、「落ちる前提で送ってきたのか」と思われることも。本来丁寧な印象を与える返信用封筒ですが、就活の際は指定があった場合に用意するものと捉えておきましょう。
企業からきた返信用封筒は使用してもOK
企業から返信用封筒が同封されている場合がありますが、この場合は「必ず返信してほしい」という意図や「できるだけ手を煩わせたくない」といった配慮がうかがえるので、使用して問題ありません。企業が準備した返信用封筒を使うメリットは、送り先となる企業の住所があらかじめ記してあることです。確実に書類を届けるためにも、むしろ使ったほうが良いでしょう。
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返信用封筒の書き方
ここでは、返信用封筒の書き方とポイントをご紹介します。
宛名を記入するときは様や御中は使わない
封筒の表面には、自分の住所や氏名を記入しましょう。縦書きで記入するときは、右上に郵便番号、右端に住所、中央に自分の氏名を記入します。住所を書くときは都道府県名から書き、マンションなどの建物名は正式名称で記入してください。自分の氏名の下には「行」と書き、「様」や「御中」は使わないのがマナーです。
宛名は太めの油性ボールペンで書く
封筒の宛名を書く際は、はっきりと読みやすく、かすれることのない太めの油性ボールペンの使用をおすすめします。文字が細いと読みづらいので、最低でも太さが1.0mm以上のものを選ぶと良いでしょう。水に濡れると滲んでしまう水性ペンは、なるべく使用を控えてください。
封筒の裏には何も記載しなくてOK
封筒の裏には何も書く必要はありません。封筒の裏面は、差出人ではなく受け取った側が書く決まりです。応募先企業の住所を書いてしまわないよう注意しましょう。
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返信用封筒の準備ポイント
相手先が返信用封筒を使ってすぐに投函できるよう、以下のポイントを押さえて準備しましょう。
封筒の色は「白」
封筒の色は「白」を選びましょう。茶色は、企業内で事務用として使われている場合が多いので、重要書類のやりとりをする返信用封筒は「白」が相応しいとされています。封筒は、特別なものである必要はなく、市販されているものでかまいません。
サイズは角形2号が一般的
封筒のサイズは、A4のクリアファイルを入れても余裕のある「角形2号」が良いでしょう。A4サイズが入る封筒には、角形2号より一回り小さい角形A4号がありますが、郵送する書類が多い場合は、入りきらなくなる可能性があるので注意してください。
切手は過不足のないように貼る
封筒の左端上の方に、返信に必要な金額分の切手を貼りましょう。切手の料金目安は、25g以内は82円、50g以内は92円（2020年9月現在）となります。不足してしまうと相手先が負担することになる場合もあるため、心配な場合は少し多めに貼っておくのも手です。ただし、料金が多すぎる場合は、「コスト意識が低い」と捉えられてしまう恐れがあるため気をつけましょう。
返信用封筒を送付用封筒に入る大きさに折る
最後は、返信用封筒を、履歴書を送付する封筒に入る大きさに折りましょう。折り方には、2つ折りや3つ折りがありますが、企業からの指定がなければどちらでもかまいません。ただし、折り目が汚いと印象が悪くなるため、「きれいに折る」ことを意識してください。
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返信用封筒を利用して返送するときの注意点
「企業から送られてきた返信用封筒」を使って返送する際にも、いくつか注意しいたいポイントがあります。以下のマナーをよく読み、失礼のないように返送しましょう。
「行」を二重線で消す
宛名の後に続く「行」という文字は、二重線で消すのがマナー。「行」の文字の上に、縦に二本線を引きましょう。修正テープなどを使って「行」の文字自体を消してしまうのは控えてください。もとの字を消してしまう行為は、「相手の文章に誤りがありこちらで訂正した」という意味になってしまい、失礼にあたります。相手から送られてきた書類や封筒の文字は、自分で消したり書き換えたりしないように気をつけましょう。
「御中」を書く
「行」を二重線で消したあとは、「御中」を書き加えます。個人宛や、企業の担当者の名前を書く場合は「様」でかまいませんが、企業やその企業に属する部署など、何らかの組織へ宛てる場合はかならず「御中」と書いてください。「御中」を書く場所は、打ち消した「行」の下または隣（宛名の下）が良いでしょう。
裏面に差出人を記載する
封筒の裏面には、差出人である自分の住所、氏名を記載してください。無記入で郵送してしまうと、トラブルなどで相手側に届かなかった場合、書類を一旦送り返してもらうことができません。返信用封筒を準備するときと同様、住所は正式名称で書き、丁寧に記しましょう。
切手が貼られていない場合は貼る
返信用封筒には、あらかじめ切手が貼られていたり、その代わりになるものが印字されていたりする場合が多いですが、万が一貼られていない場合は、自分で切手を貼りましょう。切手が不足していると、相手先企業が支払うことになる可能性があるため、書類を入れ封をしたうえで郵便局へ持ち込むのが安心です。
就活シーンにおいて返信用封筒は、企業からの指定がなければ使うことはあまりありません。ですがビジネスシーンでは度々使用するものなので、準備方法やマナーはしっかり覚えておきましょう。
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本記事の監修者
淺田真奈(あさだまな)
大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間１位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。
