新卒の履歴書はどこで手に入る？記入から郵送まで一連の方法をご紹介

新卒の就活では、ほとんどの企業で履歴書の提出を求められます。しかし、「用紙は何を選べば良いの？」「書き方に決まりはあるの？」と不安に思う方もいるでしょう。
このコラムでは、用紙の選び方や項目ごとの記入方法、志望動機の例文や提出時の注意点など、履歴書を作成し提出するまでのポイントを紹介します。
採用担当者の目に留まる履歴書を作成し、内定のチャンスをつかみましょう！

 

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新卒の履歴書はそもそも何のために提出する？

履歴書は、応募者の氏名・生年月日・住所などの個人情報に加え、学歴・持っている資格・免許といった経歴や現在の状況を、企業が把握するために提出が求められます。
履歴書は捺印欄のある公的な書類。多くの企業では、応募者が入社したあとも履歴書のデータを保管し、従業員の管理のために使用します。記載内容に偽りがあれば、不採用や解雇の原因にもなるため、正しく書きましょう。

また、新卒の就活では多くの場合、履歴書とともにエントリーシートの提出を求められます。エントリーシートは企業が指定するオリジナルのフォーマットを使用し、自由に書けるスペースが大きいのが特徴。個性や人物像が伝わるように具体的な情報を記入できます。
一方、履歴書はスペースが限られているため、簡潔にわかりやすく書くことが大切です。
履歴書とエントリーシートは内容を見比べたときに矛盾が生じないよう、考え方やエピソードに一貫性を持たせると良いでしょう。

 

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新卒が使用する履歴書は何がおすすめ？

履歴書はスーパーやコンビニ、文具店などで販売されているほか、ネットでのダウンロードでも手に入りますが、どこで入手する場合でも新卒向けの種類を購入・ダウンロードしましょう。以下で詳細を説明していきます。

新卒向け履歴書

市販の履歴書には、「JIS規格（日本工業規格）」「新卒向け」「転職者向け」といった種類があります。新卒の方は「新卒向け」の履歴書を使うのがおすすめです。
JIS規格や転職者向けの履歴書は、職歴欄が大きく社会人経験のない新卒には不向き。特にJIS規格は、「志望動機」や「自己PR」を書くスペースが新卒向けの履歴書に比べて小さく、十分なアピールができません。企業は書類選考で面接に呼ぶ応募者を絞り込むため、書類でいかに熱意や強みを伝えられるかがポイントです。

アピールしたい項目欄が大きい履歴書

履歴書には、「趣味・特技」「自己PR」「志望動機」「ゼミ・文化活動について」などの項目があります。持っている強みやエピソードは人それぞれなので、自分がアピールしたい部分についてより多く書ける用紙を選びましょう。

学校で販売する履歴書

市販されている新卒向けの履歴書のほか、大学オリジナルの履歴書も学生がアピールしやすいように工夫されているのでおすすめです。大抵は、大学の購買で購入できます。

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履歴書の書き方

ここからは、履歴書の書き方を項目ごとに解説します。採用担当者に好印象を与えられるよう、正しい書き方を押さえておきましょう。

日付

履歴書を投函・もしくは提出する日を記載します。記入する日で書かないよう注意しましょう。

写真

枠の大きさに合い顔がはっきりと写っている証明写真を貼りましょう。一般的なサイズは4×3㎝です。のりを使うと用紙がふやける恐れがあるので、両面テープを使うのがおすすめ。履歴書を提出した際に写真が剥がれてしまう可能性があるので、裏面には学校名と氏名を記入しておくのもポイントです。

氏名

戸籍に登録されている正しい表記で記入します。普段は略字を使用していても、戸籍に旧字の文字が使われていれば旧字を書きましょう。
また、ふりがなの項目は、「ふりがな」と書かれていれば平仮名で、「フリガナ」とあればカタカナで記載します。

生年月日、年齢

生年月日の年は、「西暦」「元号」のどちらでも構いませんが、履歴書全体を通して統一しましょう。また、項目に「満〇才」とあれば、履歴書を送付・提出する時点の年齢を記載します。

住所、電話番号

住所は都道府県から書き出し、マンション名と部屋番号も省略せずに記載しましょう。電話番号は就活中に連絡がとりやすいものを書きます。固定電話がなければ携帯電話の番号でも大丈夫です。

メールアドレス

企業からの連絡がメールで来ることもあるので、日常的に使用するアドレスを記載します。持っているのなら、PC対応のアドレスがおすすめ。記載のメールアドレス宛に適性検査の受検案内が送られてくることがあり、PC非対応のメールアドレスだとスムーズに受検できない恐れがあるためです。

文字は、読み取りやすいように筆記体ではなくブロック体を使用します。
また、アルファベットのo（オー）と数字の0（ゼロ）、記号の-（ハイフン）と_（アンダーバー）など、混同しやすい文字は特に丁寧に書きましょう。わかりにくい場合は、ふりがなを振るか認識しやすいアドレスを新たに作成するのもおすすめです。

