例文あり！インターンをドタキャンする時のマナー

インターン当日になって、何らかの事情でドタキャンせざるを得なくなってしまうこともあるかもしれません。
企業の印象を下げないために、キャンセルの際のマナーを身につけておきましょう。

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インターンをドタキャンする理由

就職活動は、必ずしもスムーズに進められるとは限りません。
せっかくインターンの参加が決まったのに、当日に何らかの不都合でキャンセルせざるを得なくなった…ということが起こる可能性もあります。
インターンをドタキャンする主な理由は、以下のとおりです。

急な体調不良

普段から気をつけていても、急に体調を崩してしまうことはあります。
やむを得ない理由のため、体調不良でインターン参加が厳しそうだと感じたら、すぐに企業に連絡を入れましょう。

他社のインターンと重なった

複数のインターンに応募している場合、より志望度が高い企業と重なってしまうということもあるかもしれません。
基本的にキャンセルする際は理由を話したほうが丁寧ですが、このケースでは「諸事情」「一身上の都合」などを使い、詳細は伏せておくのが無難でしょう。

1日参加してミスマッチを感じた

3日以上続くインターンの場合、1日目でミスマッチを感じて参加意欲が薄れてしまうケースも。
学生にも参加するインターンを選ぶ権利はありますが、これはあまり望ましいことではありません。
インターン参加する前に、企業研究などの準備は済ませておきましょう。

気力が湧かない

インターン間近になって気力が湧かなくなり、参加が面倒になることもあるようです。
「やる気が出ない」「面倒」という気持ちは、誰しも一度は抱いた経験があるかもしれませんが、そのままドタキャンに至るのは考えもの。
キャンセルの連絡を入れる前に、一呼吸して気持ちを整えましょう。

体調不良などのやむを得ない理由の場合は仕方がないですが、やる気が出ないなどの場合は、ドタキャンは避けたほうがいいでしょう。

インターンの辞退マナーについては「インターンを辞退しても不利にならない？メールでの連絡方法や注意点を解説」も参考にしてください。

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無断キャンセルするとどうなる？

インターンをキャンセルしたら、企業の心証が悪くなる、後の選考に響くといった不安を抱いていませんか？
学生にも選ぶ権利があるので、企業側はインターンで辞退者が出ることも想定しています。
マナーさえ守れば、インターンをキャンセルすること自体は問題ありません。
急な体調不良以外のやむを得ない理由の場合は、できるだけ早めに辞退する旨を伝えましょう。

ただし、無断でキャンセルすることは完全なマナー違反となり、印象ダウンに繋がります。
特に大学を通して申し込んだインターンの場合、自分だけでなく大学のイメージまで悪くなり、後輩の代に迷惑をかけてしまう恐れも。
また、企業から大学へ確認の連絡がいく可能性が高く、そうなった場合はキャリアセンターで就職の相談がしにくくなってしまうかもしれません。

せっかく決まったインターンを断るのは気が引けるかもしれませんが、欠席を決めた場合はきちんと企業に連絡を入れましょう。
インターンのキャンセルよりも、マナーを守らないことが問題です。

インターンシの無断キャンセルについては「例文あり！インターンをドタキャンする時のマナー」も参考にしてください。

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キャンセル時のマナー

インターンをキャンセルする際は、マナーを守って相手に失礼のない振る舞いを心がけましょう。

インターンのキャンセルを伝える方法

インターンのキャンセルを連絡する手段は、その時々の状況で変わってきます。

開催日まで日がある場合は、メールで連絡すれば問題ありません。
また、企業によってはキャンセルの手続きをWeb上で行っているため、その場合は案内に従って操作しましょう。

当日キャンセルする場合は電話とメールの併用が無難です。
まずは電話をして、自分の大学名と名前、インターンをキャンセルする旨を伝えましょう。
電話が繋がらなかった場合は、メールを送信します。
ただし、メールだけだと担当者が読んでいるかわからないため、確認も兼ねて電話も入れるのがベストです。
また、電話が繋がった場合でも、文面で残しておくためにメールを送りましょう。

