このページのまとめ
- 履歴書の使い回しはマナー違反になり、採用担当者にマイナス印象を与える可能性がある
- 履歴書の使い回しをすると、内容に矛盾が生じやすい
- 履歴書の使い回しは「修正の跡」「用紙がヨレ」「古い証明写真」などによってバレる
- 自己PRや志望動機はできるだけ使い回さず、企業ごとの傾向に合わせて作成しよう
- 履歴書を作成するときは、虚偽の記載やコピペも避ける
履歴書を使い回して応募書類を楽に作成したいと考えている就活生は多いのではないでしょうか？使い回せば時間や労力をかけずに履歴書を用意できますが、再利用であることがバレればマイナス印象を与えてしまうので避けたほうが無難です。このコラムでは、履歴書の使い回しについて、ダメな理由やバレてしまうポイントなどをご紹介しています。使い回してはいけない理由を知り、一つひとつ丁寧に履歴書を完成させましょう。
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履歴書は使い回してもいいの？
履歴書は、採用選考時だけでなく入社後も保管されることになる重要な書類のため、基本的には使い回さないほうが良いといえます。とはいえ、法律で履歴書の再利用が禁止されているわけではないため、就活生のなかには履歴書を使い回している人もいるようです。
しかし、履歴書を使い回していることが応募先企業にバレてしまった場合、採用担当者にマイナス印象を与えてしまうため、選考通過は難しくなります。採用担当者は選考のプロなので、楽をして作成した履歴書はすぐに見抜いてしまうでしょう。最悪の場合、履歴書の使い回しが原因で選考落ちになる可能性も。使い回すリスクを考えると、履歴書の使い回しは控えるべきといえます。
1枚の履歴書を仕上げるのは一定の大変さがあり、何枚も書くにはまとまった時間も必要です。「履歴書をもっと楽に準備したい」「何枚も履歴書を書くのに疲れた」という気持ちになるのはある意味仕方のないことですが、「努力したからこそ採用担当者に伝わる履歴書になる」と気持ちを切り替えて、一生懸命取り組むことも大切でしょう。
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履歴書の使い回しがダメな理由
履歴書を使い回してはいけない理由はいくつかあります。具体的な理由をしっかり確認しましょう。
修正を加えた履歴書を提出するのはマナー違反
履歴書を使い回す場合、日付欄や通勤時間といった細かな修正が必要になりますが、「修正を加えた書類」を企業に提出することはマナー違反とされています。先述したとおり、履歴書は入社後も保管される重要な文書です。修正を加えたまま提出してしまった場合、「これから社会人になる自覚が足りない」「マナーに対する意識が薄い」などのマイナス印象を与えることになるでしょう。
「どの企業にもいえる内容」になってしまう
履歴書を使い回していると、志望動機や自己PRが「どの企業にもいえる内容」になっている可能性が高いです。たとえ再利用であることがバレなくても、どの企業にもいえる内容では熱意や意欲が伝わらず、採用担当者は「うちの会社でなくても良いのでは？」という印象を受けてしまいます。また、使い回しがバレたときは、「うちの会社の志望度は低そうだ」と思われかねません。
内容に矛盾が生じてしまう
履歴書を使い回すと、志望動機や自己PRなどが応募先企業の特徴と合わず、内容が不自然になる場合があるでしょう。企業によって経営理念や業務内容は違うため、求める資質や人柄も異なるはずです。履歴書の内容が企業の採用ニーズに合っていなければ、採用担当者に不信感を与えかねません。
不合格の履歴書を再利用しても良い評価は得にくい
不合格のため返却された履歴書を別の企業に提出したとしても、同じように不合格をもらう可能性が高いです。不合格になるには、それなりの理由があります。不合格の履歴書を読み返し、より良い履歴書に仕上げていかなければ、良い評価は得られないでしょう。
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履歴書の使い回しがバレる3つのポイント
なぜ履歴書の使い回しがバレるのか、採用のプロがチェックする3つのポイントをご紹介します。
1.修正の跡がある
