このページのまとめ
- インターンシップの選考方法はさまざまあるが、書類選考を行っている企業が多い
- エントリーシートは丁寧に分かりやすくまとめることで、良い印象に繋がる
- 書類に合ったサイズの白色封筒を選び、バランスを意識して丁寧に宛名を書こう
- お礼状を出すときは、マナーを守って気持ちを伝えよう
就活で当たり前になりつつあるインターンシップ。企業によって選考方法は異なりますが、書類選考を行っている企業が多い傾向です。
就活が始まると何度も作成する履歴書やエントリーシートですが、作成するポイントはあるのでしょうか。
このコラムでは、エントリーシートの作成ポイントや、応募書類やお礼状の送り方などについてまとめました。
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インターンシップの書類選考
インターンシップの選考では、履歴書やエントリーシートなどを提出する「書類選考」を実施している企業が多くあります。
履歴書には、名前や年齢、住所、学歴といった基本的な情報から、資格、志望動機、趣味などを記入します。
履歴書は、市販されているものと大学で販売されているものがありますが、選考の際は応募先企業から履歴書の書式が指定されていることも。事前に確認しておきましょう。
エントリーシートは、企業が作成し、応募者に配布する書類です。企業によって項目が異なりますが、履歴書のように名前や住所、学歴、志望動機、自己PRなどの情報を記載するほか、「挫折した経験は？」「自分を動物に例えると？」などの質問がある場合もあります。
応募書類は、Web上で申込みを行う場合や、事前に企業に郵送する、面接時に持参する、面接会場で記入して提出する方法などさまざま。
企業によって、提出する時期や方法が異なるため、あらかじめ確認しておきましょう。
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エントリーシート作成のポイント
エントリーシートの書き方や内容は選考に直接影響するため、細かい部分まで注意しておきたいところ。それでは、人事担当者に良い印象を与えるためには、どのようなポイントに注意すれば良いのでしょうか。
主に、以下のポイントに注意して作成しましょう。
応募する企業に合わせて作成する
エントリーシートは、応募先企業に自分をアピールする大事な書類です。そのため、志望動機や自己PRなどを何社も使い回したりせず、応募先企業ごとに作成しましょう。
また、エントリーシートには、ただ自分の強みや長所だけを書けば良いのではありません。担当者に「こんな人材がほしい」「この人と一緒に働きたい」と思ってもらえるように、企業に合わせた内容にすることが大切です。
読みやすく書く
エントリーシートの内容だけではなく、文字の書き方からも人柄を判断される可能性があります。担当者が読みやすいように、誤字脱字や文字の丁寧さ、文章の構成などに注意しましょう。
文字は小さすぎず大きすぎず、文字列は真っ直ぐになるように書きます。適度に改行を入れる、いくつかの内容を羅列するときは箇条書きを使う、見出し文と本文でペンの太さを変えるなど、読みやすくなるように工夫しましょう。
インクがでにくいペンや、フリクションタイプのボールペンを使用するのは避けます。
また、修正液や修正テープは使用しないのがマナー。間違えてしまった場合は、面倒でも最初から全て書き直します。
どうしても時間がなく書き直せない、予備の用紙がないなどやむを得ないときは、誤字の上に二重線を引き、その線の上に訂正印を押して修正しましょう。
具体的な表現を使い簡潔にまとめる
「さまざま」「たくさん」「いろいろ」などの抽象的な表現は避けて、採用担当者がイメージしやすい文章を心がけましょう。一文が長すぎたり、「また」「さらに」「しかし」などの接続詞が多すぎたりすると、読みにくくなるため注意。
また、「～だと思います」「～のようです」といった曖昧な言い回しを使用していると、自信がない印象を与えてしまう可能性があります。
ほかにも、アルバイト先の社内用語や、学生言葉などの一般に通じない言葉や略語を用いるのは避けましょう。
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封筒選びはどうする？
封筒にはさまざまなサイズ、色、種類があり、場面に応じて使い分けるのがマナーです。
