事務職の志望動機はどのように作る？作成のポイントや例文を解説します

「事務職に就きたいけれど、志望動機の書き方が分からない」と悩んでいる人もいるでしょう。事務職の志望動機では、「なぜ事務職が良いのか」「なぜその会社が良いのか」を伝える必要があります。また、あらかじめ事務職の種類を理解しておきましょう。

この記事では、事務職の種類と志望動機作成のポイントを解説します。例文も合わせて紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

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事務職とは？主な種類と仕事内容を解説

事務職には一般事務や営業事務などさまざまな種類があります。志望動機を効果的に伝えるには、応募する職種の仕事内容を深く理解することが必要です。この項目では、事務職の主な種類と仕事内容を説明します。

一般事務

一般事務の仕事内容は、書類作成やデータ入力、伝票処理、電話・メール対応、郵便物の発送など非常に幅広い業務があります。一般事務では、正確な情報処理能力やパソコンスキル、コミュニケーション能力が求められるでしょう。日々同じ作業を繰り返す場合も多いので、ルーティンワークが苦ではない人に向いています。

営業事務

営業事務は、営業担当者の業務をサポートする仕事です。書類作成やデータ入力、商品の受発注や在庫管理などの社内業務と、顧客との電話やメール対応といった社外業務があります。売上という具体的な数字で、部署の成果が目に見えやすいのが特徴です。

経理事務

会社経営で必要とされる全てのお金の管理業務を行います。主な仕事は、従業員への経費の支払いや、給与計算などです。

また、仕入れや売り上げ、預金などを管理して貸借対照表や損益計算書といった財務諸表を作成するのも経理の役割です。財政に関わる資料作成に携わるため、経営者と深く関わる部署ともいえます。

貿易事務

商社やメーカーなど、海外企業との取引がある会社では貿易事務の仕事が必要です。国内の取引に比べて海外輸送にともなうリスクがあるため、多くの書類作成や手続きが必要になります。具体的には、インボイスやパッキングリスト、船荷証券、信用状、為替手形などがあります。貿易書類の作成には、英語力が必要になってくるでしょう。

また、注文を受けた商品について、データを入力したり、工場や倉庫の在庫をチェックしたりして、確実にお客様のもとに届けることも重要な業務の一つです。そのほか、電話やメールなどの対応や来客対応、郵便物の管理など一般事務としての仕事も担当します。

医療事務

医療事務は、病院やクリニックで働く事務職です。一番イメージしやすいのは、受付業務でしょう。来院した患者の対応や、初診の方のカルテ作成や診察券発行などを行います。会計業務も行いますが、患者が加入している医療保険によって金額が変わるため、細かな知識が必要です。

クラーク業務も担当します。これは、患者と医師や看護師をつなぐ仕事で、レントゲンの準備やデータ入力などがあります。ほかにも、入退院の手続きや手術スケジュールの管理など、幅広いです。

レセプト業務では、健康保険組合や国民健康保険組合などに診療費用を請求します。どの患者がどのような治療をしていくらかかったかなど、細かく確認して記載します。

事務職は、上記で挙げた以外にも大学事務や法務事務など数多くの種類があります。それぞれの事務職によって特徴が違うため、あらかじめ確認して志望動機を作成しましょう。事務職の種類と仕事内容については、「事務職におすすめの資格とは？取得のメリットもご紹介」も参考にしてください。

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事務職に向いている人の特徴

事務職に向いている人の特徴として、「ルーティンワークをテキパキこなせる」「決められたルールのなかで正確な作業ができる」などが挙げられるでしょう。

事務職は、特別な資格やスキルがなくても働けるのが魅力ですが、単純作業や細かい作業が多いといった特徴があります。

そのような状況に自分が対応できるかどうかを見極めていないと、面接でつまずいたり、入社後にミスマッチを感じたりしてしまうかもしれません。自分に適性のある仕事を選択するためにも、あらかじめ確認しておきましょう。

