このページのまとめ
- 捺印は履歴書に押印欄がある際や企業の募集要項に「押印必須」と書いてある場合に必要
- 押印欄のない履歴書の場合は氏名の右側に捺印する
- 履歴書に捺印を忘れて提出してしまったらすぐに企業に連絡し指示に従う
- 捺印はシャチハタではなく認印を使うのが一般的
- 履歴書は捺印をしてから書き始めるのがおすすめ
履歴書に捺印が必要かどうか悩んでいる学生も多いと思います。捺印は基本的に必要ではありません。しかし、履歴書に押印欄があったり、企業に押印必須と指示されたりした場合には必要になります。このコラムでは、押印が必要だった場合の捺印の注意点や、捺印に失敗して履歴書を書き直すことにならないようにするためのコツを紹介しています。
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履歴書に捺印はするべき？
履歴書には押印欄があるものとないものがありますが、どちらも捺印は必要なのでしょうか？以下で具体的に説明していきます。
捺印をするかどうかは履歴書の押印欄の有無で決まる
押印欄がない履歴書の場合は、基本的に捺印は不要です。しかし、押印欄がある場合は必ず枠内に捺印を行いましょう。押印欄があるのに捺印がされていないと、採用担当者に「書類の不備」「不真面目」というマイナスのイメージを与えてしまいます。手書きの履歴書やインターネットからダウンロードできるWeb履歴書を使用する際、押印欄の必要性をしっかり確認しましょう。
近年では押印欄のない履歴書が大半
1997年に閣議決定された「押印見直しガイドライン」により、近年では押印欄の無い履歴書が大半を占めるようになりました。以前は、押印欄のある履歴書がほとんどでしたが、押印欄のない履歴書が見られるようになったのは、そのような施策が背景にあるからです。
押印見直しガイドラインとは
行政手続きを簡素化し、国民の負担を軽減させるために設けられた施策です。金銭の発生する書類や契約書類など、押印が必須なものもありますが、履歴書に関しては、押印の必要性や意義が乏しい書類とみなされました。事実や状況を把握することのみ行われる書類として履歴書は位置づけられています。
参照元
総務省
許認可等申請手続の簡素合理化に関する 行政評価・監視結果に基づく勧告
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捺印の必要がある場合
履歴書に捺印をしなくてはいけない場合を詳しく見ていきましょう。
履歴書に押印欄がある
履歴書に押印欄がある場合は、企業からの指示の有無にかかわらず必ず捺印をしましょう。履歴書は抜け・漏れなく提出するのが鉄則です。捺印せずにで提出した場合、履歴書に不備があるとみなされ書類選考でマイナスのイメージを持たれてしまう可能性があります。
企業の募集要項に「押印必須」と書いてある
企業の募集要項に、「押印必須」と記載がある場合は、履歴書に押印欄がなかったとしても捺印してください。
募集要項に押印について書かれていない場合は基本的に捺印は必要ありませんが、どうしても不安だという方は、直接採用担当者に確認しましょう。
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履歴書の捺印場所や方法について
ここでは押印欄がない場合の捺印する場所やWeb履歴書の捺印添付の仕方などについて解説していきます。
押印欄のない履歴書の場合は氏名の右側に捺印する
基本的に、企業から捺印の指定があった場合は、押印欄のある履歴書を使用するのがおすすめです。
しかし、押印欄のない履歴書で仕上げてしまった場合、どうしても時間がなければそのまま使用しましょう。その際は、氏名の右横に捺印します。
Web履歴書の場合は、捺印の画像を添付する
Web履歴書を使用する場合で押印が必要な場合は、紙に印鑑を押し、その画像を履歴書に添付します。白い紙に印鑑を押し、写真を撮りましょう。
また、ネットで電子印鑑作成ソフトをインストールして、そこから作ることもできます。
捺印を忘れて提出してしまったらすぐに連絡する
もし、捺印の指定があるにも関わらず、忘れたまま提出しまったことに気がついたら、その時点ですぐ企業に謝罪の連絡を入れてください。
その際に、面接への印鑑持参や、捺印した履歴書の再送など、採用担当者から何らかの指示があるはずなので、それに従いましょう。
