内定辞退はメールと電話どっちで伝える？マナーと例文を紹介

内定を辞退することになった場合、「電話で直接話すべきか」「メールで伝えても良いのか」など、連絡方法に悩む方もいるでしょう。就活は複数の企業と同時進行することが多く、内定辞退はやむを得ないことですが、内定を出してくれた企業に感謝とお詫びの気持ちを示すことが大事です。このコラムで、内定辞退のマナーやメールでの伝え方、例文などをチェックしましょう。

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内定辞退はメールと電話どっちが良い？

内定辞退の連絡は、基本的に電話でするのがマナーです。内定を辞退することは企業に対して迷惑をかけてしまう行為であり、誠実な対応が求められるもの。文章のみで用件を伝えるメールより、自分の言葉を直接伝えられる電話の方が適しています。「せっかくもらった内定を電話で辞退するのは気まずい」「わざわざ電話を掛けて話すのが面倒」と思っている人は、内定辞退の連絡がメール1通だったとき、採用担当者がどう感じるか想像してみましょう。
また、ビジネスシーンでは内定辞退に関わらず、重要な連絡はメールではなく電話を用いるのが基本です。

内定辞退をメールで伝えて良い場合

内定辞退の連絡をメールでできるのは、電話を掛けたところ担当者が不在だったときや、担当者と連絡がつかず内定辞退を伝えるのが遅くなりそうなときなどです。
ただし、メールには感情が伝わりにくいというデメリットがあります。メールで内定辞退の連絡をしても、お世話になった相手に感謝と謝罪の気持ちが十分伝わらない可能性もあるでしょう。また、相手から返信がない限り読んでもらえたかどうか把握できないという難点もあります。自分自身と企業側の双方が納得するためにも、なるべく電話をしたほうが良いでしょう。

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内定辞退のメールを送る際のマナー

内定辞退のメールを企業に送信する場合、辞退を決めてから早めに送ることが重要です。下記に基本的なマナーをまとめているので、参考にしてみてください。

内定通知から1週間以内を目安に連絡する

​​内定辞退の連絡は、内定通知をもらってから1週間以内を目安に、辞退を決めた時点で行いましょう。企業は採用人数を決めたうえで内定者を決定しているため、内定辞退者が出たらすぐに別の人員確保に乗り出す必要があるからです。
採用人数が多い企業では、内定後の手続きや受け入れの準備にも手間がかかるため、内定辞退への対応は負担になります。少人数の採用を決めている企業の場合、1人の辞退が今後の計画に大きな打撃を与える可能性もあるでしょう。どの企業でも、内定辞退が遅くなるほど負担が増えてしまいます。
特に入社直前の辞退は、企業に大変な迷惑を掛けてしまうでしょう。入社直前には就活生の人数自体が少なくなっており、新たな採用が困難になることも考えられます。

可能な限り営業時間内に送る

企業へのメールは、その企業の営業日・営業時間内に送るのが好ましいでしょう。
メールはどのようなタイミングでも送れる便利なツールです。しかし、ビジネスメールを深夜や早朝に送信すると、社会人としての自覚に乏しいと思われてしまう可能性があります。また、営業時間内であれば採用担当者がチェックしやすく、早めに返信をもらえることもあるでしょう。内定辞退を決めるタイミングは人それぞれですが、企業の長期的な季節休暇や大型連休に連絡するのは避けるのが無難です。

メール送信後に改めて電話で連絡する

メールだけで内定辞退の連絡を済ませるのは避け、メール送信後に改めて電話を掛けましょう。採用担当者が不在の場合でも、日時を改めて電話連絡をすることが重要です。万が一メールが届かなかった場合でも、重ねて電話連絡をすればトラブルを防げます。

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メールで内定辞退を伝える際の5つのポイントと例文

内定辞退を伝える際には、以下の5点に配慮してメールの文面を作りましょう。

1.分かりやすい件名

メールの件名はひと目で内容が分かるよう、簡潔にすることが重要です。「内定辞退のご連絡」の後に大学名と氏名を記載すると分かりやすいでしょう。

2.挨拶と内定のお礼

挨拶に続き、内定をもらったことに対する感謝の気持ちを述べます。内定をもらったということは、多くの応募者のなかから評価し選んでくれた結果です。礼儀を重んじ、内定に対する喜びや面接の場を設けてくれたことなどへのお礼も伝えます。

3.内定辞退の意思表示と理由

誤解がないよう、内定辞退する旨を明確に記載しましょう。
辞退の理由は、答えられる範囲で失礼にならないように書きます。「検討を重ねた結果」などと簡潔に書くのも一つの方法です。企業をネガティブに評価する理由を書くのは避けましょう。
また、複数の企業から内定をもらって他社に決めた場合でも、入社予定の企業名は伏せます。
家庭の事情などでやむを得ず内定を辞退する場合は、機会があれば改めて選考に応募したいという気持ちを伝えると良いでしょう。

4.辞退することとメール連絡であることへの謝罪

企業に時間を割いてもらったことや迷惑をかけてしまったことに対するお詫びを伝えます。
続いて、メールでの連絡になってしまった理由と謝罪の言葉を述べましょう。本来であれば、内定辞退は企業を訪問して直接伝えるのが理想です。メール連絡になった理由は、「本日の午前中にお電話しましたが○○様がご不在とのことで、メールでご連絡差し上げました」「ご連絡が夜になってしまったため、まずはメールを送付いたしました」など、分かりやすく簡潔に書きましょう。

5.結びの言葉

最後に、企業の今後の発展を祈る結びの言葉を記載します。メールを書き終えた後は、企業名・担当者名の間違いや誤字脱字がないかよく確認しましょう。

メールの例文

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エージェントを通じて応募した企業への内定辞退メール

就活のサポートをしてくれる新卒エージェントを利用している人もいるでしょう。エージェントを通じて応募した企業の内定を辞退するときは、まずエージェントの担当者に内定を辞退したいことを伝えます。企業に直接メール送付や電話をしたい場合でも、トラブルを避けるために先にエージェントの担当者に相談しましょう。

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電話で内定辞退を伝える場合の注意点

企業に電話で内定辞退を伝える場合、電話を掛ける時間帯に注意しましょう。採用担当者と落ち着いて話せるよう、企業の昼休みの時間帯や営業時間の開始直後・終了間際は避けます。
また、担当者から退職理由を詳しく尋ねられた場合に備え、どう答えるかあらかじめ考えておきましょう。退職理由を尋ねる理由としては、「今後の採用の参考にしたい」「内定者を引き止めたい」などが考えられます。企業に感謝を示しながらも、辞退の決意が固いことを伝えましょう。

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