就活メールの返信マナーは？遅れた場合の対応や送信時の注意点を解説

「就活メールの返信マナーが知りたい」「どんな文章で送ればいい？」などと気になる学生も多いでしょう。就活メールをどのように返信するかによって、企業に与える印象が変わります。マナーやメールの書き方を確認しておきましょう。

この記事では、メールの返信マナーや注意点を解説します。最後まで読めばメール返信の方法や文面がわかり、好印象を与えるメールが送れるはずです。

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就活メールを返信する際の7つの基本的なマナー

ここでは、就活メールを返信する際の基本的なマナーを解説します。好印象を与えられるように、基本的なポイントを学んでおきましょう。

1.メール返信は素早く行う

返信時間の目安は、メールがきてから24時間以内にしましょう。素早く返信をする理由は、企業に負担をかけないためです。返信がないと、企業はメールが届いているかがわからず、選考の準備を進められません。

ただし、メールを送る際は営業時間内に送るようにしましょう。深夜や早朝に送ると、「生活リズムは大丈夫だろうか」と企業側に心配されてしまいますし、「相手に配慮ができないのでは」と懸念されることもあるでしょう。

2.件名は変更しない

メールの件名は変更せず、そのまま返信しましょう。返信を意味する「Re：」も、削除せずにそのままで問題ありません。

件名を変えない理由は、内容を予測しやすくするためです。企業の担当者は多くのメールに対応しており、件名が変わると混乱する恐れがあります。件名で優先順位をつけている人も多いので、そのまま返信するようにしましょう。

メールの件名については「就活メールの件名の書き方を解説！【例文付き】」の記事でも解説しています。件名以外のメールマナーもご紹介しているので、気になる方はご一読ください。

3.本文前に宛先と挨拶を伝える

本文に入る前に、宛先と挨拶を伝えましょう。宛先は、「企業名」「部署名」「担当者名」の3つです。次のように記載します。

挨拶については、「お世話になっております。」と伝えるケースが一般的です。初めてメールを送る場合だけではなく、返信する際も宛先と挨拶が必要なので覚えておきましょう。

4.引用返信を使う

メールで相手の質問に対して答える際は、引用返信を使いましょう。該当箇所をコピーし、行頭に「＞」をつけた状態でペーストすると、引用を示せます。

引用返信は、次のように行います。

特に、面接日程は混乱しやすいので、企業側にわかりやすく伝えるのが大切です。

5.最後に署名を記載する

ビジネスメールでは、最後に署名を記載しましょう。署名とは、自分の氏名や連絡先などを示したものです。

たとえば、次のように記載します。

署名を自動で挿入できるメールサービスもあるので、確認しておきましょう。記載漏れや記入ミスを防げるのでおすすめです。

6.件名はシンプルでわかりやすいタイトルをつける

メールの件名は、「面接日程調整のお願い – △△大学 就活 太郎」のようにシンプルに、一目で見ただけで内容がわかるように決めましょう。要件と名前を簡潔に記載し、「何の用件か」「誰が送ってきたか」が明確に伝わること、連絡内容に気づいてもらうことが大切です。

丁寧さを意識して、「ご連絡ありがとうございます」などのお礼や挨拶を含めることは避けましょう。用件がわかりにくくなり、手間をかけてしまう恐れがあります。

件名はメールのやり取りをスムーズに進めるために重要となるので、相手が見やすくわかりやすいものにしてください。

7.メールの返信はパソコンで行う

メール返信はスマホよりもパソコンで行いましょう。パソコンであれば改行位置やフォーマットの崩れが少なく、文章の見た目が整いやすいメリットがあります。

スマートフォンでメール返信をする場合、パソコンと見える範囲が異なるため改行の箇所がずれてしまい、パソコンで開くと読みにくくなる場合があります。コピー＆ペーストで余計な書式が適用されてしまう可能性もあるので気をつけましょう。

ただし、外出先などでパソコンを使用できない場合は、スマートフォンで返信しても問題ありません。その場合、「外出先のため、スマートフォンから失礼いたします」といった一言を添えることで、相手に配慮を示せるでしょう。

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就活メールの返信が不要な2つのケースを解説

就活メールの返信はどこまですればいいのかは、悩みやすいポイントです。ここでは、就活でよくある2つのケースを紹介するので参考にしてください。

「返信不要」の旨が記載されている場合

メールに「返信不要」と記載されている場合、メールを送る必要はありません。返信することで迷惑をかけてしまう恐れもあるので送らないようにしましょう。

担当者は多くのメールを受け取っており、メールが送られてくることで作業が増えて大変になります。返信不要とあるときは自分からメールを終えてもマナー違反ではないので、無理に送る必要はありません。

情報共有がしっかりと行われたとわかる場合

必要な情報が伝わったとわかる場面でも、返信は不要です。返信を行うことで、企業側の手間をかけてしまうので気をつけましょう。

たとえば、「承知しました」「当日はよろしくお願いいたします」などの文面があれば、情報共有はしっかりとできています。「こちらこそよろしくお願いいたします」「ありがとうございます」などのようなメールは、わざわざ送る必要はありません。

