OB訪問のお礼メールはいつ送る？例文と書き方・返信マナーを解説

OB・OG訪問のお礼メールをいつまでに送れば良いのか、何を書けば失礼にならないのかと悩む就活生も多いでしょう。お礼メールは訪問当日のうちに送り、感謝と訪問で得た学びを具体的に伝えるのがポイントです。

この記事では、OB・OG訪問のお礼メールを送るタイミングや書き方のポイントを紹介します。また、シーン別のメール例文や返信が来たときの対応もまとめました。ぜひご覧ください。

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OB・OG訪問のお礼メールは当日中に送る

OB・OG訪問のお礼メールは、訪問した当日中に送りましょう。早く送る方が相手への感謝が伝わり、好印象を与えられるためです。また、訪問の内容が記憶に新しいうちに送ることで、具体的な感想や学びを伝えられるメリットもあります。

ただし、当日中だとしても夜遅くに送るのは避けましょう。夜遅くにメール通知が届くと、相手のプライベートな時間を妨げてしまうリスクがあります。送信する時間帯は、相手企業の営業時間内を目安にしましょう。

訪問が夕方以降に終わり、メールの作成が夜遅くになってしまう場合は、翌朝の始業時間ごろに届くように送ってください。メールの予約送信機能を使えば、夜のうちに書き上げて翌朝に送ることもできます。遅くとも、訪問から24時間以内には送るのが目安です。

万が一、お礼メールを送るのが翌日以降になってしまっても、送らずに済ませるのは避けましょう。連絡が遅れてしまった場合も、気づいた時点ですぐにお詫びの言葉を添えて送れば、誠意や感謝の気持ちは伝わります。

メールを送る時間帯のマナーは、「就活メールを送る時間は何時がベスト？マナーと例文まとめ」の記事で解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

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OB・OG訪問後にお礼メールを送る理由

就職活動中のOB・OG訪問後には、必ずお礼メールを送ることが推奨されています。その理由は、マナーとしての側面だけではなく、将来のキャリアにもつながる重要な意味があるためです。ここでは、お礼メールを送る理由について詳しく解説していきます。

社会人としてのマナーだから

お礼メールを送ることは、社会人としての基本的なマナーの一つです。忙しいなか時間を割いてくれた相手への感謝を示す、最低限の礼儀といえます。

厚生労働省の調査によると、企業が新卒を採用する際に重視していることの上位に「マナー・社会常識」が挙げられていました。

参照：厚生労働省「令和５年若年者雇用実態調査の概況 表４採用区分、若年正社員の採用選考の有無及び採用選考にあたり重視した点別事業所割合」

お礼メールを送る姿勢は、社会人としての基礎的な素養をアピールすることにつながります。

参照元
厚生労働省
令和５年若年者雇用実態調査の概況

感謝の気持ちを伝えたいから

OB・OG訪問では、実際の仕事の話や業界の情報、就活のアドバイスなど、さまざまな価値ある情報を得られます。このような機会を提供してくれた方へ、心からの感謝の気持ちを伝えることは非常に大切です。訪問の場で伝えきれなかった感謝も、お礼メールで改めて言葉にしましょう。

今後の関係構築につなげられるから

お礼メールを送ることで、OB・OGと今後も良い関係を保てる可能性があるでしょう。たとえば、追加の質問や相談がしやすくなったり、入社後のキャリア相談などで力になってもらえたりすることも考えられます。

お礼メールをとおして、今後も継続的なコミュニケーションができる関係性を築いていきましょう。

「OB訪問とは？やり方5ステップを紹介！メリットや注意点も解説」の記事では、OB・OG訪問のメリットや注意点について解説しているので、ぜひチェックしてみてください。

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OB・OG訪問のお礼メールの書き方7つのポイント

就職活動において、OB・OG訪問後のお礼メールは重要なコミュニケーションの一つです。効果的なお礼メールを送るためには、以下の重要なポイントを押さえる必要があります。

ここでは、件名から署名まで、メールの構成に沿って7つのポイントを解説するので、ぜひ参考にしてみてください。

1.簡潔で分かりやすい件名にする

用件が相手にひと目で伝わるよう、分かりやすい件名をつけるのがポイントです。「OB・OG訪問のお礼（大学名・氏名）」のように、シンプルな件名にしましょう。

大学名と名前を入れておくことで、誰から送られてきたメールなのかが相手に伝わります。学部名や学科まで入れてしまうと表示枠を超える場合があるので、なくても問題ありません。

2.宛名と名乗りを正しく書く

メールの冒頭には相手の会社名、部署名、氏名の順に宛名を書きます。会社名は「(株)」などと略さず「株式会社」と正式名称で書き、氏名のあとには「様」を付けましょう。部署名が分からない場合は、会社名と氏名だけで問題ありません。

