このページのまとめ
- 面接を断ることには時間を有効活用できるメリットがある一方、持ち駒が減るというデメリットがある
- 面接の辞退を決断したら、できるだけ早く連絡しよう
- 辞退の連絡はメールでも可能だが、前日や当日の場合は電話で連絡する必要がある
- 辞退の理由を聞かれても具体的に答える必要はなく、「一身上の都合」と答えれば問題ない
「第一志望の企業から内定をもらった」「応募したものの希望に合わないと判断した」などの理由で、面接を辞退しなければならなくなったという就活生は多いでしょう。円満に辞退するには、マナーに沿った連絡をする必要があります。今回のコラムでは、メール、電話それぞれの断り方のポイントについて解説しますので、参考にしてみてください。
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円満に面接を辞退するには
面接を辞退しなければならない状況になった場合、どのような点に気をつけて連絡すればいいのか考えてみましょう。
面接を辞退するメリット・デメリット
面接に要する時間は、面接当日だけでなく、移動や準備期間も含まれます。面接を断ることで、他社の面接対策や説明会に時間をあてられるというメリットがあるでしょう。
一方で、面接を断ることによって持ち駒が減るというデメリットがあります。一度断ってしまったら取り消すことは難しいため、後悔のない決断をすることが重要です。
面接を辞退するときのマナー
辞退の連絡をするときに、気をつけるべきマナーについてご紹介します。
面接を無断欠席するのは厳禁
その企業に就職することはないからといって、辞退の連絡をせずに当日無断で欠席することは避けなければなりません。連絡が遅くなってしまい気まずいと感じる場合であっても、マナーを守り必ず連絡しましょう。
辞退を決断したらできるだけ早く連絡する
採用担当者は面接のために時間を確保しており、直前のキャンセルは悪い印象を与えかねません。他の応募者の面接に時間をあてることもできるため、辞退の連絡はできるだけ早めにするように心がけましょう。
連絡手段はメール、もしくは電話
メールや電話、どちらで断っても問題はないと考えられます。どちらの手段で連絡するにしても、マナーを守ることが大切です。メールはすぐに読まれない可能性があるため、前日または当日に断る場合は必ず電話で連絡するようにしましょう。
辞退の理由を聞かれたら？
辞退の連絡をした際に理由を聞かれたとしても、必ずしも本当の理由を答えなければいけないということはありません。聞かれなければ特に理由を告げなくても構いませんし、聞かれた場合にも「一身上の都合により」や「他社より内定をいただいたため」といった回答で問題ないと考えられます。
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メールで面接を断るときのポイント
メールで面接辞退の連絡をする場合、件名はひと目で内容がわかるようにします。本文ではまず辞退の意思を伝え、そのあとに選考において貴重な時間を割いてもらったことへのお詫びとお礼を伝えましょう。
辞退の理由は具体的に書く必要はなく、「一身上の都合」や「諸般の事情」など簡潔に書いておいて問題ないと言えます。また、メールでの連絡であっても、ビジネスマナーとして営業時間内に送るようにしましょう。
メール例文
件名：面接辞退のお願い
本文：
◯◯株式会社
人事部 △△△△様
お世話になっております。
◯月◯日に面接のお時間を頂戴しております□□大学■■学部●●学科の▲▲▲▲と申します。
この度一身上の都合により面接を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
ご多忙中、面接の日程調整をしていただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。
ご了承くださいますようお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。
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△△△△
□□大学■■学部●●学科
携帯電話：●●●-●●●●-●●●●
e-mail：▲▲▲@××××.co.jp
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電話で面接を断るときのポイント
電話で面接辞退の連絡をする場合は、時間帯に気をつけましょう。昼休み前後の時間や営業終了後は担当者が不在である可能性が高いほか、始業時間直後は忙しい時間帯であるため、それ以外の時間に電話すると良いと考えられます。
電話のかけ方例
いつもお世話になっております。◯月◯日の◯時に面接のお時間をいただいております、□□大学の▲▲▲▲と申します。誠に申し訳ございませんが、面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。面接の機会をいただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。
面接を辞退しなければならない状況になった場合には、上記のことを踏まえて失礼のないよう辞退の連絡をしましょう。マナーに沿った断り方をすれば、円満に辞退することができると考えられます。感謝の気持ちを持って、誠実に対応することが大切です。
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