面接日程確定メールの返信マナーと例文集！どこまで返すべきかも解説

就活で面接の日程確定メールが届くと、「返信は必要？」「何を伝えれば良い？」と悩む人もいるでしょう。企業から面接日程の連絡が来たら、承諾したことを伝えるメールを送るのがマナーです。

この記事では、面接日程確定メールに返信するときのマナーや状況別の例文を紹介します。返信をどこまで続けるべきかも解説するので、ぜひ参考にしてください。

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面接日程確定メールに返信する？必要性を解説

面接の日程確定メールとは、面接の日時が最終的に決まったことを知らせてくれる案内です。一般的に、就活生が複数の候補日から都合の良い日を選んだり、希望の日程を提示したりしたあと、企業から日程確定メールが届きます。

就活で面接の日程確定メールを受け取った際に、「返信する必要はある？」と悩む人もいるでしょう。ここでは、面接の日程確定メールに返信する必要があるのか、詳しく解説します。

基本的には返信が必要

企業から面接の日程確定メールが届いたら、原則として返信しましょう。面接の日時や場所、形式を確認し「承知しました」と回答することがマナーです。

新卒の選考において、マナーは重視される項目の一つ。厚生労働省の「令和５年若年者雇用実態調査の概況」においても、新卒採用に当たり企業が重視した点として、マナーや社会常識は以下の項目とともに上位に挙げられていました。

選考において重視した点	重視した企業の割合
職業意識・勤労意欲・チャレンジ精神	79.3％
コミュニケーション能力	74.8％
マナー・社会常識	58.6％
組織への適応性	53.2％
体力・ストレス耐性	36.2％

参照：厚生労働省「令和５年若年者雇用実態調査の概況（p.7）表４ 採用区分、若年正社員の採用選考の有無及び採用選考にあたり重視した点別事業所割合」

企業側にマナーが身についていることを示すためにも、面接の日程確定メールには原則として返信しましょう。

参照元
厚生労働省
令和５年若年者雇用実態調査の概況

返信不要のケースもある

基本的に面接の日程確定メールには返信が必要ですが、企業から明確な指示がある場合はそれに従ってください。具体的には、以下のような文言が書かれているときは返信が不要です。

・本メールはシステムによる自動送信のため、返信は不要です
・ご質問がない場合は、本メールへの返信はご遠慮ください

大量にメールを受け取る企業では、コスト削減を目的に返信を不要としているケースがあります。この場合は、指示に従って返信を控えるのがマナーです。ただし、「日程に間違いがある」「疑問点がある」という場合は、メールで問い合わせても問題ありません。

面接日程確定メールに返信しないリスク

企業側から指示がないのにもかかわらず、日程確定メールに返信しないと以下のようなリスクがあります。

・マナーが身についていないと懸念される
・入社意欲が低いと思われる
・企業側と日程の認識にズレが生じ、スムーズに面接を受けられない

マナーや入社意欲に疑念を抱かれると、選考で不利になりかねません。面接の機会を活かし、スムーズに内定をつかむためにも、日程確定メールには返信するのが基本です。

就活をスムーズに進めるためには、準備から内定までの流れを知っておく必要があります。「就活のやり方と流れを解説！準備から内定までのポイントと相談先も紹介」の記事では、就活の流れのほか、困ったときの相談先も解説しているので、ぜひご覧ください。

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面接日程確定メールに返信するときのマナー6選

面接の日程確定メールに返信する際は、採用担当者に失礼な印象を与えないよう、マナーを守った対応を心掛けましょう。ここでは、面接の日程確定通知メールの返信時に押さえておきたいマナーを6つ解説するので、ぜひ参考にしてください。

1.24時間以内に返信する

面接の日程確定メールには、できるだけ早く返信するのがマナーです。具体的には、24時間以内を目安に返信するように意識しましょう。

返信が遅いと、「社会人として基本的なマナーが身についていない」「志望度が低い」といった印象を与えてしまう可能性があります。

また、企業側は多くの就活生とやり取りしているので、返信が遅れると日程調整に負担を掛ける恐れも。企業側への配慮としても、速やかな返信を心掛けましょう。

ただし、深夜や早朝にメールを送るのは避けるのがマナーです。夜遅くにメールを作成した際は、翌営業日の午前中に送信しましょう。

2.件名や本文は残しておく

企業からのメールに返信する際は、採用担当者がひと目で内容を把握できるように、件名や本文を残します。

件名は、「Re：」をつけたまま、企業から届いた状態で返信しましょう。ただし、やり取りを重ねて「Re：」が増えた場合は3つ程度残し、ほかを消すのが適切です。

また、本文も企業から送られたものを残しておきましょう。返信文は、これまでのやり取りの上に記載します。

3.予定が未定の場合は回答期日を伝える

企業から日程確定のメールが届いたものの、すぐに都合がつくか判断できない場合は、回答期日を明示しましょう。返信の際に、「△月△日△時までに必ずご連絡いたします」と誠意を持って伝えます。