宛名の次は、挨拶と名乗りです。「お世話になっております。本日OB・OG訪問でお話を伺いました、△△大学△△学部3年の△△です」のように、大学名・学部名・氏名をセットで伝えます。相手は毎日多くのメールを受け取っているため、本文の冒頭で誰からのメールかがすぐ分かるようにしておくと親切です。

3.OB・OG訪問のお礼から伝える

お礼メールでは、まずOB・OG訪問のお礼から伝えましょう。「本日はお忙しいなか、お時間をいただきありがとうございました」のように伝えれば問題ありません。

訪問時に食事や飲み物をごちそうになった場合は、「昼食までごちそうになり、ありがとうございました」のように、そのお礼もひと言添えるのがおすすめです。

4.学びや気づきを具体的に書く

訪問で得られた学びや気づきについて具体的に書くことで、真摯に話を聞いていた姿勢が伝わります。たとえば、「特に印象に残った△△についてのお話は、私の今後の就職活動の方向性を考えるうえで大変参考になりました」といった形で、具体的なエピソードに触れながら記述するのがおすすめです。

「大変勉強になりました」だけでは、どの話が役に立ったのかが相手に伝わりません。メールを書く前に訪問時のメモを見返し、印象に残った話を1〜2つに絞っておくと、具体的な内容を書きやすくなります。具体的な内容を伝えれば、OB・OGも「訪問を受けて良かった」と感じられるでしょう。

OB・OG訪問で得たリアルな情報は、今後の企業研究や業界研究に大きく役立ちます。情報整理のやり方をおさらいしたい方は、「業界・企業・職種の研究はなぜ重要？就活を効率的に進めるための基礎知識」の記事もあわせて参考にしてください。

5.今後の抱負を伝える

訪問で得た学びを、今後どのように活かしていくのかについて具体的な目標を書くのも、誠意を伝えるうえで効果的です。「お話を参考に、△△の業界研究をさらに深めていきたいと思います」といった形で、自身の決意や意欲を示しましょう。

あわせて、「△△様のお話を伺い、貴社で働きたいという気持ちがより強くなりました」のように、訪問を通じて気持ちがどう変化したかを伝えるのもおすすめです。「早速、△△について調べ始めました」など行動の変化も添えると、話を真剣に受け止めたことがより伝わります。

6.今後も相談に乗ってほしい旨を伝える

今後も継続的な関係を築いていきたい意思を示すことは重要です。ただし、押しつけがましい表現は避け、「機会がございましたら」といった控えめな表現を使用しましょう。相手の立場を考慮し、適度な距離感を保ちながら伝えることがポイントです。

7.署名で締めくくる

ビジネスメールの最後には、署名を入れておくのがマナーです。署名には、以下のような内容を記します。

署名だと分かるように、点線で区切っておくのがおすすめです。署名の例は、以下のとおりになります。

署名の書き方は、「就活メールに署名は必要？すぐに使えるテンプレや署名の入れ方をご紹介」の記事で詳しく解説しているので参考にしてみてください。

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【シーン別】OB・OG訪問のお礼メール例文

ここでは、OB・OG訪問のお礼メールの例文をシーン別に紹介します。お礼メールを作成する際の参考にしてみてください。

基本的なお礼メール

訪問当日に送る基本のお礼メールです。△△の部分には、実際に印象に残った話や学びを具体的に入れましょう。

お礼が遅れた場合のお詫びメール

お礼メールが翌日以降になってしまった場合は、冒頭で訪問のお礼を伝えたうえで、連絡が遅れたことをひと言お詫びしましょう。言い訳を長く書く必要はなく、簡潔に謝罪するのがポイントです。

進路が決まった場合の報告メール

就職活動を終えて進路が決まったら、OB・OG訪問でお世話になった人に報告とお礼のメールを送りましょう。訪問した企業とは別の企業に入社を決めた場合も、話を聞かせてもらったことへの感謝を伝えるのがマナーです。

報告の際は結果だけではなく、訪問で聞いた話が進路を決めるうえでどう役立ったのかを添えると、相手にも気持ちが伝わりやすくなります。訪問先の企業に入社する場合は、入社後に先輩としてお世話になる可能性もあるため、今後の抱負もひと言加えましょう。

上記のほかにも、就活に使えるメールの例文を知りたい方は、「就活メールの書き方とマナー｜返信・日程調整の例文17選」の記事をご覧ください。

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OB・OG訪問のお礼メールを送る際のマナー

ここでは、OB・OG訪問のお礼メールを送る際のマナーをまとめました。送信前に確認したい、誤字脱字と敬語の2つのマナーを紹介しているので、ぜひチェックしてみてください。

誤字脱字がないか確認する

お礼メールを送る前には、必ず誤字脱字のチェックを行うことが重要です。誤字脱字は文章の読みにくさといった不快感を与えるだけではなく、あなたの注意力の欠如や誠意のなさとして受け取られかねません。

