エントリーシートと履歴書の違いは？それぞれの項目や書き方を解説

「エントリーシートと履歴書はどのような違いがあるの？」と疑問に思う就活生も多いでしょう。エントリーシートは採用選考でのみ用いられる書類、履歴書は人事データとして扱われる公的な書類です。選考を突破するためには、それぞれに応じた回答をするのがコツです。

この記事では、エントリーシートと履歴書の記載項目や書き方の違いについて解説します。どの会社でも必要になる書類なので、事前準備を入念にしておきましょう。

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エントリーシートと履歴書の違いを解説

エントリーシートは採用選考でのみ用いられる書類、履歴書は人事データとして扱われる公的な書類です。どちらも就活で使用する書類ですが、用途や質問内容が違うので覚えておきましょう。ここでは、エントリーシートと履歴書の違いを詳しく解説します。

エントリーシートの特徴

エントリーシートは、就活の選考で使われる書類のなかでも、企業が独自に作成する書類です。企業が質問したい内容や知りたい内容に沿って作成される傾向があります。

たとえば、「学生時代に力を入れたこと（ガクチカ）」はエントリーシートによくある質問内容です。ほかには、住所などの基本情報に加えて、学生がアピールするための質問項目が多くなっています。企業によっては、「自分を漢字一文字で表すと」のようにユニークな質問内容もあります。

エントリーシートでは個性のアピールが重視されるので、採用担当者の印象に残る答え方を意識してみてください。

履歴書の特徴

履歴書は、従業員の氏名や生年月日、連絡先などを把握するために使われる書類です。入社後も保管されるので、正確な情報を記入しましょう。内容の誇張や虚偽は避けてください。

履歴書は市販されており、質問項目もある程度決まっています。エントリー条件を満たしているかどうかを判断するためにも使われるので、覚えておきましょう。

履歴書に記載する内容については、「履歴書の内容をまるごと全部解説！詳しい書き方や注意事項も」の記事で解説しています。ほとんどの会社で提出が必要なので、内容を把握しておきましょう。

エントリーシートと履歴書は両方提出する場合もある

エントリーシートと履歴書は、両方とも提出を求められるケースがあります。会社の指示を確認し、必要な書類を提出しましょう。

提出するタイミングは会社によって違います。一緒に提出する場合もあれば、エントリー時に履歴書を提出し、一次面接のタイミングでエントリーシートを提出する場合もあるようです。

大学3年生の3月には準備が必要

エントリーシートや履歴書は、大学3年生の3月までには準備しておきましょう。

内閣府の「学生の就職・採用活動開始時期等に関する調査結果について（概要）」によると、企業説明会やセミナーなどに参加する時期のピークは、大学3年生の3月です。

引用：内閣府「学生の就職・採用活動開始時期等に関する調査結果について（概要）」

会社によっては、説明会参加の条件に履歴書やエントリーシートの提出がある場合も。早めに準備しておけば、説明会やセミナー参加前に慌てずに済みます。

参照元
内閣府
学生の就職・採用活動開始時期等に関する調査結果について（概要）

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エントリーシートと履歴書に記載する項目の違い

エントリーシートと履歴書では、記入する内容が違います。それぞれの項目の違いについて解説するので、内容の書き分けを意識してください。

エントリーシートに記載する項目

エントリーシートには、次のような内容を記入するのが一般的です。

これらの内容に加えて、会社独自の質問項目もあります。質問の意図を考えて、アピールにつながる回答をするのがポイントです。

エントリーシートは、学生の強みや考え方、会社との相性を評価するために使用されます。質問内容は会社によって違いがあるので、あくまで一例と考えておきましょう。

エントリーシートの項目や書き方については、「エントリーシートとは？選考を突破する書き方のコツを例文付きで解説」の記事でも解説しています。どのように回答すれば良いのか知っておくと、安心して準備ができるのでぜひ読んでみてください。

履歴書に記載する項目

履歴書では、次のような内容を記入するのが一般的です。

履歴書の場合、就活生の基本的な情報を記入します。内容はJIS規格（日本工業規格）を基準にしている履歴書が多く、どの履歴書を選んでも大きな違いはありません。

ただし、履歴書によって記入欄の大きさが変わる点には気をつけてください。履歴書には就活用のものだけではなく、転職用やアルバイト用などもあります。

就活生の場合、志望動機や趣味特技など、アピールにつながる項目が大きい履歴書を選びましょう。転職用やアルバイト用など、職歴を多く書ける履歴書を選んでも、職歴のない大学生にはアピールしにくいからです。もし、どの履歴書にするか迷った場合は、JIS規格の履歴書か大学指定の履歴書を選べば問題ありません。