電話で伝える場合のマナーと例文

キャンセルの電話を入れる際は、まずは自分の大学名と名前を名乗りましょう。
その次に、「○時から始まるインターンについてお電話しました」と、用件を簡潔に伝えます。
電話に出た相手が担当者以外の人であれば、「インターンの担当者様はいらっしゃいますか」と伝え、取り次いでもらいましょう。
キャンセルの旨だけでなく、インターンに選出してくれたことへのお礼や欠席することへのお詫びを添えると、丁寧な印象になります。

例文
「お世話になっております。○○大学○○学部のキャリア太郎と申します。インターンの担当者様(担当者名がわかっている場合は○○様)はいらっしゃいますでしょうか」

「○○様、お世話になっております。先日インターンシップの内定をいただきました○○大学○○学部のキャリア太郎と申します。この度は、ご案内をいただき誠にありがとうございます。本日○時からのインターンへの参加について、大変恐縮ですが、体調を崩してしまったため、参加を辞退させていただきたく存じます」

「選考にお時間を割いていただいたにも関わらず、辞退することとなってしまい、大変申し訳ございません。よろしくお願いいたします。」

インターン先への電話マナーについては「インターン先への電話マナーと注意点｜シーン別の会話例文付き」も参考にしてください。

メールで伝える場合のマナーと例文

メールは、相手が電話に出なかった場合や、電話した後に念押しとして内容を書面にも残しておく場合に利用する手段です。

企業は1日にメールを何百通も受け取っていることが多いため、他のメールに埋もれてしまわないよう、「【○○(自分の名前)】インターンシップ辞退の件」など、用件がわかりやすい件名にしましょう。
文章の先頭には相手の会社名・部署名・担当者名を書きます。
失礼に当たるので、会社名に「㈱」などの略称を使用したり、名前を間違えたりしないように注意しましょう。
本文では電話と同様、事情があってインターンをキャンセルする旨と、お詫びの言葉を述べます。
最後に自分の大学名と名前、連絡先を記載した署名を書きましょう。
送る前に誤字・脱字のチェックも忘れずに行います。

例文
・件名
【キャリア太郎】インターンシップ辞退の件

・本文
株式会社○○○
人事部　○○様

お世話になっております。
先日インターンシップの内定のご案内をいただいたキャリア太郎と申します。

誠に恐縮ですが、体調不良のため、本日○時からのインターンシップへの参加を辞退させていただきたく存じます。

貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このような結果となってしまい、大変申し訳ございません。
勝手ではございますが、何卒ご容赦いただきたく存じます。

本来なら直接伺うべきところを、メールでのご連絡となり、申し訳ございません。
未筆ながら、御社益々の発展とご活躍をお祈り申し上げます。

○○大学○○学部
キャリア太郎
TEL：090-○○○-○○○○
mail：○○○○@○○○.jp

インターンをキャンセルしても、今後もその企業と何らかの縁がある可能性があります。
連絡はおざなりにせず、自分のために時間を割いてくれた相手に敬意を持ち、お詫びと感謝の気持ちを伝えましょう。

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不測の事態に備えておこう

就職活動中はインターンだけでなく、会社説明会や面接などをやむを得ない理由でキャンセルしなくてはいけないこともあるかもしれません。
不測の事態に備え、志望企業の担当者の部署・氏名・連絡先は必ず控えておきましょう。
また、企業側もインターンの辞退はある程度想定しているとはいえ、失礼な対応は印象を下げてしまいます。
これから社会人の一員となるという自覚を持ち、マナーをしっかり身につけましょう。

就職活動のマナーを着実に身につけたい方は、就職エージェントを活用し、適切なアドバイスを受けるのがおすすめです。

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