メールを作成したら、一度下書きとして保存し、時間を置いてから見直すのがおすすめです。時間を置くことで新鮮な目で文章を確認でき、見落としを防げます。

特に、社名や役職名、人名などの固有名詞は慎重に確認しましょう。漢字の変換ミスや、似たような字の取り違えにも気をつける必要があります。また、句読点の位置や改行の位置なども、読みやすさに影響を与える重要な要素です。

適切な敬語を使う

お礼メールでは、適切な敬語を使用することが不可欠です。基本的な「です・ます調」に加えて、状況に応じて謙譲語や尊敬語を使い分ける必要があります。ただし、堅苦し過ぎる表現は避け、誠意が伝わる自然な文章を心掛けることが重要です。

また、メールの書き出しでは「お忙しいなかお時間をいただきありがとうございました」といった丁寧な表現を用い、結びには「今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます」といった締めくくりの言葉を使用しましょう。

なお、書き言葉では「貴社」、話し言葉では「御社」を使います。使い分けについては、「【就活】メールでは御社と貴社のどちらが正しい？使い分けと例文5つを紹介」の記事で詳しく解説しているので、ぜひご覧ください。

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OB・OG訪問のお礼メールに返信が来たときの対応

お礼メールを送ったあと、OB・OGから返信が届くかどうかは相手によります。状況によって適切な対応が異なるため、それぞれのケースでの対応方法を押さえておきましょう。

返信が来た場合はお礼を返す

OB・OGからお礼メールへの返信が届いた場合は、基本的に返事しましょう。わざわざ時間を取って返信してくれたことへの感謝を、簡潔に伝えます。

返信へのお礼メールは、長文にする必要はありません。いただいた言葉へのお礼と今後の意気込みを伝え、「ご返信には及びません」とひと言添えて締めると、相手が再び返信する手間を省けます。

お礼メールへの返信のマナーは、「お礼メールへの返信に返事は必要？基本マナーとすぐに使える例文を紹介」の記事も参考にしてください。

「返信不要」とある場合は返さない

OB・OGからの返信に「返信不要」と書かれている場合は、それ以上返信しなくて問題ありません。返信してしまうことで、逆に迷惑をかけてしまう恐れがあるためです。

社会人は多くのメールを受けており、メールへの対応が難しい場合もあります。返信不要とあるにもかかわらず再度メールを送ってしまうと、確認のために仕事の手を止めてしまうかもしれません。

返信不要と記載されている場合は素直に受け取り、返信せずにメールを終えましょう。

返信が来ない場合は催促しない

お礼メールに返信が来なくても、心配する必要はありません。お礼メールは感謝を伝えるためのもので、返信を求める内容ではないため、相手が返事しないことも珍しくないからです。

返信がないことを理由に、確認や催促のメールを送るのは避けましょう。返信の有無を気にするよりも、訪問で得た学びを企業研究や選考対策に活かすことに時間を使うのが望ましいといえます。

ただし、訪問時に資料の送付や追加の質問への回答を約束してもらっていた場合は、1週間ほど待っても連絡がなければ、お礼を添えたうえで改めて丁寧に確認のメールをしましょう。

OB・OG訪問を終えたら、そこで得た知見をもとに業界や職種の研究をさらに深め、就活の軸を固めていくフェーズとなります。研究の進め方に悩んでいる方は、「企業研究とは？目的や手順を解説！ポイントを押さえて就活成功を目指そう」の記事も参考にしてみてください。

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OB・OG訪問後のお礼メールの書き方を知りたいあなたへ

OB・OG訪問を行ったら、当日中にお礼メールを送るようにしましょう。お礼を伝えるだけではなく、学んだことや今後の意気込みなども合わせて伝えてみてください。

しかし、お礼メールの文面に自信がもてなかったり、OB・OG訪問で得た学びを志望動機や面接にどう活かせば良いか分からなかったりすることもあるかもしれません。一人で判断するのが難しいときは、就活のプロである就職エージェントに相談するのも一つの方法です。

キャリアチケット就職エージェントでは、キャリアアドバイザーが就活生一人ひとりの「分からない」に寄り添い、サポートしています。OB・OG訪問後のお礼メールの書き方や送り方などのマナーも、一緒に確認していきましょう。

メールのマナーだけではなく、自己分析や面接対策など、就活全般のアドバイスも実施しています。ご利用はすべて無料なので、就活で困ったらぜひキャリアチケット就職エージェントにご相談ください。

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OB・OG訪問のお礼メールについてよくある質問

ここでは、OB・OG訪問のお礼メールについてよくある質問と回答をまとめました。ぜひご覧ください。

OB・OG訪問のお礼メールを複数人に送る方法は？

人事経由で訪問した場合は人事にもお礼が必要？

OB・OG訪問アプリ経由でもお礼メールは送る？

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本記事の監修者

淺田真奈(あさだまな)

大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間１位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。