エントリーシートと履歴書の違いは？それぞれの項目や書き方を解説

「エントリーシートと履歴書はどのような違いがあるの？」と疑問に思う就活生も多いでしょう。エントリーシートは採用選考でのみ用いられる書類、履歴書は人事データとして扱われる公的な書類です。選考を突破するためには、それぞれに応じた回答をするのがコツです。

この記事では、エントリーシートと履歴書の記載項目や書き方の違いについて解説します。どの会社でも必要になる書類なので、事前準備を入念にしておきましょう。

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エントリーシートと履歴書の違いを解説

ここでは、エントリーシートと履歴書の違いを詳しく解説します。どちらも就活で使用する書類ですが、用途や質問内容が違うので覚えておきましょう。

エントリーシートの特徴

エントリーシートは、就活の選考での初期段階で使われることが多い選考書類の一つです。フォーマットや質問項目は企業によって異なり、企業が質問したい内容や知りたい内容に沿って作成される傾向にあるのが特徴です。

氏名や住所などの基本情報に加え、学生が自己をアピールするための質問項目が中心になります。頻出質問のほか、企業によっては「自分を漢字一文字で表すと」のようにユニークな質問内容もあります。

エントリーシートでは個性のアピールが重視されるので、採用担当者の印象に残る答え方を意識してみてください。

履歴書の特徴

履歴書は、従業員の氏名や生年月日、連絡先など学生の個人情報を把握するために使われる公的書類です。エントリーシートとは異なり、質問項目もある程度決まっています。

履歴書のフォーマットは市販されているものか、大学で指定されているものもあるので、どちらを選ぶべきか事前に確認しておきましょう。

履歴書の基本情報欄の書き方について知りたい人は、「履歴書に書く名前や住所…基本情報欄の正しい書き方をご紹介！」の記事で解説しています。入社後も保管されるので、正確な情報を記入するためにも、内容を把握しておきましょう。

エントリーシートと履歴書は両方提出する場合もある

エントリーシートと履歴書は、両方とも提出を求められるケースがあります。会社の指示を確認し、必要な書類を提出しましょう。

提出するタイミングは会社によって違います。一緒に提出する場合もあれば、エントリー時に履歴書を提出し、一次面接のタイミングでエントリーシートを提出する場合もあるようです。

エントリーシートと履歴書の内容には一貫性を持たせる

エントリーシートと履歴書に書く強みや長所は、内容が矛盾していなければ、重複しても基本的に問題ありません。ただし、全く同じ文章では高評価は狙えないため、2つの書類の記載内容に一貫性を持たせる必要があります。

アピールする強みや長所は同じでも、履歴書とエントリーシートで記載するエピソードを変えたり、履歴書で説明した強みに対してエントリーシート上でさらに詳しく説明するなどの書き分けをしましょう。

大学3年生の3月には準備が必要

エントリーシートや履歴書は、大学3年生の3月までには準備しておきましょう。

内閣府が令和5年に発表した「学生の就職・採用活動開始時期等に関する調査結果について（概要）」によると、企業説明会やセミナーなどに参加する時期のピークは、大学3年生の3月です。

引用：内閣府「学生の就職・採用活動開始時期等に関する調査結果について（概要）」

会社によっては、説明会参加の条件に履歴書やエントリーシートの提出がある場合も。早めに準備しておけば、説明会やセミナー参加前に慌てずに済みます。

参照元
内閣府
学生の就職・採用活動開始時期等に関する調査結果について（概要）

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エントリーシートと履歴書に記載する項目の違い

エントリーシートと履歴書では、記入する内容が違います。それぞれの項目の違いについて解説するので、内容の書き分けを意識してください。

エントリーシートに記載する項目

エントリーシートには、次のような内容を記入するのが一般的です。

これらの内容に加えて、会社独自の質問項目もあります。質問の意図を考えて、アピールにつながる回答をするのがポイントです。

エントリーシートは、学生の強みや考え方、会社との相性を評価するために使用されます。エントリーシートの項目や書き方については、「履歴書と違うの？エントリーシートの書き方を知ろう」の記事でも解説しています。書き方のポイントを事前に把握することで、エントリーシートがスムーズに作成できるでしょう。

