内定辞退はどう伝える？メール・電話それぞれのマナーと例文を紹介

内定辞退の連絡を「メールと電話のどちらが企業に対して失礼にあたらない正しい方法なのか」と悩む方は多いでしょう。

就職活動では複数の企業と並行して選考を進めるのが一般的で、やむを得ず内定を辞退するケースは起こりえます。しかし、その際には、内定を出してくれた企業に対し、感謝とお詫びの気持ちを誠意をもって伝えることが大切です。

本記事では、内定辞退の連絡方法に関するマナーや、メール・電話それぞれの例文などを詳しく解説します。

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内定辞退はメールと電話どっち？正しい連絡方法を解説

内定辞退の連絡は、基本的に電話でするのがマナーです。内定を辞退することは、企業の採用計画に影響を及ぼす行為であり、誠実な対応が求められます。文章のみで用件を伝えるメールより、声のトーンや言葉遣いから誠意を伝えられる電話の方が適しています。

ビジネスシーンでは、重要な連絡はメールではなく電話を用いるのが基本です。「せっかくもらった内定を電話で辞退するのは気まずい」「わざわざ電話を掛けて話すのが面倒」と思っている人は、内定辞退の連絡がメール1通だったとき、採用担当者がどう感じるか想像してみましょう。

さらに、丁寧で確実な方法は、まず電話で口頭で内定辞退の意思を伝え、その後で確認とお詫びを兼ねたメールを補足として送ることです。後ほど「電話での連絡のあとメールを送る」の項目で詳しく解説します。

就活中のマナーについて知りたい方は、「就活マナーの基本を解説！失敗しないための準備と対策」をご参照ください。

内定辞退をメールで伝えて良い場合

内定辞退の連絡をメールでできるのは、電話を掛けたところ担当者が不在だったときや、担当者と連絡がつかず内定辞退を伝えるのが遅くなりそうなときなどです。ただし、メールには感情が伝わりにくいというデメリットがあります。

メールで内定辞退の連絡をしても、お世話になった相手に感謝と謝罪の気持ちが十分伝わらない可能性もあるでしょう。また、相手から返信がない限り読んでもらえたかどうか把握できないという難点もあります。自分自身と企業側の双方が納得するためにも、なるべく電話をしたほうが良いでしょう。

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内定辞退をメールで伝える場合のマナーと例文

内定辞退のメールを企業に送信する場合、辞退を決めてから早めに送ることが重要です。下記に基本的なマナーをまとめているので、参考にしてみてください。

内定通知から1週間以内を目安に連絡する

内定辞退の連絡は、内定通知をもらってから1週間以内を目安に、辞退を決めた時点で行いましょう。企業は採用人数を決めたうえで内定者を決定しているため、内定辞退者が出たらすぐに別の人員確保に乗り出す必要があるからです。

採用人数が多い企業では、内定後の手続きや受け入れの準備にも手間がかかるため、内定辞退への対応は負担になります。少人数の採用を決めている企業の場合、1人の辞退が今後の計画に大きな打撃を与える可能性もあるでしょう。

どの企業でも、内定辞退が遅くなるほど負担が増えてしまいます。特に入社直前の辞退は、企業に大変な迷惑を掛けてしまうでしょう。企業に与える影響を考え、辞退を決めた時点で速やかに連絡するのがマナーです。

可能な限り営業時間内に送る

企業へのメールは、その企業の営業日・営業時間内に送るのが好ましいでしょう。メールはどのようなタイミングでも送れる便利なツールです。しかし、ビジネスメールを深夜や早朝に送信すると、社会人としての自覚に乏しいと思われてしまう可能性があります。

また、営業時間内であれば採用担当者がチェックしやすく、早めに返信をもらえることもあるでしょう。内定辞退を決めるタイミングは人それぞれですが、企業の長期的な季節休暇や大型連休に連絡するのは避けるのが無難です。

メール送信後に改めて電話で連絡する

メールだけで内定辞退の連絡を済ませるのは避け、メール送信後に改めて電話を掛けましょう。採用担当者が不在の場合でも、日時を改めて電話連絡をすることが重要です。万が一メールが届かなかった場合でも、重ねて電話連絡をすればトラブルを防げます。

