就活メールの返信はどこまですれば良い？遅れた場合の対応や注意点を解説

「就活メールの返信はどこまで送れば良い？」「どんな文章で送れば良い？」などと気になる学生も多いでしょう。就活メールをどのように返信するかによって、企業に与える印象が変わります。マナーやメールの書き方を確認しておきましょう。

この記事では、メールの返信マナーや注意点を解説します。最後まで読めばメール返信の方法や文面が分かり、好印象を与えるメールが送れるので、ぜひ参考にしてみてください。

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就活メールを返信する際の8つの基本的なマナー

ここでは、就活メールを返信する際の基本的なマナーを解説します。好印象を与えられるように、基本的なポイントを学んでおきましょう。

1.メール返信は原則24時間以内に行う

返信時間の目安は、メールがきてから24時間以内にしましょう。素早く返信をする理由は、企業に負担をかけないためです。返信がないと、企業はメールが届いているかが分からず、選考の準備を進められないことも考えられます。

深夜・早朝の時間帯は避けよう

就活でメールを送る際は、相手企業の営業時間内に送るようにしましょう。深夜や早朝に送ると、「生活リズムは大丈夫だろうか」と企業側に心配されるほか、「相手に配慮ができないのでは」と懸念されることもあります。

2.件名の「Re:」は消さずにそのまま送る

就活でメールの返信をする際には件名は変更せず、そのまま返信しましょう。返信を意味する「Re:」も、削除せずにそのままで問題ありません。

件名を変えない理由は、内容を予測しやすくするためです。企業の担当者は多くのメールに対応しており、件名が変わると混乱する恐れがあります。件名で優先順位をつけている人も多いので、そのまま返信するようにしましょう。

メールの件名については「就活メールの件名の書き方を解説！【例文付き】」の記事でも解説しています。件名以外のメールマナーもご紹介しているので、気になる方はご一読ください。

3.本文前に宛先と挨拶を伝える

本文に入る前に、宛先と挨拶を伝えましょう。宛先は、「企業名」「部署名」「担当者名」の3つです。次のように記載します。

△△株式会社
人事部　△△様

挨拶については、「お世話になっております。」と伝えるケースが一般的です。初めてメールを送る場合だけではなく、返信する際も宛先と挨拶が必要なので注意しましょう。

4.引用返信を使う

メールで相手の質問に対して答える際は、引用返信を使いましょう。該当箇所をコピーし、行頭に「>」をつけた状態でペーストすると、引用を示せます。

引用返信は、次のように行います。

>△月△日（水）10:00〜17:30
>△月△日（木）12:00〜14:30
>△月△日（金）9:00〜18:00

ご提示いただいた上記日程のうち、
△月△日（水）10:00〜17:30でお願いいたします。

引用部分と返信部分の間は1行空けるのがマナーです。また、多くのメールソフトでは、「引用する」といった機能があり、引用したい部分をコピペし選択するだけで簡単に引用できる場合もあります。

就活のメールでは、特に面接日程が混乱しやすいので、企業側に分かりやすく伝えるのが大切です。

5.CCがある場合は「全員に返信」機能を使う

宛先にCCが含まれている場合は、「全員に返信」機能を使って返信するよう心掛けましょう。

就活生が最も失敗しやすいメール返信マナーの一つに挙げられるのは、「CCに入っているほかの社員を消して返信してしまう」ことです。CCには、ほかの採用担当者や日程調整のアシスタントなどが入っている場合があります。そのため、CCを無視して返信してしまうと、メールの宛先から外れてしまい、情報共有が途切れてしまう可能性があるでしょう。

したがって、就活のメールでは、返信形式にも気を配る必要があるのです。

6.最後に署名を記載する

ビジネスメールでは、最後に署名を記載しましょう。署名とは、自分の氏名や連絡先などを示したものです。

たとえば、次のように記載します。

---------------------
△△大学△△学部△△学科
△△　△△（氏名）
e-mail：△△@△△
TEL：△△-△△-△△
---------------------

メールソフトによっては、自動で署名を挿入できる機能もあるので確認しておきましょう。記載漏れや記入ミスを防げるのでおすすめです。

7.メールの返信はパソコンで行う

メール返信はスマホよりもパソコンで行いましょう。パソコンであれば改行位置やフォーマットの崩れが少なく、文章の見た目が整いやすいメリットがあります。

スマートフォンでメール返信をする場合、パソコンと見える範囲が異なるため改行の箇所がずれてしまい、パソコンで開くと読みにくくなる場合も。コピー＆ペーストで余計な書式が適用されてしまう可能性もあるので気をつけましょう。