押印

印鑑は忘れずに押しましょう。押印のタイミングは、用紙の記入前がおすすめです。印鑑を使い慣れていないと、押したときにインクが滲んで文字が読み取りにくくなったり、インクが手について紙を汚してしまったりすることも。最初に押印しておけば、記入項目をすべて書き終えたあと、押印に失敗して書き直しになるのを防げます。

学歴・職歴

新卒の場合、学歴は中学卒業から記載するのが一般的です。学校名は「○○市立○○中学校」「東京都立○○高等学校」のように正式名称で書きましょう。
大学名は「○○大学○○学部○○学科」と学科名まで記載し、「卒業見込み」という一文も忘れないように記載します。
職歴は新卒の場合は「なし」でOKです。アルバイト経験は職歴に含まれないため書く必要はありません。

趣味・特技

趣味・特技欄は、採用担当者が学生の人柄を知るためにチェックする項目でもあります。面接でのアイスブレークに使われることも多いので、空欄にするのは避けましょう。どうしても思い浮かばないという方は、日常的に続けていることや、人から褒められたことがないか振り返ってみてください。家族や友人など親しい人物に聞いてみるのも1つの手です。

資格・免許

資格や免許は取得年月が早い順に正式名称で書きましょう。「英検」のように略称の方が一般的な場合でも、「実用英語技能検定」と正式な名称を用います。
ただし、資格はレベルが低い級を書くとかえって「能力がない」と判断されるので気をつけましょう。現在勉強中の資格を書くときは、「○○取得に向けて勉強中」のように記載すればOKです。

自己PR

企業に対して最もアピールしたい自分の強みを記載します。多くの強みを伝える就活生がいますが、かえって印象が薄れるため、強みは1つに絞りましょう。
自己PRは結論（強み）から書き出し、根拠となるエピソード、入社後の抱負の順でまとめると分かりやすい内容になります。

学業以外の活動について

サークルやアルバイト、留学、ボランティアなどが学業以外の活動にあたります。なぜその活動をしたか、どのように課題を乗り越えたか、何を学んだかというエピソードを交えながら説明しましょう。

志望動機

自己PRと同じく、志望動機も結論から書き始めます。また、他社でもいえる内容では熱意が伝わらないため、「その企業ではならない理由」を書きましょう。そのためには企業研究を行って企業の特徴を把握し、業界内での位置づけや競合他社との違いを知ることが必要です。

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履歴書の「志望動機」の例文

この項目では、履歴書の志望動機例文を3つ紹介します。志望動機は、自身の過去の経験と絡めて伝えます。その際、なるべく長期的な経験から述べると熱意に説得力がでます。

企業理念に惹かれている場合

私は、貴社の理念である「最先端技術の研究と開発に努め、世界中のお客様のご要望にお応えする商品・サービスを提供する」に共感し、志望致しました。
貴社は世界に通用する企業であり、自動車業界の第一人者として、国際レベルでの顧客満足度を高め続けております。私も得意とするIT操作を活かし、グローバルな環境下で世界中のお客様に安心や安全を提供したいと感じました。大学在学中は、MOSやデータベーススペシャリストの資格を取得し、システム開発などのPC操作には自信があります。将来はどんな依頼にも迅速に対応し、的を得た技術開発ができるよう、努力したいと考えております。

仕事内容に惹かれている場合

個人のお客様一人ひとりのニーズに応えて、最適な住環境を提案する営業の仕事に魅力を感じて貴社を志望します。私は、百貨店の販売アルバイトを通じて、お客様のご要望やお困りの状況に的確にお応えすることで、お客様が笑顔を取り戻されることにやりがいを感じていました。貴社においても、お客様のニーズを丁寧にヒアリングし、より良い提案ができる営業として、お客様の笑顔を生み出す仕事をしたいと思います。

社風に惹かれている場合

貴社の「常に顧客にとってベストを追求する」という社風に魅力を感じました。私はアパレル販売のアルバイトで、全国20店舗総勢100名のアルバイトスタッフの中でお客様の満足度月間第1位を獲得しています。私が考える接客のコツは、お客様によって、接し方を工夫することです。たとえば、自分に合う服がわからなくて困っているお客様の場合、複数のコーディネートを提案したうえでお客様に最も似合うものを理由を踏まえてお伝えしています。また、急いでいるお客様であれば、時間を聞き、他のスタッフにも在庫品の準備やレジ対応の協力を仰ぎながらスピーディーに対応します。
お客様の心情や状況に応じた対応を心がけた結果、様々なお客様に対して、どのように接するのが適当であるのか、空気を読んで対応する力が培われたと感じています。
貴社においても、顧客にとってのベストを常に追求し、さまざまな工夫を凝らして、満足度を高められるように仕事をしていきたいと考えています。

