就活メールの返信マナーは？遅れた場合の対応や送信時の注意点を解説

「就活メールの返信マナーが知りたい」「どんな文章で送れば良い？」などと気になる就活生も多いでしょう。就活メールをどのように返信するかによって、企業に与える印象が変わります。マナーやメールの書き方を確認しておきましょう。

この記事では、メールの返信マナーや注意点を解説します。メールの例文も紹介しているので、書き方に困った場合はぜひ参考にしてください。

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就活メールを返信する際の7つの基本的なマナー

ここでは、就活メールを返信する際の基本的なマナーを解説します。

1.メール返信は素早く行う

返信時間の目安は、メールがきてから24時間以内にしましょう。素早く返信をする理由は、企業に負担をかけないためです。返信がないと、企業はメールが届いているかが分からず、選考の準備を進められません。

ただし、メールを送る際は営業時間内に送るようにしましょう。深夜や早朝に送ると、「生活リズムは大丈夫だろうか」と企業側に心配されてしまいますし、「相手に配慮ができないのでは」と懸念されることもあるでしょう。

2.件名は変更しない

メールの件名は変更せず、そのまま返信しましょう。返信を意味する「Re：」も、削除せずにそのままで問題ありません。

件名を変えない理由は、内容を予測しやすくするためです。企業の担当者は多くのメールに対応しており、件名が変わると混乱する恐れがあります。件名で優先順位をつけている人も多いので、そのまま返信するようにしましょう。

メールの件名については「就活メールの件名の書き方を解説！【例文付き】」の記事でも解説しています。件名以外のメールマナーもご紹介しているので、気になる方はご一読ください。

3.本文前に宛先と挨拶を伝える

本文に入る前に、宛先と挨拶を伝えましょう。宛先は、「企業名」「部署名」「担当者名」の3つです。次のように記載します。

挨拶については、「お世話になっております。」と伝えるケースが一般的です。初めてメールを送る場合だけではなく、返信する際も宛先と挨拶が必要なので覚えておきましょう。

4.引用返信を使う

メールで相手の質問に対して答える際は、引用返信を使いましょう。該当箇所をコピーし、行頭に「＞」をつけた状態でペーストすると、引用を示せます。

引用返信は、次のように行います。

特に、面接日程は混乱しやすいので、企業側に分かりやすく伝えるのが大切です。

5.最後に署名を記載する

ビジネスメールでは、最後に署名を記載しましょう。署名とは、自分の氏名や連絡先などを示したものです。

たとえば、次のように記載します。

署名を自動で挿入できるメールサービスもあるので、確認しておきましょう。記載漏れや記入ミスを防げるのでおすすめです。

6.件名はシンプルで分かりやすいタイトルをつける

メールの件名は、受信者が最初に目にする重要な要素です。件名には、簡潔に用件と名前を記載し、何のための連絡かを一目で理解できるようにしましょう。

たとえば、「面接日程調整のお願い – △△大学 就活 太郎」のように書くことで、相手がメールの内容を即座に把握でき、好印象を与えられます。

丁寧さを意識して、件名に「ご連絡ありがとうございます」などのお礼や挨拶を含める場合もありますが、これにより用件が曖昧になり、かえって伝わりづらくなることがあります。件名では、挨拶よりも内容の要点を端的に伝えることが重要です。

件名はメールのやり取りをスムーズに進めるための重要な要素なので、相手にとって見やすく、分かりやすいものにするよう心掛けましょう。

7.メールの返信はパソコンで行う

メールの返信は、できる限りパソコンで行うことをおすすめします。パソコンでの返信は、相手と同じ環境でメールを確認でき、改行位置やフォーマットの崩れが少なく、文章の見た目が整いやすいという利点があります。

スマートフォンでもメールを送ることはできますが、改行や書式情報が意図せず変わってしまう可能性があり、注意が必要です。特に、コピー＆ペーストを行った際に、知らないうちに余分な書式が適用されてしまうことがあり、これが読みづらさや誤解を生む原因となることもあります。

そのため、可能な限りパソコンでメールを作成し、内容を確認したうえで送信することが大切です。

ただし、外出先などでパソコンを使用できない場合は、スマートフォンで返信することもやむを得ません。その際は、「外出先のため、スマートフォンから失礼いたします」といった一言を添えることで、相手に配慮を示せます。

