このページのまとめ
- 履歴書の送り状は手書きでもパソコンで作成してもどちらでもOK
- 履歴書の送り状には、「拝啓」「敬具」などの頭語と結語を必ず使う
- 履歴書の送り状はテンプレートを活用すると便利で効率よく作成できる
- 履歴書を郵送するときは「白の角2」の封筒がおすすめ
就活生の中には、履歴書を送るときの送り状はどのように書いて良いか、何で書けば良いのか分からないという人も多いでしょう。このコラムでは、新卒向けに履歴書の送り状の役割や、書き方を例文つきで解説。また、送り状の注意点やポイントもまとめています。このコラムで送り状の書き方や役割をチェックしておきましょう！
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履歴書を郵送するときは送り状が必要
履歴書を郵送するときには、送り状も一緒に送りましょう。送り状とは、“誰が何を送ったのか"という内容を書く書類です。送り状にはほかにも、“本来対面で渡す際に行う挨拶を書面に託す”という役割を持っています。そのため、履歴書を郵送する場合には必ず付けるようにしてください。
履歴書を手渡すときに送り状は不要
履歴書は手渡す場合、送り状は必要ありません。前述のとおり、送り状とは“本来対面で渡す際に行う挨拶を書面に託す”役割のものであるため、直接渡せる場合、送り状は不要です。
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履歴書を郵送するときのポイント
履歴書を郵送するには、いくつかのポイントがあります。ポイントをおさえた上で送り状を作成し、郵送の準備をしましょう。
封筒は白の角2を使用するのが無難
履歴書などの重要書類を郵送する場合は、白色の封筒が無難です。白の封筒は茶色の封筒よりもかしこまった印象があり、正式な場面で使用するのに適した封筒とされています。
また、このような重要書類を郵送するときには、折らずに郵送できる封筒のサイズを選びましょう。「角2」と呼ばれる角形2号の封筒が、履歴書を折らずに入ります。「角A4」と呼ばれる角形A4号というサイズも、同様です。封筒を選ぶときは、このどちらかのサイズを選ぶと良いでしょう。
封筒に入れるときは送り状を1番上にする
封筒に書類を入れるときは、送り状が1番上にくるように封入してください。送り状には、誰が何を送ったのかを記載しているため、1番に読んでもらう必要があります。送る書類が複数ある場合は、以下の順番を参考にしてください。
・1.送り状
・2.履歴書
・3.職務経歴書
・4.そのほかの書類
上記の順にまとめたら、書類はクリアファイルに挟んでから封筒に入れるようにしましょう。クリアファイルに入れることで面接官が扱いやすくなったり、書類の紛失を防げたりするためです。
送り状の作成はテンプレートなどを活用しよう
送り状を作成するときには、テンプレートを活用したパソコンでの作成がおすすめです。送り状はパソコンと手書き、どちらでも作成できます。
しかし、これからたくさんの企業を受ける可能性がある就活生には、パソコンでの作成が良いでしょう。手書きよりも修正しやすく、テンプレートを活用して作成ができ、一度作成したものを保存しておけば繰り返し使えるからです。
テンプレートはインターネットを使用して、無料でダウンロードできるものもあるため、チェックしてみましょう。
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履歴書の送り状の書き方と例文
送り状には、「宛名」や「差出人の氏名・連絡先」、「同封書類の説明」などの項目が必要です。以下はパソコンで作成する場合の書く順番になります。
1.日付
用紙の一番上の右側に、書類の投函日を書きましょう。西暦・和暦はどちらでも構いませんが、履歴書やESの表記と統一するようにしてください。
2.宛名
宛名は日付より下の左側に記入します。会社名と部署名、名前を記載しますが、個人の名前が分からないときは「採用ご担当者さま」でOK。宛名の敬称は、会社や部署に宛てるときは「御中」、個人に宛てるときは「様」になるので使い分けに注意してください。
【例文1】
キャリアチケット株式会社
人事部
採用ご担当者さま
【例文2】
キャリアチケット株式会社
人事部御中
3.差出人の氏名・連絡先
宛名より下の右側に、所属する大学・学部・学科名と氏名、住所、電話番号、メールアドレスを記入しましょう。住所は郵便番号と都道府県名から省略せずに記載します。アパートやマンションに住んでいる場合は、建物の名前と部屋番号の記載を忘れないようにしてください。
電話番号は日中連絡のとりやすい番号が良いので、携帯電話でも問題ありません。
【例文】
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
キャリア太郎
住所：〒XXX-XXXX
東京都渋谷区〇〇12-3-4 〇〇マンション〇〇号室
連絡先：XXX-XXXX-XXXX
Eメール：XXXX＠XX.jp
4.タイトル
「応募書類の送付につきまして」といったタイトルをつけます。
5.頭語・本文・結語
送り状は「拝啓」などの頭語を入れた後、挨拶を述べてから用件を書くのが基本的な流れです。送り状の場合も頭語として「拝啓」と記載した上で、「貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます」といった挨拶文を記述します。
その後、名乗りと書類を送付し求人に応募する旨、面接の機会を与えてほしい旨を書きましょう。本文では簡潔に志望理由や自己PRを記載してもかまいません。用件をすべて書き終えたら、「敬具」という結語で締めくくります。
【例文】
拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。私は○○大学○○学部○○学科の田中太郎と申します。この度は貴社の新卒採用に応募させて頂きたく、下記の書類をお送りいたします。ご検討の上、面接の機会をいただけますと幸いに存じます。何卒よろしくお願い申し上げます。 敬具
6.同封書類の説明
本文を書き終わったら、1行あけた中央部分に「記」と書き、その下に同封する書類の種類と枚数を箇条書きで記載します。
すべて書き終わったら、用紙の右下に「以上」と書いて終わりです。
【例文】