ルーティンワークを苦に感じない

事務職は、計算やデータ入力など特定の業務に取り組むことが多いです。単調に感じるかもしれませんが、その一つひとつが会社の運営を支えています。同じ作業も集中してコツコツと継続できる人に向いている仕事です。

決められたルールのなかで正確な作業ができる

事務の仕事は、定められた規則のもとで処理することが多いものです。

状況によっては自身で工夫して業務を進めることもありますが、基本的には所属する会社や部署、チームのルールに沿って仕事をします。そのなかで正確に業務を遂行することは、事務職に求められる重要な能力です。

細かなところに気がつける

事務職とは、会社を支える「何でも屋」のような存在でもあります。そのため、さまざまな場面で気配りをすることが重要なポイントです。効率的な作業方法を見つけられる、小さなミスに気がつけるといった、きめ細やかな性格の人に合う仕事といえるでしょう。

コミュニケーション能力がある

事務職はパソコンに向かって淡々と打ち込んでいるイメージが強いかもしれませんが、実際にはそうではありません。総合職の方と連携し、状況に応じて対応をします。そのため、スムーズなコミュニケーションが必須です。相手の希望をくみ取ったり状況を素早く把握したりして、円滑なやり取りをする必要があります。

パソコンでの作業が得意

事務職では資料作りやデータ入力といった作業が頻発するため、パソコンスキルは必須です。WordやExcelなどの基本的なアプリケーションは、問題なく使えるようにしておきましょう。また、ある程度のタイピングスピードも必要です。

ブラインドタッチができるよう、入社前に練習しておくと業務の効率化につながります。また、PCスキルは将来、異なる業界に転職する際にも活かせるスキルです。時間に余裕がある場合は、PCスキルを磨いて自分のアピールできるポイントを増やしておきましょう。

臨機応変に対応できる

事務職はルーティンワークが多い一方、突発的な対応が求められる場面も数多くあります。そのようなときに、柔軟な考えで臨機応変に対応することが必要です。一つのやり方や方法にこだわらず、そのときに最も適した手段を考えて実行できることが強みとなります。

事務職を志望するときは、責任感やコミュニケーション能力、タイムマネジメント能力などさまざまな能力が必要とされます。事務職に必要とされる能力を理解したうえで、自分がアピールできる点はどこかを探していきましょう。

自分のどのような面をアピールすれば良いか悩んでいる方は、「事務職を志望するときの自己PRは？新卒・未経験向けの例文を紹介」をご覧ください。

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評価される事務職の志望動機の構成

事務職の志望動機には、評価される構成があります。以下を参考にして、分かりやすい文章を作成しましょう。

事務職を志望する理由を示す

多くの職種のなかから、「なぜ事務職を志望するのか」という理由を示しましょう。事務職を示した理由を伝えないと、「事務職でなければいけない理由が分からない」「消去法で事務職を選んだのでは？」と思われる恐れがあります。選択肢が多くあるなかで、事務職を志望したのにはきっかけや理由があるはずです。

たとえば、「営業や人事を裏から支えるサポート役として働きたい」「細かい作業やルーティンワークが得意な自分の強みを活かしたい」のように自分の意欲や強みをアピールしましょう。

その会社を志望する理由を示す

続いて、その会社を志望する理由を示しましょう。企業は長く活躍してくれる人材を求めているので、「この会社だから働きたい」という想いをアピールする必要があります。「うちの会社じゃなくてもよいのでは？」と思われることがないように、その会社の理念や仕事内容を理解して志望動機を作成しましょう。

将来のビジョンを示す

志望動機では、将来のビジョンを示すことも大切です。将来のビジョンを伝えることで、実際に会社で働いているイメージをもってもらいやすくなったり、将来への見通しの高さを認めてもらえたりします。