ただし、外出先などでパソコンを使用できない場合は、スマートフォンで返信しても問題ありません。その場合、「外出先のため、スマートフォンから失礼いたします」といったひと言を添えることで、相手に配慮を示せるでしょう。

8.自分の返信でメールを終わらせることを心掛ける

企業とメールのやりとりをする場合、基本的には自分の返信でメールを終えるようにしましょう。ビジネスでは目上の人の返信で終わらせないのがマナーとされているからです。

自分の返信で終わらせようと思う場合、メールの最後にひと言添えてみましょう。返信が不要であることを次のように伝えることで、自然にメールのやり取りを終わらせられます。

・今後ともよろしくお願いいたします
・ご多忙のところご確認いただき、ありがとうございました
・内容をご了承いただけましたら、ご返信は不要です

最後にひと言添えるだけでも、丁寧な印象を与えられます。いつメールを終えるべきか分からない場合には、ぜひ使ってみてください。

メールを終える際の言葉に困る場合は、使いやすい言葉を覚えておくのがおすすめです。「ビジネスメールは終わり方が大切！結び言葉の基本」の記事で紹介しているので、メールを送る際の参考にしてみてください。

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就活メールで「返信不要」とある場合は返信しなくても良い？

メールに「返信不要」と記載されている場合、返信する必要はありません。就活メールの返信はどこまですれば良いのかは、悩みやすいポイントですが、返信することで迷惑をかけてしまう恐れもあるので送らないようにしましょう。

担当者は多くのメールを受け取っており、メールが送られてくることで作業が増えて大変になります。返信不要とあるときは自分からメールを終えてもマナー違反ではないので、無理に送る必要はありません。

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就活で面接の日程に関するメールを行う場合の例文

ここでは、就活で面接日程の調整メールに関する例文を紹介します。4つのケースに分けて紹介するので、それぞれ参考にしてみてください。

面接の日程調整メールを行う場合の例文

株式会社△△
人事部　採用ご担当者様

お世話になっております。
△△大学△△学部△△学科の△△（氏名）です。

この度は面接のご連絡をいただきありがとうございます。

>△月△日（火）10:00　東京本社

上記の日程にて、貴社にお伺いいたします。

お忙しい中、お時間をいただき誠にありがとうございます。
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

---------------------
△△大学△△学部△△学科
△△　△△（氏名）
e-mail：△△@△△
TEL：△△-△△-△△
---------------------

面接の日程調整メールの場合、複数の候補日から選ぶケースが一般的です。引用返信を使い、どの日時を希望するかを記載しましょう。件名は「Re:面接日程について」のように、そのまま残しておくようにしてください。

日程調整メールのマナーについては、「日程調整メールの返信マナーとは？シチュエーション別の例文つきでご紹介」もあわせて参考にしてください。

面接の日程変更を依頼する場合の例文

株式会社△△
人事部　採用ご担当者様

お世話になっております。
△△大学△△学部△△学科の△△（氏名）です。

先日は面接の日程をご連絡いただき、ありがとうございました。
大変申し訳ございませんが、面接日の△月△日は△時から選考があり、ご案内いただいた日時に伺うのが難しい状況です。

誠に勝手なお願いで恐縮ですが、下記の日程で面接の日時をご調整いただくことは可能でしょうか。

・△月△日（水）10:00〜17:30
・△月△日（木）12:00〜14:30
・△月△日（金）9:00〜18:00

お忙しいところお手数をおかけしてしまい申し訳ございません。
何卒、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

---------------------
△△大学△△学部△△学科
△△　△△（氏名）
e-mail：△△@△△
TEL：△△-△△-△△
---------------------

提示された日程が難しい場合、別日でお願いしてみましょう。企業側も都合がつかないケースを想定しているので、変更を依頼しても評価は下がりません。

ただし、相手のことを考えて行動するのが社会人のマナーです。「大変申し訳ございませんが」「誠に勝手なお願いで恐縮ですが」のように、申し訳なさを示す文章を添えるようにしてください。