就活で使用する履歴書の種類については、「就活の履歴書はどう書けば良い？履歴書の選び方から書き方まで解説」でも詳しく紹介しています。

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エントリーシートと履歴書両方の書き方のポイント

エントリーシートと履歴書には、共通して意識したいポイントがあります。どちらも選考に関わる書類なので、チェックしておきましょう。

結論から書く

エントリーシートも履歴書も、結論から書きましょう。結論から書くと、話の内容が伝わりやすくなるからです。

たとえば、自己PRでは「私の強みは△△です」と長所から伝えます。志望動機であれば「私が貴社を志望する理由は△△です」のように、志望する理由から伝えてください。

多くの質問は、「結論→詳しい説明（エピソード）→まとめ」の順番で回答すると伝わりやすくなります。

修正液や修正テープは使用しない

エントリーシートや履歴書で間違えてしまった場合は、最初から書き直しましょう。修正液や修正テープは使用しないでください。

どうしても用紙が用意できない場合は、二重線を引いて訂正印を押し、書き直す方法もあります。ただし、訂正印が多過ぎると「ミスが多い」「雑な仕事をする」などの印象を与えるので気をつけましょう。

エントリーシートや履歴書を書き間違えた場合の対応は、「履歴書は二重線で修正して良い？正しい訂正方法を詳しく解説！」で詳しく解説しています。応募書類の印象が悪くならないよう、あらかじめ確認しておきましょう。

消せるボールペンやシャーペンは使わない

消せるボールペンやシャーペンも、選考時に提出する書類では使用を控えてください。書いた内容を消せてしまい、書き換えられる可能性もあるからです。

また、名前や住所などが消えてしまった場合、エントリーに支障が出る場合もあります。万が一のことがないように、消えないボールペンを使いましょう。

エントリーシートと履歴書で同じ内容は避ける

エントリーシートと履歴書の内容では、重複する部分があっても問題ありません。同じ内容を聞かれた場合でも、別の内容を考える必要はないので安心してください。

もし、似た質問で回答内容が大きく違う場合、どちらのアピール内容が正しいのか分からなくなります。「志望動機の内容が違う」「アピールする長所が変わっている」などのように、混乱させないようにしましょう。

また、文章は少し変えておくのがおすすめです。エントリーシートには内容を盛り込み、履歴書にはその要約を書くと良いでしょう。

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エントリーシートを書く際の4つのポイント

エントリーシートを書く際は、企業の意図を読み取り、印象に残るアピールを行うのが大切です。ここでは、エントリーシートを書く際に意識すべきポイントを解説します。

1.自己分析を行う

まずは自己分析を行い、自分の強みや考え方を整理しておきましょう。自分についての理解が不足していると、エントリーシートで聞かれた内容に対して答えられません。

たとえば、自己PRはエントリーシートでの必須項目です。自分の強みや強みを発揮したエピソードなどが分かっていると、説得力のあるアピールが準備できるようになります。

自己分析の方法が不安な方には、「『自己分析のやり方がわからない』と悩む人へ」の記事がおすすめです。
就活エージェントのキャリアチケットでも自己分析のサポートをしているので、より深く自己分析を行い、評価されるアピールをしたい方はぜひ相談してください。

2.質問の意図を汲み取って回答する

エントリーシートを書く際は、企業が何を求めているかを考えて回答しましょう。質問内容は企業が独自に決めており、求めている人物像に合っているかどうかが見られているためです。

たとえば、「あなたを動物に例えると」という質問をされたら、「何を知りたいのだろう」と思うかもしれません。しかし、そこには「学生の性質を知りたい」「自分を客観的に捉える力があるか知りたい」などの意図があります。

このような質問の場合は、「私を動物に例えると亀です。なぜなら、粘り強く物事を最後までやり遂げることができるからです」のように、自分の強みとイメージが近い動物を選んでアピールにつなげるのが効果的です。

エントリーシートでは、質問の意図と回答がずれていないか見直すようにしてください。

3.具体的なエピソードでアピールする

自己PRや志望動機などでは、具体的なエピソードを交えましょう。エピソードがあると説得力が増し、オリジナルの回答を作成できます。

伝えるエピソードは、特別な経験や成果である必要はありません。サークルやアルバイトなど、身近な経験から探してみましょう。

また、「失敗経験を通して△△について学んだ」とアピールする方法もあります。結果だけではなく過程に注目してエピソードを伝えられると、良い印象を与えられるでしょう。

就活でのエピソードの伝え方は、「就活で自分のエピソードはどう伝える？伝え方のコツや注意点を解説」で解説しています。面接の受け答えが苦手だと感じる方は、こちらも参考にしてみてください。

4.企業が求める人物像を意識する

企業が求める人物像を調べておき、人物像に合った回答を心掛けましょう。求める人物像に沿ったアピールができれば、評価が上がります。

求める人物像を確認するために、企業研究を行いましょう。Webサイトを確認したり、企業説明会に参加したりすれば、どのような能力や個性が求められているかが確認できます。

企業研究の方法については、「企業研究とは？目的や手順を解説！ポイントを押さえて就職成功を目指そう！」の記事がおすすめです。企業研究はミスマッチを防ぐためにも必要なので、必ず行いましょう。

