【テンプレート付き】履歴書の送付状の書き方と基本マナーを解説！

履歴書を企業に送る際、「送付状は必要なのか」「何を書いたら良いのか」と疑問に思う方も多いでしょう。送付状は、採用担当者が最初に目にする書類のため、正しいマナーで準備すれば良い第一印象に繋がりますが、一方でマナーを意識出来ていないと印象ダウンに繋がってしまいます。
そこでこのコラムでは、送付状の役割や送るメリット、基本的なマナーについてテンプレート付きで詳しくご紹介しています。ぜひ参考にしてください。

 

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履歴書を送る際、基本的に送付状は必要！

送付状は、履歴書を企業に送る場合には同封するのがビジネスマナーです。送付状（添え状）は、書類を送付するときに必ず同封するもの。一般常識として認識されているため、送付状の有無で「当たり前のことが出来る人か」「一般常識を身に着けているか」確認する役割を持っています。そのため、特に企業から添え状の指示がない場合でも同封しましょう。

ただし、履歴書の郵送に際して企業側から「送付状は不要」と指示があったときは、同封する必要はありません。また同様に、手渡しする場合も送付状は不要です。

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履歴書に添付する送付状の3つの役割

履歴書に添付する送付状の役割は、主に下記の3つです。なぜ送る必要があるのか、詳しく確認しておきましょう。

1.「挨拶」をする

送付状は、履歴書を直接手渡しできない場合の挨拶代わりとなるものです。「本来は手渡しすべきところを、送付して申し訳ない」という気持ちを添えることにもなります。ビジネスの場において、「挨拶」は基本中の基本。しっかりとしたマナーで、丁寧な「挨拶」を心掛けましょう。
後述のテンプレートに書き方の例を記載しています。

2.中身を知らせる表書き

送付状に書類送付の目的が明記されていることで、受け取った側は何が送られてきたのかひと目で把握できます。大量の郵便物を確認しなければいけない企業側にとっては、中身を知らせる表書きがあることで書類が整理しやすくなります。
こちらも、後述のテンプレートに書き方の例を記載しています。

3.内容の補足

同封書類を送った理由や、不足書類の送付予定日などを補足する役割があります。

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履歴書と一緒に送付状を送る3つのメリット

履歴書と一緒に送付状を送ることには、最低限のビジネスマナーとしての役割だけではなく、下記のようなメリットもあります。

1.どの求人への応募書類なのか担当者が判断しやすい

複数の職種で採用活動を行っている企業の場合、履歴書のみの送付ではどの職種に応募したものか分かりません。送付状を同封することで、スムーズに希望職種の採用担当者に届けることができます。

2.自己PRの補足など追加情報が記載できる

送付状には、履歴書に記載しきれなかった「志望動機」や「自己PR」などのアピールポイントを補足して書くことができます。選考に直接影響するものではありませんが、採用担当者に意欲が伝わりやすくなるでしょう。ただし、記載する場合は採用担当者が評価しやすいように、端的に記載することを心がけましょう。

3.何を同封しているか明確になる

送付状は、「いつ、誰が、誰に、何を、どれだけ、どんな目的で」送ったかを明確にするためのものです。採用担当者に、ひと目で送付物の内容を知ってもらうことが1番の目的ですが、送付状を準備することで、送る側も入れ忘れなどのトラブルを防ぐことができます。また、送付状のコピーを手元に置いておけば、どの企業にどの書類を送ったか確認できるメリットもあります。

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送付状を書く際の4つのコツ【体裁編】

ここでは、送付状を書く際の体裁についてコツを紹介します。

1.サイズはほかの書類と合わせる

送付状を作成する際は、ほかの書類のサイズと合わせ、1枚にまとめましょう。一般的なのはA4サイズですが、履歴書やエントリーシートなどのほかの書類がB5（B4を半分に折る）サイズならそれに合わせるようにします。

2.文体は「です」「ます」で揃える

送付状は採用担当者への挨拶となるビジネス文書なので、「です」「ます」調で作成してください。ビジネスの場にふさわしくない言葉遣いや誤字・脱字がないよう、作成したあとは必ず読み直しをしましょう。

3.横書きで書く

送付状は縦書きではなく横書きで作成しましょう。履歴書は横書きのものが多いため、作成したときに統一感が出ます。

4.手書きではなくパソコンで作成する

送付状はパソコンで作成するのがおすすめです。手書きでも問題はありませんが、手書きだと作成に時間がかかる上に、間違えれば最初から書き直すという手間が発生してしまいます。パソコンで作成すれば、履歴書を送るたびに一から新しい送付状を書く必要もないので、時短に繋がり便利です。作成の際はWordを使い、フォントは明朝体やゴシック体を使用します。ビジネス文書としてシンプルな書面で作成しましょう。

