このページのまとめ
- ほかのインターンと日程が被り、キャンセルせざるを得ない場合がある
- マナーを守れば本選考に与える影響は少ないが、参加しないとアピールの機会を失う
- インターンを辞退したいときは、なるべく早く電話で連絡しよう
- インターン中に体調不良で休む際も電話で連絡し、グループワークのメンバーにも欠席の旨を伝える
- 「旅行の予定が入ったから」「他社と日程が被ったから」という理由を伝えるのはやめよう
- 電話で辞退の旨を話す際は、お詫びだけでなく選考へのお礼や辞退理由なども述べる
- メール作成時は企業のWebサイトで宛先を確認し、署名は「-」や「=」で区切って見やすくしよう
「インターンをキャンセルしたいけれど、本選考に影響が出ないか不安…」と悩んでいる方はいませんか？
ここでは、インターンの辞退が本選考に与える影響や、電話・メールでキャンセルする際の例文などをご紹介します。インターンのキャンセル時に関するマナーを知りたい方は、ぜひチェックしてください。
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インターンのキャンセルは本選考に影響する？
インターンへの参加が決まったとしても、以下のような理由からキャンセルせざるを得ないことがあるでしょう。
・ほかのインターンと日程が被ってしまった
・テストの日程と重なってしまった
・自分や家族の体調が悪くなってしまった
・ゼミの講義が入ってしまった など
「別のインターンと日程が被り、1つの企業に絞る必要が出てしまった」という学生は多いようです。その際は志望度の高い企業を優先し、ほかの会社に辞退の旨を伝えなければなりません。
「辞退すると企業に悪印象を与えてしまうのでは…」と心配する人は多いと思いますが、マナーを守れば本選考に与える影響は少ないと考えられます。
ただし、インターンでは社員と交流するチャンスがあるため、参加しなければアピールの機会を失うことに。辞退を検討しているときは、参加しないデメリットにも目を向け、十分に考えた上で断ることが大切です。
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キャンセルはメールと電話どっちがいい？
インターンの参加を辞退したいときは、電話で連絡をとりましょう。
企業によってはWeb上でキャンセルすることもできますが、改めて電話するのがマナーです。
メールによる辞退の連絡は、電話がつながらない時の最終手段にするのが基本。
もしメールで連絡してしばらく返信がなければ、担当者が読んでいない可能性が高いため必ず電話をします。
企業側はインターンの開催に向けて準備を進めているため、辞退を決めたらなるべく早く連絡しましょう。
直前や当日のキャンセルはできる限り避けるとともに、無断欠席は禁物です。
インターン中に体調不良で休む場合も、電話で連絡します。
また、グループワークのメンバーの連絡先を知っているときは、欠席する旨を伝えましょう。ほかのインターン生の負担を最小限に抑えられるよう、自分の進捗状況を伝えたり情報共有したりすることが大切です。
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キャンセルの理由はどう説明する？
前項でキャンセル理由の例をご紹介しましたが、内容によっては「マナーを守れていない」「自己管理ができていない」と判断されてしまいます。
基本的には正直に伝えますが、「旅行の予定が入ったから」「テスト勉強をしなければならないから」という個人的な理由は「スケジュール管理ができていない」とマイナスな印象を与えるのでやめましょう。
また、「他社と日程が被ったから」という理由は、志望度の低さを伝えることになるため言わないのが無難です。
学業や学校行事関係の理由、怪我や病気などのやむをない事情は、キャンセル理由として理解されやすいと考えられます。
もし具体的な理由を述べないのであれば、「一身上の都合により」という表現にしましょう。
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電話で連絡する際の例文
この項目では、電話でキャンセルする際の例文をご紹介します。
担当者につないでもらうとき
「お忙しいところ失礼致します。
私、◯◯大学の就活太郎と申します。◯月◯日より開催されるインターンシップの件でお電話致しました。
お手数ですが、人事部の□□様をお願いできますでしょうか？」
電話に出た相手がインターンの担当者でないときは、大学名と氏名、用件を伝えてつないでもらいましょう。
担当者が電話に出たとき
「お忙しいところ失礼致します。
私、◯◯大学の就活太郎と申します。先日は、インターンシップのご案内をしていただきありがとうございました。
インターンへの参加についてですが、◯◯（キャンセル理由）のため、辞退させていただきたくご連絡致しました。
貴重な機会をいただいたにも関わらず、このようなお返事となってしまい大変申し訳ございません。
今後とも何卒よろしくお願い致します。
それでは、失礼致します。」
担当者につないでもらったら、大学名と氏名を述べ、インターンを辞退する旨を話します。キャンセルするお詫びだけでなく、選考へのお礼や辞退理由なども伝えましょう。
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メールで連絡するときの例文
ここでは、メールで辞退の旨を伝える際の例文を見ていきましょう。
件名：
インターンシップ辞退のご連絡（〇〇大学 就活太郎）
宛先：
〇〇株式会社
人事部 ◯◯様
本文：
お世話になっております。
先日インターンシップのご案内をいただいた就活太郎と申します。
◯月◯日より開催されるインターンシップへの参加を約束しておりましたが、◯◯（キャンセル理由）により、辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
貴重なお時間を割いていただきながらこのような形のお返事となってしまい、大変申し訳ございません。本来直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡になりましたことを重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。
署名：
------------------------------------------------------
〇〇大学〇〇学科
就活太郎
〒☓☓☓-☓☓☓☓
東京都◯◯区1-2-3 □□□ 101
TEL：090-△△△△-□□□□
MAIL：taro.shukatsu@☓☓☓
------------------------------------------------------
担当者の名前がわかるときは宛先に記載し、把握していないときは「インターンシップ担当者様」にします。企業のWebサイトにインターンの担当者や連絡先が載っていることが多いので、そちらを確認した上で作成してください。
署名は「-」や「=」で区切り、本文との境目がわかるように工夫しましょう。
インターンシップに参加することで企業理解を深められ、仕事内容や社風が自分に合うか考えられます。
適性を把握するためより多くのインターンシップに参加したいと考えていても、闇雲に応募するのは禁物。直前のキャンセルなどで企業に迷惑をかけることがないよう、日程をしっかり確認し十分に考えた上でエントリーしましょう。
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