内定辞退の電話はどう掛ける？マナーや伝え方と状況別の例文4選

内定辞退の連絡は電話で行うのがマナーとされていますが、実際にどのように伝えれば良いのか悩む就活生もいるでしょう。内定辞退の電話では、理由を添えてはっきりと意思を示すことが大切です。

この記事では、内定辞退の電話をする際のマナーや伝え方、トラブル時の対処法などについて詳しく解説します。電話での会話例もまとめたので、これから内定辞退の連絡をする人は、ぜひ参考にしてください。

内定辞退は電話で伝えるべき理由

内定辞退の連絡は、メールよりも電話で伝えるのが基本です。採用枠を確保し、入社を心待ちにしてくれている企業に対して、直接感謝と謝罪を伝えることが社会人としてのマナーといえます。

なお、内定辞退に対して「避けるべき？」「良くないことかも？」と不安になることもあるでしょう。しかし、キャリアチケットが2025年卒業の学生を対象に実施した調査によると、内定辞退の経験がある就活生は6割を超えていました。

内定辞退は多くの就活生が経験するからこそ、電話で真摯に伝えることで社会人としての誠実さを企業に示せるでしょう。まずは、内定辞退を電話で伝えるべき理由について解説します。

参照元
キャリアチケット
2025年卒の内定承諾・辞退に関する実態調査（後編）

誠意が伝わりやすいから

内定辞退を電話で伝えたほうが良いのは、自身の声で気持ちを届けられるからです。テキストだけのメールは冷たい印象を与えがちですが、電話であれば言葉選びや声のトーンによって相手への敬意を伝えられます。

真剣に悩んだ末の決断であることが伝わると、採用担当者の納得を得やすく、内定辞退を円満に受け入れてもらえる可能性が高まるでしょう。

素早く確実に連絡できるから

素早く確実に情報を伝えられる点も、電話で内定辞退を伝えるべき理由です。メールの場合、採用担当者が見落としてしまったり、サーバーの不具合で届かなかったりするリスクがゼロではありません。

電話であれば、その場で確実に内定辞退の意思を伝えられます。内定辞退が確定すれば、採用担当者はすぐに追加募集や繰り上げ合格などの対応ができるため、結果として企業側の負担を減らすことにつながるでしょう。

「就活における内定とは？獲得から入社までの流れや採用との違いを解説」の記事では、内定の意味や入社までの流れを紹介しています。納得できる形で就活を終えるためにも、ぜひご一読ください。

電話がつながらない場合はメールで伝える

採用担当者が不在だったり、多忙で電話を取り次いでもらえなかったりする場合は、例外としてメールで内定辞退の連絡を入れます。連絡が遅れると、企業の採用活動への影響が大きくなるからです。

「お電話いたしましたがご不在でしたので、まずはメールにて失礼いたします」とひと言添えたうえで、辞退の意思を示しましょう。メールを送ったあと、改めて電話を掛け直すと丁寧です。

「就活マナーの基本を解説！失敗しないための準備と対策」では、就活のマナーについて解説しています。内定を出してくれた企業に対して敬意を示すため、マナーを再確認しておきましょう。

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内定辞退の電話を掛けるときのマナー

内定辞退の電話を掛ける際は、社会人としての基本的なマナーを意識することが重要です。辞退の意思を伝えるからこそ、相手への配慮が欠かせません。ここでは、電話を掛ける際のマナーを解説するので、ぜひ参考にしてください。

内定辞退を決めたらすぐに連絡する

内定辞退することを決めたら、すぐに連絡するのが鉄則です。企業側は内定を出したあと、備品の準備や配属先の調整、ほかの就活生への不採用の連絡などの手続きを順次進めています。連絡が遅くなるほど迷惑を掛けてしまうため、意思が固まったら速やかに電話するのがマナーです。

採用担当者宛に電話する

内定辞退の電話を掛ける際は、採用担当者に取り次いでもらいましょう。これまで選考に携わってくれた人に直接感謝や謝罪を伝えることが大切です。

また、内定辞退という重要な要件を他部署の人に伝言してもらうのはマナー違反といえます。もし採用担当者が不在の場合は、時間を確認して電話を掛け直してください。

相手が対応しやすい時間帯に電話する

内定辞退の電話は、相手が落ち着いて対応できる時間帯に掛けるのがマナーです。勤務時間が9～18時の一般的な企業では、以下の時間が理想と考えられています。

・10～12時ごろ
・14～16時ごろ

反対に、始業直後や昼休み、就業直前の時間帯は採用担当者がバタバタしていたり、不在だったりする可能性が高いため、なるべく避けるのがおすすめです。相手に配慮して電話を掛けると、丁寧な印象を与えられます。