たとえば、「この会社でどのように貢献していきたいのか」「入社後、どのようなキャリアプランをイメージしているのか」などを伝えるとよいでしょう。

志望動機は構成通りに作成すると、内容がわかりやすく、採用担当者も理解しやすいでしょう。「志望動機の作り方がわからない」という方は、まずは構成の流れに沿って文字数を考えずに伝えたいことを文章にしてみてください。そのあと、推敲してより魅力的な志望動機を完成させましょう。

志望動機の構成については、「志望動機の構成はどう作る？必要な準備や業界別の例文を解説」も参考にしてください。

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事務職の志望動機作成の5つのポイント

事務職の志望動機を作成する際には、PCスキルや専門的なスキルの有無を伝えたり、事務職への熱意を伝えることがポイントです。以下で、事務職の志望動機作成のポイントを5つ紹介します。

1.どの程度のPCスキルがあるか伝える

事務職では、文書作成・表作成などPCによる作業が多いため、スキルのある人材は歓迎されます。PCをある程度扱えるのであれば、その内容をアピールに盛り込むと良いでしょう。

アピールする際に一つ注意しておきたい点は、客観的な評価を入れることです。PCスキルがあるかどうかの判断は、個人の感覚によって異なります。自分ではスキルがあると思っていても、他人から見るとそうでもない場合は多いものです。

PCスキルをアピールしたい場合には、MOS資格などを取得しておくか、文書作成ソフト、表計算ソフトなどでどのような操作ができるのかを明確にすると良いでしょう。自分はどのような操作ができるのかを、誰が聞いても分かるようにするのがアピールのコツです。

2.専門的なスキルの有無を伝える

一般事務であれば上記のようにMOSなどが役立ちますが、専門性の高い事務職の場合、別のスキルをアピールするとより効果的です。たとえば、貿易事務を志望しているなら、TOEIC700点や日商ビジネス英語等を取得していると自己PRにつながります。

ほかにも、医療事務であれば医療事務検定試験や医療事務技能審査試験、秘書であれば秘書検定など、アピールできるスキルはそれぞれです。どのようなものを取得すると良いか、リサーチしてみましょう。

専門的なスキルは、将来転職する際にもあなたの強い味方になってくれるはずです。大学生活での時間を有効活用し、興味のある資格を取得しておくのもおすすめです。

3.事務職への熱意を伝える

「なぜ事務職でなければならないのか」を、客観的に聞いても納得できるよう説明するのが熱意を伝えるコツです。自分にはどのような特徴があるのか、事務職でどのような仕事をしたいのか説明すると、説得力があり効果的です。

一般的には事務職のある企業がほとんどのため、「なぜ応募先企業の事務職なのか」に触れるのがポイントです。ここで活きてくるのが企業研究です。あらかじめ応募先企業の特徴をつかみ、事務職としてどのように貢献できるのかをアピールしましょう。

自分の言葉で伝えよう

借りてきたようなものでなく、自分の言葉で話すことも大切です。自分の言葉で話すとオリジナリティが出て、志望度の高さをアピールできると同時に、ほかの応募者との差別化にもつながります。

志望動機がほかの就活生と被ったとしても、なぜそう思ったのか、事務職を目指すきっかけになった出来事など、人それぞれ異なるはずです。あなたらしさを出すために、あなたの言葉でアピールしましょう。

キャッチフレーズを考え、他の学生とは異なる自己PRを作成するのもひとつの方法です。キャッチフレーズを添えることで、採用担当者の印象に残りやすく、差別化を図ることも可能です。

4.自分の長所を企業の採用ニーズに繋げる

面接を通過するには、自分の強みと企業の求める人物像がマッチしていることが重要です。どんなに自分がアピールしたいと思う長所であっても、応募先のニーズと合っていなければ意味がありません。

まずは、自己分析と企業研究を行い、自分と企業との接点を見つけます。応募先の社風や方向性を理解し、そのうえで自分の強みが活かせることをアピールしましょう。

仕事で活かせる長所を探すのが難しいからといって、本当の内面とかけ離れた性格を作る必要はありません。学生時代の経験や趣味など些細な内容でもかまわないので、自分の持つ能力やスキルを見つけましょう。