候補日を自分から提示する場合の例文

株式会社△△人事部
採用ご担当者様

お世話になっております。
△△大学△△学部△△学科の△△（氏名）です。

この度は面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
面接の候補日程につきまして、下記に提示させていただきます。

・△月△日（月）10:00〜16:00
・△月△日（火）13:00〜18:00
・△月△日（水）終日可能（9:00〜18:00）

上記日程でご都合がつかない場合は、改めてほかの日程を提示させていただきます。
お手数をおかけしますが、ご調整のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

---------------------
△△大学△△学部△△学科
△△　△△（氏名）
e-mail：△△@△△
TEL：△△-△△-△△
---------------------

企業から「都合の良い日時を教えてください」と言われた際は、候補日を少なくとも3つ以上提示するのがマナーです。メールの往復回数を減らすためにも、選択肢は多いほうが親切といえます。

また、「13:00」のようにピンポイントで指定するのではなく、「13:00〜17:00」のようにある程度時間の幅を持たせて伝えると、企業側がスケジュールを組みやすくなるでしょう。

連絡に「確認しました」と返信する場合の例文

株式会社△△
人事部　採用ご担当者様

お世話になっております。
△△大学△△学部△△学科の△△です。

面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
日程を確認いたしました。

下記の日程にて、貴社にお伺いいたします。

>△月△日（月）13:00

お忙しいなかご対応いただき、誠にありがとうございます。
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

---------------------
△△大学△△学部△△学科
△△　△△（氏名）
e-mail：△△@△△
TEL：△△-△△-△△
---------------------

確認したと伝える場合は、確認の内容を引用で示すのがおすすめです。「どの内容を確認したか」「確認ミスはないか」なども送信先が確認できます。また、「確認しました」とだけ送るのではなく、連絡へのお礼も添えておきましょう。

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就活で選考・イベントのお礼メールを行う場合の例文

就活でメールのやり取りをするシーンは、選考に限りません。企業説明会やOB・OG訪問でもメールの機会があるでしょう。

ここでは、選考や就活イベントでお礼メールを送る場合の例文を紹介します。

面接後のお礼メールの例文

株式会社△△人事部
人事部　△△様

お世話になっております。
本日、面接をしていただきました、△△大学△△学部の△△（氏名）です。

本日はお忙しい中、面接のお時間をいただき誠にありがとうございました。

面接の中で伺った「△△（面接で印象に残った話）」というお話が大変勉強になり、貴社で働きたいという気持ちがより一層強くなりました。

取り急ぎ、本日の面接のお礼を申し上げたくご連絡いたしました。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

---------------------
△△大学△△学部△△学科
△△　△△（氏名）
e-mail：△△@△△
TEL：△△-△△-△△
---------------------

面接のお礼メールは必須ではありませんが、送ることで丁寧さや志望度の高さをアピールできるでしょう。

テンプレートどおりの定型文だけでなく、「面接で話して印象に残ったこと」をひと言添えると、担当者の記憶にも残りやすくなります。当日中、遅くとも翌日の午前中には送るようにしましょう。

説明会・OB訪問後のお礼メールの例文

株式会社△△
営業部△△様

お世話になっております。
△△大学△△学部の△△（氏名）です。

本日はお忙しい中、OB訪問（会社説明会）のお時間をいただき誠にありがとうございました。

△△様から伺ったプロジェクトの進め方や、仕事へのやりがいについてのお話は大変刺激になり、貴社で働くイメージを具体的に持つことができました。
特に「△△」というお言葉に感銘を受け、貴社への志望度がさらに高まりました。

本日の学びを活かし、今後の就職活動に精一杯励んでまいります。
改めまして、貴重なお時間を割いていただきありがとうございました。

---------------------
△△大学△△学部△△学科
△△　△△（氏名）
e-mail：△△@△△
TEL：△△-△△-△△
---------------------

説明会やOB訪問も、感謝の気持ちを伝える大切な機会です。特に、OB訪問の場合は、先輩社員が個別に業務の合間を縫って対応してくれているため、必ずお礼メールを送りましょう。

話の内容を振り返り「何が勉強になったのか」「どの話に惹かれたのか」を具体的に書くことがポイントです。「OB訪問のお礼メールの書き方を紹介！すぐ使える例文や作成ポイントも解説」の記事では、OB訪問のお礼メールの書き方を紹介しているので、チェックしてみてください。