応募先企業にエントリーシートや履歴書を郵送する際は、どのような封筒を選べば良いのでしょうか。
封筒の選び方
書類はできるだけ折らずに送りたいもの。応募書類がA4サイズなら、そのまま折らずに入る角形2号（角2）を用意するなど、封筒のサイズは応募書類に合わせて選びましょう。
茶色の封筒は事務用封筒として用いられることが多いため、正式な書類を郵送する際は、白色封筒を選ぶのが一般的。応募書類には自分の個人情報を記載することが多いので、中身が透けないように加工されている封筒を使用するのもおすすめです。
表面の書き方
表面には、企業の住所や宛名を書きます。社名や住所が長くても、省略せずに全て書きましょう。
特に「（株）」や番地、ビル名などは省略してしまいがち。長すぎる場合は改行して、読みやすくなるように工夫しましょう。
宛名は封筒の中央に、一番大きく書くようにします。宛先が個人の場合は氏名の下に「様」、企業や部署宛てに送る場合は「御中」と書きましょう。
左下には、書類の内容が分かるように「応募書類在中」と赤ペンで記入します。文字を囲む場合は、定規を使って線を引くと丁寧な印象を与えられるでしょう。
裏面の書き方
裏面には、差出人の情報を記載します。封筒の中央の線を挟んで右側に住所、左側に大学名、学部名、学科名、氏名をバランスよく書きましょう。
全体的に表面の住所よりも小さめの文字で、氏名を一番大きく書くと綺麗にまとまります。表面と同じく、住所や学校名など全て省略せずに書くこと。
封筒の左端には送付する日付を記載します。
書類を入れて封をするときは、セロハンテープやシールではなく糊でしっかり留めてから、「〆」や「封」と書きましょう。
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インターンのお礼状の出し方
インターンシップでは、スキルアップに繋がる経験ができたという人も多いでしょう。企業の方に感謝の気持ちを伝えたいと思ったときは、手紙やメールでお礼状を出すのが効果的です。
お礼状を出さないと評価が下がるというわけではありませんが、出すことで好印象に繋がるでしょう。
それでは、実際にお礼状を出すときはどのような封筒を選び、どのように書けば良いのでしょうか。
お礼状に最適な封筒と便箋とは
一番良いのは、白無地の便箋と封筒です。応募書類を郵送するときと同じく、茶封筒は事務的な場面で使用するものなので避けたほうが無難。
封筒は便箋のサイズに合わせて選びましょう。B5サイズの便箋なら三つ折りにして、長形4号の封筒に入れるのがおすすめです。
紙が薄いものだと透けてしまったり、インクが滲んでしまったりするので、少し値段が高くてもしっかりした紙の封筒、便箋を選びましょう。
メールを用いる場合
お礼状は手紙ではなく、メールでも構いません。メールだからといって砕けすぎず、丁寧な言葉遣いでマナーを守って送りましょう。
件名は「インターンシップのお礼（○○大学○○学部○○）」など、内容が分かるように簡潔にまとめます。本文には、感謝の気持ちだけではなく、インターンシップの感想や学んだこと、今後についてなども記載できると良いでしょう。
メールは、早朝や深夜ではなく営業時間内に送ること。また、インターンが終わった日の夜、もしくは翌日中に送るのがマナーです。
やむを得ない事情で間が開いてしまった場合は、お礼が遅くなってしまった理由を簡単に記載しておくと良いでしょう。
就活をスムーズに進めたいという方は、就活エージェントを活用するのがおすすめです。
キャリアチケットでは、就活アドバイザーがマンツーマンでサポート。カウンセリングを基にした求人紹介をはじめ、応募書類の添削、個別での面接対策などを行い、内定獲得まできめ細やかに支援しています。
求人に掲載されていない情報も確認できるため、内定後や入社後のミスマッチも防げるでしょう。
就活の進め方に困ったときは、お気軽にキャリアチケットへお問合せください。
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本記事の監修者
淺田真奈(あさだまな)
大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間１位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。