どんな理由があろうと、企業からのメールを放置すると相手に迷惑を掛けてしまいかねません。すぐに予定が分からない場合も、早めの返信を心掛けましょう。

4.日程調整が必要な場合は候補日を複数提示する

万が一、確定した面接日程に都合が悪くなってしまった場合は、メールで再調整をお願いしなければいけません。日程調整が必要な場合は、「都合が悪いです」と伝えるだけでなく、自分から候補日を伝えましょう。

「△月△日（火）午前」「△月△日（水）午後」「△月△日（木）終日」というように、3～5つの候補日を具体的に提示するのがマナーです。企業側の都合を考慮し、再調整の手間を抑えられるように配慮しましょう。

日程調整が必要な場合のメールの送り方は、「面接の日程を変更したい！メールで連絡するときのマナーと例文を紹介」の記事で詳しくご確認ください。

5.装飾しない

ビジネスメールでは、顔文字や絵文字、不必要な太字や色分けなどの装飾は厳禁です。過度な装飾は、幼稚な印象を与えたり、企業側のシステムによっては正しく表示されなかったりします。

面接の日程確定メールも、ビジネスシーンにふさわしいシンプルな形式を心掛けましょう。

6.正しい言葉遣いを意識する

企業側にメールを送る際は、正しい言葉遣いを意識することが重要です。「です・ます」調を基本に、謙譲語や丁寧語を使いましょう。

また、メールの書き言葉では、相手の企業を指す際に「貴社」を使います。面接で使う話し言葉の「御社」と混同しないよう、使い分けましょう。

Web面接の日程確定メールの返信マナー

Web面接の日程確定メールの返信する際は、基本のマナーに加え、以下のポイントを押さえておくとより丁寧な印象を与えられます。

・ツールやパスワードを確認した旨を伝える
・通信環境に関するひと言を添える

日程確定メールにオンライン面接用のURLやアプリ、パスワードなどが記載されている場合は、「URLを確認いたしました」というように触れておきましょう。

また、「当日は通信環境の良い場所で参加いたします」といった一文を添えると、意欲の高さや準備が整っていることをアピールできます。

「就活マナーの基本を解説！失敗しないための準備と対策」の記事では、就活マナーの基本について紹介しているので、ぜひご参照ください。

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面接日程確定メールに返信する際の構成と内容

面接の日程確定メールに返信する際は、分かりやすい構成を心掛けましょう。ここでは、基本の構成と内容を紹介します。

1.件名

先述したように、面接の日程確定メールに返信する際の件名は、「Re：元の件名」の形式が基本です。

採用担当者は、多くのメールを受け取っています。件名を変えると、メールの管理や内容の確認に手間をとらせることもあるでしょう。企業側から届いた件名を残すことで、面接の日程確定メールの返信だとひと目で分かってもらえます。

ただし、日程変更の依頼や質問がある場合は、件名に用件と大学名、氏名を追記してください。たとえば、「Re：面接日程のご連絡（日程変更のお願い：△△大学 △△）」のような件名をつけると分かりやすいでしょう。

就活メールの件名の書き方を詳しく知りたい人は「就活メールの件名の書き方を解説！【例文付き】」もあわせてご確認ください。

2.宛名

メールの冒頭には、以下の順で宛名を正式名称で記載します。

・会社名
・部署名
・役職名
・担当者名

宛名の敬称は、企業や部署宛なら「御中」、個人宛なら「様」と書きましょう。担当者の氏名がわからない場合は「採用ご担当者様」と書くのが適切です。

なお、宛名の間違いは失礼な印象を与えます。返信の際は、企業からのメールをコピーするといった対策をとるのがおすすめです。

3.はじめの挨拶

本文の最初に、簡単な挨拶を入れます。初めて企業にメールを送る場合は「お世話になります」、2回目以降は「お世話になっております」と書きましょう。その後、「△△大学の△△と申します」のように名乗ってから本題に入ります。

4.本文

本文には、確定した面接日程を承諾する旨や変更希望日などを記載しましょう。承諾する場合は、面接の日時や場所、形式（対面・Web）などを改めて記載し、企業側と認識の相違がないことを伝えてください。

返信で最も重要な部分のため、冗長な言い回しは避け、結論から分かりやすく伝えることを意識しましょう。

5.締めの挨拶

本文のあとには、以下のような結びの挨拶文を入れてください。

・お忙しいところ恐れ入りますが、引き続きよろしくお願い申し上げます
・面接当日を楽しみにしております

時間を割いて面接の機会を設けてくれたことに対する感謝や、挨拶の言葉を添えることで、丁寧な印象を与えられるでしょう。

6.署名

メールの末尾には、署名を入れるのがマナーです。署名には、以下の内容を含めましょう。

・氏名
・大学、学部、学科、学年
・電話番号
・メールアドレス

署名を入れることで、採用担当者が誰からのメールなのかをすぐに把握できるようになります。本文と署名を区別しやすくするために、「ー」や「＝」で線を引くのがおすすめです。