内定のお礼メールを送る場合の例文

株式会社△△
人事部　△△様

お世話になっております。
本日、貴社より内定のご連絡をいただきました△△です。

この度は採用のお知らせをいただき、大変嬉しく思います。
お忙しい中、選考の機会をいただき本当にありがとうございました。

1日も早く貴社の社員として活躍できるように、精一杯努力してまいります。
今後とも、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。

まずは取り急ぎ御礼申し上げます。

---------------------
△△大学△△学部△△学科
△△　△△（氏名）
e-mail：△△@△△
TEL：△△-△△-△△
---------------------

内定のお礼メールには、「内定を承諾する旨」「内定のお礼」「入社の抱負」など、伝えておきたい内容があります。内定のお礼メールに記載する内容やマナーについては、「内定承諾メールに書くべき内容は？送り方のマナーや例文も紹介！」の記事で詳しく解説しているので参考にしてみてください。

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就活で辞退に関するメールを行う場合の例文

就活で選考や内定を辞退する際のメールは、特に企業に気を配る必要があります。将来、その企業と取引先や顧客として関わる可能性があるためです。

ここでは、辞退に関するメールを行う場合の例文を紹介するので、ぜひご覧ください。

選考・面接を辞退する場合の例文

株式会社△△
人事部　採用ご担当者様

お世話になっております。
△△大学△△学部△△学科の△△（氏名）です。

この度は、面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。

大変申し上げにくいのですが、他社様から内定をいただいたため、〇月〇日に予定しておりました面接を、辞退させていただきたくご連絡いたしました。

貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このようなご連絡となり誠に申し訳ございません。
本来であれば直接お伺いしてお詫びすべきところ、メールでのご連絡となりますことを重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

---------------------
△△大学△△学部△△学科
△△　△△（氏名）
e-mail：△△@△△
TEL：△△-△△-△△
---------------------

辞退の連絡は、決意が固まった時点ですぐに入れるのがマナーです。企業側は面接官のスケジュールや会場を調整しているため、直前の連絡になればなるほど迷惑が掛かってしまうためです。

辞退の理由は詳細に書く必要はなく、「他社から内定をいただいたため」といった表現で問題ありません。これまでの感謝とお詫びの気持ちを丁寧に伝えましょう。

内定辞退の連絡をする場合の例文

株式会社△△
人事部　△△様

お世話になっております。
この度、貴社より内定をいただきました△△です。

今回、内定を頂いたにもかかわらず大変恐縮なのですが、内定を辞退したくご連絡を差し上げました。

就職活動を通し自分の適性を改めて考えた結果、他社様とのご縁を感じ、ほかの会社に入社することを決意いたしました。

貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなお返事となり、誠に申し訳なく思います。
本来、直接お伺いしてお詫びを申し上げるべきところ、メールでのご連絡になってしまったこと、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

---------------------
△△大学△△学部△△学科
△△　△△（氏名）
e-mail：△△@△△
TEL：△△-△△-△△
---------------------

内定辞退の場合でも、必ず連絡をするようにしてください。無視をして辞退を示す「サイレント辞退」は重大なマナー違反です。今後も取引先として関わる可能性なども考慮し、一報入れるよう心掛けましょう。

ただし、内定をもらってもすぐには決められず、保留して考えたいケースもあります。その場合のメール返信については、「内定保留のメールには何を書けば良い？送信時のマナーや例文を解説」を参考にしてみてください。

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就活でトラブルに対しお詫びのメールを行う場合の例文

就活でトラブルがあった場合、どのように対応するかで企業に与える印象が異なります。ここで紹介するメールの例文を参考にして、丁寧な対応をするよう意識してみましょう。

就活でメール返信が遅れた場合の例文

株式会社△△
人事部　採用ご担当者様

お世話になっております。
△△大学△△学部△△学科の△△です。
返信が遅くなりましたこと、深くお詫び申し上げます。

この度は面接のご連絡をいただきありがとうございます。

>△月△日（月）13:00　大阪本社

上記の日程にて、貴社にお伺いいたします。

お忙しい中、お時間をいただき誠にありがとうございます。
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

---------------------
△△大学△△学部△△学科
△△　△△（氏名）
e-mail：△△@△△
TEL：△△-△△-△△
---------------------

返信が遅れてしまった場合、お詫びをひと言添えましょう。返信が遅れた理由を記載する必要はありません。お詫びを伝えたあとは、通常の返信メールと同様、内容を簡潔に伝えてください。

