このページのまとめ
- 履歴書や封筒はクリアファイルに入れて破損を防ぐ
- 手渡しする際の封筒への宛名書きや添え状、糊づけは不要
- 受付への履歴書の出し方は封筒に入れたままで渡す
- 面接官への履歴書の出し方は封筒から取り出して渡す
- 履歴書を取り出しやすい位置にしまっておくとスムーズに渡せる
履歴書の出し方にはどのようなマナーがあるのでしょうか。書類の取り扱いはビジネスシーンにおいて重要視されるため、履歴書の出し方を適切に行えば良い評価につながります。
このコラムでは、履歴書を提出する際の基本的なマナーや持参時の注意点、パターン別の手渡し方などをご紹介します。それぞれの配慮すべきポイントを知り、面接官に丁寧でスマートな印象を与えられるようになりましょう。
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履歴書の入れ方の基本的な3つのマナー
まずは履歴書の基本的な入れ方から知っていきましょう。
1.履歴書は二つ折り以上に折らない
通常、履歴書はA3かB4サイズの用紙を二つ折りにして販売されています。基本的に、二つ折り以上は折らないのがマナーです。何度も折ると見栄えが悪くなるうえ、履歴書を読む相手の手間も増えてしまうため避けてください。
2.履歴書はクリアファイルに挟んでから封筒に入れる
完成した履歴書は封筒に入れて提出するのが基本です。さらに、履歴書をクリアファイルに挟んでから封筒に入れて万全を期しましょう。
封筒やクリアファイルには、書類へのダメージを防ぐ効果があります。また、住所や電話番号などの個人情報が記載された書類は、周囲の目に触れさせない配慮も必要です。封筒やクリアファイルで中身を保護すれば、書類の取り扱い方にマナーがあるという印象を面接官に与えられるでしょう。
3.履歴書と封筒の表裏と上下は合わせる
履歴書を入れる際には、封筒の向きと揃えるよう意識した方が良いでしょう。履歴書の写真を貼っている側を上にして、写真を封筒の表面に合わせるように入れます。このとき、クリアファイルの開く方が右側になるように入れておけば、面接官は履歴書をスムーズに取り出せるでしょう。
細かな気遣いの積み重ねが相手に好印象を与えるため、丁寧に行うことをおすすめします。
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履歴書に適した封筒の種類
履歴書はどのような封筒に入れると良いのでしょうか？その種類や選び方を知りましょう。
封筒のサイズは角形2号もしくは角形A4号
封筒のサイズは角形2号か角形A4号が適しています。先にも述べましたが、履歴書は二つ折り以上は折らないことが基本です。市販の履歴書はA4サイズかB5サイズのため、A4サイズが入る封筒を選べば問題ありません。
ただし、折らずに済むサイズだからといって、中身に対して大きすぎる封筒を選ぶことは避けましょう。扱いずらいうえに粗雑な印象を与え、相手を気遣えないと悪い評価につながる可能性があります。
封筒の色は白色が最適
封筒の色は白色がおすすめです。茶色の封筒は事務的な処理や一般のやり取りで多用されているため、他との判別がつきにくく紛れてしまう恐れがあります。厳密な決まりはありませんが、その他の書類との差別化するためにも、目立ちやすい白色を選んだ方が無難でしょう。
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履歴書を持参する際の封筒の書き方
履歴書を手渡しする際は、封筒の書き方が郵送と少し異なります。以下を参考にして記入しましょう。
封筒の表面の書き方
封筒の表面の書き方について確認しましょう。一般的に、封筒の表面とは宛名を記入する面を指します。
宛名書きは不要
履歴書を直接渡すため、宛名を書く必要はありません。
左下に赤ペンで「履歴書在中」と書く
封筒の左下には赤ペンで「履歴書在中」と書いてください。また、書類を扱う人の目に留まりやすいように文字の周りを長方形に囲みましょう。
必ずしも手書きである必要はなく、代わりとなるスタンプを押したり、「履歴書在中」とすでに記載されている封筒を使用しても良いです。
封筒の裏面の書き方
次に、封筒の裏面の書き方について確認しましょう。
左上に提出日を書く
封筒の左上に履歴書を手渡しする面接日の「年月日」を縦書きに記入しましょう。日付を入れることで、企業側が情報の新旧を確認しやすくなります。
左下に自分の住所と氏名を書く
提出日の下には自分の郵便番号と住所、氏名を書きます。企業は日々の業務で大量の書類を扱います。封筒を見ただけで誰の書類であるかを識別できるようにし、相手の負担を減らしましょう。
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面接先での履歴書の出し方
面接先で履歴書を提出する際にも配慮が必要です。以下を確認して、相手に失礼がないような対応を取りましょう。
受付で提出を求められた場合
受付で履歴書の提出を求められたときは、封筒に入れたままの状態で渡しましょう。その際には、受け取る側にとって履歴書を読みやすい向きに直してから、両手で差し出すことがマナーです。あわせて、「本日はよろしくお願いいたします」と一言添えてお辞儀をし、相手に敬意を払いましょう。
面接官に手渡す場合
面接官に直接渡す場合は、履歴書を封筒から出しましょう。封筒の上にクリアファイルに入れたままの履歴書を重ね、両手で差し出します。面接官にとって履歴書を読みやすい向きにすることを忘れないようにしてください。
上と同じく、「本日はよろしくお願いいたします」と添えてお辞儀をすると、礼儀正しく見えて好印象でしょう。
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履歴書を持参する際の注意点
最後に、履歴書を持参する際の注意点をいくつかご紹介します。
封筒の糊づけや添え状は不要
手渡しの場合、面接官が履歴書をすぐに取り出すと想定されるため、封筒の糊づけは必要ありません。封をしてしまうと相手の開封の手間を増やすことになり、気が利かないと思われてしまう可能性があります。
郵送の際に必要とされる添え状もつけなくて良いでしょう。
履歴書を入れた封筒はクリアファイルで保護して破損を防ぐ
封筒はクリアファイルに入れて破損を防ぐようにしましょう。面接で履歴書を手渡すときに、封筒が折れ曲がっていたり汚れていたりすると、書類を管理する能力に疑問を持たれます。
クリアファイル1枚だとはみ出す部分がある場合は、クリアファイルを2枚利用し上下から挟み込むようにする方法がおすすめ。封筒の全体をカバーできる有効な手段です。
履歴書は取り出しやすい位置にしまう
履歴書の提出を求められた際に取り出しに時間がかかったり、かばんの中身をひっくり返さないと取り出せないようではルーズな印象を相手に与えてしまいます。履歴書はいつでも素早く取り出せる位置に入れておき、求められたらスムーズに渡せるよう準備しておくことも大切です。
自分用としてコピーした履歴書を所持しておく
自分用として完成した履歴書のコピーを取っておくと良いでしょう。自分の手元に履歴書のコピーがあれば、面接前に内容を確認したいときに役立ちます。
また、別の機会で履歴書の作成が必要になったとき、そのコピーを参考にすることもできるでしょう。
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本記事の監修者
淺田真奈(あさだまな)
大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間１位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。