ただし、先述したように内定辞退を決めたら素早く伝えるのがマナーです。理想の時間帯に電話を掛けられない場合は、企業の営業時間内であれば連絡しても問題ありません。

何時に電話すべきか迷っている人は、「就活で企業への電話時間は何時にすべき？連絡マナーを守って印象アップ！」の記事も読んでみてください。

電話後にメールを送る

電話で内定辞退の意思を伝えたあとは、念のためにメールを送っておくことをおすすめします。電話の内容を文章として残すと、言った・言わないのトラブルを防げるからです。

メールには、電話で対応していただいたことへの感謝と、改めて内定辞退の意向を明記します。電話一本で済ませるよりも、フォローのメールを入れると、より丁寧な印象を残せるでしょう。

メールで内定辞退を伝える際のマナーや例文は、「内定辞退はメールで伝えても大丈夫？送信時のマナーを例文付きで解説」の記事でご確認ください。

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内定辞退の電話を掛ける準備

電話を掛ける際、怖いと感じたり、緊張したりしがちですが、事前の準備を整えると心に余裕をもって受け答えできる可能性があります。ここでは、電話を掛ける前にやっておくべき準備をまとめました。スムーズに内定辞退の旨を伝えるためにも、事前準備を万全にしておいてください。

辞退理由を整理する

電話を掛ける前に、辞退する理由を簡潔にまとめておきましょう。企業によっては、電話口で「差し支えなければ、理由を教えていただけますか？」と聞かれることがあります。その際、曖昧な回答をすれば、理由を深掘りされたり、引き止めに遭ったりしかねません。

電話口で論理的に説明できるように、「検討の結果、別の企業とのご縁を感じたため」や「自分のキャリアプランを再考し、別の道に進む決意をしたため」など、理由を整理しておいてください。

筆記用具とメモを用意する

電話で内定辞退の連絡をする際は、必ず手元に筆記用具とメモ用紙を準備しておきましょう。内定辞退の電話では、担当者から今後の手続きについて指示があったり、預かっている書類の返却方法について案内されたりすることがあります。

緊張している最中に口頭で言われた内容は忘れてしまうことがあるので、その場でメモをとる姿勢が大切です。また、自分が話すべき内容をメモに書き出しておけば、万が一頭が真っ白になっても、それを見ながら落ち着いて話し続けられます。

静かな場所に移動する

内定辞退の電話は、周囲の雑音が入らない静かな場所で掛けましょう。騒がしい駅のホームや風の音が強い屋外、電波が不安定な場所などで連絡すると、聞き間違いにつながります。

静かな自宅や大学のキャリアセンターの空き部屋など、落ち着いて会話に集中できる場所を選び、電波状況が良いことを確認してから発信してください。

「就活での電話のかけ方は？基本的なマナーや場面別の会話例を紹介」の記事では、就活中の電話の掛け方を解説しています。内定辞退の電話の会話例も紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

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内定辞退の電話の内容と伝え方

内定辞退の電話では、以下のフローで簡潔かつ丁寧に要件を伝えることが大切です。

ここでは、内定辞退の電話の伝え方をステップごとに紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

名乗りと取り次ぎ依頼

まずは、大学名と氏名を名乗り、採用担当者への取り次ぎを依頼します。その際、「お時間よろしいでしょうか」と話しても良い状況かを確認するのがマナーです。もし担当者が多忙な時間帯であれば、改めて掛け直す旨を伝え、一度電話を切りましょう。

内定辞退の意思

担当者につながったら、内定辞退の意思を簡潔に伝えます。結論を後回しにすると、内容が伝わりにくくなるので冒頭で意思を明確に表示するのがポイントです。曖昧な表現は避け、辞退の決意が固まっていることをはっきりと示してください。

内定辞退の理由

内定辞退の理由は詳しく述べる必要はありませんが、納得感のある説明を添えましょう。基本的には、「検討の結果、他社と縁を感じた」「自身の適性を考え直した」などの説明で問題ありません。

内定をいただいた企業の不満を述べるのは避け、あくまで自分のキャリアのために前向きに考えた結果であることを強調してください。

感謝と謝罪

内定を出してくれたことへの感謝と、期待を裏切ってしまうことへのお詫びの気持ちを伝えましょう。選考を通じて自分を評価してくれたことに対し、敬意を払う姿勢が重要です。感謝と謝罪を丁寧に伝えれば、採用担当者の理解を得やすくなり、円満な内定辞退につながるでしょう。