メール返信は、一般的に24時間以内が好ましいとされています。2日、3日と時間が経過するにつれ、「志望度が低い」「ビジネスマナーが身についてない」と思われるので気をつけましょう。

面接に遅刻・欠席してしまった場合の例文

株式会社△△人事部
採用ご担当者様

お世話になっております。
△△大学△△学部△△学科の△△（氏名）です。

本日は、13時からの面接のお約束に遅刻をしてしまい、誠に申し訳ございませんでした。
貴重なお時間を割いてお待ちいただいていたにも関わらず、多大なるご迷惑をお掛けしましたことを深くお詫び申し上げます。

また、本日の件につきまして、お電話にてご対応いただきありがとうございました。

自身の管理の甘さを深く反省しております。本来であれば直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡となりますことを重ねてお詫び申し上げます。

---------------------
△△大学△△学部△△学科
△△　△△（氏名）
e-mail：△△@△△
TEL：△△-△△-△△
---------------------

遅刻や欠席をしてしまった場合、まずは電話で連絡を入れるのが必須のマナーです。メールはあくまで、電話で謝罪したあとに改めてお詫びの気持ちを伝えるための手段だと考えましょう。

無断欠席はNGです。体調不良や交通機関のトラブルなど、やむを得ない事情がある場合でも、分かった時点で速やかに電話連絡を入れ、その後にメールでお詫びを送りましょう。

添付ファイルを送り忘れた場合の例文

件名：【再送】履歴書送付の件（氏名）

株式会社△△人事部
採用ご担当者様

お世話になっております。
△△大学△△学部△△学科の△△（氏名）です。

先ほどお送りしたメールにおきまして、添付ファイルを失念しておりました。
大変申し訳ございません。

改めてファイルを添付いたしましたので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

私の不手際により、お手数をおかけしてしまい誠に申し訳ございません。
何卒よろしくお願い申し上げます。

---------------------
△△大学△△学部△△学科
△△　△△（氏名）
e-mail：△△@△△
TEL：△△-△△-△△
---------------------

添付忘れに気づいたら、すぐに再送メールを送りましょう。その際、件名に「再送」とつけると、受信側が「さっきのメールの訂正版だな」とひと目で判断できるため親切です。

本文では言い訳をせず、資料を添付し忘れたことをお詫びし、正しいファイルを送るようにしてください。

就活でマナーが大切な理由は、「就活マナーの基本を解説！失敗しないための準備と対策」の記事でも解説しているので、ぜひご一読ください。

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就活で返信がない場合にメールを送る際の例文

企業からの返信がない場合には、相手に失礼にならないように本文を考える必要があります。ここで紹介する例文を参考に、メールを送ってみてください。

企業からの返信がない場合の例文

株式会社△△
人事部　採用ご担当者様

お世話になっております。

先日、御社の求人に応募いたしました△△大学△△学部△△学科の△△と申します。

その後の選考状況について、進捗を確認させていただきたくご連絡いたしました。お忙しいところ恐縮ですが、応募に際して必要な書類や面接日程などがありましたら、ご教示いただけますでしょうか。

お時間のあるときにご返信いただければ幸いです。また、連絡が行き違いになっている場合はご容赦ください。

ご多忙の中、お手数をおかけして申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。

---------------------
△△大学△△学部△△学科
△△　△△（氏名）
e-mail：△△@△△
TEL：△△-△△-△△
---------------------

確認メールでは、相手に対する配慮を示しながらも、必要な情報を丁寧に確認できるような内容を心掛けましょう。件名には自分の名前を明記し、メールの目的がひと目で分かるようにすることで、相手がスムーズに対応できるよう配慮をします。

返信がない場合でも冷静かつ誠実な対応を心掛けることが、良好な印象を保つカギです。

返信メールを催促する場合の例文

株式会社△△
人事部　採用ご担当者様

お世話になっております。△△大学△△学部△△学科の△△と申します。

先日は、面接のお知らせをいただき、誠にありがとうございました。希望する日程を記載したメールを△月△日にお送りしておりますが、その後のご確認状況はいかがでしょうか。

念のため前回のメールを再送いたしますので、お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のうえご返信をいただけますと幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

---------------------
△△大学△△学部△△学科
△△　△△（氏名）
e-mail：△△@△△
TEL：△△-△△-△△
---------------------