・履歴書 1枚
・エントリーシート 1枚
この形式を「記書き」といいます。「記」「以上」を使わずに箇条書きで書くことはできないため、忘れないように気をつけましょう。
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手書きで送り状を作成するとき
送り状は手書きで作成することも可能です。手書きの場合は縦書きで、日付は漢数字を用いて和暦で書くなど、パソコンで作成する流れとは異なります。下記の順番を参考にしてください。
1.頭語・本文・結語
パソコンで作成するときと同様に、頭語の「拝啓」から始めて最後に結語の「敬具」で締めるのが手書きでも一般的な流れです。本文では、“どんな書類を何枚送ったのか”という用件と、“宜しくお願いいたします”などの挨拶を入れるようにしましょう。
【例文】
拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。私は○○大学○○学部○○学科の田中太郎と申します。この度は貴社の新卒採用に応募させて頂きたく、応募書類1枚、職務経歴書1枚をご送付させて頂きました。
ご検討の上、面接の機会をいただけますと幸いに存じます。何卒よろしくお願い申し上げます。 敬具
2.日付
漢数字を用いて和暦で書きます。行の1番上から書き始めましょう。日付は、パソコンでの作成と同様に、作成日ではなく投函日です。
3.差出人の氏名・学校名
行の下のほうに、自身の所属している学校名と氏名を書いてください。書き終わりが一文字文空いているとベストです。書き終わりの位置に配慮しましょう。
4.宛名
最後に宛名です。会社名と部署名、担当者名は一行におさめます。会社名や部署名などの間には、それぞれ一文字ずつ空けるようにしましょう。また、会社名につく“株式会社”は（株）と略さずに、そのまま書いてください。
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メールで履歴書を送るときの例文
履歴書はメールで送るようにと指示する企業もあります。メールの場合には、個人情報保護の観点からパスワードを掛けることが一般的です。パスワードのお知らせも含めてどのように書けば良いか確認しておきましょう。
件名
メールの件名の部分には、何を送るのかという件名と、差出人の氏名を記載してください。件名だけでなく、誰が何を送ったのか明記しておくと、面接官が把握しやすくなるからです。
【例文】
件名：応募書類のご送付/キャリア太郎
本文
本文では、1番上に会社名を書きましょう。その次に自身の氏名や用件に入ります。パスワードを設定する場合は、“履歴書を添付するメール”と“パスワードをお知らせするメール”を分けるようにしてください。
【例文】
株式会社〇〇
採用ご担当者さま
初めまして、私はキャリア太郎と申します。
この度、貴社の新卒採用に応募させて頂きます。
つきましては、履歴書と職務経歴書を添付いたします。
ご査収のほどよろしくお願いいたします。
また、こちらの添付書類には念のため、パスワードを設定しております。
この後、パスワードをお送りいたします。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
ｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰ
キャリア太郎
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
住所：〒XXX-XXXX
東京都渋谷区〇〇12-3-4 〇〇マンション〇〇号室
連絡先：XXX-XXXX-XXXX
Eメール：XXXX＠XX.jp
ｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰ
【パスワードをお知らせするときの例文】
件名：応募書類のパスワード送付の件/キャリア太郎
お世話になります。
先ほど応募書類をお送りしたキャリア太郎です。
応募書類に設置したパスワードをお送りいたします。
パスワード：△△△△△△
お手数おかけしますが、何卒宜しくお願いいたします。
ｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰ
キャリア太郎
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
住所：〒XXX-XXXX
東京都渋谷区〇〇12-3-4 〇〇マンション〇〇号室
連絡先：XXX-XXXX-XXXX
Eメール：XXXX＠XX.jp
ｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰ
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履歴書の送り状を書くときの注意点
履歴書の送り状を書くときや、郵送するときには、気をつけるべき注意点がいくつかあります。事前に注意点を確認してから、送り状を作成しましょう。
希望の勤務条件や自己PRは書かない
送り状には、希望の勤務条件や自己PRは書かないでください。あくまで送り状は、書面上の挨拶と、同封書類の説明が目的です。送り状に、自己PRなどを書いてしまうと、誰が何を送ったのか把握しにくくなってしまいます。
A4用紙で1枚におさめる
履歴書に限らず、送り状はA4用紙1枚にまとめるのが基本のルールです。改行のし過ぎや、文が長過ぎて2枚になってしまわないよう、注意しましょう。
書留郵便は利用しない
履歴書を郵送する際には、書留郵便は利用しないでください。重要書類という点から追跡サービスの付いている書留郵便を使うほうが安心できるという人もいるでしょう。しかし書留郵便には、受取人が対面してサインを書く必要があります。企業先にサインをさせることは手間を取らせてしまうため、書留郵便の利用は避けましょう。
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本記事の監修者
淺田真奈(あさだまな)
大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間１位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。
