新卒でも履歴書と職務経歴書の両方が必要？書き方や送付時の留意点も解説

就活に欠かせない履歴書や職務経歴書といった書類の作成。「履歴書と職務経歴書の違いって何？」「新卒でも職務経歴書は必要？」と悩む人もいるのではないでしょうか。基本的に新卒採用で職務経歴書の提出は不要ですが、場合によっては求められることも。
このコラムでは、履歴書と職務経歴書それぞれの役割や主な記載項目を解説します。新卒で職務経歴書を求められた際の対処法もご紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

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履歴書と職務経歴書の違いは？

履歴書と職務経歴書では、それぞれの目的や役割が異なります。大まかにいうと、履歴書は自分の基本的な情報を記入する書類、職務経歴書は自分の職歴や実績、スキルなどを細かく記入する書類です。下記で、詳しい内容を見ていきましょう。

履歴書の書き方

応募者の基本的なプロフィール（氏名、住所、学歴など）を確認するための書類です。就職だけでなく、転職やアルバイト応募など利用機会は多岐に渡ります。市販されているものやWeb上でダウンロードできるもの、JIS規格、学生用など多くの種類があるため、自身の就活事情に合った履歴書を選びましょう。いずれもある程度フォーマットが決まっており、A3用紙を二つ折りにした「A4サイズ」かB4用紙を二つ折りにした「B5サイズ」で提出するのが基本の形式です。また、履歴書には必ず記入する「必須項目」と、フォーマットによって異なる「個別項目」があるのが一般的。代表的な項目は、以下のとおりです。

必須項目

・氏名
・住所、連絡先
・証明写真
・学歴
・職歴
・資格、免許

個別項目

・趣味、特技
・志望動機
・自己PR
・通勤時間
・本人希望記入欄

履歴書の職歴は略歴にとどめ、社名と所属部署などを記載する程度で十分です。詳しい職務内容や実績などを記載する必要はありません。

職務経歴書の書き方

応募者の今までの業務（正社員）経験と実務スキルを示して、「自分は何ができるのか」を伝える書類です。「正社員→正社員」の転職で活用されることが多い傾向にあります。履歴書のような定形フォーマットはなく、時系列に沿って記載したりプロジェクトごとにまとめたりと、自由に作成できるのが特徴です。記載する内容や項目も基本的に個人の自由。基本項目や記載しておきたい主な内容は、以下のとおりです。

基本項目

・日付
・氏名
・職歴
・自己PR

記載しておきたい内容

・住所、連絡先
・前職の会社概要
・業務で活かせる経験やスキル
・転職理由
・資格、免許
・特記事項

職務経歴書では職歴にくわえて、携わってきた業務やプロジェクトの詳細、実務を通して得たスキルなどを詳しく記載します。A4サイズの用紙に1～2枚程度の分量を目安に作成すると良いでしょう。採用担当者に「自分を採用するうえでのメリット」を効果的に伝えられるよう、書き方や内容をよく精査することが大切です。

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新卒でも履歴書と職務経歴書の両方が必要？

結論からいうと、新卒の場合は職務経歴書を提出する必要はありません。前項で説明したように、職務経験は正社員としての経験を示すのが一般的。職務経歴書は正社員として行ってきた仕事内容を記す書類のため、就職経験のない新卒者には書けないというのが不要の理由です。
とはいえ、新卒生の中には、アルバイト経験をアピールしたいと考える方もいるのではないでしょうか。アルバイトは非正規雇用で正社員ではないため、職歴とは見なされないのが一般的です。したがって、アルバイト経験を職務経歴書に書いたり、履歴書の職歴欄に記載したりするのは避けたほうが良いでしょう。アルバイト経験を就活の書類に記したいときは、履歴書の自己PR欄やエントリーシートのアルバイト歴欄などを活用するのがおすすめです。

企業から職務経歴書の提出を求められた場合

万が一、新卒採用にも関わらず職務経歴書の提出要請があった場合は、気付いた時点で企業に連絡したほうが良いでしょう。企業によっては、新卒採用と中途採用の募集要項を逆に出している、中途採用と同じ条件にしてしまっているといったミスから、間違えて新卒者に職務経歴書を課している可能性も考えられます。
企業に問い合わせないまま、「提出と書いてあるけど、新卒だから必要ない」と自己判断をしてしまうと、実際には新卒でも職務経歴書が必要だった…という状況に陥ることも。提出すべき書類がそろっていなければ、評価に大きな影響を及ぼす恐れがあります。就活に関する疑問や悩みがあるときは、自身で勝手に判断せず、企業の採用担当者に確認してみましょう。