5.第三者からの評価を伝える

事務職の志望動機を作成する際は、第三者からの評価を伝えることも有効です。事務職は、営業や接客業のように「インターンで売上を△%上げた」「アルバイトでお客様満足度を△%にした」のような数値的な書き方が難しい職種です。

そのため、「教授から資料作成が上手だと褒められた」「アルバイトで細かい作業が丁寧なのでチェック作業を任されるようになった」のような第三者からの評価を伝えると、自分の強みに説得力を持たせた書き方ができます。

志望動機の作成方法がわからない方は、まずは例文を参考にして、自分の場合はどのように書けばいいのかを考えてみましょう。志望動機作成のポイントについては、「志望動機の組み立て方は順番が大事！好印象を与えるポイントや例文をご紹介」も参考にしてください。

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事務職の志望動機作成の注意点

事務職の志望動機を作成する際には、ネガティブな印象を与える表現をしないよう注意が必要です。事務職は、決まった資格などが必要ないため「誰でもできそう」と思われがちな職種ですが、実際は会社の運営にはなくてはならない重要なポジションです。

たとえば、「接客業が苦手」「営業が向いてない」など消去法で事務職を選んだような書き方はしないでください。また、待遇が良さそうだったり楽そうだったりするという理由で選んだと思われないようにも注意しましょう。

志望動機作成の注意点は、「志望動機が「難しい」就活生へ…企業に伝えるためのコツと注意点をご紹介」でも解説しています。

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事務職の志望動機についてのキャリアアドバイザーのアドバイス

事務職の志望動機で、「一人でコツコツ作業を進めることが得意なので活躍できそう」という伝え方は避けるべき。
事務職に対して「もくもくと同じ業務をこなす」というイメージを持つ学生も少なくないですが、実際は社内の関係各所から依頼がきて、それぞれのニーズを感じ取り、ミスなく的確に仕事を進めていくことが求められる仕事。周囲とのコミュニケーションが多いに求められる職業です。

そのため、「コミュニケーション能力があるから活躍できると思って志望する」といったニュアンスで伝える必要があるでしょう。人と接すのが苦手といった記載があると好印象を持たれないので、もしコミュニケーションに自信がない状態で事務職応募を考えているなら、言い換えをしましょう。
言い換えで悩んだら、ぜひキャリアチケットにもご相談くださいね。

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事務職の志望動機の例文

最後に、面接で好印象を与えられる事務職の志望動機の書き方をご紹介します。志望動機を考えるうえで不安な方は、参考にしてみてください。

人のサポートが得意であることをアピールする例文

PCスキルをアピールした例文

貿易事務の志望動機の例文

医療事務の志望動機の例文

上記4つの例文では、「事務職を選んだ理由」「具体的なエピソード」「応募先企業にどう貢献したいか」の順で述べているのがポイントです。志望動機を説明する際には、まず結論を簡潔に述べてから説明に入るのが一般的です。この構成は、将来転職する場合でも、魅力的な志望動機を作成する際に使えるコツなので、しっかりマスターしておきましょう。

この順番で述べると、聞く側にとって説明が頭に入ってきやすいうえに、論理的な印象を与えられます。この構成は、自己PRを書いたり長所や短所を伝えるときにも使えるので、ぜひ活用できるようになっておきましょう。

ポイントをしっかり押さえて、オリジナリティのある志望動機を作成しましょう。さらに志望動機の例文を読みたい方は、「就活を乗り切る！志望動機の書き方と例文」をご覧ください。

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事務職の志望動機が書けずにお悩みのあなたへ

この記事では、事務職の志望動機作成のポイントや例文を解説しました。しかし、「事務職でアピールできる経験がない」「志望理由の書き方が分からない」という方も多いでしょう。せっかく立派な理由や有効な自己PRがあっても、採用担当者に伝わらなければ内定につながりません。

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