催促メールでは相手に配慮しつつ、状況を確認するための再送を行う旨を伝えてください。思いやりを意識することで、丁寧かつ円滑なやり取りを維持できます。明確で簡潔な表現を用い、相手がすぐに内容を把握できるように工夫しましょう。

連絡がないからといって、相手を責めるような文面を送ってはいけません。「返信が来ていません」「いつ返信がもらえますか」のように、失礼な言い回しも避けましょう。

就活メールについて詳しく知りたい方は、「誰も教えてくれない就活メールの基本！そのまま使えるパターン別例文をご紹介！」の記事も参考にしてみてください。

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就活メールの返信を行う際の6つの注意点

メール返信を行う際には、メールのマナーを守って正しく送ることで好印象につながります。失敗しやすいポイントをまとめているので、メール返信時の参考にしてみてください。

1.企業名や担当者名は正式名称で記載する

企業名や担当者名については、正式名称で記載しましょう。省略しないように気をつけてください。たとえば、企業名は「△△株式会社」のように、株式会社や合同会社なども含めます。「（株）」のように略すのも避けるようにしましょう。

企業の担当者名も、分かる場合は記入してください。分からない場合は、「採用ご担当者様」と書くようにしましょう。

2.就活用のメールアドレスを作成しておく

就活専用のメールアドレスを作成し、就活用のメールアドレスだけを使うようにしましょう。プライベートのメールアドレスを使用すると、私用のメールと混ざって重要な連絡を見落としてしまうからです。

大学からメールアドレスが配られている場合は、大学のメールアドレスを使用しても問題ありません。自分で新しく作る場合は、フリーのメールアドレスを作りましょう。

メールアドレスは分かりやすい文字列にする

就活で使用するメールアドレスは、分かりやすい文字列を選びましょう。「自分の名前＋誕生日」のように、シンプルなものがおすすめです。

プライベートのアドレスでは、家族の名前やペットの名前、趣味に関する言葉などを使用していることもあり、就活にふさわしくない場合もあるでしょう。メールアドレスだけで不採用になることはありませんが、印象を悪くしないように、メールアドレスの文字列も意識してみてください。

メールアドレスをどのように決めるか分からない方は、「就活のメールアドレスはどう決める？基本マナーを解説」の記事をぜひご覧ください。

3.改行や段落を使い読みやすくする

メール本文は改行や段落を使い、読みやすくしましょう。改行や段落が少ないと文章が読みにくく、内容の見落としにもつながります。

また、スマートフォンとパソコンでの見え方の違いに気を配りましょう。企業の担当者は、パソコンでメールを確認するケースが多くあります。スマートフォン基準で送信してしまうと、パソコンで読みにくい場合があるので気をつけてください。

本文でカジュアルな文字装飾は避ける

メール本文で、カジュアルな文字装飾を行うのは避けましょう。カジュアルな文字装飾とは、「顔文字」「絵文字」「！」「…」などの装飾です。

ビジネスメールで文字装飾を使用してしまうと、マナーがないと思われてしまいます。普段のメールとの違いを意識してください。

4.正しい言葉遣いができているか確認する

正しい言葉遣いができているか、確認しておきましょう。日常生活で使用している言葉が、ビジネスシーンでは不適切な場合があります。

たとえば、「了解しました」は、上の立場にある人が下の人へ使う言葉です。就活では、「かしこまりました」「承知しました」を使うようにしましょう。

また、「貴社」と「御社」も間違いやすい言葉です。メールや書類などの書き言葉では「貴社」、話し言葉では「御社」になるので覚えておきましょう。貴社と御社の使い方については、「エントリーシートは『貴社』『御社』どちらが正解？使い分け方を解説」で詳しく解説しているので、チェックしてみてください。

5.必要な情報を記載できているか確認する

メールを送信する前に、必要な情報の記載漏れがないか確認しておきましょう。伝え忘れがあるとメールを再度送ることになり、余計なやり取りを発生させてしまうからです。

特に、説明会や面接などの日程調整の際は、記載漏れや確認ミスに気をつけましょう。あとからスケジュール調整を依頼すると、準備の手間が増えたり、ほかの学生と調整したりと迷惑をかけてしまいます。