就活でのメールの書き方について確認したい人は、「誰も教えてくれない就活メールの基本！そのまま使えるパターン別例文をご紹介！」の記事もご一読ください。

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面接日程確定メールへの返信の例文6選

面接の日程を確定するメールに返信する際は、状況によって文面や内容を変更しなければいけません。

ここでは、書き方や文面に悩む就活生のために、状況別に面接の日程確定メールの返信例文を紹介します。例文を参考に、マナーを押さえたメールを作成しましょう。

1.日程を承諾するときの返信

2.日程変更が必要な場合の返信

3.日程変更に対するお礼

4.質問がある場合の返信

5.Web面接時の返信

6.選考を辞退する場合の返信

「就活メールで好感度アップ！好印象につながる書き方や返信方法を例文とともに解説」の記事では、好印象につながるメールの書き方や返信例文を紹介しているので、あわせてご覧ください。

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面接日程確定メールの返信はどこまで？ポイントを解説

採用担当者とメールのやり取りが続いた際、どこまで返信が必要なのか悩んでしまう就活生もいるでしょう。ここでは、面接の日程確定メールにどこまで返信すべきか解説します。

就活メールは基本的に自分で終わる

面接の日程確定を含め、就活でのメールは、基本的に自分が返信した形で終わりましょう。たとえば、就活生が面接の候補日を提示して日程を決める場合、次のような流れになります。

1.候補日の提示（自分）
2.日程確定の連絡（企業）
3.日程確定メールへの返信（自分）

この場合、指定された日に行く旨を返信しないと、採用担当者は相手に日時が伝わったのか判断できません。「連絡を受け取った」と伝えるため、基本的に自分の返信でメールを終わらせるように心掛けましょう。

ただし、先述したように企業側からのメールで返信不要と明記されている場合は、指示に従ってください。

無理に中身のない返信はしない

就活でメールを受け取った際は、中身のない返信は控えましょう。たとえば、面接の日程確定メールに自分が返信したあと、企業側から「ありがとうございます」「承知しました」とメールが届いても、無理に返す必要はありません。

企業側では、日々たくさんのメールを受信しており、内容を確認するのにも労力がかかります。無駄な返信をしないことは、採用担当者の時間を奪わないための配慮の一つです。

自分がメールを終わらせることにこだわり過ぎず、臨機応変な対応を心掛けましょう。

面接の日程が確定したら、本番に向けて準備を万全に整える必要があります。「就活の面接対策は何をする？具体的な方法とよく聞かれる質問50選」の記事を参考に、受け答えの練習をしたり、よくある質問の回答を考えたりしてみてください。

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面接日程確定メールへの返信方法を知りたい就活生へ

就活生のなかには「メールを送るときのマナーが分からない」「返信の内容はこれで良いか不安」という人もいるでしょう。

就活のマナーや進め方に悩んでいる人は、就職エージェントのキャリアチケットに相談してみるのがおすすめです。キャリアチケットでは、就活を知り尽くしたプロフェッショナルが面接対策や日程調整などを無料でサポートします。

企業へのメールの送り方や就活におけるマナーについてのアドバイスも可能です。採用担当者に好印象を与えて内定獲得を目指したい人は、ぜひキャリアチケットにご相談ください。

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面接日程確定メールに関するFAQ

ここでは、面接の日程確定メールについてよくある疑問にお答えします。就活中の人は、ぜひご確認ください。

Q.返信が遅れたときはどうすべき？

A.メールに気づいた時点ですぐに返信しましょう。メールでは、「返信が遅れてしまい、大変申し訳ございません」とお詫びの言葉を書いて誠意を伝えます。

面接日程に関するメールの返信マナーは、「日程調整メールの返信マナーとは？シチュエーション別の例文つきでご紹介」の記事でも解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

Q.企業から返信がなくても大丈夫ですか？

A.面接日程の承諾メールを送った場合は、企業側から返信がなくても基本的に問題ありません。ただし、日程調整をお願いしたあと、3営業日経っても返信が来ない場合は、念のために確認メールを送るのがおすすめです。

確認時は、採用担当者に催促と思われないように、「ご確認いただけましたでしょうか」と丁寧な言葉遣いを心掛けてください。

Q.企業から日程確定メールが来ないときの対処法は？

A.企業側から「△日以内に確定メールを送ります」と期限が提示されている場合、それまで待つのがマナーです。期限がない場合は、3営業日以内を目安にメールを待ちます。

期限を過ぎても連絡がない場合は、問い合わせのメールを送りましょう。採用担当者を責めるような表現は避け、「お忙しいところ恐縮ですが」「念のため確認」といった丁寧な姿勢を示すことが重要です。

就活の進め方や企業とのやり取りについて不安な人は、ぜひ就職エージェントのキャリアチケットにご相談ください。

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