 

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履歴書を書くときの5つの注意点

履歴書は、ひと目見たときの印象の良さや読みやすさも合否を分ける要素となります。作成時は以下の点に気をつけましょう。

1.消えない黒のボールペンを選ぶ

履歴書は公式な書類なので、鉛筆やシャープペンはもちろん、消せるボールペンも避けましょう。ボールペンは0.5～0.7mm程度の太さがおすすめ。これ以上細いと見栄えが弱々しくなり、太いと小さな文字が潰れてしまいます。また、インクの種類は水性でも油性でも問題ありませんが、ゲルインクは水性のようにかすれにくく滑らかで、油性のような耐久性もあり使いやすいと感じる人が多いようです。購入時は店頭で試し書きをしてみると良いでしょう。

2.修正液は使わない

原則として、履歴書は書き間違えても修正液や修正テープは使わず、最初から書き直すのが決まりです。訂正印はどうしても時間がないときの最後の手段と思いましょう。

3.急いで書かない

雑な字で書いた履歴書は印象が悪く、熱意がないと思われてしまいます。字は上手でなくても良いので、丁寧に書いて気持ちを伝えることが大切です。
時間に余裕がないと字が雑になりがちなので、提出期限に余裕をもって作成しましょう。

4.迷ったら手書きにする

履歴書は手書きでもPCでも構いませんが、判断に迷うときは手書きにするのが無難。「履歴書は手書き」というイメージを持っている社会人は多く、手書きの方が丁寧な印象や熱意を受ける人がいるからです。なお、PC作成がおすすめできる応募先としては、IT業界や外資系企業があります。

5.記入欄の8割は埋める

空白が多いと意欲がないと思われるため、志望動機や自己PRは最低でも欄の8割を埋めるようにしてください。空欄は書き忘れと判断されるので、すべての項目を埋めます。文章が長くなる場合は適度な改行を加え、読みやすくなるように工夫しましょう。
特に本人希望欄は何を書くか迷う人が多いですが、応募職種が複数あるときは希望する職種を、特に書くことがない場合は「貴社の規定に従います。」と記載しましょう。

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履歴書は提出前にコピーをとっておこう

履歴書の「志望動機」や「自己PR」の内容は、企業ごとに書き換える必要がありますが、氏名や学歴などの基本情報はほかの企業の履歴書を書く際も流用できます。
コピーを見ながら記入すれば、学歴の日付や正式名称などを都度思い出しながら書く必要がなく、記入ミスも減らせるでしょう。
また、コピーがあれば面接前に記入内容を見返せます。面接では採用担当者が履歴書を見ながら応募者に質問することも。複数の企業を受けていると、履歴書に何を書いたか忘れてしまう可能性がありますが、面接前に確認できれば記入内容とずれた返答をすることを防げます。

 

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履歴書は送るときは5つのポイントに注意

ここからは、履歴書を郵送する際のマナーを解説。企業は封筒からも学生のマナーや常識を判断している可能性があります。
履歴書を書き終わっても油断することなく、丁寧に郵送の準備をしましょう。

1.封筒のサイズ

履歴書を送る際は、A4の書類が折らずに入る「角形A4」もしくは「角2号」の白い封筒を選びましょう。
市販の履歴書についてくる長形封筒は、書類を三つ折にしなければならないので避けるのが無難。折り目が多いと、企業の担当者が書類のコピーやファイリングをするときに手間取ってしまうため、企業によっては「気遣いができない人物」と思われかねないからです。

2.住所や宛名の書き方

住所は都道府県から省略せずに記載します。宛名の会社名も「（株）」などと略すことなく、必ず正式名称で表記してください。
宛名につける敬称は、会社名や部署名の場合は「御中」、個人名の場合は「様」になります。担当者名がわからないときは、「採用ご担当者様」として構いません。
裏面には自分の住所を記載し、のりづけしたらフラップ部分に「〆」の封字を入れます、封字は、第三者が封筒を開封していないことを示す印です。「×」ではないので気をつけてください。

3.書類を入れる順番

書類は封筒の表面から、送付状、履歴書、エントリーシート、そのほかの書類の順で封入します。書類はクリアファイルに入れたうえで封入すると、郵送中の雨濡れや折れを防げて安心です。

4.切手の種類

記念切手やキャラクター物は避け、ビジネスシーンにふさわしい普通切手を使いましょう。料金不足があると、返送もしくは送り先に不足分が請求されてしまいます。また、料金が多くても問題です。郵送時の支障はなくても、「コスト管理ができない」と捉えられてしまいます。

5.郵便の出し方

履歴書は普通郵便で送るのが基本。ただし、提出期限に間に合わない可能性があるときは速達を使いましょう。切手料金や速達の出し方に不安がある場合は、郵便局の窓口を利用すると確実です。

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