履歴書を使い回す場合、日付や企業名などを修正する必要があるので、その跡で使い回したことが分かってしまいます。修正テープや修正液で直しても、透かせば元の記述が見えてしまうこともあるでしょう。先述したように、履歴書に修正跡があるのは基本的にマイナスポイントなので、悪目立ちしてしまう可能性もあります。
2.折り目のヨレが目立つ
ヨレや不自然な折り目がついているものは、使い古した印象を与え、ひと目で使い回しだと分かってしまいます。作成したばかりの書類であれば、ほとんど折り目やヨレがなく、綺麗なまま企業に届くはずです。使い回していなかったとしても、いらぬ誤解を与えてしまわぬよう、履歴書にヨレや折り目は作らず、綺麗な状態で提出するようにしましょう。
3.証明写真が古い
使い回した履歴書の証明写真は、剥がれかかって傷んでいることがあります。証明写真だけを剥がして新しい履歴書に貼り替えるのもNGです。一度のりで付けたものを剥がそうとすれば、どれだけ慎重にしても歪んでしまうので、採用担当者にバレてしまいます。証明写真は必ず新しいものを貼り付けて提出してください。
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自己PRや志望動機は使い回せる？
履歴書のなかでも特に大変だと感じる人が多い自己PRや志望動機ですが、企業の採用ニーズに合わない資質や人柄を述べても選考通過には結びつかないので、使い回すのは避けたほうが無難です。どうしても内容が思いつかない場合は、強みや長所といった限られた部分に関しては多少使い回してもかまわないでしょう。
使い回すのは強みの部分
自己PRや志望動機で使い回せるのは、自分の強みや長所といったアピールポイントです。ただし、自己PRや志望動機は応募先企業の社風や求める人物像に合せて書くのが基本。A社用のアピールがB社、C社にもマッチしているとは限らないので、アピールポイントをどのように伝えるかは企業ごとに考えなければなりません。
できるだけ使い回さず新規作成するのが大切
履歴書は自分の熱意を企業に伝える大切なビジネス書類です。大変でもできるだけ使い回しはせず、応募先企業に合わせた内容を一つひとつ丁寧に書きましょう。心を込めて書いた履歴書は、採用担当者にも伝わるはずです。目先の手軽さよりも就職成功という大きな目的を思い出し、書類作成を乗り越えましょう。
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ほかにもある！履歴書作成におけるマナー
最後は、就活生に気をつけてほしい履歴書作成マナーをご紹介します。使い回すこと以外にも、以下のようなポイントに注意して履歴書を完成させましょう。
文字の装飾や色ペンは使用しない
先述したとおり、履歴書は企業に渡す重要なビジネス書類なので、文字を目立たせようと装飾したり色ペンを使ったりするのは避けてください。文字を囲ったり太字にしたりするのも同様です。ビジネスシーンに適した書類の作成を心がけましょう。
虚偽の内容は書かない
履歴書には真実のみを記載してください。面接時の発言内容が履歴書の記載内容と異なれば、採用担当者に不信感を与えるため、内定はまずもらえないでしょう。また、履歴書に虚偽の内容を記載するのは経歴詐称となり、運良く入社できたとしても発覚した時点で解雇される場合もあります。
文章のコピー&ペーストをしない
パソコンで履歴書を作成する際、別の企業に書いた文章やWebサイト上の例文をそのままコピー＆ペーストして使用するのは控えましょう。パソコンだと、文章を簡単にコピーして貼り付けられるという利点がありますが、その分ミスもしやすくなります。文章を貼り付けた際、別の企業名が入っていることに気づかず提出してしまえば悪印象を与えかねません。
用紙に汚れやシミをつくらない
履歴書には汚れやシミをつくらないようにしてください。履歴書作成中にポテトチップスのようなお菓子を食べていると、粉や油分などが付着し汚れやシミの原因になります。見た目の汚い履歴書は、「真剣さが足りない」「雑な仕事をしそう」という印象を与えるため、綺麗に仕上げるようにしてください。
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本記事の監修者
淺田真奈(あさだまな)
大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間１位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。