送信ボタンを押す前にもう一度確認し、必要な内容を伝えられるように心掛けましょう。

6.添付ファイルの取り扱いに注意する

書類を企業に送付する際、添付ファイルを使用することがあります。その際には、以下の3つのポイントに注意してファイルを送信しましょう。

ファイルの種類

ファイルに指定がない場合、Microsoft Office形式（WordやExcelなど）やPDF形式、もしくはテキストファイルで送るのが一般的です。これにより、企業側がファイルの閲覧をしやすくなります。

ファイルサイズ

添付ファイルのサイズはできるだけ小さく、合計で1〜2MB以内に収めるよう心掛けましょう。サイズが大き過ぎると、相手のメール受信に時間がかかるだけでなく、場合によってはメールサーバーで拒否されることもあります。

画像やグラフィックが含まれる場合は、圧縮するか解像度を調整してサイズを縮小しましょう。

ファイルの説明の記載

メール本文には、添付ファイルがあることを明記し、そのファイル名と内容の簡単な説明を添えると親切です。企業側がファイルを確認しやすくなり、メールの目的も明確になるでしょう。

また、本文には記載したものの肝心のファイルを添付し忘れて送信してしまうケースが多く発生しています。メールにファイルを添付する際は、「最初に添付しておく」「最後に見直す」などの対策をすると効果的です。

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就活メールの返信マナーを学んで好印象を残したいあなたへ

就活メールの返信をどのように送るかは、ビジネスマナーを示すチャンスです。社会人としてふさわしいメールを送ることにより、自分の評価を高められます。ビジネスマナーは他者に与える印象が大事であり、自分だけではチェックが難しい場合も。自分一人で悩まずに、プロのアドバイスを受けて就活メールを武器に変えることが大切です。

就活でのメール返信などビジネスマナーを学びたい場合は、就職エージェントに相談してみましょう。就活のプロに相談することで、採用担当者にも評価される就活マナーを学ぶことができます。

なかでもおすすめなのがキャリアチケット就職エージェントです。マンツーマンでサポートするので、今のあなたにとって最適のアドバイスを実現できます。キャリアチケット就職エージェントでは、無料で相談を受け付けています。プロの就活アドバイザーに相談して、内定獲得を一緒に実現しましょう。

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就活メールの返信に迷っている方によくある質問

就活メールの返信に迷っている方に向けて、よくある質問と回答をまとめました。ぜひご覧ください。

Q.就活でメールの返信が2日後など遅れたら選考に落ちる？

A.就活のメール返信が遅れたからといって、選考に落ちるとは言い切れません。

しかし、メールの返信が遅いと「志望度が低い」「ビジネスマナーが身についていない」といったマイナスの印象を企業に与えてしまう可能性があります。

もし返信が遅れてしまった場合は、気づいた時点で速やかに返信を作成し、文頭に「ご返信が遅くなり大変申し訳ございません」とお詫びの一文を添えて送るようにしましょう。

Q.就活のメール返信は何時までしても良い？土日はアリ？

A.就活においてメールの返信は、相手企業の営業時間内にするのがマナーです。

具体的な時間帯としては、平日の9〜19時ごろを目安にしましょう。22時以降や早朝は、担当者の携帯電話に通知が届き迷惑になる可能性も考えられます。

土日祝日については、緊急の連絡以外は送信を控え、週明けの月曜日などの午前中に送りましょう。もし夜間や土日にしか返信を作成できない場合は、メールソフトの「予約送信機能」を活用するのも一つの手です。

Q.メールの件名は変える？

A.メールの返信をする場合、件名は変えないのがマナーです。

件名を変えてしまうと、企業の担当者がメールの内容が分かりにくくなり混乱する可能性もあります。件名や、返信の際の「Re:」は消さずにそのまま返信するのがベターです。

Q.就活メールで返信の返信は必要？

A.基本的には、自分の返信でやり取りを終わらせることを意識しましょう。

日程調整や確認事項がある場合は、最終的な確認の意味も込めて、学生側から「承知いたしました。当日は何卒よろしくお願い申し上げます」といったメールを送って終わるのが理想です。

ただし、企業側のメールに「返信不要」と明記されている場合は、無理に返信を続けて相手の手間を増やす必要はありません。状況に合わせて柔軟に判断するのが望ましいといえます。

「就活メールで好感度アップ！好印象につながる書き方や返信方法を例文とともに解説」の記事では、就活メールについてのマナーを紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

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