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就活メールの返信はどこまでするべき？2つのケースを解説

ここでは、就活メールの返信はどこまですべきか、3つのケースで解説します。返信をすべきか止めるべきかは迷いやすいポイントなので、ぜひ参考にしてください。

「返信不要」の旨が記載されている場合は不要

「返信不要」と記載されているケースでは、メールを送る必要はありません。返信をすると、ビジネスマナーが身についていないと判断されてしまうので気をつけましょう。

「内容に間違いや問題がある」「伝えなければならないことがある」などのケース以外では、返信は不要です。

情報共有がしっかりと行われたと分かる場合は不要

情報共有が行われていると分かるケースでは、返信は必要ありません。返信をすると、企業側の手間をかけてしまうので気をつけてください。

たとえば、「承知しました」「当日はよろしくお願いいたします」などの文面があれば、情報共有に問題ありません。自分も挨拶をしなければならないと考え、送らないように注意しましょう。

メール返信をどこまでするべきかは、「面接日程確定メールの返信はどこまで必要？例文を交えて重要なマナーを解説」で詳しく解説しています。「自分でメールを終わらせて良いの？」と悩んだら、ぜひ参考にしてください。

自分の返信でメールを終わらせることを心掛ける

企業とのメールのやり取りでは、自分の返信でやり取りを締めくくるように心掛けましょう。適切に対応できていれば、企業側からさらに返信が来ることはほとんどありませんが、不安に感じる方もいるかもしれません。

その場合は、メールの最後に一言添えて、自然な形でやり取りを終わらせることができます。たとえば、以下のようなフレーズを使うと良いでしょう。

相手に配慮しつつも、自分のメールでやり取りを円滑に締めくくることができます。

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就活メールの返信を行う際の注意点

ここでは、就活メールの返信を行う際の注意点を7つ紹介します。メールのマナーが身についていると企業の担当者に印象づけるためにも、参考にしてみてください。

1.企業名や担当者名は正式名称で記載する

企業名や担当者名については、正式名称で記載しましょう。省略しないように気をつけてください。

たとえば、企業名は「△△株式会社」のように、株式会社や合同会社なども含めます。「（株）」のように略すのも避けるようにしましょう。

企業の担当者名も、分かっている場合は記入してください。分からない場合は、「採用ご担当者様」と書くようにしましょう。

2.就活用のメールアドレスを作成しておく

就活用のメールアドレスを作成しておくと便利です。プライベートのメールを使用すると、見落としてしまうケースが発生してしまいます。

就活用のメールアドレスは、大学のメールアドレスやフリーメールがおすすめです。管理しやすくし、大事なメールを見落とさないように注意してください。

3.メールアドレスは分かりやすい文字列にする

メールアドレスは、分かりやすい文字列にしておきましょう。内容次第では、就活にそぐわないと判断されるケースもあります。

メールアドレスを自分の名前にしておくと、企業側にとって分かりやすくなるでしょう。

メールアドレスの決め方については、「就活のメールアドレスはどう決める？基本マナーを解説」で詳しく解説しています。

4.本文でカジュアルな文字装飾は避ける

メール本文で、カジュアルな文字装飾を行うのは避けましょう。カジュアルな文字装飾とは、「顔文字」「絵文字」「！」「…」などの装飾です。

ビジネスメールで文字装飾を使用してしまうと、マナーがないと思われてしまいます。普段のメールとの違いを意識してください。

5.改行や段落を使い読みやすくする

改行や段落を使い、読みやすくしましょう。改行や段落が少ないと文章が読みにくく、内容の見落としにもつながります。

また、スマートフォンとパソコンでの見え方の違いに気を配りましょう。企業の担当者は、パソコンでメールを確認するケースが多くあります。スマートフォン基準で送信してしまうと、パソコンで読みにくい場合があるので気をつけてください。

6.正しい言葉遣いができているか確認する

正しい言葉遣いができているか、確認しておきましょう。日常生活で使用している言葉が、ビジネスシーンでは不適切な場合があります。

たとえば、「了解しました。」は就活で注意したい言葉です。正しくは、上の立場にある人が下の人へ使う言葉です。就活では、「かしこまりました」「承知しました」を使うようにしましょう。

また、「貴社」と「御社」も間違いやすい言葉です。メールや書類などの書き言葉では「貴社」、話し言葉では「御社」になるので覚えておきましょう。

貴社と御社の使い方については、「貴社と御社…メールと口頭でどう分ける？正しい使い方をご紹介」で詳しく解説しています。面接で間違えないように、今のうちに確認しておきましょう。

