このページのまとめ
- 郵送に使う封筒は書類が折らずに入れられるサイズで、白の無地が無難
- 宛先や差出人情報は省略せず、投函日や封字、「応募書類在中」の表記などを忘れないように
- 切手は柄や料金の過不足に注意。窓口で出すのが確実
- クリアファイルに入れる順番に気を付け、添え状、書類のコピーなども忘れずに
就職活動が始まると、企業の選考に進むためにエントリーシートを作成します。
面接に進めるか否かがかかっているので、エントリーシートの書き方や内容には十分に気を付ける人がほとんどでしょう。
しかし、エントリーシートを郵送する際のマナーをご存知でしょうか？
郵送マナーがなっていないと、せっかく書いたエントリーシートも、読まれる前から印象が悪くなってしまいます。
今回のコラムでは、エントリーシート郵送時の封筒の選び方、書き方や郵送のマナーなどをご紹介します。
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封筒の選び方
まずは応募書類の郵送など、就活で使う封筒の選び方についてご紹介します。
封筒のサイズは履歴書やエントリーシートが折らずに入れられるサイズを選びましょう。一般的にはA4サイズです。色は白の無地が無難でしょう。
郵送する選考書類には個人情報が含まれるので、中身が透けない封筒がおすすめです。また、郵便番号欄がある封筒と無い封筒がありますが、これはどちらでも構いません。
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封筒の書き方
封筒の書き方にもマナーがあります。以下のことに注意して書きましょう。
宛名
基本的には縦書きです。ただし、会社名がアルファベット表記など縦書きが難しい場合は横書きでも構いません。
住所は省略せず都道府県名からビル名、階数まで書きましょう。
「エントリーシート在中」もしくは「応募書類在中」
表面の左下に赤字で書きます。四角い枠で囲む場合は定規などを使いましょう。
「様」と「御中」
宛名が採用担当者など個人の場合は「様」、企業や人事部などの場合は「御中」を使います。
担当者の名前が分かっている場合は「採用ご担当◯◯様」と、名前まで書きましょう。
自分の住所
裏面の差出人情報も略さず書きます。
新卒の場合は、大学名なども入れましょう。
投函日
裏面左上に、漢数字で投函日を記入しましょう。
郵送トラブルなどが起きた場合も、締め切りまでに送っていた証拠になります。
封字
裏面のフラップとの境目に封字を書きましょう。一般的には「〆」を使います。
きちんと封をしたこと、途中で開封されていないことを示す印です。
字は丁寧に書く
当然ですが、表裏共に字は丁寧に書きましょう。
また、字の大きさやペンの太さなどバランスにも注意。
切手
ビジネスにふさわしいデザインの切手を貼ります。
派手な柄の記念切手やキャラクター物の切手は避けましょう。
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封筒に入れる時、郵送する時の注意
封筒の書き方だけでなく、書類の入れ方や郵送時にもマナーがあります。
書類は郵送途中の水濡れや折れを防ぐためにクリアファイルにまとめて入れてから封入しましょう。
書類を入れる順番は封筒表面の上から、送付状→履歴書→エントリーシート→そのほか提出を求められた書類です。
面接では応募書類をもとに質問をされるので、封をする前に書類のコピーをとっておきましょう。
送付状（添え状）とは、書類を郵送する際に「誰からどんな書類がどれくらい送られてきたか」を示すための書類です。カバーレターとも呼ばれます。
添え状を同封することはビジネスマナーで、応募書類のみを郵送するのはマナー違反です。忘れないようにしましょう。
また、切手の料金にも注意。料金が足りなかったり、逆に多すぎたりと過不足の無いようにしましょう。小額の切手を何枚も貼り付けることも良くありません。
重さと大きさで料金が変わるので、郵便局の窓口で量ってもらって出すのが確実です。
郵便に出す前に、住所や宛名などにミスがないか最終チェックをしましょう。
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