メールでの内定辞退の例文

件名：内定辞退のご連絡（○○大学　氏名）

本文：□□株式会社 人事部 △△△△様

お世話になっております。○○大学の氏名です。
先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

貴社より内定をいただきましたこと、とてもうれしく思っております。
しかし、大変恐縮ながら内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
最後まで悩みましたが、自身の適性を考慮した結果、他社への入社を決断いたしました。

選考に貴重なお時間を割いていただき、△△様をはじめ関係者の皆様に心より感謝しております。
貴社には大変ご迷惑をおかけすることになり、誠に申し訳ございません。
先ほど△△様宛にお電話差し上げましたが、ご不在とのことでしたのでメールを送付いたしました。
メールでのご連絡になってしまいましたことを、何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

最後になりますが、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
○○大学××学部　氏名
E-mail：××@□□.jp
携帯電話：000-1234-5678
住所：〒000-1234
△△県△△市△△町123
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

内定辞退のメール・電話のマナーについて、より詳しく知りたい方は、「新卒の内定辞退の伝え方！メール・電話の例文や気を付けたいマナーを解説」をご覧ください。

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内定辞退を電話で伝える場合のマナーと例文

次に、内定辞退を電話で伝える場合の基本的なマナーについて解説します。内定辞退を電話で伝える際は、より誠意が伝わるように以下の点に注意しましょう。

慌てないようにメモを用意しておく

内定辞退の電話では、話すべき内容を忘れてしまったり、辞退の理由を問われた際に慌ててしまったりする可能性があります。電話をする前に、以下の内容のメモや台本を用意しておきましょう。

・企業名、担当者名
・内定辞退の意思
・辞退の理由
・内定への感謝の言葉
・お詫びの言葉

電話をする前に上記の内容を明確にしておくことで、伝えたい内容を漏れなく伝えることができ、冷静かつ丁寧に辞退の意思を伝えることができます。

最初にお礼の挨拶をする

電話がつながり、担当者に代わってもらったら、内定辞退を切り出す前にまず、内定をいただいたことへの感謝の気持ちを伝えましょう。あなたが内定を辞退するということは、企業があなた一人の選考のために費やした時間と手間を結果として活かせなくなってしまうことを意味します。

採用担当者は、あなたの書類選考や面接スケジュールの調整、社内での採用可否の打ち合わせなど、多くの工程に時間を割いてくれました。辞退するとはいえ、これらの労力に対する感謝と、時間を無駄にしてしまったことへのお詫びの気持ちを込めて、最初にお礼を述べるのがマナーです。

内定辞退の旨をはっきりと伝える

感謝を伝えた後、内定を辞退する意思を明確に伝えましょう。回りくどい言い方は避け、結論を先に述べるのがマナーです。その後、選考に時間を割いてもらったことへの改めてのお詫びの言葉を添えます。辞退理由を問われた場合に備え、事前に準備した理由を簡潔に伝えましょう。

電話での連絡のあとメールを送る

先述したとおり、電話で内定辞退の意思を伝えた後も、念のため、お詫びと確認を兼ねたメールを送りましょう。電話での連絡は口頭のため記録に残りにくく、担当者が不在の場合や伝達ミスが発生する可能性もゼロではありません。

メールを送る目的は、辞退の意思を文書で残すことで、企業側の事務手続きを確実かつ円滑に進めてもらうためです。メールには、「先ほどお電話にて内定辞退の旨をお伝えいたしました」という一文を入れ、改めて選考への感謝とお詫びの言葉を簡潔に記述します。

件名は「内定辞退のご連絡（氏名）」として明確にしましょう。これにより、丁寧で責任感のある対応となり、最後まで誠意を示すことができます。

電話での内定辞退の例文

お世話になっております。先日内定の通知をいただきました、○○大学の△△（氏名）と申します。お忙しいところ恐縮ですが、採用ご担当の□□様（担当者名）はいらっしゃいますでしょうか？

□□様（担当者名）、お忙しいところお時間をいただきありがとうございます。この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。大変申し上げにくいのですが、慎重に検討させていただいた結果、今回は御社からの内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

選考を進める中で、自分の適性や今後のキャリアプランについて改めて深く考えた結果、先に内定をいただいていた別の企業にご縁を感じ、そちらに入社することを決意いたしました。貴社には選考で貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このような結果となり大変申し訳ございません。

