このページのまとめ
- 特記事項とは「特に伝えておかなければならない事柄」を記入するための項目
- 特記事項は履歴書や職務経歴書など、ビジネスシーンで用いられることが多い項目
- 履歴書における特記事項の役割とは「企業に伝えておくべき事柄」を記すこと
- 配属先や勤務地の希望、連絡可能時間、転居予定などを記すのが一般的
- 「空欄にしない」「簡潔にまとめる」「アピールに使わない」などに注意すること
特記事項とは何かをご存じない方も多いでしょう。このコラムでは履歴書における特記事項の役割、具体的な記載内容、活用方法についてご紹介しています。特記事項の書き方が分からず履歴書作成にお困りの方は、ぜひご一読ください。
特記事項は履歴書や職務経歴書をはじめ、ビジネス書類や契約書類などにも用いられる項目です。知っておくと日常生活でも役に立つでしょう。
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特記事項とは？
特記事項とは「特別に書き記すべき重要な事柄」を指します。ほかの項目には該当しないけれど、相手に伝えておいたほうが良い内容や、説明が必要な事柄などを書くのが一般的。履歴書や職務経歴書だけでなく、業務の報告書や日報などのビジネスシーンで用いられるれている項目です。
ほかにも、下記の書類で特記事項欄が設けられています。
・確定申告の用紙
・認定調査票
・診療報酬明細書
・雇用契約書、業務委託契約書
・不動産の賃貸契約書、重要事項説明書
・大学、幼稚園、保育園の願書
ちなみに、特記事項の類似項目として「備考」もあります。特記事項は「特に留意してもらいたい情報」を伝えられますが、備考欄は「参考にしてほしい情報」を伝えることが可能です。重要度が高い内容については、備考欄よりも特記事項欄に記載したほうが注目してもらえます。
履歴書や職務経歴書における特記事項の役割
履歴書や職務経歴書における特記事項の役割は「業務にあたって企業に伝える必要のある事柄を記す」こと。履歴書の種類によっては「本人希望欄」「通信欄」という項目名の場合もあります。
特記事項で企業に伝えるべき内容
履歴書や職務経歴書の特記事項に記すべき内容は、希望条件や入社可能な時期、連絡がつく時間帯など。そのほかにも、必要に応じて転居や転勤の可否、持病や既往歴の有無などを書く場合もあります。また、就職までにブランクがある場合は空白期間の詳細と理由を記載しましょう。
具体的な書き方については次項で詳しく解説します。
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特記事項のシチュエーション別記入例
ここではシチュエーション別に記入例を紹介します。下記のようなケースに当てはまる方は、特記事項欄を利用して企業に必要な情報を伝えましょう。
配属先や勤務地の希望がある場合
配属先や勤務地の希望を書くと採用に不利になるのでは…と考える方もいると思いますが、書いても問題ありません。
表現に注意して希望を伝えることで、業務に対してのモチベーションの高さをアピールしやすいというメリットもあります。
最後に「しかし、人事事情によって他部署（他支店）への配属となった場合は、貴社の規定に従います」という一文を付けると丁寧な印象になるでしょう。
〈記入例〉
・資格の◯◯を活かして、貴社に貢献できればと考えているため、◯◯部への配属を希望いたします
・自宅からの通勤時間を考慮し、◯◯支店への配属を希望いたします
連絡希望時間がある場合
学業やアルバイトなどで連絡が取れない時間帯がある場合は、企業にあらかじめ知らせておくと良いでしょう。曜日や時間帯を曖昧にせず、分かりやすく記載するのがポイントです。
〈記入例〉
所属しているゼミの活動により、下記の時間帯は電話に出ることができません。
平日／◯時～◯時
上記以外の時間帯であれば、すぐに対応いたします。
転居の予定がある場合
入社前後に転居する予定がある場合は、予定している時期と地域を記載します。特に、以前よりも通勤時間が短くなる場合と、採用後は会社近隣へ転居する意思がある場合は書いておきましょう。
〈記入例〉
・◯年◯月に◯◯へ転居します
・採用された場合には、貴社の通勤圏内へ転居いたします
資格取得勉強中の場合
募集職種の業務で役立ちそうな資格の勉強をしている場合、特記事項へ記載しておくとアピール材料になりやすいです。ただし、特記事項に取得予定の資格を書く際は、自己PRに入り切らなかった場合のみにしましょう。
〈記入例〉
現在、◯◯の資格取得に向けて勉強しており、合格した際は◯年◯月頃に取得予定です
持病がある場合
持病がある方や既往歴がある方で、定期的な通院や診断が必要な場合は、その旨を記載しましょう。このとき、業務に大きな支障がないことをきちんとアピールするのが大切です。
〈記入例〉
◯◯の持病があるため、月に一度通院をしています。
薬を服用しているため、業務に支障はありません。
家庭の事情がある場合
親の介護など、家庭の事情がある場合も詳細を完結に記載しておきましょう。
〈記入例〉
親族の介護にともない、転居をともなう転勤、◯時以降の残業対応はできません。
このほか、特記事項欄は企業側への質問に使用しても問題ありません。「入社1年目から◯◯事業に関わることは可能でしょうか」などのように、知りたい情報を尋ねるのも有意義な使い方です。
ただし、同欄はあくまでも補助的な役割ということをお忘れなく。特記事項欄は履歴書を補強するための項目ですから、書いたからと言って確実に回答がもらえるとは限りません。回答が欲しい質問については、面接中に改めて口頭で確認しましょう。
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特記事項を記入する際のの4つの注意点
特記事項欄へ記入する前に「空欄にしない」「希望ばかりを伝えない」「簡潔にまとめる」「アピールに使わない」の4つの注意点を踏まえておきましょう。詳しくは以下で解説します。
1.空欄にしない
特筆すべき事柄がなかった場合も、空欄のまま提出するのは避けること。何も伝えることがないときは、「貴社規定に従います」あるいは「特になし」としましょう。履歴書に空欄があると、「書き忘れたのかも？」と捉えられてしまう場合があります。履歴書では基本的にどの項目も空欄がない状態にするのがマナー。採用担当に対して、「自分の情報を伝える姿勢」を示すことが大切です。
2.自己中心的な希望をしない
配属先や勤務地についての希望を書く際は、押し付けがましい表現にならないよう注意が必要です。たとえば、「通勤時間が長くなるのは避けたいので◯◯営業所を希望します」のような自分勝手な要望を記載するのは避けること。きちんとした理由や背景がない希望は、ただのワガママだと捉えられてしまいます。また、自分の希望を記したからといって、要望が通るわけではありません。希望を伝えるときは「基本的には企業の方針に従う」という一文を添えましょう。
また、給与額や休日日数といった待遇面についての質問も避けたほうが無難です。条件面を挙げ連ねると、「待遇の良い会社に入りたいだけか」と思われてしまう可能性もあります。
3.簡潔にまとめる
内容を簡潔にまとめることも大切。抽象的な表現や冗長な文章は避け、必要な情報を簡潔に伝えましょう。自分の感情や考えは含めずに、事実のみを一文にまとめるのがおすすめです。
4.自己アピール欄として使用しない
特記事項では志望意欲を示したり、過剰な自己PRをするのは控えましょう。アピールに使用すると「履歴書の基本マナーを知らない」と印象を下げてしまう可能性もあります。繰り返しになりますが、特記事項の役割は「業務上伝えておく必要がある事柄」を記す項目です。何を書いても良いスペースではないので注意しましょう。
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本記事の監修者
淺田真奈(あさだまな)
大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間１位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。
