就活生が知っておきたい履歴書の書き方のルールを解説

「履歴書にはルールがあるの？」と気になる就活生は多いでしょう。就活を始めたばかりのときは、履歴書の書き方が分からず困惑しますよね。履歴書は内定に関わる大事な書類なので、採用担当者が読みやすいようルールを守ることが大切です。項目ごとにルールがありややこしいですが、一度覚えてしまえば履歴書を書く時間を短縮できるでしょう。
このコラムでは、履歴書のルールと注意点について解説し、内定獲得を応援します。

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履歴書はルールを守って作成できているかが重要

履歴書は採用に関わる重要な書類なので、ルールを守って作成しなければなりません。企業の採用担当者は、履歴書を見て応募者の人柄や熱意を判断する傾向があります。ルール違反の履歴書では、採用担当者に「常識がない」「やる気がない」と判断されかねません。
また、履歴書は面接での質問材料にもなります。採用担当者の目に留まるためにも、履歴書はルールを守って書きましょう。

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履歴書の書き方のルール一覧

履歴書は記入項目が多いですが、それぞれに細かいルールがあります。項目別にルールを確認し、正しい書き方をマスターしましょう。

住所：省略せずに正式名称で書く

住所は、郵便番号や都道府県名、マンション名などを省略せず正式名称で書きます。郵便番号が分からないときは郵便局のWebサイトで調べ、書き漏れがないよう注意しましょう。

「連絡先」の欄は現在の住所と異なる場合のみ記入する

「連絡先」の欄は、現住所と異なる場合のみ記入し、同じ場合は「同上」と記載します。連絡先に別の住所を書くときは、現住所と同様に省略せず正式名称で書きましょう。

メールアドレス：社会人にふさわしいアドレスを書く

メールアドレスは、「名前@～」や「名前＋数字@～」のような社会人らしいシンプルなものがオススメです。愛称や単語の組み合わせといったアドレスは幼稚な印象なので、履歴書に書くにはふさわしくありません。シンプルなアドレスがない人は、Gmailなどで就活用のアドレスを作るといいでしょう。
企業から書類などの添付ファイルが送られる可能性があるので、携帯ではなくパソコンのアドレスを書くのが無難です。

電話番号：日中連絡が取れる電話番号を書く

いつ連絡が来ても出られるように日中連絡が取れる番号を書きます。電話番号欄には固定電話と携帯電話の2つの項目がありますが、携帯電話の番号のみを書いて構いません。固定電話がない人は、固定電話の欄に「なし」と書いておきましょう。

年号：西暦・和暦の表記を履歴書内で統一

履歴書の年号欄は、西暦・和暦の表記を統一して書きます。一枚の履歴書の中に西暦と和暦が混在していると、時系列が分かりにくくなるからです。「令和」を「R」、「20××年〇月〇日」を「20××/〇/〇」のように省略するのはマナー違反なので、必ず正式名称で書きましょう。

【書き方の例】
・西暦…2021年3月
・和暦…令和3年3月

学歴は中学校卒業から大学卒業見込みまで

学歴欄は義務教育以降を書くのが一般的なので、中学校を卒業した年から大学の卒業見込み年までを書きます。学歴は学校名や学部名、学科名を省略せずに書くのがルール。「高校」は「高等学校」が正式名称なので、間違えないよう注意しましょう。
また、私立や公立の中学校、高等学校は「私立」「〇〇県立」といった名称を学校名の前につけます。大学の場合は「私立」や「国立」など頭につける必要がないので、学校名をそのまま書いてください。

【書き方の例】
平成26年3月　〇〇市立〇〇中学校　卒業
平成26年4月　〇〇県立〇〇高等学校〇〇科　入学
平成29年3月　〇〇県立〇〇高等学校〇〇科　卒業
平成29年4月　〇〇学園大学〇〇学部〇〇科　入学
令和3年3月　〇〇学園大学〇〇学部〇〇科　卒業見込み

新卒の職歴は「なし」でよい

一般的に新卒の学生は社会人経験がないので、職歴は「なし」と書きます。新卒に職歴がないのは当然のことなので、採用担当者にマイナスイメージを持たれる心配はありません。「なし」と書いたら一段下に「以上」と書き、職歴欄を締めくくりましょう。

資格・免許は仕事に関連するものを書く

資格・免許欄には仕事に関連するものを書き、仕事への適性の高さをアピールします。資格・免許名は省略せず、「FP」は「ファイナンシャル・プランニング技能士」、「普通自動車免許」は「普通自動車第一種運転免許」のように正式名称で書いてください。取得年月が古い順に書くのが一般的ですが、アピールしたい資格から順に書いても構いません。いずれにせよ取得した年と月を忘れずに記載しましょう。
なお、英検3級やTOEIC400点など取得難易度が低い資格の場合は、かえってイメージが悪くなるので書かないほうが無難です。