自分の返信でメールを終わらせることを心がける

企業とメールのやりとりをする場合、基本的には自分の返信でメールを終えるようにしましょう。ビジネスでは目上の人の返信で終わらせないのがマナーとされているからです。

自分の返信で終わらせようと思う場合、メールの最後に一言添えてみましょう。返信が不要であることを次のように伝えることで、自然にメールのやり取りを終わらせることができます。

最後に一言添えるだけでも、丁寧な印象を与えられます。いつメールを終えていいかわからない場合には、ぜひ使ってみてください。

メールを終える際の言葉に困る場合は、使いやすい言葉を覚えておくのがおすすめです。「ビジネスメールは終わり方が大切！結び言葉の基本」の記事で紹介しているので、メールを送る際の参考にしてください。

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就活メールの返信を行う際の注意点

メール返信を行う際には、メールのマナーを守って正しく送ることで好印象につながります。失敗しやすいポイントをまとめているので、メール返信時の参考にしてください。

1.企業名や担当者名は正式名称で記載する

企業名や担当者名については、正式名称で記載しましょう。省略しないように気をつけてください。たとえば、企業名は「△△株式会社」のように、株式会社や合同会社なども含めます。「（株）」のように略すのも避けるようにしましょう。

企業の担当者名も、わかっている場合は記入してください。わからない場合は、「採用ご担当者様」と書くようにしましょう。

2.就活用のメールアドレスを作成しておく

就活専用のメールアドレスを作成し、就活用のメールアドレスだけを使うようにしましょう。プライベートのメールアドレスを使用すると、私用のメールと混ざって重要な連絡を見落としてしまうからです。

大学からメールアドレスが配られている場合は、大学のメールアドレスを使用しても問題ありません。自分で新しく作る場合は、フリーのメールアドレスをするとよいでしょう。

メールアドレスはわかりやすい文字列にする

就活で使用するメールアドレスは、わかりやすい文字列を選びましょう。「自分の名前＋誕生日」のように、シンプルなものがおすすめです。

プライベートのアドレスの場合、家族の名前やペットの名前、趣味に関する言葉などを使用していることもあり、就活にふさわしくない場合も。メールアドレスだけで不採用になることはありませんが、印象を悪くしないように、メールアドレスの文字列も意識しておいてください。

メールアドレスをどのように決めるかわからない方は、「就活のメールアドレスはどう決める？基本マナーを解説」の記事をぜひご覧ください。

3.改行や段落を使い読みやすくする

メール本文は改行や段落を使い、読みやすくしましょう。改行や段落が少ないと文章が読みにくく、内容の見落としにもつながります。

また、スマートフォンとパソコンでの見え方の違いに気を配りましょう。企業の担当者は、パソコンでメールを確認するケースが多くあります。スマートフォン基準で送信してしまうと、パソコンで読みにくい場合があるので気をつけてください。

本文でカジュアルな文字装飾は避ける

メール本文で、カジュアルな文字装飾を行うのは避けましょう。カジュアルな文字装飾とは、「顔文字」「絵文字」「！」「…」などの装飾です。

ビジネスメールで文字装飾を使用してしまうと、マナーがないと思われてしまいます。普段のメールとの違いを意識してください。

4.正しい言葉遣いができているか確認する

正しい言葉遣いができているか、確認しておきましょう。日常生活で使用している言葉が、ビジネスシーンでは不適切な場合があります。

たとえば、「了解しました」は、上の立場にある人が下の人へ使う言葉。就活では、「かしこまりました」「承知しました」を使うようにしましょう。

また、「貴社」と「御社」も間違いやすい言葉です。メールや書類などの書き言葉では「貴社」、話し言葉では「御社」になるので覚えておきましょう。貴社と御社の使い方については、「エントリーシートは「貴社」「御社」どちらが正解？使い分け方を解説」で詳しく解説しています。面接で間違えないように、今のうちに確認しておきましょう。

5.必要な情報を記載できているか確認する

メールを送信する前に、必要な情報の記載漏れがないか確認しておきましょう。伝え忘れがあるとメールを再度送ることになり、余計なやり取りを発生させてしまうからです。

特に、説明会や面接などの日程調整の際は、記載漏れや確認ミスに気をつけてください。あとからスケジュール調整を依頼すると、準備の手間が増えたり、ほかの学生と調整したりと迷惑をかけてしまいます。

送信ボタンを押す前にもう一度確認し、必要な内容を伝えられるようにしてください。

6.添付ファイルの取り扱いに注意する

書類を企業に送付する際、添付ファイルを使用することがあります。その際には、以下の3つのポイントに注意してファイルを送信しましょう。

ファイルの種類

特に指定がない場合、ファイルはMicrosoft Office形式（WordやExcelなど）やPDF形式、もしくはテキストファイルで送るのが一般的です。これにより、企業側がファイルの閲覧をしやすくなります。