なるべくそういったミスのないよう、履歴書を提出する前にきちんと捺印の指定を確認し、必要な場合は確実に捺印するようにします。
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履歴書に捺印する際の4つの注意点
履歴書に捺印をする際の注意点やポイントを見ていきましょう。
1.シャチハタの使用は控える
公的書類や一般書類ではシャチハタタイプの印鑑は使わないのが一般的です。シャチハタタイプの印鑑は水に濡れると滲んだり、長期にわたって保存すると薄くなってしまうことがあるためです。採用担当者は履歴書に見慣れているのでシャチハタを使っているかは一目瞭然。シャチハタは便利ですが、履歴書には「認印」を使いましょう。
2.認印を使う
個人情報流出のリスクを防ぐため、履歴書には印鑑登録をしているものや銀行印として使用しているものではなく、「認印」を使いましょう。
認印であれば、文房具屋や印鑑の専門店で購入しなくとも、問題ありません。
しかし、見栄えを気にする方は、100円均一などの安価なものはなるべく避けましょう。
印鑑は今後仕事でも使用するものなので、上質な認印を購入しておくことをおすすめします。
3.大きすぎる印鑑は控える
文字の書体を問われることはほぼありませんが、サイズが大きすぎると、そこだけ浮き出て悪目立ちしてしまう可能性もあるので、丁度良いよい大きさのものを選ぶことをおすすめします。印鑑のサイズに特に決まりはありませんが、文字がはっきりと正確に読み取れるものを使用しましょう。一般的に使われる印鑑のサイズは直径1.5mmです。
4.うまく捺印ができなかったら書き直す
多少のかすれや傾きは問題ありませんが、明らかに文字が読めないほどかすれてしまったり、逆さまに押してしまったりした場合は、新しい履歴書に捺印し直しましょう。
あまりにいい加減な押し方だと、「仕事も雑なのではないか」と思われてしまう恐れがあるので、気をつけてください。
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捺印するときにやっておきたい5つのコツ
なるべく捺印に失敗しないよう、コツを押さえておきましょう。
1.捺印マットを使用する
きれいに捺印するために欠かせないのが、捺印マット。なければ厚めのノートなどでも代用可能です。捺印マットを履歴書の下にひくことで、完全に平な状態で捺印できるので、かすれずにきれいに捺印できます。マットをひくときは、押印欄の真下にマットの中心がくるようにしましょう。
2.印鑑の印字面を掃除する
捺印がうまくできない原因として、印字面にゴミが詰まっていることが考えられます。
朱肉をつける前に、印字面にゴミや汚れがないか確認しましょう。
汚れは爪楊枝やティッシュで、文字の面が欠けないように意識しながら慎重に取り除いてください。
3.印鑑は軽く叩くように朱肉をつける
印鑑に朱肉をつける時に強く押し付けすぎると、捺印したときに文字がにじんでしまう可能性があるので、軽く叩くようにつけることを意識しましょう。
また、長い間使用していなかった朱肉は、表面が乾燥してつきづらいこともあるので、注意してください。
4.印字面を紙面にぴったりくっつける
捺印する際は、印字面が逆さまになっていないか確認し、上からまっすぐに押しましょう。
押印欄の枠からはみ出さないように気をつけます。
押すときは、印字面が紙面にぴったりと密着するよう、片手で紙面を押さえ、安定させましょう。
5.試し押しをする
捺印の失敗を防ぐため、履歴書に押す前にメモ帳や新聞紙で試し押しすることをおすすめします。
また、履歴書を全て仕上げてから最後に捺印をすると、失敗した時に最初から書き直さなくてはいけなくなり時間を浪費してしまうので、捺印をしてから履歴書の項目を埋めるようにすると良いでしょう。
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本記事の監修者
淺田真奈(あさだまな)
大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間１位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。