志望動機は「他社ではなく貴社」を志望する理由を明確に

志望動機欄は「他社ではなく貴社」を志望する理由を明確に書き、仕事への熱意をアピールしましょう。「企業理念に賛同した」「OG・OBに憧れを持った」といった漠然とした理由では、採用担当者の心を動かせません。アピール度の高い志望動機を書くには、企業研究を徹底的に行い、応募先企業と同業他社との違いを把握するのが大切です。
「応募先企業ならではの特徴」と「自分の強み」や「キャリアビジョン」を絡めて書けば、説得力のある志望動機になるでしょう。

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自己PRは自分の強みを仕事に絡めると効果的

自己PR欄は、自分の強みを仕事と絡めて書くと効果的にアピールできます。自分の強みを知るためには、自己分析が必要不可欠。自分の過去を掘り下げて考え、「自分の得意なこと・できること=強み」を明確にしてください。
冒頭で自分の強みを書き出したら、根拠となる具体的なエピソードを後述し説得力を持たせます。最後に「強みを生かして入社後にやりたいこと」を書けば、採用担当者にポジティブな印象を与えられるでしょう。

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新卒の自己PR欄はどう書く？履歴書の書き方

ゼミの研究は取り組んだ過程と学んだことを書く

ゼミの研究内容は、取り組んだ過程と学んだことを書き、課題に取り組む姿勢を示してください。課題に取り組む姿勢は、入社後の仕事への取り組み方に通じます。前向きに取り組む姿勢や、学ぶ姿を書くことで、採用担当者に「伸びしろがある人間」という印象を与えられます。
また、ゼミの研究内容が仕事に関わるときは、自分を売り込むチャンスです。研究内容や経験を活かして入社後にやりたいことを書き、採用担当者に専門性の高さをアピールしましょう。

学業以外の取り組みはアルバイトやサークル活動を書くのが基本

学業以外の取り組み欄には、アルバイトやサークル活動、ボランティアといった課外活動を書くのが基本です。採用担当者は、学業以外の取り組み欄から学生の人柄や考え方をイメージします。
効果的にアピールするには、取り組みの過程で「目的のために何を考え、どう行動したか」を明確にすること。「問題にぶつかった経験」と「問題解決のためにとった行動」を盛り込み、採用担当者に自主性の高さを示してください。

趣味・特技は会話のきっかけになるので必ず記載

趣味・特技欄は面接での会話のきっかけになるので、「特になし」は避けましょう。趣味・特技といっても、必ずしも個性的なものである必要はありません。読書や音楽鑑賞、ジョギングといった一般的な趣味でも、趣味への取り組み方を書くことで自分の個性が伝わります。
また、「英会話」や「プログラミング」といった仕事に直結する趣味のある人は、趣味を書くことで「即戦力になる人間」と評価されるでしょう。

健康状態は業務に影響がある場合は書く

健康状態欄は、健康な人は「良好」と書き、通院などで業務に影響がある場合はその頻度を書きます。たとえば、持病で月に1回の診察が必要な人は、「通常業務に支障なし（〇〇の持病のため、月に一度通院を希望します）」と書くのがおすすめ。事前に健康状態を知らせておくことで、入社後のトラブルを防げます。

本人希望欄は「貴社規定に従います」が基本

新卒の就活では、譲れない条件がない限り本人希望欄は「貴社規定に従います」と書くのが基本。ただし、電話に出られない時間帯があるときは、本人希望欄に希望時間を書いて構いません。「大学の講義の関係上、平日は〇時～〇時にご連絡いただけますと幸いです。」と書いておけば、電話が来てもすぐに対応できます。
また、介護などやむを得ない事情があるときは、希望する勤務条件を必ず書いてください。「同居している祖母の介護のため、関東での勤務を希望いたします」のように書けば、事情に合わせた働き方が実現できる可能性があります。

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就活における履歴書は手書きが基本

パソコンが普及した現代ですが、新卒の就活では手書きの履歴書を提出するのが基本。パソコンに比べて作成に時間がかかりますが、丁寧な印象を与えられます。
また、「書は人なり」という言葉がある通り、手書きの文字は書き手の性格や行動パターンを表します。読みやすい字で丁寧に書けば、採用担当者に「誠実な人間」という印象を与えられるでしょう。

企業によってはパソコンで作成してもOK

履歴書は手書きが基本ですが、外資系やIT企業の場合はパソコンで作成して構いません。外資系やIT企業は効率を重視する傾向があるので、手書きの履歴書はマイナスイメージを与える恐れがあります。
また、履歴書をWeb上で提出する企業の場合も、手書きではなくパソコンで作るのがベスト。手書きの履歴書をスキャンして送付すると、「パソコンスキルがない」と判断されるので避けたほうが無難です。

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顔写真は3ヵ月以内のものを用意

顔写真は撮影から3ヵ月以内のものを用意し、写真の裏に氏名と学校名を書いてから履歴書に貼ります。名前と学校名を書くのは、万が一写真が剥がれたときに誰の写真か分かるようにするためです。写真の剥がれを防ぐには、両面テープかスティックのりを使うのがおすすめ。
なお、3ヵ月以内の写真とはいえ、写真と現在で髪型や体型が大きく異なるときは、撮りなおして新しいものを用意したほうが良いでしょう。

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