ファイルサイズ

添付ファイルのサイズはできるだけ小さく、合計で1〜2MB以内に収めるよう心がけましょう。サイズが大き過ぎると、相手のメール受信に時間がかかるだけでなく、場合によってはメールサーバーで拒否されることもあります。

画像やグラフィックが含まれる場合は、圧縮するか解像度を調整してサイズを縮小するとよいでしょう。

ファイルの説明の記載

メール本文には、添付ファイルがあることを明記し、そのファイル名と内容の簡単な説明を添えると親切です。企業側がファイルを確認しやすくなり、メールの目的も明確になります。

また、本文には記載したものの肝心のファイルを添付し忘れて送信してしまうケースが多く発生しているようです。メールにファイルを添付する際は、「最初に添付しておく」「最後に見直す」などで対処しましょう。

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就活メールに返信する場合の例文

ここでは、就活メールに返信する場合の例文を紹介します。7つのケースに分けて紹介するので、それぞれ参考にしてください。

面接の日程調整メールを行う場合の例文

面接の日程調整メールの場合、複数の候補日から選ぶケースが一般的です。引用返信を使い、どの日時を希望するかを記載しましょう。件名は「Re：面接日程について」のように、そのまま残しておくようにしてください。

日程調整メールのマナーについては、「日程調整メールの返信マナーとは？シチュエーション別の例文つきでご紹介」もあわせて参考にしてください。

面接の日程変更を依頼する場合の例文

提示された日程が難しい場合、別日でお願いしてみましょう。企業側も都合がつかないケースを想定しているので、変更を依頼しても評価は下がりません。

ただし、相手のことを考えて行動するのが社会人のマナーです。「大変申し訳ございませんが」「誠に勝手なお願いで恐縮ですが」のように、申し訳なさを示す文章を添えるようにしてください。

内定のお礼メールを送る場合の例文

内定のお礼メールには、「内定を承諾する旨」「内定のお礼」「入社の抱負」など、伝えておきたい内容があります。内定のお礼メールに記載する内容やマナーについては、「内定承諾メールに書くべき内容は？送り方のマナーや例文も紹介！」の記事で詳しく解説しているので参考にしてください。

内定辞退の連絡をする場合の例文

内定辞退の場合でも、必ず連絡をするようにしてください。無視をして辞退を示す「サイレント辞退」もありますが、マナー違反です。今後も取引先として関わる可能性などを考慮しても、一報入れるのがよいでしょう。

ただし、内定をもらってもすぐには決められず、保留して考えたいケースもあります。その場合のメール返信については、「内定保留のメールには何を書けば良い？送信時のマナーや例文を解説」を参考にしてください。

連絡に「確認しました」と返答する場合の例文

確認したと伝える場合は、確認の内容を引用で示すのがおすすめです。「どの内容を確認したか」「確認ミスはないか」なども送信先が確認できます。また、「確認しました」とだけ送るのではなく、連絡へのお礼も添えておきましょう。

就活でメール返信が遅れた場合の例文

返信が遅れてしまった場合、お詫びを一言添えましょう。返信が遅れた理由を記載する必要はありません。お詫びを伝えたあとは、通常の返信メールと同様、内容を簡潔に伝えてください。

メール返信は、一般的に24時間以内が好ましいとされています。2日、3日と時間が経過するにつれ、「志望度が低い」「ビジネスマナーが身についてない」と思われるので気をつけましょう。

企業からの返信がない場合の例文

確認メールでは、相手に対する配慮を示しながらも、必要な情報を丁寧に確認できるような内容を心がけましょう。件名には自分の名前を明記し、メールの目的が一目でわかるようにすることで、相手がスムーズに対応できるよう配慮をします。

返信がない場合でも冷静かつ誠実な対応を心がけることが、良好な印象を保つカギとなります。

返信メールを催促する場合の例文

催促メールでは相手に配慮しつつ、状況を確認するための再送を行う旨を伝えてください。思いやりを意識することで、丁寧かつ円滑なやり取りを維持できます。明確で簡潔な表現を用い、相手がすぐに内容を把握できるように工夫しましょう。

連絡がないからといって、相手を責めるような文面を送ってはなりません。「返信が来ていません」「いつ返信がもらえますか」のように、失礼な言い回しも避けましょう。

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就活メールの返信マナーを学んで好印象を残したいあなたへ

就活メールの返信をどのように送るかは、ビジネスマナーを示すチャンスです。社会人としてふさわしいメールを送ることにより、自分の評価を高められます。ビジネスマナーは他者に与える印象が大事であり、自分だけではチェックが難しい内容です。自分一人で悩まずに、プロのアドバイスを受けて就活メールを武器に変えることが大切です。

就活でのメール返信などビジネスマナーを学びたい場合は、就職エージェントに相談してみましょう。就活のプロに相談することで、採用担当者にも評価される就活マナーを学ぶことができます。

就職エージェントのなかでもおすすめなのがキャリアチケット。マンツーマンでサポートするので、今のあなたにとって最適のアドバイスを実現できます。キャリアチケットでは、無料で相談を受け付けています。プロの就活アドバイザーに相談して、内定獲得を一緒に実現しましょう。

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