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履歴書を書く際の4つのポイント

履歴書を書く場合は、内容を簡潔にまとめ、間違いのないようにすることが大切です。どのような履歴書であれば印象が良いか解説するので、参考にしてください。

1.分かりやすく簡潔にまとめる

履歴書の文章は、採用担当者が読みやすいように簡潔にまとめましょう。採用担当者は多くの履歴書を読んでおり、分かりにくい内容は飛ばされてしまう可能性があるからです。

また、履歴書では記入欄が限られています。文章量が多いと小さい文字になり、読みにくくなってしまうのも問題です。

小さい文字で多くの情報を詰め込むと、「文字が読めない」「伝えたい内容が分からない」などと評価されてしまいます。履歴書も第一印象が大事なので、読みやすさを意識してください。

2.経歴や資格は正式名称で書く

経歴や資格は略さずに書きましょう。特に、資格は略称を使いがちなので気をつけてください。

たとえば、「英検」ではなく、「実用英語技能検定」が正式名称です。運転免許は、「普通自動車免許」「普通自動二輪車免許」などが正式名称になります。

また、履歴書は公的な書類にあたるため、間違えずに正しく書くのも重要です。内容を詐称すると、「私文書偽造」に該当してしまいます。処分の対象になる可能性もあるので気をつけましょう。たとえば、浪人や留年を隠したり、取得していない資格を書いたりするのも避けてください。「間違えた」では済まされないので注意しましょう。

学歴や経歴の書き方については、「就活における履歴書の学歴欄の書き方とは？例文と一緒にご紹介！」を、資格の書き方については、「どう書く？履歴書の資格欄！効果的に資格をアピールする方法」をチェックしてみてください。

3.空欄がないようにする

履歴書の記入欄はすべて埋め、空欄がないようにしましょう。空欄のまま提出してしまうと、記入忘れと思われるからです。もし、書く内容がない場合にも、何かは記載しなければなりません。

たとえば、職歴のように経験がなかったり、記入できなかったりする箇所には「なし」と書きます。そのほかにも、帰省中の住所欄がない場合には「同上」、本人希望欄に希望がなければ「貴社規定に従います」のように書くなど、項目に応じて記入してください。

4.面接で深掘りされても対応できるようにする

履歴書の内容は、面接で深掘りされた場合に備えておきましょう。深掘りされた質問に対して納得のいく回答ができれば、自己分析がよくできていると評価されます。

深掘りに対応するためには、履歴書に書いた内容に対して「なぜ？」と考えてみてください。たとえば、ガクチカでアルバイトをアピールするのであれば、「なぜアルバイトを選んだのか」「なぜ△△の強みをアピールしようと思ったのか」などを考えます。

面接で質問されて慌てないように、念入りに準備しておきましょう。

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エントリーシートと履歴書のダウンロード方法

書類選考に備えて、エントリーシートと履歴書の入手方法も確認しておきましょう。履歴書は市販のものがありますが、エントリーシートは販売されていないので、基本はダウンロードで入手します。

ここでは、それぞれの入手方法をまとめました。

エントリーシートの場合

エントリーシートは、採用ページや就活サイトからダウンロードできます。エントリー時のページからダウンロードできたり、入手する場所が記載されていたりするので確認しておきましょう。

また、エントリー後に会社からメールでデータが送られてくる場合もあります。エントリーシートは購入できないので、データをダウンロードするか、説明会などで会社から直接もらうかになることを覚えておいてください。

履歴書の場合

履歴書は、購入するだけではなくインターネットからもダウンロードできます。テンプレートを公開しているWebサイトも多いので、自分がアピールしたい内容に合うものを選びましょう。どれにするか迷う場合は、厚生労働省のテンプレートがおすすめです。

履歴書の入手方法については、「履歴書の入手場所や就活用の選び方を解説！コンビニや100均でも大丈夫？」の記事でも解説しています。会社側が履歴書を指定する場合もあるので、募集要項をよく読んでおきましょう。

参照元
厚生労働省
厚生労働省が新たに作成した「履歴書様式例」を掲載しました。

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エントリーシートと履歴書の違いなど就活知識を学びたいあなたへ

就活の書類選考ではエントリーシートと履歴書の2つを準備する必要があり、それぞれ完成させるのが大変ですよね。どのように違うのか、同じ内容を書いても良いのかなど、悩むこともあるでしょう。

エントリーシートと履歴書の違いや書き方のコツなど、就活での悩みが出てきた際には、ぜひキャリアチケットにご相談ください。

就活エージェントのキャリアチケットでは、書類選考対策など、就活生一人ひとりに寄り添って悩みを解決します。就活のプロであるアドバイザーが、マンツーマンでサポートするので安心してください。志望企業の内定獲得を実現するために、キャリアチケットを活用してみましょう。

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