履歴書に記載する項目

履歴書では、次のような内容を記入するのが一般的です。

履歴書の場合、就活生の基本的な情報を記入します。内容はJIS規格（日本工業規格）を基準にしている履歴書が多く、どの履歴書を選んでも大きな違いはありません。

ただし、履歴書によって記入欄の大きさが変わる点には気をつけてください。履歴書には就活用のものだけではなく、転職用やアルバイト用などもあります。

就活生の場合、志望動機や趣味特技など、アピールにつながる項目が大きい履歴書を選びましょう。転職用やアルバイト用など、職歴を多く書ける履歴書を選んでも、職歴のない大学生にはアピールしにくいからです。もし、どの履歴書にするか迷った場合は、JIS規格の履歴書か大学指定の履歴書を選べば問題ありません。

就活で使用する履歴書の書き方び悩んでいる人は、「履歴書がうまく書けないのはなぜ？失敗の原因や項目別の書き方を解説！」でも詳しく紹介していますので、参考にしてみてください。

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エントリーシートを書く際の5つのポイント

ここでは、エントリーシートを書く際に意識すべきポイントを解説します。エントリーシートを書く際は、企業の意図を読み取り、印象に残るアピールを行うのが大切です。

1.自己分析を行う

企業の高評価を得られるエントリーシート作成のためには、自己分析を徹底することが不可欠です。自己分析で過去を振り返り、自分の強みや価値観を整理しておくことで、企業の質問項目に的確に答えられるでしょう。

自己分析の方法が不安な方は、「「自己分析のやり方がわからない」と悩む人へ」の記事を読んでみてください。

2.質問の意図を汲み取って回答する

エントリーシートを書く際は、企業が質問する意図を考えて回答することが重要です。企業独自の質問項目は、企業が求めている人物像に合っているかどうか判断するために作られているからです。

たとえば、「あなたを動物に例えると」という質問には、「学生の性質を知りたい」「自分を客観的に捉える力があるか知りたい」などの意図があると捉えられるでしょう。

したがって、「私を動物に例えると亀です。なぜなら、粘り強く物事を最後までやり遂げることができるからです」のように、自分の強みを表現できる動物を選んでアピールするのが効果的です。

3.具体的なエピソードでアピールする

エントリーシートや履歴書で記載するエピソードは、できる限り具体的な内容にすることが重要です。具体性を持たせることで、採用担当者に伝わりやすくなるからです。

伝えるエピソードは、特別な経験や成果である必要はありません。ただし、「さまざまな」や「たくさんの」といった抽象的表現よりも、具体的な数字や数値があれば積極的に盛り込むのがおすすめです。そうすることにより、エピソードに説得力が増し、よりオリジナリティのある回答になります。

就活でのエピソードの伝え方は、「就活で自分のエピソードはどう伝える？伝え方のコツや注意点を解説」で解説しています。面接の受け答えが苦手だと感じる方は、こちらも参考にしてみてください。

4.企業が求める人物像を意識する

企業が求める人物像に合った自分の強みやスキルをアピールすることも重要です。いくら素晴らしい能力を持っていても、企業の求めるものとマッチしていなければ、採用につなげるのは難しいでしょう。

求める人物像を把握するためには、企業研究を入念に行い、ほかの企業との違いを知ることが大切です。Webサイトだけでなく、企業説明会へ参加することで、より深くその企業のことを知ることができます。

企業研究の方法については、「企業研究とは？目的や手順を解説！ポイントを押さえて就職成功を目指そう！」の記事がおすすめです。入社後のミスマッチを防ぐためにも、企業研究をしっかり行いましょう。

5.面接で深掘りされても対応できるようにする

面接で深掘りの質問をされる前提でエントリーシートの内容を考えましょう。深掘りされた質問に対し明確な回答ができれば、「自己理解ができている」という高評価につながりやすいです。

たとえば、ガクチカでアルバイトをアピールするのであれば、「なぜアルバイトを選んだのか」「なぜ△△の強みをアピールしようと思ったのか」などを考えます。

面接で質問されて慌てないように、念入りに準備しておきましょう。

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履歴書を書く際の3つのポイント

履歴書を書くにあたり、押さえるべきポイントを解説します。好印象を得られる履歴書作成のための参考にしてください。

1.分かりやすく簡潔にまとめる

履歴書では記入欄が限られているため、エントリーシートよりも簡潔な文章にまとめることが必要です。

小さい文字で多くの情報を詰め込むと文字が読みにくくなり、アピールしたい内容が伝わりづらくなる場合もあります。読みやすさを意識し、正確・丁寧に書くよう心掛けましょう。