締めの言葉

最後は、「また機会があった際は、よろしくお願い申し上げます。それでは、失礼いたします」といった言葉で締めくくります。また、電話を切るのは原則として「掛けた側」からですが、就活の場合は相手が受話器を置くのを待つのがマナーです。

最後まで丁寧な態度を崩さないことが、社会人としての第一歩といえるでしょう。

「新卒の内定辞退の伝え方！メール・電話の例文や気を付けたいマナーを解説」の記事では、内定辞退を伝える電話やメールの例文を紹介しています。内定辞退の伝え方に迷っている人は、ぜひ参考にしてみてください。

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内定辞退の電話のトーク例文

内定辞退の電話に対して不安があるなら、前もってトーク内容をイメージしておくと気が楽になります。ここでは、内定辞退の電話を掛ける際の例文を状況別に紹介します。

他社への入社を決めた場合

自分：△△大学△△学科の△△と申します。人事部の△△さまはいらっしゃいますでしょうか？
企業の人：少々お待ちください。
採用担当者：お電話代わりました。人事部の△△です。
自分：お世話になっております。△△大学△△学科の△△と申します。ただ今お時間よろしいでしょうか？
採用担当者：大丈夫です。
自分：先日は内定をいただき誠にありがとうございます。
大変光栄な通知をいただいたところ誠に恐縮なのですが、慎重に検討いたしました結果、この度は内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
大変お世話になったにもかかわらず、このようなご連絡になり誠に申し訳ございません。
採用担当者：分かりました。辞退理由はどういったものでしょうか？
自分：実は、御社と並行して選考を受けていた企業から内定をもらい、そちらに入社することに決めました。
御社には非常に魅力を感じており、とても悩みましたが、より自分の希望に近い仕事ができる企業を選びました。
採用担当者：分かりました。仕方ないですね。
自分：選考中はたくさんの時間を割いていただき、ありがとうございました。
このように迷惑を掛けることになってしまい、大変申し訳ございません。それでは、失礼いたします。

理由を深堀りされた場合

自分：先日は内定のご連絡をいただき誠にありがとうございました。
慎重に検討いたしました結果、大変心苦しいのですが、この度は辞退させていただきたく存じます。
採用担当者：左様ですか。差し支えなければ理由を伺えますか？
自分：はい。誠に勝手ながら、自身の適性を改めて検討した結果、他社とのご縁を感じ、そちらへの入社を決意いたしました。
採用担当者：具体的に、弊社と他社で何が決め手になったのでしょうか？
自分：はい。御社の事業内容にも大変魅力を感じており最後まで悩みましたが、より自分の専門性を活かせる別の業界で挑戦したいという気持ちが強くなりました。
採用担当者：うちでもその分野は経験できると思いますが、考え直せませんか？
自分：温かいお言葉をいただき、心苦しい限りです。
しかし、自分なりに考え抜いて出した結論ですので、決意は変わりません。ご期待に沿えず、本当に申し訳ございません。

内定辞退の理由の伝え方は、「内定辞退の理由はどう伝える？聞かれた時の例文8選と断り方のマナー」の記事で詳しく紹介しています。記事を参考に、スムーズに受け答えできるように準備しておきましょう。

内定承諾書を提出してしまった場合

自分：先日、内定承諾書を提出いたしました△△です。
承諾後という大変失礼なタイミングで恐縮ですが、内定を辞退させていただきたくお電話いたしました。
採用担当者：えっ、承諾書もいただいているので、すでに受け入れ準備を始めてしまっているのですが……
自分：おっしゃるとおりです。一度は入社をお約束したにもかかわらず、このような形となり、多大なるご迷惑をお掛けすることを深くお詫び申し上げます。
書類を送付いただいたお手間や、これまでのご期待を裏切る結果となり、本当に申し訳ございません。
採用担当者：分かりました。非常に残念ですが、手続きはこちらで進めておきます。

担当者が不在の場合

自分：お世話になっております。内定をいただいております、△△大学の△△です。
採用担当の△△さまはいらっしゃいますでしょうか？
企業の人：申し訳ございません。△△はただいま会議に出ております。
15時ごろには戻る予定です。伝言を承りましょうか？
自分：恐れ入ります。大切な件ですので、改めてこちらからお電話させていただきます。15時過ぎに再度ご連絡いたします。
お忙しいところありがとうございました。失礼いたします。

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内定辞退の電話でトラブルに遭った場合の対処法

内定辞退の意思を伝えた際、スムーズに受け入れてもらえずトラブルに発展するリスクは否定できません。内定辞退の電話でトラブルに遭ったら、毅然とした態度を保ちつつ、マナーを守って対処することが大切です。

