新卒でも必要?職務経歴書の概要と履歴書との違い

このページのまとめ

  • 履歴書は応募者のプロフィールを記した書類で、職務経歴書は業務経験や「何ができるのか」を記した書類のこと
  • 職務経歴とは一般的に正社員としての経験を指すため、正社員経験のない就活生には必要ない
  • アルバイトは非正規雇用なので職務経歴に含まないが、企業によってはアルバイト歴を記載した職務経歴書を提出することもある
  • 企業から職務経歴書の提出を求められたら、本当に必要か確認してみよう

これまでの職務経歴を記載する「職務経歴書」。
基本的には職務経験のある転職者が使用する書類ですが、新卒の就活で使うことはあるのでしょうか。
当コラムでは、履歴書と職務経歴書それぞれの役割や主な記載項目を解説。
就活で提出を求められたときの対処法もまとめているので、該当する方は参考にしてください。

履歴書と職務経歴書の違いは?


履歴書と職務経歴書、どちらも採用時に必要となる書類ですが、それぞれの目的や役割は異なります。

履歴書

応募者の基本的なプロフィール(氏名、住所、学歴など)を確認するための書類。
就職だけでなく、転職やアルバイト応募など利用機会は多岐に渡ります。
市販されているものやWeb上でダウンロードできるもの、JIS規格、学生用など多くの種類がありますが、いずれもある程度フォーマットが決まっているのが基本。
その中には、必ず記入する「必須項目」と、フォーマットによって異なる「個別項目」があり、代表的なものは以下の通りです。

必須項目
・氏名
・住所、連絡先
・証明写真
・学歴
・職歴
・資格、免許

個別項目
・趣味、特技
・志望動機
・自己PR
・通勤時間
・本人希望記入欄

職務経歴書

応募者のこれまでの業務(正社員)経験と業務スキルを示して、「何ができるのか」を伝える書類。
正社員から正社員の転職で活用されるケースが多いと言えるでしょう。
履歴書のような定形フォーマットはなく、時系列に沿って記載したりプロジェクトごとにまとめたりと、自由に作成できます。
記載する内容や項目も個人の自由ですが、基本項目や記載しておきたい内容は以下のとおりです。

基本項目
・日付
・氏名
・職歴
・自己PR

記載しておきたい内容
・住所、連絡先
・前職の会社概要
・業務で活かせる経験やスキル
・転職理由
・資格、免許
・特記事項

履歴書の職歴には、社名と所属部署程度の略歴を示します。しかし、職務経歴書では職歴に加えて、行ってきた業務やプロジェクトの詳細、業務を通して得たスキルなどを記載します。

新卒でも履歴書と職務経歴書の両方が必要?


就活生のなかには、新卒でも職務経歴書を用意するのか分からない…という方もいるでしょう。
しかし、結論から言うと新卒の場合は職務経歴書を提出する必要はありません。

前項で説明したように、職務経験は正社員としての経験を示すのが一般的。
職務経歴書は正社員として行ってきた仕事内容を記す書類のため、就職経験のない新卒者には書けない…というのが不要の理由です。

ここで気になるのが、アルバイトの経験。
アルバイト経験のある就活生は多いと思われますし、経歴をアピールしたいと考える方もいるでしょう。
しかし、アルバイトは非正規雇用。
非正規雇用は正社員ではないので、職歴とはみなされないのが一般的です。
そのため、アルバイト経歴を職務経歴書に書いたり、履歴書の職歴欄に記載したりするのは避けます。
書類に記すときは、自己PR欄などを活用しましょう。

企業から職務経歴書の提出要請があった場合


新卒の場合、必要ないケースが多い職務経歴書ですが、企業によっては提出を求められることもあるようです。
指示通りに職務経歴書を作成しようにも、アルバイト経験は書けないので職務経歴書に書くことがない…と焦る方もいるでしょう。

ですが、この場合は企業のミスであることがほとんど。
新卒採用と中途採用の募集要項を逆に出している、中途採用と同じ条件にしてしまっているといった理由から、新卒者に対して職務経歴書を課している企業が見受けられます。

新卒採用にも関わらず職務経歴書の提出要請があった場合は、気づいた時点で企業に連絡するのがおすすめ。
「提出って書いてあるけど、新卒だから必要ない」と自己判断をしたものの、実際には新卒でも職務経歴書が必要だった…というケースも考えられます。
提出すべき書類が揃っていないと、評価に大きな影響を及ぼす可能性も。
就活に関する疑問や悩みがある場合は、勝手に判断せずに企業の採用担当者に確認してみましょう。

企業に確認するのは緊張する…という方もいるかもしれませんが、確実な情報を得るためにはその情報の発信者に聞くのが一番。
「報告・連絡・相談」は仕事の基本です。
疑問や不安を感じたら、そのままにするのではなく、担当者に問い合わせて明らかにすることが大切。
これを機に、企業への問い合わせ方法やマナーを確認してみるのもおすすめです。

職務経歴書の提出義務があった場合はなにを書く?


新卒では提出しないことが多い職務経歴書ですが、提出を義務付けている企業もあるようです。
しかし、企業側も新卒者に職歴がないことは把握しています。どんな目的で職務経歴書を活用しているのでしょうか。

職務経歴書の提出を求める企業の多くは、就活生のアルバイト経験を見るのが目的。
経験の有無や行っていた業務内容、得たスキルなどを見て、業務に活かせるかの判断をしているようです。
以上の理由から、企業に確認したうえで職務経歴書が必要なら、アルバイト経験を記載したものを提出しましょう。

作成方法は、一般的な職務経歴書と同様で、サイズはA4、枚数は1~2枚が目安。
「職務経歴書」と中央揃えで題を記し、1行空けてから右寄せで日付と氏名を記載します。
2行ほど空けたら、左寄せでアルバイト先と勤務期間、業務内容を具体的に書いていきましょう。
複数のアルバイト経験がある場合はジャンルごとにまとめるなど、読みやすいフォーマットを意識することが大切です。

ただし、どんなアルバイトでも書けばアピールになる…というわけではありません。
特に注意したいのが、短期間で退職したアルバイト。
もともと短期のものを除き、自己都合で短期間で辞めてしまったものは「忍耐力がない」「適応能力が低い」などマイナスイメージを与える可能性があります。
履歴書や職務経歴書は、学歴や職歴を追加したり省いたりすると経歴詐称となりますが、アルバイト歴は職歴に当たらないため記入しなくても問題にならないケースがほとんど。
マイナスイメージを与えやすいアルバイト歴は書かない…という選択肢もあることを覚えておきましょう。

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