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送付状を書く際の4つのコツ【内容編】

送付状を作成するときの内容としては、下記の4点に気をつけて作成するようにしましょう。

1.定型文をそのまま使用しない

送付状を作成する際は、定型文のみで作成するのは避けましょう。インターネット上にあるテンプレートは、たくさんの人が使いやすいように定型文だけ記載されているものがほとんどです。テンプレートを使用する際は、定型文をそのまま使わずに自分なりのアレンジを加えましょう。

2.長文で自己PRや志望動機を書かない

自己PRを書こうと考えている場合は、短文でまとめましょう。あくまでも送付状は「誰が」「何を」「どれくらい」送ったのかを伝えるためのものです。自己PRなどを長く書き過ぎると、送付状の役割を理解していないと思われ、マイナスなイメージを与えかねません。自己PRを書く場合は目安として3～4行までに抑えましょう。

3.不利な経歴の言い訳を書かない

たとえば留年のような、不利な経歴の理由を長々と説明するのは避けましょう。「言い訳が長い」と捉えられてしまう恐れがあります。触れるとしても、簡潔に述べたほうが良いでしょう。

4.希望の勤務条件を書かない

送付状に希望条件を書くことも避けましょう。「主張が強過ぎる」「入社してからも要求が多いのでは？」といった印象を与えてしまう可能性もあります。就業上の希望条件は、履歴書の本人希望欄にのみ記入してください。

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送付状を完成させる10のステップ

次に、送付状の具体的な書き方を、注意点とあわせて解説します。

1.日付

右上に投函日を記載します。作成日ではないという点に注意してください。なお、年号は和暦（令和○年）と西暦（20○○年）のどちらでも問題ありませんが、送付書類全体でどちらか一方に統一しましょう。

2.宛名

左側に企業名と部署名、担当者名（把握している場合）を記載します。企業名は正式名称で書き、敬称は企業・部署宛なら「御中」、個人宛なら「様」にしましょう。

3.差出人の氏名・連絡先

大学名・学部名・学科名、氏名、郵便番号、住所、電話番号、メールアドレスを記します。電話番号は、自宅の固定電話ではなく、外出先でも連絡がとれる携帯電話の番号を書くのが無難です。メールアドレスも、こまめにチェックできるアドレスを記載しましょう。

4.タイトル

中央に送付状のタイトルを記載します。「応募書類の送付につきまして」など簡潔で分かりやすいタイトルにしましょう。

5.頭語と時候の挨拶

「拝啓」（頭語：冒頭の挨拶に使う言葉）と書いたら改行し、時候の挨拶を記載します。時候の挨拶は月ごとに種類がありますが、送付状の場合、季節に関係なく使えるものを記載しても問題ありません。

6.用件

応募書類を送付する旨を記載します。

7.自己PR

履歴書で伝えきれなかった「志望動機」や「自己PR」のアピールポイントを書くのも良いでしょう。短い言葉で簡潔にまとめてみてください。

8.お願い

面接を希望していることを伝えます。

9.結語

改行して、「敬具」（結語：結びの言葉）と記載しましょう。なお、「拝啓」と「敬具」はセットで使うのが基本のため、どちらか一方だけ書くことがないよう注意してください。

10.記書き

中央に「記」と書いたら、改行して箇条書きで送付書類を記載します。書類ごとに枚数も記し、最後に改行して「以上」と書きましょう。その下には何も記載しないようにしてください。

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送付状の書き方例

以下に送付状のテンプレートを記載しています。履歴書を郵送する予定がある方は参考にしてみてください。

 

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履歴書や送付状を封筒に入れる前に3つの最終確認を！

送付状を作成して封筒に入れる前に、必ず誤字脱字がないか確認してください。また、封筒に書類を入れる順番にも注意しましょう。

1.誤字・脱字はないか

記入ミスが多いと「確認不足」「仕事でもミスをするのでは？」というような印象に繋がるため、必ず見直しをしましょう。手書きで履歴書や送付状を作成した場合で、間違いを見つけた際は最初から書き直します。修正液・修正テープで直すと信憑性に欠ける書類になってしまうため、手間はかかりますが一から書くようにしてください。

2.書類を重ねる順番は間違えていないか

上から送付状→履歴書→エントリーシート→そのほかの書類となるように重ねます。封筒が雨で濡れた際に文字がにじまないよう、書類はすべてクリアファイルに入れて送りましょう。

3.書類に折り目はついていないか

書類が用意できたら、折らずにそのまま入る封筒を用意して送付しましょう。これは、折り目の部分に文字がくると読みにくくなってしまうためです。ただし、A3サイズやB4サイズの履歴書であれば、折り目の部分に文字が重なるデザインのものはないため、2つ折りにしても構いません。

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