2.経歴や資格は正式名称で書く

履歴書での経歴や資格は略さずに書きましょう。特に、資格は略称を使いがちなので気をつけてください。

たとえば、「英検」ではなく、「実用英語技能検定」が正式名称です。運転免許は、「普通自動車免許」「普通自動二輪車免許」などが正式名称になります。

履歴書の学歴や経歴の書き方については、「就活における履歴書の学歴欄の書き方とは？例文と一緒にご紹介！」を、資格の書き方については、「履歴書の免許・資格欄の書き方は？運転免許や教員免許の記入方法などご紹介」をチェックしてみてください。

3.空欄がないようにする

履歴書の記入欄はすべて埋め、空欄がないようにしましょう。空欄のまま提出してしまうと、記入忘れと思われるからです。もし、書く内容がない場合にも、何かは記載しなければなりません。

たとえば、職歴のように経験がなかったり、記入できなかったりする箇所には「なし」と書きます。そのほかにも、帰省中の住所欄がない場合には「同上」、本人希望欄に希望がなければ「貴社規定に従います」のように書くなど、項目に応じて記入してください。

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エントリーシート・履歴書を書くうえでの注意点

エントリーシートと履歴書には、共通して意識したいポイントがあります。どちらも選考に関わる書類なので、チェックしておきましょう。

結論から書く

エントリーシートも履歴書も、結論から書きましょう。結論から書くと、話の内容が伝わりやすくなるからです。

たとえば、自己PRでは「私の強みは△△です」と長所から伝えます。志望動機であれば「私が貴社を志望する理由は△△です」のように、志望する理由から伝えてください。

多くの質問は、「結論→詳しい説明（エピソード）→まとめ」の順番で回答すると伝わりやすくなります。

修正液や修正テープは使用しない

エントリーシートや履歴書で間違えてしまった場合は、最初から書き直すのが基本です。修正液や修正テープは使用しないでください。

どうしても用紙が用意できない場合は、二重線を引いて訂正印を押し、書き直す方法もあります。ただし、訂正印が多過ぎると「ミスが多い」「仕事も雑になるのでは」などの印象を与えかねないので気をつけましょう。

エントリーシートや履歴書を書き間違えた場合の対応は、「履歴書修正に修正テープやごまかしはNG！ミスをしたときの対処法を紹介」で詳しく解説しています。応募書類の印象が悪くならないよう、あらかじめ確認しておきましょう。

消せるボールペンやシャーペンは使わない

消せるボールペンやシャーペンも、選考時に提出する書類では使用を控えてください。書いた内容を消せてしまい、書き換えられる可能性もあるからです。

また、名前や住所などが消えてしまった場合、エントリーに支障が出る場合もあります。万が一のことがないように、消えないボールペンを使いましょう。

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エントリーシートと履歴書のダウンロード方法

書類選考に備えて、エントリーシートと履歴書の入手方法も確認しておきましょう。ここでは、それぞれの入手方法をまとめました。

エントリーシートの場合

エントリーシートは、採用ページや就活サイトからダウンロードできます。エントリー時のページからダウンロードできたり、入手する場所が記載されていたりするので確認しておきましょう。

また、エントリー後に会社からメールでデータが送られてくる場合もあります。エントリーシートは購入できないので、データをダウンロードするか、説明会などで会社から直接もらうかになることを覚えておいてください。

履歴書の場合

履歴書は、購入するだけではなくインターネットからもダウンロードできます。テンプレートを公開しているWebサイトも多いので、自分がアピールしたい内容に合うものを選びましょう。どれにするか迷う場合は、厚生労働省のテンプレートがおすすめです。

履歴書のフォーマットについては、「就活は学校指定の履歴書を使わないとダメ？応募書類のマナーを解説」の記事でも解説しています。会社側が履歴書を指定する場合もあるので、募集要項をよく読んでおきましょう。

参照元
厚生労働省
厚生労働省が新たに作成した「履歴書様式例」を掲載しました。

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エントリーシートと履歴書の違いなど就活知識を学びたいあなたへ

就活の書類選考ではエントリーシートと履歴書の2つを準備する必要があり、それぞれ完成させるのが大変ですよね。どのように違うのか、同じ内容を書いても良いのかなど、悩むこともあるでしょう。

エントリーシートと履歴書の違いや書き方のコツなど、就活での悩みが出てきた際には、ぜひキャリアチケットにご相談ください。

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