履歴書に同封するべき?返信用封筒の準備方法とマナーを解説

このページのまとめ

  • 履歴書を提出する際に、企業から「返信用封筒」の同封を指定される場合がある
  • 企業からの指定がない場合、こちらから「返信用封筒」を同封する必要はない
  • 宛名の記入方法やサイズ、色などのルールを守って封筒の準備をする
  • 切手料金は返信される書類の重さによって変わるのでよく確認しておく
  • 企業から送られてきた「返信用封筒」を使って返信をすることは問題ない

「返信用封筒」をご存知でしょうか。
履歴書を提出する際に、企業から返信用封筒の同封を指定される場合があります。
指定がない場合、特に同封する必要はありませんが、返信用封筒は社会人になってからも使用する場面が多く出てきます。
ぜひここで一度、宛名の書き方やサイズなど、返信用封筒に関するマナーや準備方法をマスターしておきましょう。
 

就活における返信用封筒とは

返信用封筒とは、相手が返信を送るときのため、あらかじめ差出人が用意する封筒です。
事務手続きで返信用封筒が送られてきた経験のある方もいるのではないでしょうか。

返信用封筒を用意する理由

一般的に、返信封筒を差出人が用意するのには、相手先の手間を省くという意図があります。
特に自分から相手に返信を希望した場合は、封筒や切手代、準備にかかる時間といった負担を減らすため、配慮として用意するのが親切です。

指定がない場合は用意しなくて良い

就活の場合は、企業から返信用封筒を同封する指定がない場合、用意する必要はないでしょう。
企業によっては、不合格になった履歴書を返却する場合もあります。
ですから、応募者の履歴書に返信用封筒が同封されていたら、「落ちる前提で送ってきたのだろうか」と思われかねません。
就活の場合は、指定がないのにも関わらず返信用封筒は用意するのは控えましょう。

企業から来た返信用封筒は使用しても良い

企業から返信が必要な書類が送られてきた際、返信用封筒が同封されている場合があります。
この「企業からの返信用封筒」を使用しても良いのか迷うところですが、企業の配慮で用意されたものなので、こちらは使用しても問題ないでしょう。
企業が準備した返信用封筒には、送り先がしっかり記してあるので、間違いなく書類を届けることができます。
ただし、送る際は、後述する「返信用封筒を送り返すときの注意点」をよく確認しておきましょう。
 

返信用封筒の準備方法・ポイント

返信用封筒は、一般的に市販されている封筒を使用します。
その封筒に、自分の住所や氏名などの宛名を記入し、送付に必要な金額の切手を貼っておきます。
相手先が、すぐに投函できるようにしっかり準備しておきましょう。
それでは、返信用封筒の準備をする際に気をつけるべきポイントを見ていきます。

封筒の色は「白」

返信用封筒に使用する封筒の色は、白を選ぶことをおすすめします。
茶色は、企業内で事務用として使われている場合が多いので、重要書類のやりとりをする返信用封筒は、「白」が相応しいでしょう。

サイズは角形2号が一般的

封筒のサイズは、A4のクリアファイルを入れても余裕のある「角形2号」が良いでしょう。
ほかにA4サイズが入る封筒には、角形2号より一回り小さい角形A4号があります。ただし、郵送する書類が多く分厚くなる場合は、入りきらなくなる可能性があるので、注意してください。

宛名は太めの油性ボールペンで書く

封筒の宛名を書く際は、はっきりと読みやすく、かすれることのない太めの油性ボールペンの使用をおすすめします。
文字が細いと読みづらいので、最低でも太さが1.0mm以上のものを選ぶと良いでしょう。
水に濡れると滲んでしまう水性ペンは、なるべく使用を控えてください。

宛名の記入方法

宛名は、封筒の「表面」に、自身の郵便番号、住所、名前を記入します。
名前の後には、「様」ではなく、「行」または「宛」と書きましょう。
ただし、「宛」は個人でのやりとりに使うことが多いので、採用担当者の個人名を書く場合を除いて、企業への書類は「行」を使用するのが無難です。
この際、必ず名前の左下、少しずれた位置に「行」と記入しましょう。
相手が返信する際、「行」の字を二重線で消しやすく、「様」が氏名の真下に来るようになるので、見栄えがよくなります。
ちなみに、封筒の「裏面」は空白状態で良く、相手側の住所などを記入する必要はありません。

切手の料金に注意

返信用封筒に貼る切手は、封筒のサイズと重さによって変わってきます。
間違えて金額の少ない切手を貼ってしまった場合、不足分の切手料金を相手に負担してもらうことになってしまいます。
そうならないためにも、返ってくる書類の重さを予測し、見合った料金分、または少し多めに見積もった料金分の切手を貼りましょう。

切手料金の目安

返信用封筒に適した角形2号封筒の郵便料金は、50g以内だと120円、100g以内だと140円です。
角形2号封筒は「定形外郵便物」に当たります。長形3号(A4を三つ折りにして入れる細長い封筒)などの「定形郵便物」とは料金が違いますので注意しましょう。

ちなみに、定形郵便物だと、25g以内の場合84円。50g以内だと94円です。
定形郵便物の封筒でも、重さが50g、または厚さが1cmを超えると定形外になります。

返信される書類の重さをある程度予測できれば、郵便局で切手料金の目安を教えてもらえるので、そちらを参考にし、不足しない程度の金額の切手を貼りましょう。
 

返信用封筒を送り返すときの注意点

続いては、「企業から送られてきた返信用封筒」を使って送り返す際の注意点をみていきましょう。

「行」を二重線で消す

宛名の後に続く「行」という文字は、二重線で消すのがマナーです。
二重線は、文字の上に、二本線を引きましょう。
この際、修正テープなどを使って「行」の文字自体を消してしまうのは控えてください。
相手の記したもとの字を消してしまうというのは、相手の文章に誤りがあり、こちらで訂正したという意味になってしまいます。
相手から送られてきた書類や封筒の文字を、こちらで消したり書き換える行為は、失礼にあたるので、しないようにしてください。

「御中」を書く

「行」を二重線で消すことができたら、次に、「御中」を書き加えます。
個人宛や、企業の担当者の名前を書く場合は「様」でかまいませんが、企業や、その企業に属する部署など、何らかの組織へ宛てる場合はかならず「御中」と書いてください。
「御中」を書く場所は、打ち消した「行」の下または隣(宛名の下)が良いでしょう。


以上、返信用封筒を用意する理由と、準備方法についてご説明しました。
返信用封筒は、就活において頻繁に使用することはありませんが、企業から同封の指定がある場合もあります。
また、ビジネスシーンではよく使用するものなので、準備方法やマナーを覚えておいて損はないでしょう。

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