このページのまとめ
- 封筒の大きさは角型2号、色は白を選ぶと良い
- 宛先や宛名は略さず、「様」と「御中」の使い分けに気をつける
- 切手の貼り方や料金不足にも気をつけよう！
履歴書を完璧に書き上て一安心。
そんな気持ちはわかりますが、企業が見ているのは履歴書だけではありません。就活生なら覚えておきたいのが、企業に書類を郵送する際の基本マナー。
今回のコラムでは、封筒の選び方や宛名の書き方、郵送時の注意点についてご紹介します！
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人事は封筒のマナーをチェックしている！
封筒の大きさは応募書類が折らずに入る角型2号を選び、色は白にするのがおすすめです。茶封筒はマナー違反というわけではありませんが、「失礼」「丁寧でない」という印象を受ける人もいるため、白にしておくのが無難。
応募書類は雨濡れや折れを防ぐためにクリアファイルに収めた上で封筒に入れましょう。クリアファイルは柄がついていない無色透明で、できれば新品のものを使います。100円ショップなどで安く手に入れることができるので、就活中の方は何枚か手元に置いておくと便利です。
そして、応募書類を郵送する際に忘れてはならないのが「添え状」。添え状は「送り状」や「カバーレター」とも呼ばれ、ビジネスの世界では書類を送る際に必ず添え状をつけることになっています。
就活生の場合は添え状がないからとマイナス評価になるわけではありませんが、添え状を書くことで「ビジネスマナーが守れている」と良い印象を持たれる可能性が高くなります。
そのため、もし迷うようであれば添え状を書くと良いでしょう。添え状には時候の挨拶と郵送するものの一覧を記載し、余裕があれば求人に応募した動機など簡単な自己PRを入れても構いません。
インターネットで探すと多数のテンプレートが見つかるので、自分の使いやすいものをダウンロードしてはいかがでしょうか。添え状はパソコンでの作成が一般的ですが、手書きで作成しても問題はありません。
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封筒の書き方の基本
封筒の書き方には一定のルールがあります。最近では手紙を送る機会が少なくなっているので、「何となく知っている」という人もここで再確認してみましょう。
宛先
宛先の住所は略さず都道府県から書き出しましょう。マンション名なども略さず、「丁」「町」「号」を使うと丁寧です。
宛先が長く2行になる場合は、2行目の頭を1字分下げます。
裏面に書く自分の住所も、省略することなく丁寧な字で記入しましょう。
宛名
会社名と部署名、役職名と個人名を記入します。こちらも社名は略さないようにし、（株）などの書き方は避けましょう。
個人名がわからない場合は「採用ご担当者様」で構いませんが、宛名が会社や部署名の時は「御中」、個人名の時は「様」を使うように注意します。
あらかじめ「行」が印字されているときは、二重線で消して「様」もしくは「御中」に書き直しましょう。
「履歴書在中」
表面の左下に赤字で「履歴書在中」もしくは「応募書類在中」と記載します。さらに文字の周りを定規を使って四角く囲み、目立つように工夫しましょう。
こうすることで、大切な応募書類がダイレクトメールなどほかの郵便物に紛れてしまうのを防ぎます。また、重要な書類であることを示し、開封時に破かないよう注意してもらう意味合いもあります。
封字
封を糊でとじたら、その上に封字を書き込みます。封字とは、「〆」や「封」のマークのことで、郵送の途中で誰かに開けられていないという印です。
よく「〆」を「×」と書く人がいますが、間違いですので気をつけましょう。
送付した日付
封筒の裏面左上に、書類を郵送した日付を記入します。企業に直接持参する際はその日の日付を書き入れましょう。
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こんなところにも気をつけよう！
履歴書ではないからといって、封筒の字を手抜きして雑に書くと印象が悪くなってしまいます。字は丁寧に、封筒は折れや汚れに気をつけて扱いましょう。
切手が斜めだとこちらも雑な印象になってしまうので、糊がはみ出さないよう真っ直ぐ貼りつけます。家にあったからといって、小額の切手を沢山貼り付けるのは避けましょう。
また、キャラクター物の切手や柄が派手な切手もビジネスの場にふさわしくないので控えます。料金不足は相手先の企業に請求がいくことがあるので要注意。郵便窓口に直接持っていくと料金の間違いがなく安心です。
封筒を閉じる前に、もう一度応募書類が全て入っているかを確認しましょう。応募書類は封筒の表面を上として、添え状、履歴書、その他の書類の順番に封入します。開封した人が見やすいように、上下の向きにも充分に注意しましょう。
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