封筒に在中と記す理由とは？記載することの目的や書き方をご紹介

封筒に「在中」と記載することにはどのような理由があるのか知りたい方は多いでしょう。
在中と書くことで、封筒の中身を知らせることや担当者に確実に届ける目的があります。また、企業側の手間を配慮することにも役立っているのです。
このコラムでは、封筒に在中と書く理由や書き方のポイントをご紹介します。「どのように書けば良いか分からない…」という方は、ぜひ参考にしてみてください。

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封筒に「在中」を書く3つの目的

封筒に「在中」と記すことには目的があります。履歴書、職務経歴書、エントリーシートなどを送るときは、「応募書類在中」といったように「◯◯在中」と書くのがビジネスマナー。どのような目的があるのか、以下で確認してみましょう。

1.中身の重要性を伝えられる

封筒に在中と記載すれば、中身が重要な書類であることを伝えられます。
企業には応募書類以外にも多くの書類が届くため、中身がひと目で分かれば、担当者がスムーズに対応できるでしょう。在中と書くことは、企業側の手間を配慮することにもなります。
履歴書を入れた封筒を手渡しする場合でも、在中と記載するのがベターです。

2.確実に担当者の手元に届くため

封筒に在中と記載しておくことで、担当者に書類が渡りやすくなります。
書類を受け取る人は採用担当者だけではありません。在中と記してあることで、担当者の手元にしっかりと届きます。

3.丁寧に扱ってもらえる可能性があるため

封筒に在中と記しておけば、丁寧に扱ってもらえるでしょう。
封筒に何も記載されていない場合、雑に封を切られてしまうことも。在中と記載しておくことで、丁寧に扱ってもらえる可能性が高いといえます。

在中の取り扱いについては「応募書類在中は囲まない？黒字はNG？囲み方や封筒の書き方を解説」も参考にしてください

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在中と記載すべき書類

この項目では、「在中」と記載する書類の種類をご紹介します。以下の書類を郵送する際は、「在中」の記載を忘れないようにしましょう。

・履歴書（応募書類）
・請求書
・領収書
・重要書類
・納品書

上記のほかにも、見積書や契約書、応募用紙などを送る際にも在中と記載した方が良いでしょう。

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在中と書く際の6つのポイント

この項目では、在中と書く際のポイントをご紹介します。封筒に記載する前に、以下のポイントを踏まえておきましょう。

1.書類を入れる前に書く

在中は書類を封筒に入れる前に書きましょう。
書類を入れたあとに書くと、中身にインクが染み込んでしまう可能性があります。企業側にきれいな状態で届けるためにも、書類を入れる前に書くようにしてください。

2.文字の色に注意する

封筒に在中を書く際は、文字の色に注意しましょう。
宛名や住所と同じように黒で書いてしまうと目立たなくなってしまいます。文字の色に規定はありませんが、赤の油性ボールペンを使用するのがおすすめです。
また、金銭が絡む書類「見積書在中」や「請求書在中」の場合は青が適しています。

3.何が入っているか具体的に記載する

具体的にどの書類が入っているのかを記すようにしましょう。
たとえば、「履歴書在中」「応募書類在中」といったように書類の種類を明確に記すことで、何が入っているのか相手にしっかりと伝えられます。
履歴書のみを送付する際は「履歴書在中」で問題ありませんが、職務経歴書やエントリーシートなど複数の書類を入れる場合は、「応募書類在中」と記載しましょう。

4.書く位置に気をつける

封筒に在中と記載する際は、書く位置に気を付けましょう。
ほかの文字と被ってしまったり、見づらい位置に書いてしまったりすると在中の役割がなくなってしまいます。縦書きの封筒であれば左下に、横書きの封筒であれば右下に記載するようにしましょう。

5.「在中」の周りは四角く囲む

在中の文字を枠で囲むようにしましょう。
枠で囲むことで在中を目立たせる役目があります。枠を書く際は、手書きではなく定規を使用しましょう。定規を使うことで、真っ直ぐできれいな枠に仕上げられます。

