就活の応募書類は添え状でレベルアップをしよう！書き方のコツや例文を紹介

就活中、企業にエントリーシートを送る機会は多いもの。多くの企業がオンライン形式の書類提出を採用していますが、まれに手書き郵送が必須となっています。郵送時に必要になるのが「添え状」ですが、どのようなマナーで作成すればよいのか迷う人が多いのではないでしょうか。このコラムでは、応募書類郵送時の添え状について、書き方のコツや例文を紹介しています。最後まで読んで、慌てず書類郵送を行えるようになりましょう！

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添え状ってどんなもの？

添え状とは、同封している中身を記載した書類のこと。送付状やカバーレターとも呼ばれています。
添え状の目的は、「誰がどのような目的で何を送ったのか」ということを、ひと目で判断できるようにすること。基本的には、日付、宛名、自分の名前、件名、本文、同封書類の説明などを記載します。
就活では「必ず同封しなければいけない」というものではありませんが、添え状がないと、「面倒だから省いたのでは」というマイナスな印象を持たれる可能性もあるので、ビジネスマナーとして書類を郵送する際には入れましょう。ただし、企業側から「添え状は不要」と伝えられているケースや、企業に出向き面接官に手渡しする場合は必要ありません。直接渡す際は、「エントリーシートと履歴書をお持ちしました」など口頭で簡単に説明をして渡しましょう。

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パソコンと手書きのどちらで書くべき？

特別な決まりはなく、基本的にはどちらでもかまいません。しかし、応募先によってはパソコンと手書きで、持たれる印象が多少異なることもあります。

手書きに自信がない方はパソコン作成が無難

字に自信がある方は、手書きで書くと人柄がよく伝わり好印象となる可能性が高いですが、手書きは想像以上に難易度が高いです。枠内にバランスよく収めたり、書き直すことができないため誤字脱字に注意したり。時間も多くかかるので、企業からの指定がない場合はパソコン作成で行いましょう。
作成した履歴書はデータでも保存ができるため、他の企業の書類選考でも活用することができ、大変便利です。

業界の組織風土によっても異なる

手書きとPC作成の良し悪しは業界の組織風土や方向性にもよるため、公式Webサイトなどをチェックしてから書くことをおすすめします。
例えば、合理性を大切にしている会社や、スピード感のある業界に所属している企業は、パソコン作成の方が好印象になりやすい傾向。丁寧さや就活生の企業にかける想いを重視する企業は手書き作成の方が好印象となる場合があります。
どちらの場合でも、次項で解説する注意事項を参考にしながら丁寧に作成しましょう。

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添え状の書き方

ここでは、添え状の基本的な項目ごとに書き方を解説しています。

1.日付

右上に書きます。日にちは記入した日ではなく、書類を投函する日を書きましょう。「年・月・日」は省略せずに記入するのがマナーです。西暦と和暦はどちらでもかまいませんが、履歴書やエントリーシートの表記と統一しましょう。

2.宛名

日付から一段下の左側に書きます。送り先の名前は省略せず、正式名称を書きましょう。株式会社も（株）のように略さずに表記します。
担当者名が分かっている場合は、氏名に「様」をつけて記入しましょう。分からない場合は、「人事部御中」「採用ご担当者様」のように書くのが基本です。部署名や氏名などで宛名部分が長くなる場合は、見やすいように改行をして工夫しましょう。

3.氏名や連絡先

宛先の下に、右に寄せて書きましょう。大学名、学科名、氏名、住所、電話番号などを記載します。電話番号のあとにEメールのアドレスを書いても良いでしょう。住所は郵便番号から記載し、都道府県名や建物名まで、正しく表記します。企業から電話がくることを想定し、電話番号は日中に連絡のとりやすいものを書きましょう。

4.件名

中央の位置に書きます。「エントリーシート送付の件」など、ひと目で内容が分かるものにしましょう。

5.本文

まずは頭語の「拝啓」から書き始め、文末は結語である「敬具」で終わります。頭語のあとには、「貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます」など企業の発展を願う挨拶文を書くのが基本です。そのあとに、「何を送るか」という書類の内容を記載します。また、この項目で企業へ志望する気持ちを簡潔に伝えるのも良いでしょう。

6.箇条書きで書類の内容説明

本文の結語の1行下に、中央揃えで「記」と記入し、その下に箇条書きで同封書類の名称と枚数を書きます。最後は右下に「以上」と記すのがビジネス文書のマナーです。この「以上」には「これより下は何も書いていません」という意味があるため、それ以降は何も書かないのがルールです。

添え状の例

ここまでに解説した書き方のポイントをふまえ、下記に例文を紹介しています。

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添え状を書く時・送る時の5つの注意点

添え状の内容自体は難しいものではありませんが、企業に送るビジネス文書のためマナーを押さえて作成する必要があります。
下記に気をつけたいポイントを5つ挙げているので、確認しましょう。

1.誤字脱字

どこかに誤字脱字があると、「急いで作った」「見直していない」といった丁寧さに欠ける印象です。漢字で不安なものがある場合は、辞典などで調べましょう。

2.敬語の使い方

敬語には尊敬語や謙譲語、丁寧語があり、相手や場面によって使い方は異なります。日常生活の中で「敬語」を意識する機会はなかなか少ないものですが、今後社会生活を送るにあたって正しい敬語を身につけましょう。

3.サイズや枚数

応募書類の大きさに合わせた、A4サイズが基本です。また、企業への熱意を伝えたいという思いから志望動機や自己PRを長く書いてしまい、2、3枚になるということは避けましょう。

4.添え状の内容と書類の確認

書き終えた送付状の内容と実際に入れた応募書類が一致しているか、送る前に確認しましょう。ここで間違いがあると、採用担当者側は「どこかで紛失したのでは」「再度送るよう応募者に連絡をしなければ」など、不要な手間がかかってしまいます。

5.入れ方

応募書類の一番上に重ねて同封します。添え状とは、「誰が・何のために・何を送ったのか」を伝えるもの。そのため、企業の担当者が最初に見る場所でなければ意味がありません。添え状も含めた書類は、A4サイズのクリアファイルに入れましょう。

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