選考の過程では丁寧にご対応いただき、心より感謝しております。失礼いたします。

就活での電話のかけ方について詳しく知りたい方は、「就活での電話のかけ方は？基本的なマナーや場面別の会話例を紹介」をご覧ください。

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25卒の就活生は2割が内定辞退をした

内定を辞退することに心理的な負担を感じる方は多いかもしれません。しかし、現在の就職活動においては、内定辞退は決して珍しいことではありません。

キャリアチケット就職の「2025年卒の内定承諾・辞退に関する実態調査（前編）」によると、2025年卒の就活生の中で、入社予定の企業を辞退する可能性があると答えた就活生は、全体の約2割弱でした。

このデータから、内定辞退を検討している学生が一定数いることがわかります。複数の内定を持つ中で、より自分に合った企業を選択することは自然な流れであり、内定辞退に過度な不安を感じる必要はありません。

内定獲得から入社までの流れについて知っておきたい方は、「就活における内定とは？獲得から入社までの流れや採用との違いを解説」をご覧ください。

参照元
キャリアチケット就職
2025年卒の内定承諾・辞退に関する実態調査（前編）

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内定辞退を伝える際の注意点

内定辞退の連絡は、企業側にも影響を与えるため、最後まで責任をもって、配慮ある対応を心がけることが大切です。ここでは、内定辞退を伝える際の注意点について解説します。

内定辞退の連絡は必ずする

内定辞退を決めた場合、企業への連絡は義務であると考えてください。辞退の連絡をせず、放置したり音信不通になったりすることは、避けるべき行為です。企業側はあなたが内定を承諾するものとして、入社準備や研修計画、他の候補者への不採用通知といった手続きを進めています。

連絡を怠ると、それらの業務に支障をきたし、企業に迷惑をかけることになります。たとえ電話をすることに気が引けても、選考に関わってくれた方々への最低限の礼儀として、必ず自分の口で辞退の意思を伝えましょう。

できるだけ早く連絡する

内定辞退を決めたら、できるだけ時間を空けずに企業へ連絡を入れましょう。連絡が遅れるほど、企業側があなたのために費やすコスト（時間や人件費、書類作成費など）が増加してしまいます。

特に、企業は辞退者が出た場合、繰り上げ採用のために他の候補者への対応を検討する必要があります。そのため、連絡が遅くなると、その候補者を確保する機会を逃してしまうことにもなりかねません。

辞退の意思が固まった時点で、できる限り早く、採用担当者に電話で直接伝えるのが最も誠意ある対応です。

相手に配慮した時間帯に連絡する

内定辞退の電話をかける際は、企業の業務時間内を選び、特に忙しい時間帯は避けるよう配慮が必要です。始業直後の午前9時台や、昼休憩の12時〜13時、終業間際の17時以降などは、担当者が不在であったり、会議や別の業務で手が離せなかったりする可能性が高くなります。

内定辞退の連絡に適しているのは、企業の業務が落ち着く午前10時〜11時、または14時〜16時の午後の比較的早い時間帯です。アポイントを取らずに電話をかけることになるため、「今、少しお時間をいただいてもよろしいでしょうか」と相手の状況を尋ねる一言を添えることも重要です。

話の構成を意識する

内定辞退の電話をかける前に、話す内容と順番を整理し、構成を意識して話しましょう。感情的にならず、要点を明確に伝えることが重要です。内定辞退を伝える構成は、以下のとおりです。

・名乗る
・内定のお礼を述べる
・辞退の意思を伝える
・辞退理由を簡潔に述べる
・お詫びと感謝を改めて述べる

結論を先に伝え、聞かれた場合に備えて準備した辞退理由を簡潔に述べることができれば、電話が長引くことを避けられます。事前に話す内容を頭に入れ、落ち着いて話すことで、最後まで誠意ある態度を保ち、丁寧な印象を残すことができます。

理由は「一身上の都合により」で問題ない

内定辞退の理由を問われた際、詳細を話す必要はありません。基本的には「熟慮した結果、別の企業にご縁を感じたため」といった表現で構いません。さらに掘り下げて聞かれた場合も、「一身上の都合により」という表現を用いることで、それ以上具体的な説明をせずに済みます。