6.スタンプを使用する

手書きではなく、「履歴書在中」の文字が印字されたスタンプを使用してもOKです。
多くの企業に履歴書を郵送する場合や、字をきれいに書くのが苦手な人におすすめ。スタンプを使う場合には、縦書き用と横書き用で2種類用意しておきましょう。

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応募書類の郵送前に見直すべき4つのポイント

封筒に「在中」と記載すること以外にも、書類の提出時にはマナーがあります。以下のポイントを把握しておきましょう。

1.書類の順番と向きに注意する

書類は担当者が見やすい順番や向きを意識することが大事です。
就活の場合では、上から順に「添え状（送付状）」→「履歴書」→「職務経歴書」→「その他の書類」という順番で封入しましょう。
一般的に使用される角型A4号、角型2号の封筒であれば、A3の履歴書は表面が見えるように二つ折りにし、1ページ目が上向きの状態で入れるのがベターです。

2.クリアファイルに入れる

書類は揃えてクリアファイルに入れましょう。
封筒に直接書類を入れてしまうと、折り曲げや水濡れなどによって汚れてしまう恐れも。クリアファイルに挟んでから封筒に入れることで、きれいな状態のまま企業側に送れるメリットがあります。

3.〆を記載する

封筒を閉じたら、閉じた部分に確実に封をしたことを示す封字「〆」を記入します。
書く際には、「✕」や「メ」と書き間違えないようにしましょう。

4.御中と様の使い方に気をつける

宛先に使う敬称が合っているかも重要なポイントです。
「御中」は担当者名が分からないときに「人事部御中」をいった形で使う敬称。「様」は「人事部　◯◯様」のように特定の人物名が分かるときに使用します。
「人事部御中　◯◯様」のように、御中と様を合わせて使うことはないので注意しましょう。

郵送マナーについては「履歴書の郵送マナー、就活生はこれだけ知れば大丈夫！」も参考にしてください。

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切手と送付方法の注意点

前項の見直しポイントとともに、郵送料金と送付方法の注意点を確認しておきましょう。

切手に関する注意点

用意した書類を郵送するには、必要な料金分の切手を貼り、郵送物（定形外郵便物）として送ります。
料金が不足していると、企業側に不足分を負担させてしまったり、郵送物が戻ってきてしまったりするため注意が必要です。
しかし、料金不足を懸念し、料金分以上の切手を貼るのは避けましょう。
無難な手段ではありますが、あまりにも多くの切手を貼り過ぎると、「常識がない」「雑な人」といった印象を与えてしまうことも考えられます。
書類を郵送する際は、郵便局へ持参して重さを量ってもらい、必要な料金分の切手を貼りましょう。
規格内の定形外郵便物の料金は、重量50g以内が120円、100g以内が140円です（2021年1月時点）。
応募書類一式を揃えても100gを超える可能性は少ないので、140円を目安にしておきましょう。

送付方法の注意点

ここでは、郵便物を送付する際の注意点を解説します。履歴書を郵送する前に、以下の注意点を確認しておきましょう。

定形外郵便の場合

郵送にかかる時間を考えておき、早めに履歴書を送りましょう。
定形外郵便は、同市内・県内であれば、1日程度で送付先に届きますが、他県の場合では1～3日程度かかることも。そのため、履歴書を郵送する際は、時間に余裕を持って送ることをおすすめします。

速達の場合

期日が近い場合は、速達で送るのがおすすめです。
速達は基本的に翌日には配達されますが、送った曜日や時間、距離によっては確実とは言い切れません。不安な場合は、郵送する際にあらかじめいつごろの到着予定になるかを窓口で確認するのをおすすめします。
速達料金は、郵便物の重さによって異なり、250gまでなら郵便料金の140円に280円を加算した金額420円で送付できます。

メール便の場合

メール便では、金銭や信書のやり取りはできないので注意しましょう。
信書とは、特定の受取人に対して、差出人の意思を表示し、または事実を通知する文書のこと。
履歴書はこの信書に該当するため、メール便で送ると法律違反になってしまいます。履歴書を郵送する際は、メール便は利用せずに定形外郵便または速達で送るようにしてください。

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