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職務経歴書の提出義務があったら？書き方のポイント

新卒では提出しないことが多い職務経歴書ですが、企業によっては提出を義務付けているところもあるようです。この場合、企業側も新卒者に職歴がないことは把握しています。そのため、提出する職務経歴書はアルバイト経験を書いて作成する方法がおすすめです。

アルバイト経験を書く

職務経歴書の提出を求める企業の多くは、就活生のアルバイト経験を見るのが目的と考えられます。経験の有無や従事していた業務内容、得たスキルなどを見て、自社の業務に活かせるかの判断材料にしているようです。志望業界や職種に通じるアルバイト経験を持つ場合、その内容や身につけた能力・技術などを記載すると、効果的な自己アピールになる可能性が高いでしょう。

記載する分量はA4用紙に1～2枚を目安にする

一般的な職務経歴書と同様で、A4用紙に1～2枚の分量を目安に作成すると良いでしょう。「職務経歴書」と中央揃えで題を記し、1行空けてから右寄せで日付と氏名を記載します。2行ほど空けたら、左寄せでアルバイト先と勤務期間、業務内容を具体的に書いていきましょう。複数のアルバイト経験がある場合はジャンルごとにまとめて、誰が見ても読みやすいフォーマットでの作成を意識することが大切です。

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履歴書と職務経歴書に適した封筒とは？

作成した履歴書と職務経歴書を作成したら、封筒に入れましょう。封筒は、書類を折らずに収められるよう、A4サイズが入る角形2号か角形A4号が適しています。また、清潔感やきちんとした印象を与えやすい白い封筒がおすすめです。破損や濡れを防ぐためにも、提出書類はクリアファイルに挟んでから封筒に収めてください。

郵送する場合

履歴書と職務経歴書を郵送する際は、送付状（添え状）を同封しましょう。宛先は正式名称で書き、封筒の表面左下に「履歴書在中」と赤字で注意書きを入れます。糊付けして封筒を閉じたら、フラップと封筒の裏面をまたぐように封字の「〆」を書きましょう。切手は過不足のない郵便料金分を貼付してください。

手渡しする場合

履歴書と職務経歴書を手渡しする場合、送付状（添え状）の同封と封筒の宛名書きは不要です。封筒の表面に「履歴書在中」と注意書きし、裏面に提出年月日と差出人の氏名や郵便番号、住所を記載しておきます。採用担当者がすぐ書類を取り出せるよう、持参時は封筒の封を閉じずに提出しましょう。

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履歴書と職務経歴書をメール送信する際の3つの留意点

この項目では、履歴書や職務経歴書をメールで送信する場合の留意点をご紹介します。就活では履歴書や職務経歴書をメールで送信するよう企業から指示を受ける場合もあるようです。就活における多様な書類の提出方法を把握しておき、臨機応変に適切な対応ができるよう努めましょう。

1.ファイル名に書類名と氏名を入れる

メールの場合、履歴書や職務経歴書をPDF化したデータを添付して送信するのが一般的です。作成するときは、ファイル名に「書類名」「氏名」を入れましょう。採用担当者が見たときに、ひと目でファイルの種類や所在を確認できるよう作成する配慮が必要です。

【例】
202☓0715_職務経歴書_キャリア太郎

上記のように、最初に送信日の「日付」をくわえておくと、よりデータ管理がしやすくなるためおすすめです。

2.場合によってはパスワードを設ける

「セキュリティに不安がある」「企業からの指示を受けた」といった場合は、ファイルにパスワードを設定して保護します。パスワードを伝える際は、履歴書と職務経歴書のファイルを添付したメールとは別に、パスワード報告専用のメールを送ってください。履歴書ファイルを添付したメールでは、パスワードを設定している旨を説明したうえで、「後ほど、パスワード記載のメールをお送りいたします」と付け加えておきましょう。

3.メール内で添付書類の種類を明記する

履歴書と職務経歴書を一緒に送る場合は、添付した書類の種類を記載しましょう。
「履歴書と職務経歴書を送らせていただきます」というような一文を添えることで、送られてきた内容を採用担当者がすぐに把握できます。

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