ここでは、内定辞退の電話でトラブルに遭った場合の対処法を紹介します。万が一の際に落ち着いて対応するためにも、ぜひご覧ください。

「会社に来て」と言われた場合

「一度会社に来て説明してほしい」と言われたら、まずは電話口で丁寧に謝罪し、書面やメールでの対応をお願いしましょう。内定辞退の意思を伝えるため、必ずしも会社に出向く義務はありません。

もし強く言われた場合は、「すでに入社先を決定しており、お伺いしても意思が変わることはございません」とはっきり伝えましょう。「学業の都合もあり、お伺いするのは難しい状況です」のように理由を伝えるのも効果的です。

無理に足を運ぶと引き止めに遭うリスクもあるため、電話で終わらせる姿勢を貫きましょう。

強引に引き止められた場合

熱心に勧誘されたり、「君が必要だ」といった情に訴える引き止めに遭ったりした場合は、辞退の意思が固まっていることを繰り返し伝えてください。引き止めに負けて曖昧な返事をしてしまうと、さらに辞退しづらくなりかねません。

「高く評価していただき心苦しいのですが、熟考の末に出した結論ですので、変わりありません」と一貫した態度を示しましょう。内定辞退は権利として認められているため、自分の意思を優先して問題ありません。

電話で怒られた場合

内定辞退の電話で担当者から怒鳴られたり、不当に責められたりした場合は、「ご期待を裏切る形となり、誠に申し訳ございません」と謝罪して速やかに電話を切りましょう。感情的に言い返すと事態が悪化する恐れがあります。

万が一、脅迫めいた言動がある場合は、大学のキャリアセンターや周囲の信頼できる大人に相談するのがおすすめです。

内定辞退について誰かに相談したい場合は、「就活相談はどこでする？おすすめの相談先と相談内容を紹介！」の記事で相談先をご確認ください。

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内定辞退の電話の掛け方に悩む人へ

「電話でどう伝えたら良いのか分からない」「せっかく内定をくれた企業に申し訳ない」と不安になり、なかなか辞退の連絡ができない人もいるでしょう。内定辞退について一人で悩んでいる場合は、就職エージェントに相談するのも一つの手です。

キャリアチケット就職エージェントでは、就活のプロがマンツーマンで就活生をサポートしています。内定辞退の進め方だけでなく、今後の選考についても親身に相談に乗ってもらえるため、就活に対する不安が軽減するでしょう。

もし、今の内定先に納得いかない場合は、自分に合った企業を紹介してもらうことも可能です。経験や価値観を踏まえて企業選びをサポートしてもらえるので、ミスマッチのない納得内定を目指せます。

後悔のない選択をしたい人は、ぜひキャリアチケット就職エージェントにご相談ください。

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新卒選考の内定辞退の電話にまつわるQ＆A

ここでは、内定辞退に関して就活生が抱きがちな疑問をQ＆A形式でまとめました。不安を解消して、スムーズに内定辞退の連絡を進めましょう。

Q.内定辞退の電話はいつまでに掛けるべき？

A.内定辞退を決意した当日、または翌営業日には電話するのが理想です。法的には入社の2週間前まで辞退可能ですが、マナーとしては内定通知を受けてから1週間以内に連絡を済ませるのが理想と考えられています。

連絡が遅れるほど企業の採用活動への影響も大きくなるので、迅速な連絡を心掛けましょう。内定辞退のタイミングについては、「内定辞退はいつまでできる？伝える際のマナーやタイミング別の例文を紹介」の記事もご参照ください。

Q.内定承諾後も電話で辞退できる？

A.はい、内定承諾書を提出したあとでも電話で辞退することは可能です。原則として、内定承諾書の提出後も入社を辞退する権利は守られています。

しかし、承諾後に辞退すると企業側に迷惑を掛けるのは事実です。誠意を見せるためにも、メールだけで済ませず、必ず電話で直接お詫びの言葉を伝えましょう。

「就活とは？基本的な流れやスケジュールとあわせて成功のポイントを解説」の記事では、就活の流れを紹介しています。内定承諾や辞退の連絡についても解説しているので、ぜひご覧ください。

Q.電話したくない場合はメールでも良い？

A.内定辞退の連絡は、原則として電話で行うのがマナーです。メールは一方的な連絡になりがちですが、電話であれば直接謝意を伝えることができ、誠実さが伝わります。ただし、どうしても電話がつながらない場合は、まずはメールで辞退の旨を送り、改めて電話を掛け直しましょう。

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