重要なのは、曖昧な言い方をすることではなく、内定をいただいたことへの感謝と、辞退することへのお詫びを誠意をもって伝えることです。この姿勢こそが、企業側への最大の配慮となります。

入社予定の企業名を伝える必要はない

辞退理由として「他社に入社を決めた」と伝えた場合でも、具体的にどの企業に入社するかを伝える必要はありません。企業側に個人情報や選考状況を詳しく伝える義務はないためです。
もし担当者から入社先を尋ねられたとしても、「大変恐縮ですが、企業名は控えさせていただきます」といった形で、丁寧に回答を拒否して問題ありません。

他社の企業名を伝えてしまうと、不必要な詮索を招いたり、あなたのキャリア選択に口出しをされる可能性が生じることもあります。辞退の意思が固いことを明確に示し、感謝とお詫びを伝えることに終始しましょう。

内定を得るために必要なことについて知りたい方は、「就活とは何か？内定を得るために必要な準備とステップ」を参考にしてください。

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内定辞退の連絡方法について悩んでいるあなたへ

内定辞退の連絡は電話で直接、誠意をもって伝えることがビジネス上の正式なマナーといえます。辞退の意思が固まったら、できる限り早く、企業の営業時間内に電話をかけ、その後で形に残るようにメールも送りましょう。

このように、丁寧かつ確実に、内定辞退の連絡を行うことで、企業への迷惑を最小限に抑え、最後まで丁寧で責任感のある対応を示すことができます。

キャリアチケット就職エージェントでは、専任担当者が業界・職種だけでなく、あなたの価値観に合った企業の紹介を実施。また、辞退する際には、アドバイザーに相談できるため、安心して次の選考に集中できます。

企業へのメールの送り方や就活におけるマナーについてのアドバイスも可能です。自分に合った企業選びに悩んでいる人は、ぜひキャリアチケット就職エージェントにご相談ください。

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内定辞退の連絡方法について悩んでいる人向けのQ&A

内定辞退の連絡方法に関するよくある質問とその回答を紹介します。

Q.内定承諾後の辞退は電話で伝えて問題ないですか？

A.内定承諾書を提出した後であっても、入社日の2週間前までは民法上、辞退の権利が認められています。しかし、企業はあなたを迎え入れる準備を進めているため、承諾後の辞退は大変大きな迷惑をかける行為となります。

この状況だからこそ、メールではなく、直接お詫びと感謝の気持ちを伝えられる電話で連絡し、最大限の誠意を示すことが必須です。辞退を決めたら、できるだけ早く担当者に連絡しましょう。

Q.電話で内定辞退を伝える時の適切な理由は？

A.内定辞退の理由は、企業への配慮を示し、角が立たないよう簡潔に伝えることが大切です。
具体的な入社予定の他社名を伝える必要はなく、「一身上の都合により」あるいは「自身の適性やキャリアプランを熟慮した結果、別の企業にご縁を感じ、そちらに入社を決めたため」といった表現で問題ありません。

Q.内定辞退は、電話とメール両方した方がよいのでしょうか？

A.基本的には電話で辞退の意思を伝え、その後にメールを送るという流れが最も丁寧で確実です。まず電話で直接お詫びをすることがマナーですが、担当者が不在の場合や、伝達ミスを防ぐために、必ずメールでも辞退の意思を文書として残しましょう。

メールには、「先ほどお電話しましたがご不在でしたので」または「先ほどお電話にて辞退の旨をお伝えいたしましたが、念のため」といった一文を添え、改めて感謝とお詫びを記します。

Q.「内々定」の辞退連絡はメールと電話どちらが適切？

A.「内々定」とは、正式な内定が決まる前に、企業が応募者へ内定の意向を伝えることです。法的な拘束力は弱いですが、選考を経て出された結論であるため、辞退の連絡は内定と同様に電話で行うのが適切です。

メールで済ませると、採用担当者に失礼な印象を与えかねません。辞退の連絡は、内々定という早期段階であっても、必ず採用担当者に直接電話で連絡し、選考への感謝と、辞退することへのお詫びを丁寧に伝えましょう。

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