7.添付ファイルの取り扱いに注意

書類を企業に送付する際、添付ファイルを使用することがあります。その際には、以下の3つのポイントに注意してファイルを送信しましょう。

ファイルの種類

特に指定がない場合、ファイルはMicrosoft Office形式（WordやExcelなど）やPDF形式、もしくはテキストファイルで送るのが一般的です。これにより、企業側がファイルの閲覧をしやすくなります。

ファイルサイズ

添付ファイルのサイズはできるだけ小さく、合計で1〜2MB以内に収めるよう心掛けましょう。サイズが大き過ぎると、相手のメール受信に時間がかかるだけでなく、場合によってはメールサーバーで拒否されることもあります。

画像やグラフィックが含まれる場合は、圧縮するか解像度を調整してサイズを縮小すると良いでしょう。

ファイルの説明の記載

メール本文には、添付ファイルがあることを明記し、そのファイル名と内容の簡単な説明を添えると親切です。企業側がファイルを確認しやすくなり、メールの目的も明確になります。

たとえば、「△△書類を添付しております。ご確認のほどよろしくお願いいたします」と記載すると良いでしょう。

添付ファイルを送る際は、ファイルの種類・サイズ・文章をしっかりと見直すことで、相手にとって分かりやすいメールを送ることができます。

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就活メールに返信する場合の例文

ここでは、就活メールに返信する場合の例文を紹介します。7つのケースに分けて紹介するので、それぞれ参考にしてください。

面接の日程調整メールを行う場合の例文

面接の日程調整メールの場合、複数の候補日から選ぶケースが一般的です。引用返信を使い、どの日時を希望するかを記載しましょう。

件名は「Re：面接日程について」のように、そのまま残しておくようにしてください。

日程調整メールのマナーについては、「日程調整メールの返信マナーとは？シチュエーション別の例文つきでご紹介」もあわせて参考にしてください。

面接の日程変更を依頼する場合の例文

提示された日程が難しい場合、別日でお願いしてみましょう。企業側も都合がつかないケースを想定しているので、変更を依頼しても評価は下がりません。

ただし、相手のことを考えて行動するのが社会人のマナーです。「大変申し訳ございませんが」「誠に勝手なお願いで恐縮ですが」のように、申し訳なさを示す文章を添えるようにしてください。

内定のお礼メールを送る場合の例文

内定メールの返信方法については、「内定承諾メールに書くべき内容は？送り方のマナーや例文も紹介！」の記事で詳しく解説しています。マナーも含めて確認しておきましょう。

内定辞退の連絡をする場合の例文

内定辞退の場合でも、必ず連絡をするようにしてください。無視をして辞退を示す「サイレント辞退」もありますが、マナー違反です。今後も取引先として関わる可能性などを考慮しても、一報入れるのが良いでしょう。

なお、内定をもらっても、保留して考えたいケースもあるでしょう。その場合は、「内定保留のメール・電話連絡はどうする？例文と伝え方のコツ」を参考にしてください。

就活でメール返信が遅れた場合の例文

返信が遅れてしまった場合、お詫びを一言添えましょう。返信が遅れた理由を記載する必要はありません。お詫びを伝えたあとは、通常の返信メールと同様、内容を簡潔に伝えてください。

メール返信は、一般的に24時間以内が好ましいとされています。2日、3日と時間が経過するにつれ、「志望度が低い」「ビジネスマナーが身についてない」と思われるので気をつけましょう。

企業からの返信がない場合の例文

確認メールでは、相手に対する配慮を示しながらも、必要な情報を丁寧に確認できるような内容を心掛けましょう。件名には自分の名前を明記し、メールの目的が一目で分かるようにすることで、相手がスムーズに対応できるよう配慮をします。

返信がない場合でも冷静かつ誠実な対応を心掛けることが、良好な印象を保つカギとなります。

返信メールを催促する場合の例文

催促メールでは相手に配慮しつつ、状況を確認するための再送を行う旨を伝えることで、丁寧かつ円滑なやり取りを維持できます。明確で簡潔な表現を用い、相手がすぐに内容を把握できるように工夫しましょう。

企業へ送るメールについては、「企業のメールを確認したら、必ず返信を送ろう！」のコラムでもご紹介しています。あわせて読んでみてください。

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就活メールの返信マナーを学んで好印象を残したいあなたへ

就活メールの返信は、ビジネスマナーを示すチャンスです。好印象を与えるメール返信で、評価を高めたい就活生も多いでしょう。

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ビジネスマナーは他者に与える印象が大事であり、自分だけではチェックが難しい内容です。自分一人で悩まずに、プロのアドバイスを受けて就活メールを武器に変えましょう。

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